Folha de pagamento global centralizada vs. descentralizada: uma comparação

Nada é mais debatido no campo de Recursos Humanos do que qual, entre payroll global centralizado versus descentralizado, é um melhor sistema de payroll. Seria inteligente primeiro obter uma compreensão abrangente das diferenças entre esses dois sistemas antes de tomar uma decisão.

Se é sua responsabilidade cuidar do payroll dos funcionários em sua empresa, provavelmente você tem muitas perguntas, incluindo e especialmente a abordagem correta para payroll. Você está preso na dúvida se o payroll centralizado é melhor do que o descentralizado, ou vice-versa? Quais benefícios você pode obter de cada abordagem?

Buscar a abordagem perfeita para sua organização nunca será uma tarefa fácil. Felizmente, Rivermate fez esse trabalho por você. Este artigo ajudará você a entender mais sobre as duas abordagens de payroll para decidir qual opção é mais adequada para sua organização.

Benefícios e Vantagens do Payroll Descentralizado

Um modelo de payroll global descentralizado incorpora múltiplas equipes de payroll dentro da sede de uma organização com parceiros terceirizados de gestão de payroll no país para cada país onde a empresa opera.

Com base em um estudo da Deloitte, uma firma de contabilidade e consultoria, apenas 13 por cento das grandes empresas estão empregando a abordagem de payroll global descentralizado, enquanto 60 por cento dos entrevistados afirmaram que estão implementando a abordagem de payroll global centralizado. Isso pode ser devido ao seu custo acessível.

Requer Apenas um Pequeno Número de Recursos

No payroll centralizado, uma empresa deve ter um departamento dedicado e equipe dedicada para realizar suas responsabilidades de payroll. Deve haver um investimento contínuo destinado às facetas mais técnicas do payroll, como hardware, funcionários, espaço e software. Em contraste, a abordagem descentralizada evita esses problemas. Nessa abordagem de payroll, qualquer funcionário que tenha uma hora extra disponível pode realizar tarefas e gestão de payroll, mesmo que não esteja designado para tarefas relacionadas a Recursos Humanos. Como resultado, menos recursos, dinheiro e tempo são necessários para realizar tarefas de payroll nesse sistema.

Custos Menores na Transição de Sistema

A transição de um sistema para outro pode custar bastante e prejudicar as finanças da sua empresa. Com uma abordagem de payroll descentralizado, seria mais fácil e barato mesclar sistemas de contabilidade compatíveis, especialmente quando surgem problemas relacionados ao seu sistema de informação e estrutura de gestão. Este benefício, em particular, é uma das principais razões pelas quais cada vez mais empresas estão atualizando e expandindo com sistemas de payroll descentralizados.

Redução de Riscos

Uma desvantagem de um sistema de payroll centralizado é quando ele falha, os funcionários não podem receber seus salários ou vencimentos mensais. A verdade é que esse pode ser apenas um dos muitos riscos que sua empresa pode enfrentar ao optar por centralizar seu payroll. No entanto, em uma abordagem de payroll descentralizado, quando o sistema falha, os únicos funcionários cujos salários serão atrasados são aqueles atendidos por esse sistema, mas todos os demais serão pagos.

Ao escolher qual abordagem de payroll é melhor, é importante lembrar que seus funcionários estão trabalhando para receberem seus pagamentos, então atrasar o payroll devido a uma falha no sistema pode causar efeitos em cadeia, e esses efeitos provavelmente prejudicarão sua empresa.

Melhores Registros dos Funcionários

Outra vantagem dos sistemas descentralizados é que eles oferecem o benefício de um melhor gerenciamento de headcount. Nessa abordagem, cada funcionário pode acompanhar seu registro sem a necessidade de fornecer instruções detalhadas. Com isso, você não precisa mais designar uma pessoa ou contratar um funcionário para realizar essa tarefa. Isso não só reduz as despesas da sua empresa, mas também economiza muito tempo.

Porém, ainda é sua responsabilidade montar um sistema de agendamento eficaz para seus funcionários. Além disso, se seus funcionários estiverem sobrecarregados com requisitos, podem não ter mais tempo para realizar as tarefas de payroll.

Resposta em Tempo Real

Um sistema de payroll descentralizado implica que os funcionários têm melhor acesso aos seus contracheques e uma relação mais próxima com as pessoas que emitem esses contracheques. Isso facilita para os funcionários resolverem quaisquer problemas relacionados aos seus contracheques que possam surgir. Por exemplo, se o funcionário responsável por contar as horas de trabalho do colaborador erradamente contabilizar que ele trabalhou 30 horas em uma semana, quando na verdade eram 34 horas de acordo com a contagem real, o funcionário pode facilmente procurar a pessoa responsável e levantar essa preocupação.

Esse benefício também traz uma vantagem de imagem maior, pois mais feedbacks e sugestões sobre o sistema de payroll são encaminhados à alta gestão. Por exemplo, um escritório de payroll descentralizado pode perceber que sua força de trabalho pode ser melhor atendida se receber o pagamento duas ou três vezes ao mês, em vez de semanalmente. A alta administração pode então decidir fazer esse ajuste, especialmente se a organização ainda for menor e mais flexível.

Benefícios e Vantagens do Payroll Centralizado

Muitas empresas, especialmente grandes corporações globais, realizam suas tarefas de payroll usando o sistema de payroll centralizado. Nessa abordagem, empregadores e altos executivos têm mais controle sobre os custos e despesas de suas organizações, o que é vantajoso, considerando que é sua principal responsabilidade lidar com qualquer problema ou preocupação na empresa. A seguir, estão os benefícios e vantagens do abordagem de payroll centralizado.

Dados Seguros

Uma desvantagem do sistema de pagamento descentralizado é a falta de segurança dos dados de payroll. Essa abordagem pode gerar erros na documentação, manutenção, compra de tecnologia, perda de conhecimento e várias outras consequências. Muitas empresas que utilizam uma abordagem de payroll descentralizado enfrentam dificuldades em fornecer soluções para esses problemas. Mas as empresas com payroll centralizado evitam esses problemas ao impor maior segurança e controle sobre os dados de payroll.

Além do melhor controle e autoridade sobre seus funcionários, uma abordagem de payroll global centralizado também pode reduzir o custo da sua organização e provavelmente produzir produtos de alta qualidade.

Dados Organizados

Como mencionado anteriormente, os dados relacionados ao payroll têm melhor segurança no sistema de payroll centralizado. Isso se deve principalmente ao fato de que, se seu sistema de payroll for centralizado, seus dados serão mais organizados, pois estarão armazenados em um único sistema ou local. Assim, problemas como duplicação de dados, inconsistência de dados e armazenamento desperdiçado serão evitados.

Acesso Melhorado aos Dados

Um sistema de payroll centralizado bem organizado oferece melhor acesso e mais conveniente aos dados utilizados em toda a organização em um único local. Isso significa que toda a equipe, funcionários, contractors e toda a força de trabalho podem acessar facilmente o banco de dados. Isso torna mais rápido e fácil realizar atividades de toda a organização. O planejamento e a operação centralizados também permitem introduzir tecnologia e habilidades compatíveis.

Seguindo em Frente

Agora que você tem uma compreensão melhor dos benefícios e desvantagens de ambos os sistemas de payroll, centralizado e descentralizado, você pode fazer uma análise e uma discussão mais abrangente sobre qual abordagem acredita ser mais adequada à sua organização. Embora seja verdade que qualquer abordagem sirva a qualquer empresa, independentemente do tamanho ou do setor, ainda é prudente realizar uma análise detalhada para encontrar a abordagem de payroll ideal para sua organização.

Para empresas multinacionais, os desafios podem vir junto com regulações, idiomas e moedas diversos. É por isso que você deve ser estratégico ao escolher um modelo de payroll adequado para sua empresa. A gestão global de payroll desempenha um papel fundamental na condução do sucesso da sua organização. Portanto, planejar e lidar com esses obstáculos sozinho será difícil, e um erro em um departamento pode prejudicar o restante da sua estrutura organizacional.

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