O que as empresas globais precisam entender sobre folha de pagamento na Polônia (Atualização de 2026)

Principais pontos-chave:

• 1. Você não precisa estabelecer uma presença na Polônia para contratar empregados poloneses. No entanto, você deve ter um representante oficial no país, que irá ajudá-lo a registrar seu negócio e configurar os elementos essenciais de folha de pagamento.
• 2. O salário mínimo na Polônia é de PLN 4.242,00 por mês. Horas de trabalho são geralmente 40 horas por semana, e todos os empregados têm direito a no mínimo 20 dias de férias anuais remuneradas.
• 3. Em relação às contribuições para a seguridade social, espera-se que os empregadores paguem, em média, entre 19,21% a 22,41% do salário bruto do empregado.

A Polônia é um dos países cuja economia e grande força de trabalho vêm atraindo cada vez mais empresas estrangeiras a cada ano. Seu Produto Interno Bruto (PIB) aumentou 4,1 por cento em 2019, atingindo US$ 566 bilhões. No mesmo ano, a Polônia ficou em 40º lugar na Pesquisa de Facilidade de Fazer Negócios do Banco Mundial.

Estes fatores colocaram a Polônia no mapa e transformaram-na em um mercado ao qual muitas empresas desejam expandir. Além disso, sua localização central na Europa conecta um número significativo de grandes mercados.

A Polônia também possui uma força de trabalho altamente qualificada. Sua reputação é reforçada por suas universidades. Oferece trabalhadores educados e motivados, que se encaixam perfeitamente no mercado internacional. Destacam-se nos setores de TI, engenharia e ciências.

Existem algumas coisas que você deve saber se decidir contratar alguém da Polônia. Familiarizar-se com as leis trabalhistas e a folha de pagamento do país ajudará você a atrair os melhores funcionários e manter a conformidade.

Elementos essenciais do emprego na Polônia

Na maioria dos países, para contratar alguém de um país estrangeiro, você precisa estabelecer uma presença local ou optar por um EOR provider. A Polônia não exige que você estabeleça uma presença para contratar um cidadão polonês, mas é necessário registrar-se junto a várias agências governamentais. Você também pode contar com um provedor local de folha de pagamento para auxiliá-lo na configuração da folha de pagamento. Para empresas que preferem não criar sua própria entidade, um Employer of Record Poland pode gerenciar conformidade local, folha de pagamento e benefícios enquanto você foca em montar sua equipe.

Para registrar-se junto às autoridades relevantes, é necessário nomear um representante oficial. Este, então, o registrará na Administração Fiscal Polonesa e obterá um número de identificação fiscal polonês (NIP).

O próximo passo é enviar um formulário ZUS ZPA à Instituição de Seguridade Social Polonesa (ZUS), para registrar-se como empregador. Você também deve registrar seus empregados junto à autoridade de seguridade social. Ambos os registros devem ser concluídos em até sete dias. Após o registro, cada empregado receberá seu número PESEL, usado para identificar o trabalhador para fins fiscais.

Documentos necessários para novos empregados

Você deve ter um contrato de trabalho por escrito para contratar alguém legalmente na Polônia. Um contrato de trabalho formal deve ser assinado por ambas as partes, empregador e empregado, até a data de início do trabalho. Empregadores que não possuírem um contrato com seus empregados podem estar sujeitos a multas e penalidades.

Na Polônia, contratos de trabalho devem estar em polonês. Também podem ser bilíngues, desde que uma das línguas seja o polonês.

Contratos de trabalho na Polônia

De acordo com o Código Trabalhista polonês, o contrato deve incluir certos elementos essenciais. Primeiro, deve indicar os nomes das partes — ou seja, empregador e empregado. Deve também especificar o tipo de contrato, a data de celebração e as condições do emprego.

As condições do contrato de trabalho incluem o tipo de trabalho que o empregado realizará. Também abrangem o local de trabalho e os detalhes do salário. O contrato deve ainda listar a duração diária e semanal de trabalho, bem como a data de início do emprego.

Dentro de sete dias após a assinatura do contrato, o empregador deve informar ao empregado várias informações. Entre elas, as horas de trabalho por dia e por semana. Deve também informar com que frequência o empregado será pago, seu direito a férias e o período de aviso prévio para deixar o emprego.

O contrato também deve incluir horas consideradas trabalho noturno, caso a empresa não tenha regulamentos específicos de trabalho. Os contratos devem também indicar local, data e horário do pagamento salarial. Por fim, o contrato deve definir as regras de registro de presença e de justificativa de ausências.

Benefícios e remuneração dos empregados

Cada trabalhador deve receber tratamento justo e proteção por parte de seus empregadores, conforme a Lei Trabalhista Polonesa. Inclui benefícios e compensações.

Salário mínimo

O salário mínimo na Polônia é de PLN 4.242,00 por mês ou PLN 27,70 por hora. Essa exigência de salário mínimo entrou em vigor em 1º de janeiro de 2024. No entanto, aplica-se somente a trabalhadores em tempo integral.

Horas de trabalho na Polônia são geralmente 40 horas por semana, ou 8 horas por dia. O dia de trabalho normalmente começa às 8h e termina às 16h.

Horas extras

Na Polônia, horas extras não são permitidas, a menos que o empregado opte por sair da semana de 40 horas. O empregado pode solicitar horas extras, mas isso deve ser discutido individualmente. Empregados que trabalhem horas extras não podem exceder 150 horas por ano calendário.

Quem trabalha horas extras tem direito ao pagamento de horas extras. Se o empregado trabalhar à noite, aos domingos ou em feriados, receberá um adicional de 100%.

Para horas extras em qualquer outro dia, o adicional é de 50%. Se a hora extra ultrapassar a média semanal de trabalho em um dado período, o empregado também recebe 100% de adicional por hora.

Ao invés de receber pagamento extra por horas extras, o empregador pode conceder um período de descanso compensatório. Se feito sem solicitação do empregado, cada hora extra equivale a 1,5 horas de folga remunerada. Se o empregado solicitar o descanso, cada hora extra equivale a uma hora de folga remunerada.

Quais são as contribuições de seguridade social do empregador na Polônia?

Na Polônia, os empregadores contribuem com várias contribuições de seguridade social. Estas são baseadas no salário bruto dos seus empregados. Contribuem com 19,52% para pensões e seguro por incapacidade. Para o seguro de acidentes, empregadores com até nove empregados pagam 1,67%; acima disso, pagam entre 0,67% e 3,33%. O custo real depende do setor de atividade, mas, para empregadores estrangeiros, a taxa fixa é de 1,67%.

Além disso, os empregadores pagam 2,45% ao Fundo de Trabalho e 0,10% ao Fundo de Benefícios Garantidos ao Empregado. Também contribuem para o Fundo de Solidariedade de Apoio às Pessoas com Deficiência, caso não contratem pelo menos 6% de pessoas com deficiência. Essa contribuição é calculada com base numa fórmula específica envolvendo 40,65% do salário médio.

Plano de Capital dos Empregados (PPK)

O Plano de Capital dos Empregados (PPK) é um programa de poupança na Polônia, criado para ajudar os empregados a poupar para a aposentadoria. É financiado por contribuições do empregado, do empregador e do governo.

Empregadores aportam 1,5% do salário bruto do empregado ao PPK, podendo optar por acrescentar até mais 2,5%. São responsáveis por calcular, deduzir e enviar tanto sua contribuição quanto a do empregado ao gestor financeiro do PPK.

Na Polônia, os empregados ficam responsáveis pelas contribuições ao seguro de saúde. Diferentemente do PPK, quem paga é o próprio empregado. Entretanto, o empregador calcula, deduz e envia as contribuições em folha de pagamento, garantindo que os pagamentos necessários do seguro de saúde sejam realizados pontualmente e de forma correta.

Imposto sobre o rendimento dos empregados na Polônia

As contribuições dos empregados na Polônia incluem o imposto de renda e as contribuições para a seguridade social. Os residentes na Polônia pagam imposto sobre sua renda mundial, enquanto os não-residentes pagam apenas sobre a renda gerada dentro do país:

• Renda até 120.000 PLN é tributada em 12%, e acima disso em 32%.

• Empregados menores de 26 anos não precisam pagar imposto sobre renda até 85.528 PLN por ano.

• Além disso, há um imposto de solidariedade de 4% sobre renda acima de 1 milhão de PLN.

Seguridade Social dos empregados na Polônia

Para seguridade social, os empregados pagam 13,71% do salário bruto. O empregador retém esse valor do salário do empregado e o repassa junto com suas próprias contribuições. Essa contribuição cobre aposentadoria, invalidez e seguro doença. Os empregados também pagam uma contribuição à saúde de 9%, das quais até 7,75% podem ser deduzidos do imposto, e os restantes 1,25% não são dedutíveis.

Por fim, a participação no PPK é geralmente voluntária para os empregados. Agricultores com idades entre 19 e 54 anos são automaticamente inscritos, podendo optar por sair. Entre 55 e 69 anos, é necessário solicitar ingresso, e após os 70 anos, não podem participar.

Os empregados contribuem com 2% do salário bruto ao PPK, podendo acrescentar até mais 2%.

Férias e licenças na Polônia

Na Polônia, todos os empregados têm direito a férias anuais remuneradas, e os empregadores devem garantir que a tirem. Ao ingressar em um novo emprego, os trabalhadores adquirem direito a férias remuneradas, acumulando 1/12 do direito de férias anual por cada mês trabalhado.

Normalmente, os empregados tiram suas férias de uma só vez, mas podem solicitar dividi-las, com uma parte tendo ao menos 14 dias consecutivos.

O tempo de férias depende do tempo de serviço. Empregados com menos de dez anos de trabalho têm direito a 20 dias. Para quem possui pelo menos dez anos, são 26 dias. Os dias de férias de trabalhadores a tempo parcial são ajustados proporcionalmente às horas trabalhadas, arredondados para o dia completo.

Interessantemente, a educação também conta para o período de trabalho que define o direito às férias. Por exemplo, um grau de ensino superior equivale a oito anos de experiência profissional.

Dias de férias não utilizados podem ser transferidos para o próximo ano e devem ser usufruídos até 30 de setembro. Pagamento em lugar de férias só é permitido se o emprego for encerrado.

Feriados públicos

Os empregados na Polônia têm direito a 13 feriados públicos pagos por ano. Quem trabalha em feriado recebe um dia compensatório de folga ou um pagamento adicional de 100% por cada hora trabalhada.

Licença médica na Polônia

Empregados em licença médica recebem 80% do salário pelos primeiros 33 dias de afastamento no ano civil, pagos pelo empregador. Esse valor aumenta para 100% se a doença ocorrer durante a gravidez ou resultar de acidente de trabalho.

Após os primeiros 33 dias, o Instituto de Seguridade Social assume o pagamento. Ele paga 80% do salário base por até 182 dias consecutivos por ano. Esse período inclui o período inicial pago pelo empregador.

Licença de maternidade, paternidade e parental

a licença de maternidade na Polônia é uma das mais progres­sivas do mundo.

Empregadas têm direito à licença maternidade após o parto ou adoção de uma criança com até sete anos de idade. Recebem 20 semanas para um filho, 31 semanas para gêmeos e até 37 semanas para cinco ou mais filhos.

Podem tirar duas semanas de licença paternidade remunerada dentro de 24 meses após o nascimento ou adoção do filho.

Pais podem receber até 41 semanas (43 em caso de múltiplos) de licença parental remunerada após o uso da licença maternidade. Pagas a 70% do salário, ela pode ser usufruída por um ou ambos os pais simultaneamente, mas sem exceder o total de semanas permitidas.

Licença especial na Polônia

Empregados também têm direito a licença por eventos especiais importantes para a família, como casamentos ou funerais, com dois dias para eventos envolvendo parentes próximos e um dia para outros casos. Também podem solicitar licença para comparecer a audiências judiciais, exames médicos obrigatórios ou doações de sangue.

Procedimentos e orientações para rescisão de contrato na Polônia

Na Polônia, o contrato de trabalho pode ser encerrado de quatro maneiras:

1. Por acordo mútuo,

2. Por uma das partes com aviso prévio,

3. Por uma das partes sem aviso prévio,

4. Ou quando o período do contrato expira (contratos por prazo determinado ou de aprendizado).

Independentemente de quem inicia o encerramento, a declaração deve ser feita por escrito.

Quando o empregador inicia o processo, deve informar ao empregado seu direito de recorrer à Justiça do Trabalho. Após o término do contrato, ele deve fornecer um Certificado de Emprego. Também deve proceder à baixa do empregado junto à Previdência Social (ZUS). O pagamento final deve ser efetuado na próxima folha de pagamento regular.

Rescisão por acordo mútuo

Quando ambos concordam em encerrar o contrato, qualquer uma das partes pode iniciar o procedimento. A indenização é obrigatória se o empregador rescindir com aviso prévio ou por acordo.

Rescisão com aviso prévio

Empregados podem resignar a qualquer momento, mediante aviso prévio, sem necessidade de justificativa. Contudo, os empregadores devem fornecer razões válidas para encerrar contrato por tempo indeterminado. Não cabe pagamento em lieu de aviso.

Rescisão sem aviso prévio

Empregadores podem rescindir o contrato sem aviso se o empregado cometer falta grave, como má conduta séria, cometer crime confirmado por sentença judicial ou perder licença de trabalho por culpa própria.

Também podem rescindir sem aviso se o empregado ficar incapaz de trabalhar por mais de três meses devido a uma doença, sendo essa regra válida apenas para empregados com menos de seis meses de trabalho na empresa.

Empregados podem rescindir sem aviso se houver violação grave de obrigações essenciais do empregador ou se este se recusar a transferi-los para outra função considerada prejudicial à saúde.

Proteção ao emprego contra rescisão

Certas categorias de empregados têm proteção contra rescisão com aviso prévio, incluindo aqueles que estão em:

1. Férias, licença maternidade, parental ou licença não remunerada;

2. Licença médica com atestado médico;

3. Empregados até quatro anos do benefício de aposentadoria;

4. Empregados grávidos;

5. Membros de sindicatos.

Indenização por demissão e direito a ela

As regras de indenização por demissão se aplicam a empresas com mais de 20 empregados. Empregados têm direito à indenização se forem desligados por motivos de reorganização ou encerramento de atividades.

O valor da indenização depende do tempo de serviço na empresa. Os direitos de indenização são:

1. Um mês de salário para quem tem menos de dois anos de serviço,

2. Dois meses de salário para quem tem de dois a oito anos,

3. Três meses de salário para mais de oito anos.

Empresas com menos de 20 empregados não são obrigadas a pagar indenização.

Outras orientações sobre término de contrato

O período de aviso prévio varia conforme o tipo de contrato e o tempo de serviço do empregado. Para contratos de período de teste, varia de três dias úteis a duas semanas. Para contratos por prazo determinado ou por tempo indeterminado, varia de duas semanas a três meses.

Durante o período de aviso na Polônia, o empregado recebe o salário habitual. Pode ser solicitado que tire licença obrigatória ou que receba tempo livre para procurar novo emprego.

Empregados que trabalharam pelo menos 365 dias nos últimos 18 meses têm direito a benefícios de desemprego por seis a doze meses. Contudo, essa condição pode variar conforme as taxas locais de desemprego e outros critérios.

Perguntas frequentes (FAQs)

Qual é a frequência de pagamento (payroll) na Polônia?

Na Polônia, os empregados normalmente recebem pagamento uma vez por mês. A data exata costuma estar prevista no contrato de trabalho ou nas políticas da empresa. Os salários geralmente são pagos até o dia 10 de cada mês, referente ao mês anterior.

Quanto é necessário para viver confortavelmente na Polônia?

Para viver confortavelmente na Polônia, uma pessoa solteira precisa de aproximadamente 6.000 a 8.000 PLN por mês, dependendo da cidade. Em cidades maiores como Varsóvia ou Cracóvia, o custo é maior do que em cidades menores. Esse valor cobre aluguel, alimentação, transporte e algumas atividades de lazer.

Qual é o imposto sobre folha de pagamento (payroll tax) na Polônia?

Na Polônia, os impostos sobre folha de pagamento incluem imposto de renda e contribuições para seguridade social. A taxa do imposto de renda é de 12% para rendimentos anuais até 120.000 PLN, e 32% para valores superiores. Empregados e empregadores também contribuem para a seguridade social, que cobre saúde, aposentadoria e outros benefícios.