O que as empresas globais precisam entender sobre folha de pagamento na Polônia

Polônia é um dos países cuja economia e grande força de trabalho estão atraindo cada vez mais empresas estrangeiras a cada ano. Seu Produto Interno Bruto (PIB) aumentou 4,1 por cento em 2019, atingindo US$ 566 bilhões. No mesmo ano, a Polônia ficou em 40º lugar na pesquisa do Banco Mundial sobre Facilidade de Fazer Negócios.

Estes fatores colocaram a Polônia no mapa e a transformaram em um mercado ao qual muitas empresas desejam expandir. Ela também está convenientemente localizada no centro da Europa, conectando um número significativo de mercados principais.

A Polônia também possui uma força de trabalho altamente qualificada. É reconhecida por suas universidades. A Polônia oferece trabalhadores educados e motivados, que são uma combinação perfeita para um mercado internacional. Eles se destacam nos setores de TI, engenharia e ciências.

Existem algumas coisas que você deve saber se decidir contratar alguém da Polônia. Familiarizar-se com as leis trabalhistas e a folha de pagamento da Polônia ajudará você a obter os melhores funcionários e manter a conformidade.

Noções básicas de emprego na Polônia

Na maioria dos países, para contratar alguém de um país estrangeiro, você precisa estabelecer uma presença no país onde deseja contratar ou optar por um provedor de Employer of Record (EOR). A Polônia não exige que você estabeleça uma presença para contratar um cidadão polonês, mas é necessário registrar-se em várias agências governamentais. Você também pode contar com um provedor local de folha de pagamento para ajudar na configuração da folha.

Para se registrar junto às autoridades relevantes, você precisa nomear um representante oficial. Este então fará seu registro na Autoridade Tributária Polonesa, e obterá um número de identificação fiscal polonês (NIP) para você.

O próximo passo é enviar um formulário ZUS ZPA ao Instituto de Seguridade Social Polonês (ZUS), para registrar-se como empregador. Você também deve registrar seus funcionários junto à autoridade de seguridade social. É obrigatório completar ambos os registros em até sete dias. Após o registro, cada um de seus funcionários receberá seu número PESEL. Este número é usado para identificar o funcionário para fins fiscais.

Documentos necessários para novos funcionários

Você deve ter um contrato de trabalho por escrito para contratar alguém legalmente na Polônia. Um contrato formal de trabalho deve ser assinado tanto pelo empregador quanto pelo empregado até a data de início do empregado. Empregadores que não possuem contrato com seus funcionários podem enfrentar multas e penalidades.

Na Polônia, os contratos de trabalho devem estar em polonês. Também podem ser bilíngues, desde que uma das línguas seja o polonês.

Contratos de trabalho na Polônia

De acordo com o Código do Trabalho Polonês, o contrato deve incluir certos elementos essenciais. Primeiro, deve indicar os nomes das partes — ou seja, tanto o empregador quanto o empregado. Deve também especificar o tipo de contrato, a data em que foi feito e as condições de emprego.

As condições do contrato de trabalho incluem o tipo de trabalho que o empregado realizará. Também cobrem onde ele trabalhará e os detalhes de sua remuneração. O contrato também deve listar a duração da jornada diária e semanal do empregado, bem como a data de início do emprego.

Dentro de sete dias após a assinatura do contrato de trabalho, o empregador deve informar o empregado sobre várias questões. Isso inclui as horas que ele deve trabalhar por dia e por semana. Também deve informar com que frequência será pago, seu direito a férias e o período de aviso prévio para deixar o emprego.

O contrato também deve incluir as horas consideradas trabalho noturno, caso a empresa não possua regulamentos específicos de trabalho. Os contratos também devem cobrir o local, data e hora do pagamento do salário. Por fim, o contrato deve delinear as regras para registro de presença e explicação de ausências.

Benefícios e remuneração dos empregados

Cada empregado deve receber o tratamento adequado e proteção de seus empregadores conforme a Lei Trabalhista Polonesa. Isso inclui benefícios e compensações.

Salário mínimo

O salário mínimo na Polônia é de PLN 4.242,00 por mês, ou PLN 27,70 por hora. Este requisito de salário mínimo está em vigor desde 1º de janeiro de 2024. No entanto, aplica-se apenas a trabalhadores em tempo integral.

Horas de trabalho na Polônia geralmente são 40 horas por semana, ou 8 horas por dia. O dia de trabalho normalmente começa às 8h e termina às 16h.

Horas extras

A Polônia não permite horas extras, a menos que o empregado opte por não trabalhar a semana de 40 horas. O empregado pode solicitar horas extras, mas isso deve ser discutido caso a caso. Os empregados que trabalham horas extras não podem exceder 150 horas de horas extras em um ano civil.

O empregado que trabalha horas extras tem direito ao pagamento de horas extras. Se trabalhar à noite, aos domingos ou em feriados bancários, recebe um adicional de 100% sobre o pagamento normal.

Para horas extras em qualquer outro dia, recebe 50% de adicional. Se trabalhar horas extras que ultrapassarem a média semanal de horas de trabalho em um determinado período, também ganha 100% de adicional por hora.

Ao invés de receber pagamento extra por horas extras, o empregador pode conceder ao empregado folga compensatória. Se o empregador decidir isso sem que o empregado solicite, cada hora de horas extras equivale a 1,5 horas de folga remunerada. Se o empregado solicitar folga, cada hora de horas extras equivale a uma hora de folga remunerada.

Quais são as contribuições de seguridade social do empregador na Polônia?

Na Polônia, os empregadores pagam várias contribuições de seguridade social. Estas são calculadas com base nos salários brutos de seus empregados. Contribuem com 19,52% para seguros de pensão e invalidez. Para seguro contra acidentes, empregadores com até nove empregados pagam 1,67%, enquanto aqueles com mais de nove pagam entre 0,67% e 3,33%. O custo real depende do setor de atuação, mas empregadores estrangeiros pagam uma taxa fixa de 1,67%.

Além disso, os empregadores pagam 2,45% ao Fundo de Trabalho e 0,10% ao Fundo de Benefícios Garantidos ao Empregado. Também contribuem para o Fundo de Solidariedade para Apoio às Pessoas com Deficiência, caso não contratem pelo menos 6% de pessoas com deficiência. A contribuição é calculada com base em uma fórmula específica envolvendo 40,65% do salário médio.

O Plano de Capital dos Empregados (PPK)

O Plano de Capital dos Empregados (PPK) é um programa de poupança na Polônia criado para ajudar os empregados a economizar para aposentadoria. É financiado por contribuições do empregado, do empregador e do governo.

Os empregadores contribuem com 1,5% do salário bruto do empregado para o PPK, podendo optar por acrescentar até mais 2,5%. Os empregadores são responsáveis por calcular, deduzir e enviar tanto suas próprias contribuições quanto as do empregado ao instituição financeira que gerencia o PPK.

Na Polônia, os empregados são responsáveis por suas contribuições ao seguro saúde. Diferentemente do PPK, quem faz esses pagamentos são os próprios empregados. Contudo, o empregador calcula, deduz e envia as contribuições em nome deles durante a folha de pagamento. Este sistema garante que os pagamentos necessários ao seguro saúde sejam feitos de forma pontual e correta.

Imposto sobre o empregado na Polônia

As contribuições do empregado na Polônia incluem imposto de renda e contribuições de seguridade social. Residentes na Polônia pagam imposto sobre sua renda mundial, enquanto não residentes pagam apenas sobre a renda obtida dentro da Polônia:

• Renda até 120.000 PLN é tributada em 12%, e acima desse valor em 32%.
• Empregados com menos de 26 anos não precisam pagar imposto sobre renda até 85.528 PLN por ano.
• Além disso, há um imposto de solidariedade de 4% sobre renda acima de 1 milhão de PLN.

Seguridade Social do empregado na Polônia

Para seguridade social, os empregados pagam 13,71% de seu salário bruto. Os empregadores retêm esse valor do salário do empregado e o enviam junto com suas contribuições. Este pagamento cobre pensões, invalidez e seguro contra doenças. Os empregados também pagam uma contribuição de 9% para assistência médica, sendo até 7,75% dedutíveis do imposto, enquanto os 1,25% restantes não são dedutíveis.

Por fim, a participação no PPK é geralmente voluntária para os empregados. Os empregados entre 19 e 54 anos são automaticamente inscritos, mas podem optar por sair se desejarem. Entre 55 e 69 anos, devem solicitar para participar, enquanto os acima de 70 anos não podem aderir.

Os empregados contribuem com 2% de seu salário bruto ao PPK, podendo acrescentar até mais 2%.

Férias e licenças na Polônia

Na Polônia, todo empregado tem direito a uma férias anuais remuneradas, e os empregadores devem garantir que elas sejam usufruídas. Ao iniciar um novo emprego, os empregados adquirem direito a tempo de folga remunerado, ganhando 1/12 do seu direito anual de férias por cada mês trabalhado.

Normalmente, os empregados tiram toda a licença de uma vez, mas podem solicitar dividi-la, sendo que um período deve ter pelo menos 14 dias consecutivos.

A quantidade de dias de férias depende do tempo de serviço. Empregados com menos de dez anos de trabalho têm direito a 20 dias. Para quem tem pelo menos dez anos, o padrão é de 26 dias. Os dias de férias de empregados em meio período são ajustados com base nas horas trabalhadas, arredondados para um dia completo.

Curiosamente, a educação também conta para o período de trabalho que determina o direito às férias. Por exemplo, um diploma de ensino superior equivale a oito anos de experiência profissional.

Dias de férias não utilizados podem ser transferidos para o próximo ano e devem ser usufruídos até 30 de setembro. Pagamento em vez de férias só é permitido se o emprego for encerrado.

Feriados públicos

Os empregados na Polônia têm direito a 13 feriados públicos pagos por ano. Quem trabalha nesses dias recebe um dia de folga compensatória ou um adicional de 100% por hora trabalhada.

Licença médica na Polônia

Empregados em licença médica recebem 80% do salário pelos primeiros 33 dias de doença dentro de um ano civil. Este valor é pago pelo empregador. A quantia sobe para 100% se a doença ocorrer durante a gravidez ou resultar de um acidente de trabalho.

Após os primeiros 33 dias, o Instituto de Seguridade Social assume o pagamento. Ele paga 80% do salário base por até 182 dias consecutivos por ano. Este período inclui o período inicial pago pelo empregador.

Licença de maternidade, paternidade e parental

As licenças de maternidade, paternidade e parental na Polônia estão entre as mais progressistas do mundo.

Empregadas têm direito à licença de maternidade após o parto ou adoção de uma criança menor de sete anos. Recebem 20 semanas para um filho, 31 semanas para gêmeos e até 37 semanas para cinco ou mais filhos.

Empregados podem tirar duas semanas de licença paternidade remunerada dentro de 24 meses após o nascimento ou adoção do filho.

Pais têm direito a até 41 semanas (43 para múltiplos) de licença parental remunerada após o uso da licença de maternidade. Pagas a 70% do salário, a licença parental pode ser usufruída por um ou ambos os pais simultaneamente, mas não ultrapassando o total de semanas permitidas.

Licença especial na Polônia

Empregados também têm direito a licença por eventos especiais de vida familiar. Isso inclui casamentos ou funerais, com dois dias para eventos envolvendo familiares próximos e um dia para outros. Também têm direito a licença para comparecimento a audiências judiciais, exames médicos obrigatórios ou doação de sangue.

Procedimentos e diretrizes para demissão de empregados na Polônia

Na Polônia, o emprego pode terminar de quatro formas:

1. Por acordo mútuo,
2. Por qualquer das partes com aviso prévio,
3. Por qualquer das partes sem aviso prévio,
4. Ou quando o contrato expira (para contratos de período determinado ou de experiência).

Independentemente de quem inicia a rescisão, a declaração deve ser feita por escrito.

Quando o empregador inicia a rescisão, deve informar o empregado sobre seu direito de recorrer à Justiça do Trabalho. Após o término do emprego, o empregador deve fornecer um Certificado de Emprego. Também deve dar baixa do empregado na Autoridade de Seguridade Social (ZUS). O pagamento final deve ser feito na próxima folha de pagamento regular.

Rescisão por acordo mútuo

Quando tanto o empregador quanto o empregado concordam em encerrar o emprego, qualquer uma das partes pode iniciá-la. Indenização é obrigatória se o empregador rescindir o contrato com aviso prévio ou por acordo mútuo.

Rescisão com aviso prévio

Empregados podem pedir demissão a qualquer momento com aviso prévio, sem precisar justificar. Contudo, os empregadores devem fornecer razões válidas para rescindir um contrato por tempo indeterminado. Não é permitido pagar em vez do aviso prévio.

Rescisão sem aviso prévio

Empregadores podem rescindir o contrato sem aviso prévio se o empregado for culpado, por exemplo, por má conduta grave, cometer um crime confirmado por sentença judicial ou perder uma licença de trabalho por sua culpa.

Também podem rescindir sem aviso se o empregado não puder trabalhar devido a uma doença que dure mais de três meses. Isso se aplica apenas a empregados com menos de seis meses na empresa.

Empregados podem rescindir sem aviso se houver violação grave de obrigações essenciais do empregador. Além disso, se o empregador se recusar a transferi-lo para outra posição quando a atual for considerada prejudicial à saúde do empregado.

Proteção contra demissão de empregados

Certas categorias de empregados são protegidas contra rescisão com aviso prévio. Isso inclui aqueles em:

1. Férias, licença maternidade, parental ou licença não remunerada de cuidador;
2. Licença médica com atestado médico;
3. Empregados com até quatro anos para aposentadoria;
4. Empregadas grávidas;
5. Membros de sindicatos.

Indenização por demissão e direitos

As regras de indenização por demissão aplicam-se a empresas com mais de 20 empregados. Os empregados têm direito a uma indenização se a rescisão ocorrer por motivos da empresa, como reorganização ou fechamento de vaga.

O valor da indenização depende do tempo de serviço na empresa. Os empregados têm direito a:

1. Um mês de salário para menos de dois anos de serviço,
2. Dois meses de salário para dois a oito anos,
3. Três meses de salário para mais de oito anos.

Empresas com menos de 20 empregados não são obrigadas a pagar indenização.

Outras diretrizes de encerramento do emprego

O período de aviso prévio depende do tipo de contrato e do tempo de serviço do empregado. Para contratos de período de experiência, varia de três dias úteis a duas semanas. Para contratos de prazo determinado e contratos por tempo indeterminado, varia de duas semanas a três meses.

Durante o período de aviso na Polônia, os empregados recebem seu salário habitual. Podem ser solicitados a tirar licença estatutária ou receber tempo livre para procurar novo emprego.

Empregados que trabalharam pelo menos 365 dias nos últimos 18 meses podem receber benefícios de desemprego por seis a doze meses. Contudo, isso pode depender das taxas de desemprego locais e de outros critérios.

Perguntas frequentes

Qual é a frequência de pagamento na Polônia?

Na Polônia, os empregados são normalmente pagos uma vez por mês. A data exata de pagamento geralmente está prevista no contrato de trabalho ou nas políticas da empresa. Os salários costumam ser pagos até o dia 10 de cada mês pelo mês anterior.

Quanto é necessário para viver confortavelmente na Polônia?

Para viver confortavelmente na Polônia, uma pessoa solteira geralmente precisa de cerca de 6.000-8.000 PLN por mês. Depende da cidade. Em cidades maiores como Varsóvia ou Cracóvia, os custos são mais altos em comparação a cidades menores. Este valor cobre aluguel, alimentação, transporte e algumas atividades de lazer.

Qual é o imposto sobre a folha de pagamento na Polônia?

Na Polônia, os impostos sobre a folha incluem imposto de renda e contribuições de seguridade social. A alíquota do imposto de renda é de 12% para renda anual até 120.000 PLN, e 32% para renda acima disso. Empregados e empregadores também contribuem para a seguridade social, que cobre saúde, pensão e outros benefícios.