O que as empresas globais precisam entender sobre folha de pagamento na Polônia

Principais pontos-chave:

• 1. Você não precisa estabelecer uma presença na Polônia para contratar funcionários poloneses. No entanto, você deve ter um representante oficial no país, que ajudará a registrar seu negócio e configurar o essencial de folha de pagamento.
• 2. O salário mínimo na Polônia é de PLN 4.242,00 por mês. Horas de trabalho são geralmente 40 horas por semana, e todos os funcionários têm direito a um mínimo de 20 dias de férias anuais remuneradas.
• 3. Em termos de contribuições para a seguridade social, espera-se que os empregadores contribuam, em média, entre 19,21% a 22,41% do salário bruto do funcionário.

A Polônia é um dos países cuja economia e força de trabalho atraem cada vez mais empresas estrangeiras a cada ano. Seu Produto Interno Bruto (PIB) aumentou 4,1 por cento em 2019, atingindo US$ 566 bilhões. No mesmo ano, a Polônia ficou em 40º lugar no Índice de Facilidade de Fazer Negócios do Banco Mundial.

Estes fatores colocarão a Polônia no mapa e a transformaram em um mercado ao qual muitas empresas desejam expandir. Ela também está convenientemente localizada no centro da Europa, conectando um número significativo de grandes mercados.

A Polônia também possui uma força de trabalho altamente qualificada. É reconhecida por suas universidades. A Polônia oferece trabalhadores educados e motivados, que são perfeitos para um mercado internacional. Destacam-se nos setores de TI, engenharia e ciências.

Existem algumas coisas que você deve saber se decidir contratar alguém da Polônia. Familiarizar-se com as leis trabalhistas da Polônia e a folha de pagamento ajudará você a obter os melhores funcionários e a manter conformidade.

Essenciais de emprego na Polônia

Na maioria dos países, para contratar alguém de um país estrangeiro, é necessário estabelecer uma presença no país onde se deseja contratar ou utilizar um Employer of Record. A Polônia não exige que você estabeleça uma presença para contratar um cidadão polonês, mas é necessário registrar-se em várias agências governamentais. Você também pode contar com um provedor de folha de pagamento local para auxiliá-lo na configuração da folha de pagamento.

Para registrar-se junto às autoridades relevantes, você precisa nomear um representante oficial. Esse representante, então, registrará você junto à Autoridade Fiscal Polonesa e obterá um número de identificação fiscal polonês (NIP) para você.

O próximo passo é enviar um formulário ZUS ZPA ao Instituto de Seguridade Social Polonês (ZUS), para se registrar como empregador. Você também deve registrar seus funcionários junto à autoridade de seguridade social. É obrigatório completar ambos os registros em até sete dias. Após o registro, cada funcionário receberá seu número PESEL. Este número é usado para identificar o funcionário para fins fiscais.

Documentos necessários para novos funcionários

Você deve ter um contrato de trabalho por escrito para contratar alguém legalmente na Polônia. Um contrato de trabalho formal deve ser assinado por ambos, empregador e empregado, o mais tardar na data de início do funcionário. Empregadores que não possuem contrato com seus funcionários podem enfrentar multas e penalidades.

Na Polônia, os contratos de trabalho devem estar em polonês. Também podem ser bilíngues, desde que uma das línguas seja o polonês.

Contratos de trabalho na Polônia

De acordo com o Código do Trabalho Polonês, o contrato deve incluir certos elementos essenciais. Primeiro, deve indicar os nomes das partes — ou seja, tanto o empregador quanto o empregado. Deve também especificar o tipo de contrato, a data em que foi feito e as condições de emprego.

As condições do contrato de emprego incluem o tipo de trabalho que o funcionário realizará. Também cobrem onde ele trabalhará e os detalhes do seu salário. O contrato deve listar ainda por quanto tempo o empregado trabalhará por dia e por semana, e a data de início do emprego.

Dentro de sete dias após a assinatura do contrato de trabalho, o empregador deve informar ao empregado várias coisas. Isso inclui as horas que ele deve trabalhar por dia e por semana. Deve também informar com que frequência ele será pago, seu direito a férias e o período de aviso para deixar o emprego.

O contrato também deve incluir as horas consideradas como trabalho noturno, caso a empresa não possua regulamentos específicos de trabalho. Os contratos devem ainda cobrir o local, a data e a hora de pagamento de salário. Por fim, o contrato deve detalhar as regras para registro de presença e explicação de ausências.

Benefícios e remuneração dos funcionários

Cada funcionário deve receber o tratamento adequado e proteção de seus empregadores conforme a Lei Trabalhista Polonesa. Isso inclui benefícios e remuneração.

Salário mínimo

O salário mínimo na Polônia é de PLN 4.242,00 por mês, ou PLN 27,70 por hora. Essa exigência de salário mínimo é válida desde 1º de janeiro de 2024. No entanto, aplica-se apenas a trabalhadores em período integral.

Horas de trabalho na Polônia são geralmente 40 horas por semana, ou 8 horas por dia. O dia de trabalho geralmente começa às 8h e termina às 16h.

Horas extras

A Polônia não permite horas extras, a menos que o funcionário opte por não trabalhar 40 horas semanais. O funcionário pode solicitar horas extras, mas isso deve ser discutido caso a caso. Os funcionários que trabalharam horas extras não podem exceder 150 horas de sobretempo em um ano civil.

Quem trabalha em horas extras tem direito a pagamento adicional por horas extras. Se um funcionário trabalhar à noite, aos domingos ou em feriados, ele recebe 100% a mais de remuneração.

Para horas extras em qualquer outro dia, recebe-se um adicional de 50%. Se o funcionário trabalhar horas extras que ultrapassam a média semanal de horas em determinado período, ele também recebe 100% a mais por cada hora.

Ao invés de receber pagamento adicional, o empregador pode conceder férias compensatórias ao funcionário. Se o empregador decidir isso sem que o funcionário solicite, cada hora de horas extras equivale a 1,5 hora de descanso remunerado. Se o funcionário solicitar o descanso, cada hora de horas extras equivale a uma hora de descanso remunerado.

Quais são as contribuições de seguridade social do empregador na Polônia?

Na Polônia, os empregadores pagam várias contribuições de seguridade social. Essas são baseadas nos salários brutos dos funcionários. Contribuem com 19,52% para o seguro de aposentadoria e incapacidade. Para o seguro contra acidentes, os empregadores com até nove funcionários pagam 1,67%, enquanto aqueles com mais de nove pagam entre 0,67% e 3,33%. O custo real depende do setor de atividade, mas empregadores estrangeiros pagam uma taxa fixa de 1,67%.

Adicionalmente, os empregadores contribuem com 2,45% para o Fundo de Trabalho e 0,10% para o Fundo de Benefícios Garantidos ao Empregado. Também contribuem para o Fundo de Solidariedade de Apoio às Pessoas com Deficiência, se não contratam pelo menos 6% de pessoas com deficiência. A contribuição é calculada com base em uma fórmula que envolve 40,65% do salário médio.

O Plano de Capital dos Funcionários (PPK)

O Plano de Capital dos Funcionários (PPK) é um programa de poupança na Polônia criado para ajudar os funcionários a economizar para a aposentadoria. É financiado por contribuições do empregado, do empregador e do governo.

Os empregadores contribuem com 1,5% do salário bruto do funcionário ao PPK, podendo optar por acrescentar até mais 2,5%. Os empregadores são responsáveis por calcular, deduzir e enviar ambas as contribuições ao PPK, tanto as devidas pelo empregador quanto as do funcionário, à instituição financeira que gerencia o PPK.

Na Polônia, os funcionários são responsáveis por suas contribuições de seguro saúde. Diferentemente do PPK, essas contribuições são pagas pelos próprios funcionários. Contudo, o empregador calcula, deduz e envia as contribuições em nome dos funcionários durante a folha de pagamento. Esse sistema garante que os pagamentos do seguro saúde sejam feitos de forma correta e pontual.

Imposto de renda do funcionário na Polônia

As contribuições dos funcionários na Polônia incluem o imposto de renda e as contribuições para a seguridade social. Residentes na Polônia pagam imposto sobre sua renda mundial, enquanto não residentes pagam imposto apenas sobre a renda obtida dentro da Polônia:

• Renda de até 120.000 PLN é tributada em 12%, e renda superior a esse valor é tributada em 32%.
• Funcionários com menos de 26 anos não precisam pagar imposto sobre renda de até 85.528 PLN por ano.
• Além disso, há um imposto de solidariedade de 4% sobre a renda acima de 1 milhão de PLN.

Segurança social do funcionário na Polônia

Para a seguridade social, os funcionários pagam 13,71% de seu salário bruto. Os empregadores retém esse valor do salário do funcionário e o enviam junto às suas contribuições. Este pagamento cobre aposentadoria, incapacidade e seguro contra doenças. Os funcionários também pagam uma contribuição de 9% de saúde, sendo até 7,75% dedutíveis do imposto, enquanto os 1,25% restantes não são dedutíveis.

Por fim, a participação no PPK é geralmente voluntária para os funcionários. Funcionários entre 19 e 54 anos são inscritos automaticamente, podendo optar por não participar. Entre 55 e 69 anos, devem solicitar se desejam aderir; funcionários com mais de 70 anos não podem participar.

Os funcionários contribuem com 2% do seu salário bruto ao PPK, podendo optar por acrescentar até mais 2%.

Férias e licenças na Polônia

Na Polônia, todo funcionário tem direito a férias anuais remuneradas, e os empregadores devem garantir que elas sejam usufruídas. Ao começar um novo emprego, os funcionários ganham direito a tempo de folga remunerado, recebendo 1/12 do seu direito a férias anuais por cada mês trabalhado.

Normalmente, os funcionários tiram suas férias de uma só vez, mas podem solicitar fracioná-las, sendo que um período deve ter pelo menos 14 dias consecutivos.

A quantidade de dias de férias depende da duração do serviço. Funcionários têm direito a 20 dias se tiverem menos de dez anos de trabalho. 26 dias é o padrão para quem tem pelo menos dez anos. Os dias de férias de funcionários de meio período são ajustados com base nas horas trabalhadas, arredondando para um dia completo.

Curiosamente, a educação também conta para o período de trabalho que determina o direito a férias. Por exemplo, um diploma de ensino superior equivale a oito anos de experiência profissional.

Dias de férias não utilizados podem ser transferidos para o próximo ano e devem ser utilizados até 30 de setembro. Pagamento em vez de férias só é permitido se o emprego for encerrado.

Feriados nacionais

Funcionários na Polônia têm direito a 13 feriados nacionais pagos a cada ano. Funcionários que trabalham em feriado recebem um dia de folga compensatória ou pagamento adicional de 100% por hora trabalhada.

Licença médica na Polônia

Funcionários em licença médica recebem 80% do salário pelos primeiros 33 dias de doença dentro de um ano civil. Esse pagamento é feito pelo empregador. O valor aumenta para 100% se a doença ocorrer durante a gravidez ou for resultado de um acidente de trabalho.

Após os primeiros 33 dias, a Instituição de Seguridade Social assume o pagamento. Ela paga 80% do salário base por até 182 dias consecutivos por ano. Este período inclui o período inicialmente pago pelo empregador.

Licença maternidade, paternidade e parental

Licença maternidade na Polônia está entre as mais progressistas do mundo.

Funcionárias têm direito a licença maternidade após o parto ou adoção de uma criança menor de sete anos. Recebem 20 semanas para um filho, 31 semanas para gêmeos, e até 37 semanas para cinco ou mais filhos.

Os funcionários podem tirar duas semanas de licença paternidade remunerada até 24 meses após o nascimento ou adoção de seu filho.

Pais podem usufruir de até 41 semanas (ou 43 semanas em caso de múltiplos) de licença parental remunerada após o uso da licença maternidade. Pagas a 70% do salário, essa licença pode ser usufruída por um ou ambos os pais simultaneamente, sem ultrapassar as semanas totais permitidas.

Licenças especiais na Polônia

Funcionários também têm direito a licença por eventos familiares importantes, como casamentos ou funerais, com dois dias para eventos envolvendo familiares próximos e um dia para outros casos. Também têm direito a licença para comparecimento a processos judiciais, exames médicos obrigatórios ou doação de sangue.

Procedimentos e orientações de rescisão de contrato na Polônia

Na Polônia, o contrato de trabalho pode ser encerrado de quatro maneiras:

1. Por acordo mútuo,

2. Por qualquer das partes com aviso prévio,

3. Por qualquer das partes sem aviso prévio,

4. Ou quando o contrato expirar (para contratos de período determinado ou de experiência).

Independentemente de quem inicia a rescisão, a declaração deve ser feita por escrito.

Quando o empregador inicia a rescisão, deve informar ao funcionário seu direito de recorrer à Justiça do Trabalho. Após o encerramento, o empregador deve fornecer um Certificado de Emprego. Deve também dar baixa do funcionário na Autoridade de Seguridade Social (ZUS). O pagamento final deve ser efetuado no próximo ciclo regular de pagamento.

Rescisão por acordo mútuo

Quando tanto o empregador quanto o empregado concordam em encerrar o contrato de trabalho, qualquer das partes pode iniciá-lo. A indenização é obrigatória se o empregador encerrar o contrato com aviso prévio ou por acordo mútuo.

Rescisão com aviso prévio

Os funcionários podem pedir demissão a qualquer momento, com aviso prévio, sem necessidade de justificar a decisão. No entanto, os empregadores devem justificar razões válidas para rescindir um contrato por tempo indeterminado. Não é permitido pagar no lugar de aviso prévio.

Rescisão sem aviso prévio

Os empregadores podem rescindir o contrato de trabalho sem aviso prévio se o funcionário for culpado, por exemplo, por má conduta grave, cometimento de crime confirmado por sentença judicial, ou perda de licença de trabalho por sua culpa.

Também podem rescindir sem aviso prévio se o funcionário não puder trabalhar devido a uma doença que dura mais de três meses. Isso se aplica apenas a funcionários que trabalhem há menos de seis meses na empresa.

Funcionários podem rescindir sem aviso prévio se houver violação grave de obrigações essenciais do empregador. Além disso, se o empregador se recusar a transferi-lo para outra função quando a atual for prejudicial à sua saúde.

Proteção contra rescisão do funcionário

Certas categorias de funcionários estão protegidas contra rescisão com aviso prévio. Isto inclui aqueles que estão em:

1. Licença de férias, maternidade, parental ou sem vencimento para cuidador;

2. Licença médica com atestado médico;

3. Funcionários próximos da aposentadoria, dentro de quatro anos;

4. Mulheres grávidas;

5. Membros de sindicatos.

Indenização por dispensa e direitos

Regras de dispensa aplicam-se a empresas com mais de 20 funcionários. Funcionários têm direito a indenização se a rescisão ocorrer por motivos da empresa, como reestruturação ou fechamento de posto.

O valor da indenização depende do tempo de serviço na empresa. Os funcionários têm direito a:

1. Um mês de salário para menos de dois anos de serviço,

2. Dois meses de salário para dois a oito anos,

3. Três meses de salário para mais de oito anos.

Empresas com menos de 20 funcionários não são obrigadas a pagar indenização.

Outras diretrizes de término de emprego

O período de aviso depende do tipo de contrato e do tempo de serviço do funcionário. Para contratos de período de prova, os avisos variam de três dias úteis a duas semanas. Para contratos de duração determinada ou indefinida, os períodos variam de duas semanas a três meses.

Durante o período de aviso na Polônia, os funcionários recebem seu salário habitual. Podem ser solicitados a tirar licença estatutária ou receber tempo de folga para procurar novo emprego.

Funcionários que tenham trabalhado por pelo menos 365 dias nos últimos 18 meses podem ter direito ao benefício de desemprego por de seis a doze meses. No entanto, isso pode depender das taxas de desemprego locais e de outros critérios.

Perguntas frequentes

Qual é a frequência de pagamento na Polônia?

Na Polônia, os funcionários normalmente recebem uma vez por mês. A data exata de pagamento costuma estar estipulada no contrato de trabalho ou nas políticas da empresa. Os salários normalmente são pagos até o dia 10 de cada mês, referente ao mês anterior.

Quanto é necessário para viver confortavelmente na Polônia?

Para viver confortavelmente na Polônia, uma pessoa solteira geralmente precisa de cerca de 6.000 a 8.000 PLN por mês. Depende da cidade. Em grandes cidades como Varsóvia ou Cracóvia, os custos são maiores do que em cidades menores. Esse valor cobre aluguel, alimentação, transporte e algumas atividades de lazer.

Qual é o imposto de folha de pagamento na Polônia?

Na Polônia, os impostos de folha incluem imposto de renda e contribuições para a seguridade social. A taxa de imposto de renda é de 12% para rendimentos anuais até 120.000 PLN, e 32% para rendimentos acima desse valor. Funcionários e empregadores também contribuem para a seguridade social, que cobre saúde, aposentadoria e outros benefícios.