Gerenciar a folha de pagamento não é fácil, e encontrar o processo de payroll que funciona para sua empresa pode ser estressante. Quando sua empresa começa a expandir para outros países, ela fica mais complexa. Você precisa navegar por leis e regulamentos locais. Também há diferenças em idiomas e moedas, o que pode tornar a folha de pagamento avassaladora.
É aí que um serviço de payroll global pode ser benéfico. Ele permite que você otimize a folha de pagamento e mantenha a conformidade em novos países.
Uma equipe experiente gerenciando a folha de pagamento global da sua empresa liberará seu tempo para que você possa focar nas atividades principais do seu negócio.
Como você gerencia uma folha de pagamento global?
Pequenas empresas com alguns funcionários globais provavelmente gerenciarão a folha de pagamento internacional internamente. O mesmo é verdadeiro para grandes empresas globais. Geralmente, essa é a solução mais econômica para ambas. Elas contratam uma pessoa para gerenciar a folha de pagamento desses poucos funcionários ou uma equipe inteira para fazer isso em toda a empresa.
No entanto, há também o curioso caso de empresas de médio porte. Para elas, é demais para uma pessoa lidar, mas contratar uma equipe inteira é muito caro. Essas empresas frequentemente decidem terceirizar as operações de folha de pagamento global. Elas dependem de um Employer of Record (EOR) ou de uma Organização de Empregadores Profissionais (PEO) para a folha de pagamento global.
Resumindo, um EOR oferece a contratação de talentos globais sem exigir que você estabeleça uma entidade local. Diferentemente de uma PEO, trabalhar com um EOR protegerá você das possíveis implicações legais de uma folha de pagamento mal gerenciada.
Ainda assim, como saber se um provedor de folha de pagamento global é adequado para seu negócio? Aqui estão algumas diretrizes para escolher o melhor serviço de payroll global.
Encontrando o Provedor de Payroll Global ideal: Tudo que Você Precisa Saber
Ao terceirizar operações de folha de pagamento global, a PEO ou EOR certa pode tirar muitas responsabilidades da sua lista de tarefas. Eles podem garantir que cada funcionário receba seu salário pontualmente e que os processos de RH relevantes estejam em conformidade.
No entanto, você deve avaliar os provedores cuidadosamente. Afinal, você está terceirizando uma parte significativa do seu negócio. Aqui está o que procurar ao explorar suas opções para identificar o provedor certo para sua empresa.
1. Localização
Seu provedor de folha de pagamento global deve ter presença no país onde você pretende contratar. Verifique quais países eles cobrem e compare as localizações com seus planos de crescimento e expansão.
Tenha em mente os planos de expansão de curto e longo prazo da sua empresa. Você pode estar considerando um único país hoje, mas isso pode mudar no futuro.
Seu provedor de folha de pagamento global fará o possível para integrar sua empresa de forma eficiente. Mas o processo pode ser rigoroso e demorado, pois envolve lidar com dados sensíveis. Ao escolher o provedor certo e avaliar as localizações, você pode passar pelo processo o mais rápido possível.
Ao entrevistar provedores, lembre-se de perguntar sobre seus planos de expansão. A cobertura deles pode não incluir um país específico hoje, mas, como seu negócio, eles também visam crescer. Podem ter novos países no pipeline ou considerar adicioná-los para atender às suas necessidades.
Ter presença em um país onde você deseja contratar não é suficiente. Seu provedor de folha de pagamento global também deve ter uma equipe experiente e bem informada. Eles precisam conhecer requisitos legais locais, moedas e outros fatores relevantes.
É fundamental escolher um provedor que seja conhecedor das regulamentações nos países onde você planeja expandir. O objetivo principal é evitar quaisquer problemas legais ou complicações futuras.
Isso é um fator decisivo, mas o mais difícil de estimar. Procure avaliações de clientes para entender o quão familiarizado seu provedor está com as regulamentações locais de um país específico.
3. Recursos oferecidos
A maioria dos provedores de folha de pagamento global oferece os mesmos serviços. Você deve esperar que seu serviço de payroll global:
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Gerencie a folha de pagamento e retenha impostos,
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Distribua contracheques e comprovantes de pagamento, e declare impostos,
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Realize verificações de conformidade,
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Auxilie na classificação dos trabalhadores,
Também deve fornecer:
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Gestão de Contractors,
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Serviços de Employer of Record,
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Administração de benefícios,
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Atendimento ao cliente para o software de folha de pagamento,
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Proteção de direitos de IP.
No entanto, nem todos oferecem o mesmo conjunto de serviços. Reserve um tempo para revisar as funcionalidades específicas e os serviços de cada provedor de folha de pagamento global para garantir que atendam às necessidades da sua empresa.
4. Funcionários e Contractors
Um parceiro confiável deve ajudar você a cobrir todas as suas bases. Portanto, se você tem funcionários e Contractors independentes na sua equipe, precisa de um provedor de pagamento global capaz de atender aos requisitos relevantes de ambos.
Existem regras diferentes para essas duas entidades em alguns países, o que complica ainda mais a folha de pagamento. É por isso que alguns provedores evitam Contractors completamente e focam apenas em funcionários. Se você depende frequentemente de Contractors, isso pode ser um fator decisivo.
Os melhores provedores também podem oferecer ajuda na classificação e conformidade legal nesta questão. Podem ajudar a reduzir os riscos de má classificação ou ajudar a transformar seus Contractors em funcionários.
5. Confiabilidade
Você precisará compartilhar dados sensíveis sobre sua empresa com seu provedor de folha de pagamento global. Por isso, precisa de um parceiro competente e confiável — alguém em quem possa confiar para manter os dados seguros. Avalie o software do seu provedor de folha de pagamento global com base em melhores práticas em segurança de dados.
Seu provedor de folha de pagamento deve fornecer todas as informações necessárias em sua política de privacidade. Também deve possuir uma forte política de criptografia de dados e retenção de dados.
O software deve estar em conformidade com regulamentações relevantes, incluindo o GDPR, por exemplo. Além disso, lembre-se de se informar sobre o plano de backup do provedor e como eles responderiam a uma possível violação de dados.
6. Suporte ao cliente
Um bom provedor fornecerá tanto o software de folha de pagamento global quanto suporte ao utilizá-lo. A plataforma deve ser fácil de usar e oferecer os recursos necessários sem sobrecarregar você e sua equipe. Você deve conseguir encontrar rapidamente os dados de que precisa e realizar tarefas sem precisar ler um manual de usuário extenso.
A plataforma também deve oferecer um conjunto forte de recursos, pois você confiará nela para automatizar tarefas manuais e complexas. Deve também fornecer relatórios detalhados e precisos, preferencialmente em tempo real.
Lembre-se de perguntar ao provedor se a plataforma pode integrar-se ao seu software de contabilidade. Isso pode ajudar a minimizar os riscos inerentes à entrada manual de dados e otimizar ainda mais o processo de folha de pagamento.
Além disso, se a plataforma se tornar excessivamente complexa ou confusa, você precisará que o provedor esteja presente para oferecer suporte e orientação. Verifique sites de avaliações de usuários para ver o que outros usuários experimentaram. Você precisa saber se pode confiar neles para ajudar você de forma rápida e eficiente.
7. Serviços adicionais
Não se contente com o básico, especialmente se isso tiver um custo significativo. Você depende de um provedor para executar operações de folha de pagamento de forma eficiente. Mas eles também devem ajudar você a escalar para cima ou para baixo rapidamente ou realizar funções adicionais de RH, conforme acordado.
Por exemplo, você pode precisar fazer pagamentos ad hoc além do salário para seus funcionários. Um bom provedor deve ser capaz de suportar isso, mantendo a conformidade com as regulamentações locais.
A maioria dos provedores oferecerá uma demonstração, um teste gratuito ou uma apresentação de sua plataforma e processos, então aproveite essas oportunidades. Isso ajudará você a estimar se o provedor vale sua confiança e o investimento.
8. Preços
Ao avaliar provedores, o preço deve fazer parte da sua decisão. Os provedores de folha de pagamento global oferecem uma variedade de tipos de precificação, então você deve encontrar o que melhor se encaixa no seu orçamento.
Certifique-se de pesquisar e ver qual provedor oferece mais recursos pelo valor que você está disposto a pagar. Você não quer comprometer recursos essenciais, pois isso pode custar muito mais a longo prazo. Mas também não faz sentido pagar demais por recursos extras.
Escolher seu Provedor de Payroll Global é uma questão de avaliação cuidadosa
Existem muitos provedores de folha de pagamento global de renome, então tente avaliá-los em detalhes antes de contratar seus serviços para escolher o mais adequado.
O primeiro passo é sempre avaliar seus objetivos e necessidades de negócio. Considere o número de funcionários globais que você possui e planeja contratar no futuro. Observe de quais países eles vêm. Analise aspectos das operações de folha de pagamento que você se beneficiaria ao terceirizar. Além disso, seja pragmático quanto ao seu orçamento.
Depois de ter uma ideia clara da situação atual da sua empresa e de onde gostaria que ela estivesse em alguns anos, compare essa lista com os provedores potenciais. Isso limitará suas opções e facilitará sua busca pelo provedor de folha de pagamento global ideal.
Lembre-se de entrevistar cada provedor e aproveitar quaisquer demonstrações, apresentações ou testes gratuitos que ofereçam. Avaliações de clientes também podem ajudar a estimar a qualidade do serviço esperado.
Por fim, ter o provedor de folha de pagamento global certo pode garantir um maior crescimento dos negócios. Certifique-se de avaliar cada um com base nas suas necessidades e requisitos específicos antes de decidir. Com o parceiro certo, você terá processamento de folha de pagamento eficiente e sem preocupações com conformidade.
FAQ:
O que é folha de pagamento global?
Folha de pagamento global é o processo de gerenciar a folha de pagamento de funcionários em diferentes países. Ela fornece salários para sua equipe global enquanto mantém a conformidade com os regulamentos locais.
Como funciona a folha de pagamento global?
A folha de pagamento global funciona centralizando todos os processos de payroll para funcionários globais em um sistema ou com um provedor. Permite um processamento consistente e preciso, além de garantir conformidade com as regulamentações locais em cada país.
Como fazer payroll globalmente?
Para fazer payroll globalmente, as empresas devem estabelecer uma entidade legal em cada país onde empregam trabalhadores. Ou podem fazer parceria com um provedor de folha de pagamento global.
Um provedor de folha de pagamento global é uma organização que gerencia a folha de pagamento em vários países. Eles otimizam o payroll para pagamentos precisos e pontuais aos funcionários em todo o mundo. O provedor também garante conformidade com as regulamentações locais.
