Escolhendo um Provedor de Folha de Pagamento Global? 8 Fatores para Avaliar

Gerenciar a folha de pagamento não é fácil, e encontrar o processo de payroll que funciona para sua empresa pode ser estressante. Quando sua empresa começa a se expandir para outros países, fica mais complexo. Você precisa navegar por leis e regulamentos locais. Existem também diferenças de idiomas e moedas, o que pode tornar a folha de pagamento esmagadora.

É aí que um serviço global de payroll pode ser benéfico. Ele permite que você otimize a folha de pagamento e mantenha a conformidade em novos países.

Uma equipe experiente gerenciando o payroll global da sua empresa liberará seu tempo para que você possa se concentrar nas atividades principais do seu negócio.

Como gerenciar um payroll global?

Pequenas empresas com alguns funcionários globais provavelmente gerenciarão o payroll internacional internamente. O mesmo vale para grandes empresas globais. Geralmente, essa é a solução mais econômica para ambos. Elas contratam uma pessoa para gerenciar o payroll desses poucos funcionários ou uma equipe inteira para fazer isso em toda a empresa.

No entanto, há também o caso curioso de empresas de médio porte. Para elas, é demais para uma pessoa lidar, mas contratar uma equipe inteira é muito caro. Essas empresas frequentemente optam por terceirizar as operações de payroll global. Elas contam com um Employer of Record (EOR) ou uma Organização de Empregador Profissional (PEO) para o payroll global.

Resumindo, um EOR oferece a possibilidade de contratar talentos globais sem exigir que você crie uma entidade local. Diferentemente de uma PEO, trabalhar com um EOR irá protegê-lo de possíveis implicações legais de uma folha de pagamento mal gerenciada.

Ainda assim, como saber se um provedor de payroll global é adequado para sua empresa? Aqui estão algumas diretrizes para escolher o melhor serviço de payroll global.

Encontrando o Provedor de Global Payroll certo: Tudo que Você Precisa Saber

Ao terceirizar operações de payroll global, a PEO ou EOR adequada pode tirar muitas responsabilidades da sua lista de tarefas. Eles podem garantir que cada funcionário receba seu salário pontualmente e que os processos de RH relevantes estejam em conformidade.

Porém, você deve avaliar os provedores cuidadosamente. Afinal, você está terceirizando uma parte significativa do seu negócio. Aqui está o que procurar ao explorar suas opções para identificar o provedor certo para sua empresa.

1. Localização

Seu provedor de payroll global deve ter presença no país onde você busca contratar. Verifique quais países eles cobrem, e compare as localizações com seus planos de crescimento e expansão.

Considere seus planos de expansão de curto e longo prazo. Você pode estar pensando em um único país hoje, mas isso pode mudar no futuro.

Seu provedor de payroll global fará o possível para integrar sua empresa de forma eficiente. Mas, o processo pode ser rigoroso e demorado, pois envolve lidar com dados sensíveis. Ao escolher o provedor certo e avaliar as localizações, você pode passar pelo processo o mais rápido possível.

Ao entrevistar provedores, lembre-se de perguntar sobre seus planos de expansão. A cobertura deles pode não incluir um país específico hoje, mas, assim como seus negócios, eles também visam crescer. Pode ter novos países no pipeline, ou considerar adicioná-los para atender às suas necessidades.

2. Conformidade

Ter presença em um país onde você deseja contratar não é suficiente. Seu provedor de payroll global também deve ter uma equipe experiente e bem-informada. Eles devem conhecer requisitos legais locais, moedas, e outros fatores relevantes.

É fundamental escolher um provedor que conheça as regulamentações nos países onde planeja expandir. O objetivo principal é evitar quaisquer problemas ou complicações legais no futuro.

Isso é um fator decisivo, mas um dos mais difíceis de estimar. Procure avaliações de clientes para entender o quão familiar seu provedor é com as regulamentações locais de um país específico.

3. Recursos oferecidos

A maioria dos provedores de payroll global oferece os mesmos serviços. Você deve esperar que seu serviço de payroll global possa:

• Gerenciar a folha de pagamento e reter impostos,

• Distribuir holerites e contracheques, e declarar impostos,

• Realizar verificações de conformidade,

• Ajudar na classificação dos trabalhadores,

Ele também deve fornecer:

• Gestão de Contractors,

• Serviços de Employer of Record,

• Administração de benefícios,

• Atendimento ao cliente para software de payroll,

• Proteção dos direitos de propriedade intelectual.

No entanto, nem todos oferecem o mesmo conjunto de serviços. Reserve um tempo para revisar as funcionalidades específicas e os serviços de cada provedor de payroll global para garantir que atendam às necessidades da sua empresa.

4. Empregados e contractors

Um parceiro confiável deve ajudá-lo a cobrir todas as suas bases. Portanto, se você tem empregados e contractors independentes na sua equipe, precisa de um provedor de pagamento global capaz de atender aos requisitos relevantes de ambos.

Existem regras diferentes para essas duas entidades em alguns países, dificultando ainda mais o payroll. É por isso que alguns provedores de payroll evitam totalmente contractors e focam apenas em empregados. Se você depende frequentemente de contractors, isso pode ser um fator decisivo.

Os melhores provedores também podem oferecer ajuda na classificação e conformidade legal nesta questão. Eles podem ajudá-lo a reduzir os riscos de má classificação ou ajudar a transformar seus contractors em empregados.

5. Confiabilidade

Você terá que compartilhar dados sensíveis sobre sua empresa com seu provedor de payroll global. Por isso, precisa de um parceiro competente e confiável — aquele em quem pode confiar para manter os dados seguros. Certifique-se de avaliar o software do seu provedor de payroll global de acordo com melhores práticas em segurança de dados.

O seu provedor de folha de pagamento deve fornecer toda a informação necessária em sua política de privacidade. Eles também devem ter uma forte política de criptografia e retenção de dados.

O software deve estar em conformidade com regulamentações relevantes, incluindo GDPR, por exemplo. Além disso, lembre-se de se informar sobre o plano de backup do provedor e como eles responderiam a uma potencial violação de dados.

6. Suporte ao cliente

Um bom provedor fornecerá tanto o software de payroll global quanto suporte ao usá-lo. A plataforma deve ser fácil de usar e oferecer as funcionalidades necessárias sem te sobrecarregar ou sobrecarregar sua equipe. Você deve ser capaz de localizar rapidamente os dados de que precisa e realizar tarefas sem precisar ler um manual extenso.

A plataforma também deve oferecer um forte conjunto de funcionalidades, já que você confiará nela para automatizar tarefas manuais e complexas. Deve também fornecer relatórios detalhados e precisos, de preferência em tempo real.

Lembre-se de perguntar ao provedor se a plataforma pode integrar com seu software de contabilidade. Isso pode ajudar a minimizar os riscos inerentes à inserção manual de dados e a agilizar ainda mais o processo de payroll.

Além disso, se a plataforma se tornar confusa ou difícil de usar, você precisa que o provedor esteja presente e ofereça suporte e orientação. Verifique sites de avaliação de usuários para ver a experiência de outros usuários. Você precisa saber se pode confiar neles para ajudá-lo de forma rápida e eficiente.

7. Serviços adicionais

Não se contente com o básico, especialmente se tiver um preço elevado. Você depende de um provedor para executar operações de payroll sem problemas. Mas, eles também devem ajudá-lo a escalar rapidamente para cima ou para baixo, ou realizar funções adicionais de RH, conforme acordado.

Por exemplo, você pode precisar fazer pagamentos ad hoc além do salário aos seus funcionários. Um bom provedor deve ser capaz de suportar isso, mantendo-se em conformidade com as regulamentações locais.

A maioria dos provedores oferecerá uma demonstração, teste grátis ou uma apresentação rápida de sua plataforma e processos. Aproveite essas oportunidades para verificar se o provedor vale sua confiança e seu investimento.

8. Preços

Ao avaliar provedores, os preços devem fazer parte da sua decisão. Os provedores de payroll global oferecem uma variedade de tipos de preços, então você deve encontrar um que se encaixe no seu orçamento.

Certifique-se de pesquisar e ver qual provedor oferece mais recursos pelo valor que você está disposto a pagar. Você não quer comprometer recursos essenciais, pois isso pode custar muito mais a longo prazo. Mas também não faz sentido pagar demais por recursos extras.

Escolher seu Provedor de Global Payroll é questão de avaliação adequada

Existem muitos provedores de payroll global de renome, então tente avaliá-los detalhadamente antes de contratar seus serviços para escolher o mais adequado.

O primeiro passo é sempre avaliar seus objetivos e necessidades de negócios. Considere o número de funcionários globais que você possui e planeja contratar no futuro. Observe de quais países eles vêm. Analise os aspectos das operações de payroll dos quais você se beneficiará ao terceirizar. Além disso, seja pragmático quanto ao seu orçamento.

Depois de ter uma ideia clara da situação atual da sua empresa e onde gostaria que ela estivesse em alguns anos, compare essa lista com os potenciais provedores. Isso limitará suas opções e facilitará sua busca pelo provedor de payroll global ideal.

Lembre-se de entrevistar cada provedorde e aproveitar quaisquer demonstrações, apresentações ou testes gratuitos que ofereçam. Avaliações de clientes também podem ajudar a estimar a qualidade do serviço esperado.

Por fim, ter o provedor de payroll global certo pode garantir mais crescimento dos negócios. Certifique-se de analisar cada um com base em suas necessidades e requisitos específicos antes de decidir. Com o parceiro certo, você terá uma gestão eficiente de folha de pagamento e sem preocupações com conformidade.

FAQ:

O que é payroll global?

Payroll global é o processo de gerenciar a folha de pagamento de funcionários em diferentes países. Ele fornece salários para sua equipe global enquanto permanece em conformidade com as regulamentações locais.

Como funciona o payroll global?

O payroll global funciona centralizando todos os processos de folha de pagamento para funcionários globais em um sistema ou com um provedor. Isso permite uma emissão de pagamentos consistente e precisa, além de garantir conformidade com as regulamentações locais em cada país.

Como fazer payroll globalmente?

Para fazer payroll globalmente, as empresas devem estabelecer uma entidade legal em cada país onde empregam trabalhadores. Ou, podem fazer parceria com um provedor de payroll global.

Um provedor de payroll global é uma organização que gerencia a folha de pagamento em vários países. Eles agilizam o processo de payroll para pagamentos precisos e pontuais aos funcionários em todo o mundo, além de garantir conformidade com as regulamentações locais.