O que é um Employer of Record?

O que é um Employer of Record? Uma employer of record (EOR) é uma organização terceirizada que assume a responsabilidade legal pelo recrutamento, gestão e pagamento de funcionários. Ela fornece às empresas acesso a talentos sem que precisem arcar com a carga administrativa associada aos modelos tradicionais de emprego. Esse tipo de arranjo pode ser benéfico em situações onde as empresas necessitam de pessoal adicional, mas não possuem os recursos ou a infraestrutura necessários para gerenciá-los diretamente. Além disso, permite que os empregadores terceirizem certos aspectos de suas operações de RH, como processamento de folha de pagamento e conformidade tributária, mantendo o controle sobre o gerenciamento de desempenho dos funcionários e outras funções essenciais. O conceito por trás das EORs existe desde pelo menos o início do século XX, quando grandes corporações começaram a terceirizar necessidades de mão de obra para o exterior, visando reduzir custos e aumentar a eficiência. Hoje, muitas organizações utilizam esse modelo como parte de sua estratégia de força de trabalho global devido à sua flexibilidade e potencial de economia de custos em comparação com arranjos mais tradicionais de contratação, como contratação direta ou força de trabalho por contrato.

Entender por que uma empresa pode optar por uma EOR em vez de um empregador de direito comum é importante para qualquer negócio que deseja expandir suas capacidades de força de trabalho além do que pode gerenciar internamente. Uma EOR oferece várias vantagens em relação a um empregador de direito comum, incluindo:

• Redução de responsabilidade – A empresa não assume obrigações legais relacionadas à contratação de trabalhadores; essas responsabilidades recaem sobre o provedor terceirizado, que assume total responsabilidade por todas as leis aplicáveis que regem salários, impostos, benefícios etc.
• Economia de custos - Aproveitando economias de escala através de serviços compartilhados entre múltiplos clientes, o custo por trabalhador pode ser menor do que se cada cliente contratasse de forma independente sob contratos diferentes. Além disso, podem haver reduções significativas em despesas gerais relacionadas ao recrutamento de novos funcionários do zero toda vez que for necessário.
• Flexibilidade - As empresas podem ajustar rapidamente o quadro de funcionários para cima ou para baixo, dependendo da demanda, sem se preocupar com compromissos de longo prazo ou pacotes de indenização custosos, caso desligamentos se tornem necessários posteriormente. Além disso, ao utilizar Contractors independentes em vez de funcionários permanentes, as empresas podem evitar questões como pagamento de férias, licença médica etc., que requereriam administração adicional pelos times internos.
• Aumento na velocidade/eficiência – Como mencionado acima, devido ao menor esforço envolvido no onboarding e offboarding de pessoal via processos de terceiros, os processos tendem a acontecer mais rápido, permitindo às empresas concluírem projetos de forma mais ágil, minimizando a disrupção causada por mudanças frequentes na estrutura da equipe.

Concluindo, entender como os empregadores se diferenciam entre aqueles classificados sob “direito comum” vs “registros de empregador” ajudará a garantir que sua empresa permaneça em conformidade, tanto legal quanto financeiramente, ao tomar decisões relacionadas à expansão futura...

A Diferença Entre Employer of Record e Empregador de Direito Comum

Quando se trata de contratação de funcionários, os empregadores precisam entender a diferença entre um employer of record e um empregador de direito comum. Embora ambos sejam responsáveis por fornecer serviços relacionados ao emprego, como processamento de folha de pagamento, administração de benefícios e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis, há diferenças fundamentais que os distinguem. Um Employer of Record (EOR) é definido como uma organização ou indivíduo terceirizado que assume a responsabilidade por todos os aspectos relacionados à gestão de empregados, incluindo recrutamento, processos de onboarding, processamento de folha de pagamento, obrigações fiscais e outras tarefas administrativas associadas à gestão de funcionários. O EOR assume responsabilidade legal por quaisquer questões que possam surgir de suas ações, agindo em nome da empresa que representa. Esse tipo de arranjo permite às empresas terceirizar certas funções de RH sem terem controle direto sobre essas atividades ou assumirem responsabilidades adicionais por conta própria. Por outro lado, os Empregadores de Direito Comum (CLEs) têm controle total sobre as decisões relativas à força de trabalho, incluindo recrutamento direto de novos funcionários na estrutura da empresa, em vez de fazê-lo por um provedor externo como um serviço de EOR; isso significa que os CLEs assumem total responsabilidade por quaisquer riscos potenciais ligados à contratação de indivíduos dentro de seu quadro organizacional — incluindo declaração e pagamento de impostos, além de garantir conformidade com diversas leis trabalhistas e regulamentos locais onde for obrigatório por lei.

Além disso, os CLEs também serão responsáveis se ocorrerem problemas durante o emprego devido a negligência ou má conduta de qualquer uma das partes envolvidas na formalização do contrato (empregado/empregador). Em termos de obrigações legais, cada tipo apresenta requisitos diferentes: um EOR costuma cuidar de toda documentação necessária ao incorporar alguém à equipe, mas não assume a gestão de funcionários após a contratação — você ainda precisa garantir treinamentos adequados e políticas e procedimentos corretos durante todo o período de contrato. Por outro lado, um CLE é diretamente responsável por tudo relacionado à gestão de empregados, desde o recrutamento inicial até a rescisão; isso inclui elaboração de contratos, gerenciamento de impostos/deduções na folha de pagamento, além de garantir a conformidade legal de acordo com a jurisdição local.

Resumindo: ao comparar esses dois modelos, é possível notar distinções principais na autonomia concedida às partes envolvidas, ou seja, se é mais vantajoso terceirizar essa função por meio de uma entidade terceirizada conhecida como ‘Employer Of Record’ ou seguir pelo caminho tradicional referido como ‘Emprego por Direito Comum’. A decisão final deve ser baseada no que melhor atende às necessidades específicas de cada situação!

Os benefícios do Employer of Record

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Os benefícios do Employer of Record: Um Guia Completo

Quando se trata de gerir folha de pagamento e outras tarefas relacionadas ao emprego, as empresas têm algumas opções. Uma delas é o uso de um employer of record (EOR). Um EOR fornece às empresas acesso a profissionais experientes que podem cuidar de todos os aspectos ligados à gestão de funcionários, incluindo processamento de folha, declaração de impostos, administração de benefícios e mais. Esse tipo de serviço oferece várias vantagens para quem busca economizar tempo e dinheiro, além de reduzir suas responsabilidades legais. Neste guia completo, exploraremos os diversos benefícios de utilizar um serviço de employer of record.

Economia de tempo & eficiência

Um dos principais benefícios ao contratar um EOR é o aumento da eficiência em termos de economia de tempo. Ao terceirizar essas funções a um provedor externo, como uma empresa de EOR ou PEO (Professional Employment Organization), os empregadores podem focar nas operações principais do negócio, sem se preocupar com tarefas administrativas como processamento de folha ou questões de conformidade relacionadas a impostos ou leis trabalhistas — que podem ser processos complexos e trabalhosos se feitos internamente por funcionários não especializados nessas áreas. Além disso, como a maioria dos provedores oferece soluções automatizadas, eles geralmente requerem mínima intervenção dos empregadores, tornando sua gestão mais fácil do que se fosse feito manualmente dentro da própria organização.

Redução de custos & mitigação de riscos

Outra grande vantagem de utilizar serviços oferecidos por programas de registros de empregador é a redução de custos, devido à sua capacidade de ajudar a mitigar riscos relacionados às violações das leis trabalhistas. Como a maioria desses programas inclui cobertura de seguro de responsabilidade, quaisquer multas potenciais por não conformidade provavelmente seriam cobertas pela apólice, ao invés de sair do bolso do empresário — economizando uma quantidade considerável de dinheiro no longo prazo, especialmente se surgir a necessidade de se defender contra ações relacionadas a salários, horas trabalhadas, pagamento de horas extras etc.

Além disso, uma grande parte dos custos de contratação de novos funcionários é gerenciada pelo provedor via taxas, ao invés de serem pagos diretamente às organizações clientes, o que também proporciona vantagem financeira, pois não há necessidade de cobrir despesas gerais envolvidas no recrutamento, treinamento, onboarding etc.

Acesso a especialização & recursos

Outro benefício importante de trabalhar com equipes de especialistas profissionais é o entendimento atualizado das mudanças na legislação trabalhista global e regulamentações que regem o ambiente de trabalho atual. Ter alguém bem informado para esclarecer dúvidas, fornecer orientações e garantir conformidade com órgãos como Department of Labor, Internal Revenue Service, Occupational Safety & Health Administration, entre outros, é um recurso valioso, especialmente para pequenas e médias empresas que podem não dispor de recursos internos dedicados a esse acompanhamento.

Processos Otimizados

Por fim, um último benefício a mencionar refere-se aos processos otimizados possibilitados pelo uso de sistemas tecnológicos que automatizam e agilizam o fluxo de trabalho, tornando mais fácil o acompanhamento de tarefas, envio de aplicações, visualização do status de posições abertas e monitoramento de desempenho, produtividade e satisfação geral. Basta clicar em um botão para ver tudo, ao invés de depender de métodos manuais, formulários em papel ou softwares ultrapassados que levam tempo para completar tarefas que poderiam ser feitas mais rápido por plataformas digitais modernas.

Como pode perceber, há diversas razões para considerar a contratação de serviços oferecidos por Programas de Registros de Empregador, independentemente do tamanho ou escopo da sua organização, pois investir nas ferramentas certas, nas pessoas certas, aumenta exponencialmente as chances de sucesso e reduz riscos de erros caros ao longo do caminho.

Os riscos do Employer of Record

Quando se trata de contratação de funcionários, as empresas devem estar cientes dos riscos associados ao uso de um Employer of Record (EOR). Um EOR é uma entidade terceirizada que assume a responsabilidade legal e financeira pelo pagamento de salários e impostos. Embora esse arranjo possa oferecer muitos benefícios, existem também potenciais responsabilidades que os empregadores devem considerar antes de firmar esse tipo de contrato. O risco mais significativo ao contratar via EOR é a conformidade com leis locais, estaduais e federais. Ao atuar como um Empregador de Direito Comum (CLE), as empresas têm controle direto sobre os processos de folha de pagamento, o que lhes permite garantir que permanecem em conformidade o tempo todo. Contudo, ao terceirizar essas responsabilidades para um EOR, pode haver lacunas no conhecimento ou na compreensão das regulamentações aplicáveis, levando a problemas de não conformidade futuramente. Isso pode resultar em multas pesadas por órgãos governamentais ou até acusações criminais se ocorrerem violações graves por negligência ou desrespeito deliberado às regras estabelecidas, que regulam práticas de emprego dentro de determinadas jurisdições.

Outro grande problema relacionado ao uso de um Employer of Record refere-se à proteção de responsabilidade contra reclamações feitas por ex-funcionários insatisfeitos que se sintam prejudicados durante seu período de contrato — independentemente de você ter sido realmente responsável por qualquer irregularidade. Em alguns casos, tribunais já decidiram contra os CLEs, mesmo que não tenham participação direta, devido à incapacidade de se protegerem adequadamente contra possíveis litígios oriundos das atividades conduzidas pelo parceiro EOR escolhido. Portanto, entender como cada fornecedor lida com disputas entre partes é fundamental para saber que tipo de cobertura será oferecida, caso algo dê errado durante a gestão de pessoal por serviços de terceiros.

Para minimizar riscos ao lidar com entidades externas como EORs, o mais recomendado é estabelecer contratos claros e detalhados que definam expectativas de ambas as partes antes de iniciar a relação comercial. Esses documentos devem incluir cláusulas acerca de pagamento, resolução de disputas, indenizações, entre outros aspectos… Além disso, é essencial revisar minuciosamente o histórico dos potenciais parceiros, verificando referências, credenciais e licenças necessárias, de modo a obter uma melhor compreensão da qualidade do serviço oferecido e da reputação no mercado. Assim, é possível reduzir as chances de violar leis inadvertidamente ou assumir riscos desnecessários ao longo do caminho.

Como escolher um Employer of Record

Ao escolher um Employer of Record (EOR), as empresas devem considerar diversos fatores. Desde a experiência e expertise do fornecedor até a capacidade de atender às normas de conformidade em diferentes jurisdições, há várias questões-chave que devem ser avaliadas na seleção do EOR. O primeiro passo é analisar a experiência do potencial provedor na área de legislação trabalhista de diferentes países ou regiões. É importante escolher um que tenha amplo conhecimento na legislação local, para evitar problemas legais futuros e assegurar que todos os funcionários recebam benefícios compatíveis com as regulamentações locais. Além disso, recomenda-se optar por provedores que atuem com sucesso há mais de 10 anos — isso aumenta a confiança de que suas necessidades de negócio serão atendidas de maneira eficaz e eficiente, por profissionais experientes.

Outro aspecto que não deve ser negligenciado é a eficiência de custos; embora serviços de alta qualidade possam ter um valor mais elevado, isso não significa que a sua empresa precise gastar uma fortuna, especialmente em tempos de restrições orçamentárias agravadas pela pandemia de Covid-19. Procure soluções que ofereçam preços competitivos sem comprometer a qualidade, como suporte na folha de pagamento ou assistência na contratação de funcionários, permitindo que sua empresa obtenha máximo valor sem sobrecarregar suas finanças.

Além disso, avalie se o potencial provedor oferece serviços adicionais além da gestão de folha, como acesso a softwares de RH, aconselhamento sobre imigração, suporte na declaração de impostos etc. Esses extras podem ser essenciais dependendo das operações específicas de cada organização.

Outro ponto importante é verificar se o fornecedor disponibiliza suporte ao cliente via telefone, e-mail ou chat 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que dúvidas relacionadas a pagamentos, contratos ou tarefas administrativas possam ser resolvidas rapidamente, independentemente do fuso horário.

Por fim, leia cuidadosamente os termos e condições antes de assinar o contrato com o employer record; familiarize-se com detalhes sobre cronogramas de pagamento, políticas de cancelamento, e qualquer outra condição relevante, para compreender exatamente o que se espera de cada parte ao firmar o acordo.

Considerando todos esses pontos na avaliação de diferentes soluções de EOR disponíveis no mercado, sua empresa poderá escolher a opção mais adequada às suas necessidades específicas, respeitando o orçamento e garantindo um serviço de alta qualidade que mantenha as operações funcionando de forma eficiente.

Em suma, um Employer of Record (EOR) oferece às empresas uma forma econômica e flexível de acessar talentos sem a carga dos modelos tradicionais de emprego. Esse modelo traz vantagens como responsabilidade legal reduzida, economia de custos, maior flexibilidade e agilidade. Porém, os empregadores devem entender as diferenças entre EORs e Empregadores de Direito Comum (CLE), incluindo suas responsabilidades respectivas na gestão de funcionários. Ao selecionar um fornecedor de EOR, é crucial avaliar sua experiência internacional, consultando serviços adicionais oferecidos, como softwares de RH ou aconselhamento migratório. Assim, ao levar esses fatores em conta, as empresas podem optar pela solução que melhor atende às suas necessidades específicas, garantindo um padrão elevado de cuidado profissional.