Diferenças Explicadas: Contractors 1099 vs. Employees W-2

Uma vez que você comece a contratar pessoas para ajudar com sua carga de trabalho, enfrentará decisões sobre o tipo de emprego delas. Você pode decidir contratar alguém em tempo integral. Outras vezes, um Contractor of Record pode ser uma opção melhor.

É importante entender a diferença entre um independent contractor e um funcionário. Isso afetará como eles podem contribuir para sua empresa e como você os pagará. Você também precisará entender a diferença entre os formulários 1099 e W-2, para manter a conformidade quando chegar a temporada de impostos.

Aqui está tudo o que você precisa saber sobre contractors 1099 e funcionários W-2. Vamos discutir os benefícios de cada um e o que você deve esperar ao contratar qualquer um deles.

Qual é a diferença entre um independent contractor e um funcionário?

Existem várias diferenças entre um contractor e um funcionário que todo empregador deve conhecer.

Quando você contrata um funcionário, geralmente o contrata em tempo integral ou parcial, e você pode direcionar qual trabalho ele fará para sua empresa. Você decide quando ele trabalha, no que ele trabalhará e como ele realiza o trabalho.

Por outro lado, independent contractors trabalham por contrato. Com contractors, você precisa definir os requisitos antecipadamente e concordar com prazos, entregas e preços. Essa cooperação pode ser um pouco limitada e exige mais planejamento antecipado. Mas, assim que o contrato termina, suas obrigações com o contractor também acabam.

Ambos podem realizar trabalhos para sua empresa. Mas, aqui estão algumas coisas que você deve considerar:

1. Nível de autonomia

Quando você contrata alguém em tempo integral, tem toda a liberdade para direcionar sua carga de trabalho. Você pode estabelecer as regras sobre quando, onde e como seu funcionário deve trabalhar. Seu funcionário também pode assumir responsabilidades extras. Eles seguirão as diretrizes da empresa e suas instruções ao realizar o trabalho.

Independent contractors são seus próprios chefes. Um independent contractor definirá seus próprios horários e salários. Ao contrário dos funcionários, eles geralmente seguem um conjunto de melhores práticas para o trabalho, em vez de aderir às suas diretrizes.

Independent contractors podem ou não levar em consideração suas preferências e requisitos. Eles são mais autônomos em relação à sua carga de trabalho. Se você prefere ter mais controle sobre o trabalho, um funcionário pode ser uma opção melhor. Mas, independent contractors provavelmente completarão a tarefa de forma rápida e eficaz. Eles também não precisam ou apreciam muita supervisão.

2. Especialização

A principal razão pela qual os empregadores decidem contratar independent contractors é que eles geralmente vêm com um conjunto de habilidades específicas. Eles possuem uma expertise de nicho que sua empresa pode precisar no momento. Você pode confiar neles para concluir o trabalho muito mais rápido do que treinando um de seus funcionários.

Independent contractors também costumam trabalhar com base na necessidade de saber, então você pode pular o detalhado processo de onboarding. Em resumo, você pode contar com independent contractors para completar o trabalho muito mais rápido do que um funcionário regular.

3. Lealdade

Quando você compara funcionários com independent contractors, a lealdade se destaca como uma diferença chave. Você rapidamente perceberá que os contractors não têm o mesmo senso de lealdade à sua empresa que seus funcionários têm.

Com funcionários, você trabalha em direção a um objetivo comum. Um contractor 1099 focará em fazer o trabalho de forma rápida e eficiente e receberá pelo serviço. Um independent contractor se dedicará a completar sua parte do trabalho. Mas, eles podem não ter interesse na visão maior da sua empresa.

Além disso, nenhuma cláusula impede o contractor de trabalhar com várias empresas ao mesmo tempo. A menos que você assine um NDA ou acordo similar, o independent contractor pode usar a experiência adquirida em outros projetos.

Também há a questão dos direitos de IP, que você deve discutir com um independent contractor antecipadamente. Com um funcionário, os direitos de propriedade intelectual pertencem automaticamente à empresa. Isso não acontece com independent contractors.

4. Flexibilidade

Outro grande benefício de contratar independent contractors é a flexibilidade. Você pode contratar contractors para trabalhos e tarefas de curto prazo. Pode contar com eles para tarefas que levam algumas horas para serem concluídas, por exemplo. Ou, quando contratar alguém em tempo integral pode não ser a solução mais econômica.

Outras vezes, pode ser um projeto pontual que você não precisará no futuro. Contratar independent contractors também pode ser uma boa ideia se você precisar de expertise específica.

Assim que seu contrato termina, você não tem mais obrigação com o contractor. A menos que tenha mais trabalho para eles, eles podem procurar projetos e contratos em outros lugares. Encerrar um funcionário em tempo integral é um processo muito mais complexo. Assim como eles não precisaram de um onboarding especial, você não precisa fazer o offboarding de contractors, entre outras coisas.

5. Preço

Independent contractors podem ser mais econômicos dependendo do tipo de trabalho para o qual você está contratando. Se você precisa de tarefas ocasionais, contratar um independent contractor pode ser uma boa opção.

Como você não precisa pagar impostos e benefícios para um contractor, eles podem parecer uma escolha mais barata. No entanto, independent contractors ainda precisam pagar esses custos por conta própria. Assim, seus salários por hora provavelmente refletirão esse aumento em comparação ao salário por hora de um funcionário.

Portanto, se você precisa deles ocasionalmente, contratá-los como funcionários pode ser mais caro. Mas, se precisar recontratá-los frequentemente, contratar em tempo integral pode ser mais econômico. Se você precisar deles em tempo integral e eles aceitarem sua oferta, convertê-los em funcionário economizará bastante a longo prazo.

Qual é a diferença entre 1099 vs W-2?

Agora que a diferença entre os dois está clara, você precisa entender como os formulários fiscais de fim de ano se encaixam. Em termos de 1099 vs W-2, como empresa, você envia um ou outro para seus funcionários ou contractors.

Formulário 1099 vs. Formulário W-2

O formulário W-2 é enviado aos seus funcionários todo ano, até o final de janeiro. Este formulário inclui informações necessárias para que eles possam declarar seus impostos, como salários e impostos retidos.

O formulário 1099, mais precisamente o 1099-NEC, é enviado aos independent contractors. Como empresa, você precisa enviar um 1099-NEC para cada contractor ao qual pagou $600 ou mais no ano, até o final de janeiro.

Para fazer isso, você deve primeiro pedir ao seu contractor que envie um formulário W-9. Ele incluirá todas as informações relevantes para preencher e enviar o 1099-NEC. O contractor usará as informações do 1099 para declarar a receita e as despesas de seu negócio.

Classificação de funcionário

É importante entender a diferença entre esses formulários fiscais. Mas, você também precisa manter em mente os parâmetros que diferenciam independent contractors de funcionários.

A má classificação de funcionários pode ser uma ameaça séria para uma empresa. Em essência, para funcionários, você deve fornecer salário, retirar impostos e oferecer benefícios estatutários. Isso não se aplica a independent contractors, que, por sua vez, têm um nível de liberdade não aplicável a funcionários.

O IRS possui um conjunto rigoroso de diretrizes sobre como classificar seus funcionários. Algumas linhas podem estar um pouco borradas devido ao crescimento da gig economy. Ainda assim, é importante entender como classificar seus funcionários para manter a conformidade.

Vários fatores entram em jogo para discernir se alguém é um funcionário ou um independent contractor. Esses fatores giram em torno do nível de independência que eles têm ao realizar o trabalho. Se alguém trabalha em tempo integral e recebe um salário fixo mensal ou semanal, provavelmente é um funcionário. Independent contractors definem seus horários e recebem pagamento após a conclusão do contrato.

Um funcionário normalmente trabalha de um escritório. Usa os equipamentos da empresa e segue as diretrizes da empresa, em vez de um conjunto universal de melhores práticas. Sua carga de trabalho diária pode mudar, e eles podem assumir trabalhos extras.

Um independent contractor tem o direito de escolher onde trabalha, como concluirá a tarefa e quais ferramentas quer usar ou trabalhar. Se aceitará mais trabalho fica a critério dele, e provavelmente trabalhará para várias empresas ao mesmo tempo.

O que acontece se eu classifiquei mal um funcionário?

Se você descobrir que seu independent contractor tende mais para W-2 do que para 1099, deve conversar com ele sobre contratá-lo como funcionário. Existem muitos benefícios em ter um funcionário, e será uma opção mais econômica a longo prazo.

A má classificação de um funcionário pode levar a sérias penalidades e taxas. Normalmente, o empregador deve pagar contribuições retroativas de previdência social ou pensão. O empregador também provavelmente terá que pagar benefícios retroativos, salário, horas extras e pagamento de férias. Podem haver penalidades e taxas incluídas.

Alguns países atribuem uma responsabilidade pessoal significativa aos empregadores por classificar mal um funcionário. Pode levar à multa dos diretores que classificaram mal um funcionário, e em alguns países, até prisão.

Se você não tem certeza se seu contractor é um funcionário, consulte as diretrizes do IRS ou seu provedor de folha de pagamento global. Eles fornecerão insights relevantes para seu negócio e situação atual.

Exemplos de trabalhadores 1099 vs. W-2

Pode ser difícil entender se você deve contratar alguém como funcionário ou contractor. Então, aqui estão alguns exemplos reais para ajudar a identificar a diferença.

Você pode contratar alguém como 1099 se ele for:

1. Consultores que auxiliam sua empresa em projetos com uma data de início e fim claras.

2. Web designers e desenvolvedores, que trabalham por projeto.

3. Escritores freelancers que cobram por artigo, em vez de por hora.

Mas, você deve contratar todos esses como trabalhadores W-2 se:

1. Os consultores estiverem atuando mais como gerentes de projeto do que como consultores pontuais.

2. Você decidir contratar web designers em tempo integral se precisar de designs contínuos para sua equipe de marketing. Ou, se desejar melhorias ou manutenção contínua em seu site ou aplicativo, considere contratar web developers como W-2.

3. Se precisar que seus escritores tenham horários de trabalho agendados de forma contínua.

Os custos de W-2 vs 1099

Existe uma ideia errada comum de que contractors 1099 são mais baratos do que contratar alguém em tempo integral. A verdade é que a relação custo-benefício depende de cada caso individual.

Na maioria das vezes, a taxa horária do independent contractor e de um funcionário acaba sendo a mesma. Os proprietários de negócios geralmente pensam que um contractor é mais barato. Isso porque eles não são obrigados a reter impostos ou fornecer pensão e seguro de saúde.

No entanto, o contractor ainda paga por esses custos, então provavelmente os calcula em sua tarifa mensal ou horária. O mesmo vale para equipamentos de trabalho, atividades de RH e outras tarefas relacionadas ao negócio. Eles incluem as tarefas típicas de um empregador em seu preço, o que muitas vezes afeta a tarifa por hora.

Por exemplo, digamos que você tenha um funcionário W-2, cujo salário base seja $100.000 por ano. Quando você adiciona os benefícios, que normalmente variam de 15 a 30%, esse funcionário pode custar até $130.000 para sua empresa. Dividindo pelo número de horas trabalhadas, seu custo por hora fica em torno de $62.

Mas, seu independent contractor também tem os mesmos benefícios e contribuições a cumprir. Além disso, em média, independent contractors pagam mais impostos. Há também o custo dos benefícios normalmente fornecidos a um funcionário. Eles precisam incluir licenças médicas, dias de folga, custo de equipamentos, tempo gasto em atividades de RH, espaço de escritório e muito mais em sua tarifa por hora.

Para atingir o salário base de $100.000, seu independent contractor provavelmente precisará cobrar mais de $80 por hora para cobrir o salário do funcionário. Se você contratar um independent contractor para um projeto de um ano em tempo integral, pagará mais de $166.000.

A longo prazo, contratar um independent contractor pode ser mais caro do que ter alguém contratado em tempo integral.

Você deve contratar um W-2 ou 1099?

Se você deve contratar um funcionário ou optar por um independent contractor depende das necessidades atuais e de longo prazo do seu negócio. Ambos têm prós e contras, e é importante avaliar esses aspectos realisticamente antes de contratar.

Contratar um independent contractor pode ser uma maneira rápida e econômica de concluir o trabalho, se você precisar de alguém para tarefas ocasionais. Eles também costumam ter expertise de nicho útil e podem começar rapidamente, pois não há necessidade de um processo de onboarding longo.

No entanto, você pode considerar convertê-los em funcionário se depender frequentemente do seu independent contractor. Eles podem demonstrar interesse em se tornar membros mais permanentes da equipe, o que é mais um motivo para convertê-los em funcionário.

É melhor ser um W-2 ou 1099?

Se você deve ser um contratado 1099 ou buscar emprego como W-2 depende de suas preferências pessoais.

Como um independent contractor, você é seu próprio chefe. Provavelmente precisará estabelecer uma empresa individual e pagar seus benefícios e impostos. Como funcionário, pode contar com seu empregador para fornecer salários e benefícios.

Como um contratado 1099, você tem mais liberdade para escolher para quem trabalha, como e quando. Um contractor pode ter mais de um empregador ao mesmo tempo. Você precisa de habilidades organizacionais fortes para gerenciar seu tempo e dinheiro enquanto trabalha em vários projetos.

Como um funcionário W-2, você tem direito a alguns benefícios. Isso inclui benefícios estatutários, mas também pensão, assistência médica e outros privilégios.

Como um independent contractor, você precisará encontrar maneiras de compensar alguns desses benefícios. Precisa calcular possíveis folgas e dias de doença em sua tarifa por hora. Também precisará criar sistemas para encontrar novos clientes e gerenciar faturas e finanças. Como um independent contractor, você terá que fazer ajustes que os funcionários não precisam se preocupar.

Se deseja mais independência no seu trabalho, atuar como um contractor 1099 pode ser uma boa opção. Se gosta do conforto de um salário regular e benefícios associados, então um funcionário W-2 pode ser melhor para você.

FAQ:

É melhor receber como 1099 ou W-2?

Isso depende do seu relacionamento empregador-empregado. Como contratado sob 1099, você é responsável por pagar 100% dos impostos do Medicare e da Previdência Social trimestralmente. Como funcionário W-2, você precisa pagar 50% desses impostos, enquanto o restante é retido pelo empregador.

Tanto contractors quanto funcionários precisam pagar imposto de renda, mas a alíquota varia dependendo da faixa de imposto.

Por que recebi um 1099 em vez de um W-2?

Se você recebeu um 1099 em vez de um W-2, significa que seu empregador o classificou como contractor. Você deve se familiarizar com as diferenças financeiras e legais entre um 1099 e um W-2. Como um independent contractor, você deve pagar seus impostos, incluindo o imposto de autoemprego. Consulte seu consultor fiscal para entender o que essa diferença significa para você.

O 1099 é tributado menos?

Independent contractors geralmente pagam mais impostos do que funcionários, pois não há um empregador que cubra metade dos impostos. Para funcionários, 7,65% da renda do funcionário é retido automaticamente para cobrir impostos do Social Security e Medicare. O empregador também contribui com a mesma quantia por funcionário.

Como o independent contractor é tanto empregador quanto empregado, toda essa carga tributária recai sobre ele. Isso significa que ele deve contribuir com ambas as partes, o que chega perto de 15,3% de sua renda.