Desafios de Conformidade de RH e Como Superá-los | Atualizado em 2025

As seguintes são as questões mais comuns de conformidade de RH enfrentadas por empresas em todo o mundo:

1. Mudanças na Conformidade de Mercado

Quando a Wells Fargo & Company realizou uma pesquisa em 2016 para descobrir se a queda na economia global afetaria as empresas americanas ao entrarem em mercados internacionais, revelou que 87% das empresas e empreendimentos dos EUA ainda acreditam que expandir seus negócios internacionalmente é necessário para alcançar crescimento de longo prazo.

Além disso, a pesquisa descobriu que seis entre dez respondentes acreditavam que suas empresas esperam ter um aumento em suas iniciativas de negócios internacionais, e 54% permaneceram confiantes de que a presença global de suas empresas será mais importante nos meses seguintes. Da mesma forma, 63% mencionaram que esperam alcançar um planejamento de expansão global de longo prazo em 2016. Pode-se deduzir que o planejamento para internacionalização ou globalização continua sendo a prioridade máxima para a maioria das empresas dos EUA.

No entanto, a expansão de negócios global não é um processo fácil. Cada país tem suas próprias leis e regulamentos. Como empregador, você precisa estar informado de como funciona a folha de pagamento (ou seja, cumprir requisitos de emprego, registro de negócios, entre outros). As empresas são obrigadas a enviar uma ampla gama de documentos e outros requisitos de conformidade dentro de um período de 3 meses, especialmente se considerarmos a demanda da organização em relação aos seus planos de expansão global. Em outras palavras, a conformidade não apenas exige rigor, ela também necessita de muito tempo investido.

Isso fica ainda mais complicado se ocorrerem mudanças e novas tendências na conformidade do mercado internacional. Sem falar no tempo maior necessário para cumprir esses requisitos. Felizmente, há Employers of Record (EOR) que podem ajudar você a expandir seu negócio no mercado global sem complexidades.

A Rivermate oferece ferramentas de classe mundial que permitem contratar funcionários em qualquer lugar do mundo. A Rivermate cuidará da folha de pagamento, conformidades e benefícios para que você possa se concentrar totalmente no crescimento do seu negócio. Ela fornece as soluções necessárias para colocar sua empresa no mercado global sem gastar demais.

2. Gestão incorreta da conformidade de folha de pagamento

A conformidade da folha de pagamento é uma das jogadas mais cruciais na expansão de negócios global. As regras, regulamentos e leis variam de país para país e essas mudanças ocorrem regularmente. Uma má gestão na sua folha de pagamento costuma ser a causa raiz de multa pesada e penalidades. Dito isso, seu Departamento de Recursos Humanos deve estar atento às atualizações sobre esse tema, especialmente porque há também países que implementam regulações diferentes de uma região ou município para outro. Em outras palavras, múltiplas regiões e municípios dentro de um país podem ter leis diferentes. Não seria surpresa se o RH cometesse erros nesse aspecto particular, considerando sua complexidade.

Em países como Chile, Argentina e Uruguai, as leis exigem que os funcionários assinem seus contracheques ao recebê-los. Quando isso é negligenciado, uma ação judicial pode ser movida contra sua empresa por salários não pagos, prejudicando ainda mais as finanças da sua empresa.

Valerie Bolden-Barrett mencionou em seu artigo de 7 de junho de 2017, que pelo menos dois erros na folha de pagamento podem levar à renúncia do funcionário. Segundo o Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49% dos trabalhadores americanos estão dispostos a pedir demissão assim que enfrentam apenas dois problemas com seus contracheques. Isso demonstra claramente a importância de o RH cumprir corretamente a conformidade da folha de pagamento, não apenas considerando as leis trabalhistas, mas também o impacto para os funcionários.

É altamente recomendável que o RH tome medidas para monitorar de forma eficiente e precisa seus processos de folha de pagamento, garantindo que não haja erros nos contracheques dos funcionários. Os empregadores também devem comunicar-se de forma eficaz com seus funcionários assim que ocorrerem erros imprevistos. Isso não só ajuda os empregadores a resolver problemas relacionados à folha de pagamento, como também demonstra transparência e responsabilidade tanto para os atuais quanto para os futuros empregados, tornando a empresa um “lugar para estar” para esses funcionários.

3. Política de benefícios

Existem várias maneiras de abordar e aplicar benefícios aos empregados. Você pode consultar o site oficial do governo do país onde deseja expandir seus negócios para saber mais sobre seus benefícios estatutários, requisitos de satisfação dos funcionários, e todos os detalhes necessários. Seu RH também pode contatar diretamente a pessoa responsável para obter informações mais detalhadas sobre benefícios.

Planejar uma política de benefícios é uma ótima oportunidade para você avaliar e verificar se está gastando demais em seu orçamento com benefícios aos funcionários. Por exemplo, você não precisa mais fornecer seguro saúde privado a seus funcionários se o estado já oferece planos de saúde públicos. No entanto, para funcionários séniores no Reino Unido, o caso é diferente. A legislação trabalhista exige que diretores seniores recebam cobertura de saúde privada para suas famílias e até mesmo um carro da empresa. São pequenas diferenças como essas que o RH deve explorar com meticulosidade para evitar multas à empresa.

Além disso, pais que trabalham na Dinamarca têm direito a 52 semanas de licença parental. As mães podem tirar quatro semanas de licença antes de dar à luz, seguidas de outras 14 semanas após o parto, enquanto os pais recebem duas semanas de licença nas primeiras 14 semanas após o nascimento de uma criança. Não é benéfico para uma empresa ficar com falta de pessoal, e é exatamente por isso que o departamento de RH está entre os departamentos mais importantes para manter a estabilidade da empresa. Portanto, eles precisam saber como substituir a perda na força de trabalho.

Quando a maioria dos funcionários está em licença parental, o fluxo de trabalho é grandemente afetado. Os Recursos Humanos devem aprender a gerenciar eficientemente o calendário da empresa, terceirizar tarefas e lidar com equipes sobrepostas e de transição.

4. Planos de aposentadoria e pensão

Um estudo do Pew Research Center descobriu que 58% da força de trabalho é composta por baby boomers ou Gen Xers, fato que foi uma razão significativa para o aumento da demanda por planejamento de aposentadoria e pensão em 2019. Isso contrasta com algumas décadas atrás, quando esses planos não recebiam atenção suficiente. Como o departamento responsável por esses aspectos na empresa, Recursos Humanos deve estar atento tanto às demandas dos funcionários quanto às leis trabalhistas relativas aos requisitos estatutários de planos de aposentadoria e pensão, para garantir que os planos mais favoráveis sejam aplicados.

Além disso, na expansão de negócios global, os empregadores também precisam considerar as idades obrigatórias de aposentadoria que variam de país para país. Em alguns países, por exemplo, a idade obrigatória é 60 anos, enquanto outros adotam uma idade mínima de aposentadoria de 62 anos.

Um erro comum que os empregadores cometem é a troca e a má utilização dos termos aposentadoria e pensão. Esses dois termos são diferentes e, embora estejam relacionados, como empregador, é vital ter uma definição clara de cada um. Segundo Differencebetween, pensão é a soma controlada de dinheiro baseada no salário e nos serviços do funcionário. Ela corresponde ao tempo em que o funcionário prestou serviços à empresa. Por outro lado, aposentadoria refere-se a uma idade na qual o funcionário decide parar de fazer parte da força de trabalho.

À medida que você contrata mais funcionários no exterior, também se familiarizará com a conformidade, processos de folha de pagamento e leis trabalhistas desses países, incluindo e principalmente planos de aposentadoria e pensão.

Ter uma força de trabalho internacional pode ser desafiador e custar bastante dinheiro. Portanto, confiar em um Employer of Record (EOR) pode ser a maneira mais eficaz de facilitar a expansão de negócios globais.

5. Privacidade de dados e Cyberataques

Ser alvo de hackers não é algo desconhecido para as maiores empresas do mundo. Em outubro de 2013, uma violação de dados na Adobe afetou 153 milhões de registros de usuários. De acordo com o relatório, hackers roubaram mais de 3 milhões de registros de cartões de crédito criptografados de seus clientes e usuários. Ainda naquele ano, a Adobe foi cobrada em US$ 1,1 milhão em honorários legais e uma quantia não divulgada a alguns usuários afetados para resolver suas reclamações por violação da Customer Records Act.

Se violações de dados podem acontecer com gigantes como a Adobe, seria insano pensar que pequenas e médias empresas são invulneráveis a esses problemas. Com os avanços tecnológicos aqui e ali, as ameaças de hacking e outras formas de ataques cibernéticos ficaram mais evidentes do que nunca. Todas as empresas estão em risco, incluindo especialmente os pequenos negócios. Você, como executivo da empresa, deve assegurar que todas as informações importantes e sensíveis estão armazenadas, criptografadas e protegidas contra qualquer tipo de ataque cibernético.

Uma solução que você pode implementar para superar esse desafio é oferecer benefícios de proteção de dados a todos os seus funcionários, o que pode estar incluído na sua política de benefícios. Existem muitos softwares e serviços disponíveis que você pode contratar para monitorar roubo de identidade e ameaças. Assim, você não apenas protege seus clientes, mas também toda a sua força de trabalho.

Superar os desafios de conformidade de RH não se limita apenas à folha de pagamento, leis estaduais e regulamentos. Contudo, oferecer planos de benefícios e vantagens aos seus funcionários pode ajudá-los a melhorar seus serviços e atender à demanda do mercado atual.