Desafios de Conformidade de RH e Como Superá-los | Atualizado em 2025

Os seguintes são os problemas mais comuns de conformidade de RH enfrentados por empresas em todo o mundo:

1. Mudanças na Conformidade do Mercado

Quando a Wells Fargo & Company realizou uma pesquisa em 2016 para descobrir se a diminuição da economia global afetaria as empresas dos EUA na entrada em mercados internacionais, revelou que 87% das empresas e empreendimentos dos EUA ainda consideram expandir seus negócios internacionalmente necessário para alcançar crescimento a longo prazo.

Além disso, a pesquisa constatou que seis em cada dez entrevistados acreditam que suas empresas esperam ter um aumento em seus esforços de negócios internacionais, e 54% permanecem confiantes de que a presença global de suas empresas será mais importante nos meses seguintes. Da mesma forma, 63% mencionaram que esperam alcançar um planejamento de expansão global de longo prazo em 2016. Pode-se deduzir que o planejamento para internacionalização ou globalização continua sendo a prioridade máxima para a maioria das empresas dos EUA.

No entanto, a expansão de negócios global não é um processo fácil. Cada país possui suas próprias leis e regulamentos. Como empregador, você precisa estar bem informado sobre como funciona a folha de pagamento (ou seja, cumprir requisitos em emprego, registro de negócios, entre outros). As empresas são obrigadas a apresentar uma grande quantidade de documentos e outros requisitos de conformidade dentro de um período de 3 meses, especialmente se considerarmos a demanda da organização em relação aos seus planos de expansão global. Em outras palavras, a conformidade não exige apenas rigor, mas também demanda muito tempo.

Isso se torna ainda mais complicado se ocorrerem mudanças e novas tendências na conformidade do mercado internacional. Sem falar no tempo adicional necessário para cumprir esses requisitos. Felizmente, existem Employers of Record (EOR) que ajudarão você a expandir seus negócios no mercado global sem complicações.

Rivermate oferece ferramentas de primeira linha que permitem que você contrate funcionários em qualquer lugar do mundo. Rivermate cuidará da folha de pagamento, conformidades e benefícios para que você possa se concentrar totalmente no crescimento do seu negócio. Ela fornece as soluções necessárias para colocar sua empresa no mercado global sem gastar uma fortuna.

2. Má gestão da conformidade da folha de pagamento

A conformidade da folha de pagamento é uma das jogadas mais cruciais na expansão de negócios global. As regras, regulamentos e leis variam de um país para outro e mudam regularmente. A má gestão da sua folha de pagamento costuma ser a causa raiz de multas e penalidades pesadas. Dito isso, seu Departamento de Recursos Humanos deve ficar atento às atualizações sobre esse assunto, especialmente porque há países que implementam regulamentos diferentes de uma região ou município para outro. Em outras palavras, múltiplas regiões e municípios dentro de um país podem ter leis diferentes. Não seria surpresa se o RH cometer erros nesse aspecto, considerando suas complexidades.

Em alguns países, como Chile, Argentina e Uruguai, as leis exigem que os funcionários assinem seus contracheques ao recebê-los. Se isso for negligenciado, uma ação judicial pode ser movida contra sua empresa por salários não pagos, prejudicando ainda mais as finanças da sua empresa.

Valerie Bolden-Barrett mencionou em seu artigo de 7 de junho de 2017, que pelo menos dois erros na folha de pagamento podem levar à resignação do funcionário. Segundo o Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49% dos trabalhadores americanos estão dispostos a deixar seus empregos assim que enfrentarem apenas dois problemas com seus contracheques. Isso demonstra o quão importante é para o RH cumprir corretamente a conformidade da folha de pagamento, não apenas aos olhos das leis trabalhistas, mas também aos olhos dos funcionários.

Recomenda-se fortemente que o RH tome medidas para monitorar seus processos de folha de pagamento de forma eficiente e precisa, garantindo que não haja erros nos contracheques dos funcionários. Os empregadores também devem comunicar-se de forma eficaz com seus funcionários assim que ocorrerem erros imprevistos. Isso não só ajuda a resolver problemas relacionados à folha de pagamento, mas também demonstra transparência e responsabilidade tanto para os funcionários atuais quanto para os potenciais, tornando a empresa o “lugar para estar” para esses funcionários.

3. Política de benefícios

Existem várias formas de abordar e aplicar benefícios aos funcionários. Você pode acessar o site oficial do governo do país onde deseja expandir seus negócios para saber mais sobre seus benefícios estatutários, requisitos de satisfação dos funcionários e todos os detalhes necessários. Seu RH também pode ligar diretamente para o contato responsável para obter informações mais detalhadas sobre os benefícios.

Planejar a política de benefícios é uma ótima oportunidade para avaliar se você está gastando demais no seu orçamento com benefícios aos funcionários. Por exemplo, você não precisa mais oferecer seguro de saúde privado aos seus funcionários se o estado já oferece pacotes de saúde públicos. No entanto, para funcionários seniores no Reino Unido, o caso não é o mesmo. As leis trabalhistas exigem que diretores seniores recebam cobertura de saúde privada para suas famílias e até mesmo um carro da empresa. São pequenas diferenças como essas que o RH deve explorar com atenção para que nenhuma penalidade seja imposta à empresa.

Além disso, pais que trabalham na Dinamarca têm direito a 52 semanas de licença parental. Mães podem tirar quatro semanas de licença antes do parto, seguidas de mais 14 semanas após, enquanto os pais recebem duas semanas de licença durante as primeiras 14 semanas após o nascimento de uma criança. Não é bom para uma empresa estar com falta de pessoal, e é exatamente por isso que o departamento de RH está entre os departamentos mais importantes para manter a estabilidade da empresa. Portanto, eles devem saber como substituir a perda na força de trabalho.

Quando a maioria dos funcionários estiver em licença parental, o fluxo de trabalho será bastante afetado. Recursos Humanos deve aprender a gerenciar o calendário da empresa de forma eficiente, terceirizar tarefas e lidar com equipes sobrepostas e de transição.

4. Planos de aposentadoria e pensão

Um estudo do Pew Research Center revelou que 58% da força de trabalho é composta por baby boomers ou geração X, o que foi uma causa significativa do aumento na demanda por planejamento de aposentadoria e pensão em 2019. Isso contrasta com décadas atrás, quando planos de aposentadoria e pensão não recebiam atenção suficiente. Como o departamento responsável por esses aspectos na empresa, Recursos Humanos deve estar atento tanto à demanda dos funcionários quanto às leis trabalhistas relativas aos requisitos estatutários de aposentadoria e pensão, para garantir que os planos mais favoráveis sejam implementados.

Além disso, na expansão de negócios global, os empregadores também precisam considerar as idades obrigatórias de aposentadoria, que variam de país para país. Em alguns países, por exemplo, a idade obrigatória de aposentadoria é 60 anos, enquanto outros adotam uma exigência de aposentadoria obrigatória aos 62 anos.

Um erro comum que os empregadores cometem é o uso incorreto e a troca dos termos aposentadoria e pensão. Esses dois termos são diferentes e, embora estejam interligados, como empregador, é fundamental ter uma definição clara de cada um. Segundo Differencebetween, pensão é a soma controlada e construída de dinheiro baseada no salário e nos serviços do funcionário. Ela corresponde ao tempo em que o funcionário prestou serviço à empresa. Em contraste, aposentadoria refere-se a uma idade em que o funcionário decide deixar de fazer parte da força de trabalho.

À medida que você contrata mais funcionários no exterior, também ficará familiarizado com a conformidade, processos de folha de pagamento e leis trabalhistas desses países, incluindo e especialmente planos de aposentadoria e pensão.

Ter uma força de trabalho internacional pode ser desafiador e custar bastante dinheiro. Portanto, confiar em um Employer of Record (EOR) pode ser a maneira mais eficaz de facilitar a complexidade da expansão de negócios global.

5. Privacidade de dados e violações cibernéticas

Ser alvo de hackers não é uma situação desconhecida para as maiores empresas do mundo. Em outubro de 2013, uma violação de dados na Adobe impactou 153 milhões de registros de usuários. De acordo com o relatório, hackers roubaram mais de 3 milhões de registros de cartões de crédito criptografados de seus clientes e usuários. Ainda naquele ano, a Adobe foi cobrada em US$ 1,1 milhão em honorários legais e uma quantia não divulgada de dinheiro de alguns usuários afetados para resolver suas reivindicações por violação da Customer Records Act.

Se violações de dados podem acontecer com gigantes como a Adobe, seria loucura pensar que pequenas e médias empresas são invulneráveis a esses problemas. Com avanços tecnológicos constantes, as ameaças de hacking e outros tipos de ataques cibernéticos tornaram-se mais evidentes do que nunca. Todas as empresas estão em risco, incluindo e especialmente as pequenas empresas. Você, como executivo da empresa, deve garantir que todas as informações importantes e sensíveis sejam armazenadas, criptografadas e protegidas contra qualquer tipo de ataque cibernético.

Uma solução que você pode implementar para superar esse desafio é oferecer benefícios de proteção de dados a todos os seus funcionários, que podem estar incluídos na sua política de benefícios. Existem diversos softwares e serviços disponíveis para monitorar roubo de identidade e ameaças. Com isso, você não só protege seus clientes, mas também toda a sua força de trabalho.

Superar os desafios de conformidade de RH não se limita apenas à folha de pagamento, leis estaduais e regulamentos. No entanto, oferecer planos de benefícios e vantagens aos seus funcionários pode ajudá-los a melhorar seus serviços e atender às demandas do mercado atual.