Uma das principais vantagens de ser um empresário individual é ter controle total sobre o seu negócio. No entanto, fazer tudo sozinho pode ser exaustivo e esmagador. Assim que perceber que está enfrentando jornadas de trabalho de 15 horas, considere contratar alguém para ajudar com a carga de trabalho.

Mas, como pessoa autônoma, você consegue contratar pessoas? Embora a internet tenha dificuldades em concordar sobre isso, a resposta é: Sim. Você pode contratar quantos empregados quiser como empresário individual.

No entanto, passar de um empresário individual para o status de Employer of Record (EOR) pode ser complicado. Você deve conhecer tudo sobre contratar Employees como empresário individual. Você deseja ser um bom empregador e manter a conformidade com leis e regulamentos locais.

Aqui está tudo que você precisa saber sobre contratar Employees como empresário individual.

Quando você decide contratar alguém como empresário individual, ainda assim é obrigatório atender aos requisitos federais e estaduais. Você também precisará gerenciar tarefas e procedimentos administrativos adequados. Além disso, precisa realizar todas as declarações fiscais relevantes.

O primeiro passo para contratar alguém normalmente envolve obter um Employer Identification Number (EIN) junto ao IRS. Se o seu estado tiver requisitos específicos em termos de licenças e permissões, é aconselhável obtê-las previamente.

Em relação aos seus Employees, você precisará verificar se eles são elegíveis para trabalhar nos EUA. Também precisará coletar o número do Social Security deles. Pode ser necessário obter outras informações relevantes para fins de retenção de impostos sobre a renda.

Como pagar seus Employees como empresário individual?

Antes de começar a contratar, você também precisa entender todas as complexidades de pagar seus Employees. O IRS oferece um excelente guia de contratação. Mas, aqui está o que você precisa saber, explicado de forma mais simples.

1. Você deve pedir aos seus Employees que preencham e entreguem a documentação relevante

Tanto Employees novos quanto antigos devem apresentar ao seu empregador os seguintes formulários:

• Formulário W-4

• Formulário de retenção de impostos estaduais

• Formulário I-9

Como empregador, você pode precisar registrar contas de impostos de folha de pagamento estaduais e locais para fins de rastreamento e declaração de impostos.

2. Calcule o pagamento dos seus novos Employees

É importante entender o tipo, o valor e com que frequência você irá remunerá-los pelo trabalho. Você pode pagar seus Employees por hora, por comissão ou concordar com eles um salário fixo anual.

Normalmente, os empregadores pagam seus Employees semanalmente, quinzenalmente, semestralmente ou mensalmente.

Você também deve determinar o valor que deve reter para fins fiscais. Dependendo das regulações estaduais e locais, você deve considerar:

• Contribuição para o Seguro Federal (FICA)

• Imposto Federal de Desemprego (FUTA)

• Deduções para assistência médica e outros benefícios estatutários

• Imposto de renda federal

• Imposto de renda estadual

• Pode aplicar-se o imposto local.

Você paga seus Employees seu salário menos esses descontos de impostos. Geralmente, os empregadores pagam seus Employees por meio de depósitos diretos em contas bancárias.

3. Atenda aos requisitos fiscais para seu negócio e seus Employees

A última etapa é seguir as regulamentações locais sobre os impostos que você é obrigado a declarar e pagar. Dependendo do seu negócio, você pode precisar declarar ao IRS, às agências de arrecadação de impostos estaduais e municipais.

Se pagar seus Employees parecer exaustivo, terceirizar a folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento pode ser uma boa opção.

Empregando membros da família no seu empresário individual

Empresários individuais costumam contratar membros da família para ajudar na carga de trabalho. Transformar um empresário individual em uma empresa familiar não é incomum, e ainda oferece alguns benefícios fiscais.

Contratando cônjuge como empresário individual

Muitas vezes, cônjuges decidem co-proprietar um empresário individual, e eles são parceiros iguais no negócio. Se for o seu caso com seu cônjuge, tanto você quanto seu cônjuge recebem seus salários como retirada de proprietário, e não podem contratá-los como Employee.

Por outro lado, se você não co-proprietar o empresário individual, pode colocar seu cônjuge na folha de pagamento. Nesse caso, o cônjuge deve cumprir as obrigações de imposto de renda e FICA. Por outro lado, seu cônjuge não precisa pagar o imposto do Federal Unemployment Tax Act (FUTA) sobre seus salários.

Contratando filhos como empresário individual

Muitos empresários individuais decidem contratar seus filhos como seus primeiros Employees. Isso ensina responsabilidade e ética de trabalho, além de permitir que você os veja mais durante o dia.

Embora isso seja totalmente possível, há alguns pontos que você deve considerar.

1. Quando você contrata seus filhos, ainda precisa reter o imposto de renda deles.

2. Seu filho não pagará o imposto do FICA se for menor de 18 anos.

3. Você não precisa pagar o imposto do FUTA se eles tiverem menos de 21 anos.

Contratar seus filhos no seu negócio ensina ética de trabalho, que o IRS recompensará com certos benefícios fiscais. Mas, informe-se sobre as regras e diretrizes específicas para contratar seus filhos no seu estado, pois podem variar.

Contratar Employees vs. Contractors como empresário individual

Contratar alguém como Employee tem suas vantagens em relação à contratação de Contractors. No entanto, empresários individuais podem se beneficiar mais ao contratar Contractors. Contratar alguém para realizar tarefas específicas sem precisar colocá-lo na folha de pagamento pode ser uma ótima escolha para negócios em expansão.

Por outro lado, independent contractors são uma solução temporária. Embora não exijam que você passe por muitos procedimentos para contratá-los, é preciso estar atento à classificação incorreta de Employee, mesmo como empresário individual.

Quando seus contractors se tornarem essenciais para o seu negócio, considere transformá-los em Employees.

Você deve atualizar seu tipo de entidade para LLC?

Enquanto Employees podem ser uma ótima forma de terceirizar parte da carga de trabalho diária, há muitos riscos associados à contratação. Manter a conformidade com leis e regulamentações locais é um deles.

À medida que seu negócio cresce, considere atualizar seu tipo de entidade para LLC. Este tipo de entidade é um pouco mais difícil de estabelecer, mas oferece melhor proteção de responsabilidade do que uma empresário individual.

Com um empresário individual, você e seu negócio são considerados a mesma coisa aos olhos da lei. Se ocorrer algum incidente, você será pessoalmente responsável por danos e outras despesas.

Embora você possa adquirir seguro empresarial, ao começar a contratar muitos Employees, pode ser vantajoso migrar para uma LLC. Isso lhe proporcionará proteção de ativos pessoais e maior credibilidade de negócio mais oficial. Além disso, oferece diversos benefícios fiscais.

FAQ:

Um empresário individual pode ter investidores?

Empresários individuais podem receber investimentos externos. Mas, não podem oferecer ações aos seus investidores nem aceitar sócios.

Nessa situação, empresários individuais devem considerar mudar seu tipo de entidade para parceria ou LLC. Assim, será mais fácil obter investimentos e empréstimos para esses tipos de negócio.

Quantos Employees uma empresar individual pode ter?

Uma empresar individual pode ter quantos Employees forem necessários. Empresários individuais precisam se familiarizar com os requisitos de conformidade e fiscais antes de começar a contratar.

Quais as desvantagens do empresário individual?

A principal desvantagem de um empresário individual é que você não tem direito a benefícios como os empregados regulares. Isso inclui planos de aposentadoria e assistência médica, dias de doença e férias, que você mesmo precisa financiar.

Além disso, pode ser difícil encontrar tempo para promover seu negócio e encontrar clientes. Você também precisará dedicar tempo a processos de RH relevantes ou buscar investimentos. Por fim, encerrar seu negócio como empresário individual e tentar outro empreendimento é simples. Mas, vender seu empresário individual para outra pessoa pode ser complicado.