Uma das principais vantagens de ser um proprietário individual é ter controle total sobre o seu negócio. No entanto, fazer tudo sozinho pode ser exaustivo e opressor. Assim que perceber-se pressionando um dia de trabalho de 15 horas, considere contratar alguém para ajudar com a carga de trabalho.

Mas, como pessoa autoempreendedora, você pode até mesmo contratar pessoas? Embora a internet tenha dificuldade em concordar com isso, a resposta é: Sim. Você pode contratar quantos empregados desejar como proprietário individual.

No entanto, passar de um proprietário individual para o status de Employer of Record (EOR) pode ser complicado. Você deve saber tudo sobre contratação de empregados como proprietário individual. Você quer ser um bom empregador e manter-se em conformidade com as leis e regulamentos locais.

Aqui está tudo que você precisa saber sobre contratação de empregados como proprietário individual.

Quais requisitos você deve atender ao contratar alguém como proprietário individual?

Quando você decide contratar alguém como proprietário individual, ainda é necessário cumprir requisitos federais e estaduais. Além disso, você precisará gerenciar tarefas e procedimentos administrativos adequados. Além disso, é preciso realizar todas as declarações fiscais relevantes.

O primeiro passo para contratar alguém geralmente envolve obter um Employer Identification Number (EIN) junto ao IRS. Se o seu estado tiver requisitos específicos em termos de licenças e permissões, é aconselhável obtê-las previamente.

Em relação aos seus empregados, você precisará verificar se eles estão aptos a trabalhar nos EUA. Você também precisará coletar o número do SSN (Social Security Number). Pode ser necessário obter outras informações relevantes para fins de retenção de impostos sobre a renda.

Como pagar seus empregados como proprietário individual?

Antes de começar a contratação, você também precisa entender todas as complexidades de pagar seus empregados. O IRS oferece um excelente guia de contratação. Mas, aqui está o que você precisa saber explicado de forma mais simples.

1. Você deve solicitar aos seus empregados que preencham e entreguem a documentação relevante

Tanto empregados novos quanto antigos são obrigados a enviar os seguintes formulários aos seus empregadores:

• Formulário W-4

• Formulário de retenção de impostos estaduais

• Formulário I-9

Como empregador, você pode precisar registrar contas de impostos sobre a folha de pagamento estaduais e locais para fins de rastreamento e declaração de impostos.

2. Calcule o pagamento dos seus novos empregados

É importante entender o tipo, valor e frequência com que você irá remunerá-los pelo trabalho. Você pode pagar seus empregados com um salário por hora, por comissão ou acordar um salário fixo anual.

Normalmente, os empregadores pagam seus empregados semanalmente, quinzenalmente, semi-mensalmente ou mensalmente.

Você também deve determinar o valor que deve reter para fins fiscais. Dependendo das regulamentações estaduais e locais, você deve considerar:

• Previdência Social (FICA)

• Imposto Federal de Desemprego (FUTA)

• Deduções por planos de saúde e outros benefícios estatutários

• Imposto de renda federal

• Imposto de renda estadual

• Pode aplicar-se o imposto local.

Você paga seus empregados seu salário menos essas retenções de impostos. Os empregadores geralmente pagam seus empregados por meio de depósitos diretos via cheque.

3. Atenda aos requisitos fiscais para seu negócio e seus empregados

A última etapa é seguir as regulamentações locais sobre impostos que você deve declarar e pagar. Dependendo do seu negócio, talvez seja necessário declarar ao IRS, às agências estaduais e municipais de arrecadação de impostos.

Se pagar seus empregados parecer complicado demais, terceirizar a folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento pode ser uma boa opção.

Empregando familiares na sua proprietária individual

Proprietários individuais frequentemente contratam familiares para ajudar na carga de trabalho. Transformar uma proprietária individual em um negócio familiar não é incomum e ainda traz alguns benefícios fiscais.

Contratar um cônjuge como proprietário individual

Frequentemente, cônjuges decidem coownar uma proprietária individual, e eles são parceiros iguais no negócio. Se esse for o caso com seu cônjuge, tanto você quanto seu cônjuge recebem salários como owner’s draw, e você não pode contratá-lo como empregado.

Porém, se você não coownar a proprietária individual, pode colocar seu cônjuge na folha de pagamento. Nesse caso, o cônjuge precisa cumprir os requisitos de impostos de renda e FICA. Por outro lado, seu cônjuge não precisará pagar o FUTA sobre seus salários.

Contratando filhos como proprietário individual

Muitos proprietários individuais optam por contratar seus filhos como seus primeiros empregados. Isso ensina a eles a trabalhar pelo pagamento e responsabilidade, além de permitir que você os veja mais durante o dia.

Embora isso seja bem possível, há alguns pontos a considerar.

1. Quando você contrata seus filhos, ainda precisa reter o imposto de renda deles.

2. Seu filho não pagará FICA se tiver menos de 18 anos.

3. Você não precisará pagar FUTA se eles tiverem menos de 21 anos.

Contratar seus filhos para o seu negócio ensina-lhes ética de trabalho, o que o IRS recompensará com certos benefícios fiscais. Mas, informe-se sobre as regras e diretrizes específicas sobre contratação de seus filhos em seu estado, pois podem ser diferentes.

Contratação de empregados versus Contratados como proprietário individual

Contratar alguém como empregado traz alguns benefícios em relação à contratação de Contratados. No entanto, proprietários individuais podem se beneficiar mais ao contratar Contratados. Contratar alguém para despachar tarefas da sua lista de afazeres sem precisar colocá-los na folha de pagamento pode ser uma excelente escolha para negócios em expansão.

Mas, Contratados independentes são uma solução temporária. Embora não exijam que você atravessse obstáculos para contratá-los, você deve estar atento ao erro de classificação de empregado, mesmo sendo proprietário individual.

Quando seus Contratados se tornarem essenciais para seu negócio, considere transformá-los em empregados.

Você deve atualizar sua entidade para LLC?

Embora empregados possam ser uma ótima maneira de terceirizar parte da carga de trabalho diária, há muitos riscos envolvidos na contratação. Manter-se em conformidade com as leis e regulamentos locais é um deles.

À medida que seu negócio cresce, considere atualizar sua entidade para LLC. Este tipo de entidade é um pouco mais difícil de iniciar, mas oferece melhor proteção de responsabilidade do que uma proprietária individual.

Com uma proprietária individual, você e seu negócio são considerados a mesma pessoa perante a lei. Se ocorrer qualquer imprevisto, você será pessoalmente responsável por danos e outros custos.

Embora seja possível adquirir um seguro empresarial, ao começar a contratar muitos empregados, pode ser vantajoso fazer a atualização para uma LLC. Isso proporcionará não só proteção ao seu patrimônio pessoal, mas também maior credibilidade com um negócio mais formal. Além disso, oferece várias vantagens fiscais.

FAQ:

Um proprietário individual pode ter investidores?

Proprietários individuais podem receber investimentos externos. Mas, não podem oferecer ações aos seus investidores nem aceitar sócios.

Nesse caso, proprietários individuais devem considerar mudar sua entidade para parceria ou LLC. Assim, será mais fácil obter investimentos e empréstimos para esses tipos de negócio.

Quantos empregados uma proprietária individual pode ter?

Uma proprietária individual pode ter quantos empregados precisar. Proprietários individuais devem se familiarizar com os requisitos de conformidade e impostos antes de começar a contratar.

Quais são as desvantagens de uma proprietária individual?

A principal desvantagem de uma proprietária individual é que você não tem direito a benefícios como empregados regulares. Isso inclui planos de pensão e saúde, dias de doença e férias, tudo por sua conta.

Além disso, pode ser difícil encontrar tempo para promover seu negócio e atrair clientes. Você também precisará encontrar tempo para processos de RH relevantes ou captação de investimentos. Por fim, fechar seu negócio de proprietário individual e tentar outro negócio é fácil. Mas, pode ser difícil vender sua proprietária individual para outra pessoa.