Como contratar e pagar Contractors na Espanha

Contratar contractors na Espanha é uma jogada inteligente para startups e equipes de RH. Oferece acesso flexível a talentos. No entanto, as leis trabalhistas espanholas para autónomos (contratados self-employed) são únicas. É importante seguir essas regras de perto. Erros podem levar a problemas legais como classificação incorreta de contratados, multas ou questões fiscais.

Neste guia, abordaremos tudo o que você precisa para contratar contractors na Espanha e pagá-los corretamente. Explicaremos quem se qualifica como contractor, como engajá-los legalmente, e as obrigações fiscais e de segurança social. Também discutiremos termos de pagamento típicos, riscos de má classificação e dicas para manter a conformidade, especialmente para equipes internacionais. Nosso objetivo é manter uma abordagem informal e direta, com referências às regulamentações espanholas para suporte.

Quem se Qualifica como Contractor (Autónomo) na Espanha?

Na Espanha, um autónomo é uma pessoa autônoma ou contratante independente. Isso significa que eles trabalham para obter lucro por conta própria, oferecendo serviços ou produtos de forma independente. Operam fora do controle de qualquer empregador único. Uma definição da legislação trabalhista espanhola afirma:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, uma atividade econômica ou profissional com fins lucrativos.”*​

Simplificando, os contractors gerenciam seu próprio trabalho: geralmente definindo seus horários, usando suas ferramentas, e trabalhando para múltiplos clientes. Diferentemente dos empregados (trabajadores por cuenta ajena), que seguem um contrato com uma empresa, os contractors trabalham sob um contrato civil ou comercial para serviços.

Diferenças principais entre um contractor e um empregado na Espanha incluem:

• Independência: Contractors trabalham com um alto nível de autonomia. Não são controlados ou gerenciados como empregados. Podem criar um site quando quiserem, enquanto um designer empregado deve seguir o cronograma e as diretrizes da empresa.

• Sem Benefícios de Folha de Pagamento: Contractors não recebem benefícios típicos de empregado como férias pagas, licença médica, ou indenizações. Não estão na folha da empresa; ao invés disso, faturam pelo que fazem.

• Risco financeiro e ferramentas: Um autónomo normalmente fornece suas próprias ferramentas ou equipamentos e assume os riscos financeiros do seu trabalho. Muitas vezes têm que adquirir materiais ou treinamentos por conta própria.

• Múltiplos clientes: Muitos contractors atendem a vários clientes ao mesmo tempo, o que reforça seu status de independência. No entanto, a lei espanhola reconhece o “autónomo dependiente” (TRADE), um contratado economicamente dependente que ganha mais de 75% de sua renda de um único cliente. Um TRADE ainda é um contractor, mas precisa de um contrato escrito especial com esse cliente principal (mais sobre isso mais abaixo).

Se alguém na Espanha trabalha como um empregado — como seguir uma programação de empresa, receber ordens, e sem verdadeira independência — chamá-lo de “contractor” é enganoso. A lei pode considerá-lo um empregado, mesmo que invoicing como freelancer. Essa é a situação conhecida como “falso autónomo”, que os inspetores do trabalho espanhol monitoram. Discutiremos os riscos de má classificação e inspeções trabalhistas na Espanha posteriormente, mas lembre-se: apenas trabalhadores verdadeiramente independentes qualificam-se como contractors.

Como Contratar Legalmente um Contractor na Espanha

Depois de encontrar um profissional para atuar como contractor independente (autónomo), como fazê-lo de maneira legal? Contratar um contractor na Espanha difere de contratar um empregado. Aqui estão os passos principais e requisitos:

1. Use um contrato adequado de serviços (Contrato Mercantil): Você não usará um contrato de trabalho para um contractor. Em vez disso, assine um acordo civil ou comercial – muitas vezes chamado de contrato de prestação de serviços ou contrato mercantil. Este contrato descreve o escopo do trabalho, entregas, condições de pagamento, e a natureza independente da relação. Deve afirmar que não há relação trabalhista (relación laboral), e que o contractor é responsável por seus próprios impostos e segurança social. Para um TRADE (contratado economicamente dependente), a lei espanhola exige um contrato escrito e registro na agência de emprego pública. Assegure-se de que o acordo está por escrito para proteger ambas as partes, e considere uma versão bilíngue (Espanhol/Inglês) se uma das partes não falar espanhol.

2. Verifique o registro do contractor (situação de autónomo): Na Espanha, o contractor deve se registrar junto às autoridades fiscais (Agencia Tributaria) e à Segurança Social antes de iniciar o trabalho. Como contratante, confirme se o contractor fez isso:

• Registro na Agência Tributária: O contractor deve registrar-se usando o Modelo 036 ou 037 (formularios de registro fiscal). Essa inscrição informa ao fisco sua atividade econômica (via código IAE — Impuesto de Actividades Económicas). A maioria dos freelancers usa o Modelo 037 simplificado. Essa etapa fornece um CIF/NIF como autónomo e registra para o IVA (se aplicável). Dica: Você pode solicitar uma cópia do registro Modelo 036/037 ou do NIF (que geralmente é o DNI com uma letra).

• Inscrição na Segurança Social (RETA): Autónomos devem se inscrever na Regime Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), o sistema de segurança social espanhol para trabalhadores autônomos. Isso é feito online através do portal da Seguridad Social (Import@ss) e é obrigatório antes de começarem a trabalhar. Durante a inscrição, o freelancer escolhe uma base de contribuição (que influencia sua taxa mensal de segurança social) e um fundo de seguro mútuo (mutua) que cobre acidentes de trabalho e doenças. A empresa contratante não gerencia isso, mas você deve verificar se seu contractor tem um número de Segurança Social e está “alta” (ativo) na RETA. Contractors podem te mostrar um documento confirmando sua inscrição na segurança social.

3. Concordar sobre escopo e condições conforme a lei: Certifique-se que o trabalho do contractor seja realmente um projeto ou serviço independente. Defina claramente as entregas ou serviços. Se a relação parecer mais de emprego (por exemplo, cronograma fixo em seu escritório, uso de seus equipamentos, supervisão direta), pausa – você pode precisar contratar um funcionário ou ajustar os termos. No marco legal espanhol, a substância da relação importa mais do que o rótulo. Estruture a colaboração como projeto ou consultoria. O contrato de serviços também deve incluir cláusulas de confidencialidade, propriedade intelectual (quem detém o produto do trabalho), e condições de rescisão, conforme necessário.

4. Considere o cenário de Autónomo TRADE: Se seu contractor passa a maior parte do tempo no seu projeto e ganha pelo menos 75% de sua renda de você, ele pode ser classificado como um Autónomo Dependiente (TRADE) segundo a legislação espanhola. Contratados TRADE têm status especial com proteções adicionais (como 18 dias de folga por ano e aviso de rescisão específico) e o contrato deve declarar explicitamente que são TRADE e estão registrados junto às autoridades. Essa situação é rara para contractors realmente independentes, já que a maioria tenta trabalhar com múltiplos clientes. Se suspeitar que se aplica, consulte um advogado trabalhista para redigir corretamente o contrato.

Resumindo, para contratar um contractor na Espanha, certifique-se de que ele seja um autónomo de fato, use um contrato adequado, e confirme que ele está devidamente registrado. Ao contrário de contratar empregados, você não precisa registrá-los na sua folha ou na Segurança Social. Sua relação é de negócio a negócio. Porém, você deve coletar faturas deles para pagamentos (que abordaremos a seguir) e manter esses registros para contabilidade e impostos.

(Para mais detalhes sobre regras laborais espanholas e distinções, você também pode consultar nosso guia de contratação na Espanha)

Obrigações fiscais e de segurança social para Contractors e Empresas

Contratar um autónomo na Espanha significa que tanto o contractor quanto a empresa têm obrigações fiscais e de segurança social. A boa notícia é que empresas não pagam impostos de trabalho ou contribuições sociais por verdadeiros contractors. Essas são responsabilidade do contractor. Ainda assim, as empresas podem precisar reter alguns impostos e devem entender a situação fiscal geral. Vamos detalhar:

Para o Contractador (Autónomo): Um contractor espanhol deve gerenciar seus próprios impostos e contribuições sociais:

• Imposto de Renda (IRPF): O imposto de renda (IRPF) incide sobre os ganhos do contractor. Freelancers geralmente fazem pagamentos trimestrais prévia de impostos à Hacienda ou os clientes retêm impostos nas faturas. A retenção padrão é 15% nas faturas de serviços profissionais de autónomos. Isso significa que o contractor emite uma fatura para a empresa, incluindo uma linha de retenção IRPF de 15% (se estiver há mais de 2 anos; novos freelancers podem aplicar uma redução de 7%). A empresa contratante retém este valor e o paga ao fisco em nome do contractor. Na declaração anual, o contractor reporta a renda total menos despesas e liquida qualquer diferença. Importante: Empresas estrangeiras que contratam contractors espanhóis podem não reter impostos espanhóis. Nesses casos, o contractor precisa fazer pagamentos trimestrais sozinho. É aconselhável esclarecer no contrato.

• IVA (Imposto sobre Valor Agregado): A maioria dos contractors deve cobrar IVA (IVA) sobre seus serviços, já que operam como empresas. A tarifa padrão de IVA na Espanha é 21%. Uma fatura de autónomo geralmente inclui 21% de IVA. Algumas profissões têm taxas reduzidas (10% ou 0%). Se sua empresa estiver registrada no IVA na Espanha ou na UE, geralmente pode deduzir esse valor como IVA de entrada. Empresas fora da Espanha podem enfrentar o “reverse charge”. Contractors enviam declarações trimestrais de IVA para pagar o IVA coletado (menos IVA de despesas).

• Segurança Social (Mensalidade do Autónomo): Os freelancers pagam uma contribuição mensal (cuota de autónomo) à segurança social, que cobre saúde, aposentadoria, etc. O valor é fixo, baseado na base de contribuição escolhida e na faixa de renda. A partir de 2026, a Espanha introduziu um sistema de contribuição baseado na renda. Por exemplo, um freelancer que ganha menos de €670 por mês pode pagar cerca de €200 mensais, enquanto quem ganha mais de €6.000 pode pagar até €590. Esses valores ajustam anualmente. O freelancer deve pagar essa quota independentemente do número de clientes e geralmente configura uma débito automático. Essas contribuições são custos principais ao definir seus preços.

• Outros impostos: Alguns freelancers pagam IAE (imposto sobre atividade empresarial) se suas receitas forem altas, mas a maioria é isenta por limites de renda. Podem pagar também um imposto regional ou licença local, mas esses variam. Os principais impostos são IRPF e IVA.

Para a Empresa Contratante: Do lado da empresa, contratar um contractor implica menos obrigações diretas que contratar um empregado, mas ainda há deveres importantes:

• Retenções e declarações informativas: Se sua entidade estiver na Espanha, geralmente deve reter 15% de IRPF nos pagamentos a profissionais autônomos espanhóis. Você paga ao contractor 85% da fatura (mais o IVA completo), e os 15% restantes vão para Hacienda. Depois, você apresenta uma declaração de retenção trimestral (modelo 111) e uma declaração anual (modelo 190). Se não fornecer fatura ou se o contractor não estiver registrado, não pague como “fornecedor” sem clareza. Cada pagamento por serviço deve estar documentado. Evite pagar um contractor “por fora” sem uma fatura, pois isso prejudica sua dedução fiscal.

• Verifique detalhes do IVA: Verifique se a fatura tem o número de IVA (NIF) correto e o IVA aplicado corretamente. Se você for uma empresa espanhola, essa fatura será registrada no seu sistema de IVA, e você pode recuperar o IVA. Se for uma empresa fora da Espanha, pode não ser cobrado IVA (se estiver fora da UE). Confirmar esses detalhes garante que “ambos” cumpram suas obrigações.

• Sem pagamento de contribuições sociais pela empresa: Você não paga contribuições sociais por um contractor puro. Não há retenções sobre o pagamento. O contractor paga sua própria cota RETA. Certifique-se de que a pessoa seja realmente um contractor. Se as autoridades posteriormente considerarem que eram empregados, você pode ser responsável por contribuições não pagas e multas. (Discutiremos esse risco na seção de má classificação).

• Faturas do contractor na contabilidade: Mantenha todas as faturas do contractor em arquivo. Empresas espanholas devem arquivar esses documentos por pelo menos 5 anos (e na prática, 6 anos para registros mercantis). Startups internacionais também devem manter esses registros como prova de despesas legítimas se questionadas pela autoridade fiscal espanhola sobre pagamentos a indivíduos na Espanha.

Resumindo, o contractor gerencia suas próprias declarações fiscais e pagamentos sociais, enquanto a empresa cuida principalmente de retenções, se aplicável, e de garantir a emissão adequada de faturas. Essa relação é mais simples que o emprego, por isso as empresas preferem contratar contractors na Espanha. Mas essa simplicidade só funciona se as linhas forem claras; caso contrário, as responsabilidades podem recair sobre a empresa.

(Precisando de ajuda com faturas e pagamentos a múltiplos contractors? Plataformas como Rivermate’s solução de gestão de contractors podem simplificar a contratação, pagamentos, e documentos de conformidade.)

Termos e Práticas de Pagamento para Contractors na Espanha

Quando se trata de pagar contractors na Espanha, conhecer os termos de pagamento habituais é fundamental. Isso ajuda a manter um bom relacionamento e a estar em conformidade com a lei espanhola. A Espanha, como muitos países da UE, tem regras para proteger freelancers e fornecedores pequenos de pagamentos atrasados. Aqui está o que você deve saber:

1. Termos padrão de pagamento – 30 dias (ou 60 por acordo): Por padrão, a lei espanhola determina que, se não houver um prazo de pagamento declarado, o pagamento deve ser feito em até 30 dias após receber o serviço ou fatura. Em transações B2B (empresa para autónomo), as partes podem concordar com um prazo maior, mas o máximo é 60 dias. Isso vem da legislação anti-morosidade da Espanha, que segue regras da UE. Lei 15/2010 (que altera a Lei 3/2004) estabelece que qualquer prazo superior a 60 dias não é aplicável, mesmo que uma grande empresa tente impor. Assim, a norma é definir um pagamento de 30 dias ou 60 dias se negociado, especialmente com empresas maiores. Para startups e contractors, 30 dias é justo.

Exemplo: Se você receber uma fatura datada de 1º de julho, deve pagá-la até 31 de julho. Se concordou com “60 diasfim do mês” com o contractor, pagará até o final de agosto. Sempre esclareça isso no contrato ou ordem de compra para evitar confusões.

2. Práticas de emissão de faturas: Contractors espanhóis emitem uma fatura (factura) pelos seus serviços. Uma fatura válida deve ter número, data, detalhes do contractor (nome, endereço, NIF), seus dados, descrição do serviço, valor, IVA (se aplicável), e retenção de IRPF. Garanta receber essas faturas regularmente – geralmente após a conclusão do trabalho ou mensalmente. Alguns contractors faturam no final do projeto ou em marcos; outros, como CFOs fractionados ou consultores de longo prazo, faturam mensalmente. A fatura é essencial para registros e para reconhecimento de renda pelo contractor e despesa por sua empresa.

Nota sobre IRPF nas faturas: Se o contractor reside na Espanha e sua empresa é espanhola, a fatura pode incluir “Retención IRPF (15%) — [valor]”, deduzindo 15%. Isso significa pagar o valor líquido a ele. Se sua empresa for estrangeira ou o contractor não incluir essa retenção (pois talvez você não seja obrigado a reter), você pagará o valor bruto, e eles cuidam dos impostos. Consulte um contador ou o próprio contractor se tiver dúvidas.

3. Métodos de pagamento: A forma mais comum de pagar contractors na Espanha é via transferência bancária. O sistema bancário espanhol é forte, quase todos têm conta IBAN. Na assinatura do contrato, peça os detalhes de pagamento do contractor — normalmente IBAN e nome do