Como contratar e pagar Contractors na Espanha

Contratar contractors na Espanha é uma jogada inteligente para startups e equipes de RH. Isso lhes oferece acesso flexível ao talento. No entanto, as leis trabalhistas espanholas para autónomos (contratados autônomos) são únicas. É importante seguir essas regras de perto. Erros podem levar a problemas legais como classificação incorreta de contractor, multas ou questões fiscais.

Neste guia, cobriremos tudo que você precisa para contratar contractors na Espanha e pagá-los corretamente. Explicaremos quem qualifica como contractor, como envolvê-los legalmente e as obrigações fiscais e de segurança social. Também discutiremos prazos típicos de pagamento, os riscos de má classificação e dicas para manter a conformidade, especialmente para equipes internacionais. Nosso objetivo é manter uma abordagem informal e direta, com referências às regulamentações espanholas para suporte.

Quem Qualifica como Contractor (Autónomo) na Espanha?

Na Espanha, um autónomo é uma pessoa autônoma ou contratante independente. Isso significa que eles trabalham para obter lucro por conta própria, oferecendo serviços ou produtos de forma independente. Operam fora do controle de qualquer empregador único. Uma definição da legislação trabalhista espanhola afirma:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

Em termos mais simples, os contractors gerenciam seu próprio trabalho: geralmente definem seus horários, usam suas ferramentas e trabalham para múltiplos clientes. Ao contrário dos empregados (trabajadores por cuenta ajena), que seguem um contrato da empresa, os contractors trabalham sob um contrato civil ou comercial para serviços.

Diferenças principais entre um contractor e um empregado na Espanha incluem:

• Independência: Contractors trabalham com alto nível de autonomia. Não são controlados ou gerenciados como empregados. Podem criar um site quando quiserem, enquanto um designer empregado deve seguir o cronograma e as diretrizes da empresa.

• Sem Benefícios de Folha de Pagamento: Contractors não recebem benefícios tradicionais de empregado como férias pagas, licença médica ou indenizações. Não fazem parte da folha de pagamento da empresa; ao invés disso, eles emitem faturas pelo que realizam.

• Risco Financeiro e Ferramentas: Um autónomo geralmente fornece suas próprias ferramentas ou equipamentos e assume os riscos financeiros de seu trabalho. Frequentemente, precisam comprar materiais ou treinamentos por conta própria.

• Múltiplos Clientes: Muitos contractors têm vários clientes ao mesmo tempo, o que sustenta seu status de independência. No entanto, a lei espanhola reconhece “autónomo dependiente” (TRADE), um contratante economicamente dependente que ganha mais de 75% de sua renda de um único cliente. Um TRADE ainda é um contractor, mas necessita de um contrato escrito especial com esse cliente principal (mais adiante abordaremos isso).

Se alguém na Espanha trabalha como um empregado—seguindo um cronograma da empresa, recebendo ordens e sem verdadeira independência—chamá-lo de “contractor” é enganoso. A lei pode considerá-lo um empregado, mesmo que emita faturas como freelancer. Essa é a conhecida situação de “falso autónomo”, monitorada pelos inspetores de trabalho espanhóis. Discutiremos os riscos de má classificação e as inspeções trabalhistas espanholas posteriormente, mas lembre-se: apenas trabalhadores verdadeiramente independentes qualificam-se como contractors.

Como Contratar Legalmente um Contractor na Espanha

Depois de encontrar um profissional para atuar como contractor (autónomo), como fazer para contratar seus serviços de forma legal? Contratar um contractor na Espanha difere de contratar um empregado. Aqui estão os passos e requisitos principais:

1. Use um contrato adequado de serviços (Contrato Mercantil): Você não usará um contrato de trabalho para um contractor. Em vez disso, assine um acordo civil ou comercial—frequentemente chamado de contrato de prestação de serviços ou contrato mercantil. Este contrato detalha o escopo do trabalho, entregáveis, condições de pagamento e a natureza independente da relação. Deve declarar que não existe relação laboral (relación laboral), e que o contractor é responsável por seus próprios impostos e segurança social. Para um TRADE (contratante economicamente dependente), a lei espanhola exige um contrato escrito e cadastro no serviço público de emprego. Assegure que o acordo seja por escrito para proteger ambas as partes, considere uma versão bilíngue (espanhol/inglês) se uma das partes não falar espanhol.

2. Verifique a inscrição do contractor (status de autónomo): Na Espanha, o contractor deve fazer seu cadastro na autoridade fiscal (Agencia Tributaria) e na Segurança Social antes de iniciar o trabalho. Como a empresa contratante, confirme se o contractor fez isso:

• Cadastro na Agência Tributária: O contractor deve se registrar usando o Modelo 036 ou 037 (formulários de registro fiscal). Este cadastro informa ao fisco sobre sua atividade (via código IAE—Impuesto de Actividades Económicas). A maioria dos freelancers utiliza o Modelo 037. Essa etapa lhes confere um CIF/NIF como autónomo e os registra para o IVA, se aplicável. Dica: Você pode solicitar uma cópia do cadastro Modelo 036/037 ou do número de IVA (NIF, frequentemente o DNI com uma letra).

• Inscrição na Segurança Social (RETA): Os autónomos devem se inscrever no Regimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), o sistema de seguridade social para trabalhadores independentes. Isso é feito online via portal da Seguridad Social e é obrigatório antes de começarem a trabalhar. Durante a inscrição, o freelancer escolhe uma base de contribuição (que afeta a cota mensal de segurança social) e uma mutua para cobrir acidentes de trabalho e doenças. A empresa não gerencia isso pelo contractor, mas você deve verificar se seu contratado tem número de seguridade social e está “alta” (ativo) na RETA. Os contractors podem apresentar um documento de comprovação de sua inscrição na seguridade social.

3. Concordar sobre escopo e termos em conformidade com a lei: Garanta que o trabalho seja realmente um projeto ou serviço independente. Defina claramente os entregáveis ou serviços. Se o acordo começar a se parecer com um vínculo de emprego (por exemplo, cronograma fixo no escritório, uso de seus equipamentos, trabalho sob supervisão próxima), pausi—você talvez precise contratar um empregado ou ajustar os termos. Na estrutura legal espanhola, a substância da relação importa, não apenas o rótulo. Projete a colaboração como baseada em projetos ou consultoria. O contrato de prestação de serviços também deve incluir cláusulas de confidencialidade, propriedade intelectual (quem detém o produto do trabalho) e termos de rescisão, conforme necessário.

4. Considere o cenário de Autónomo TRADE: Se seu contractor passa a maior parte do tempo no seu projeto e ganha pelo menos 75% de sua renda de você, ele pode ser classificado como um Autónomo Dependiente (TRADE) segundo a lei espanhola. Contractors TRADE possuem status especial com proteções adicionais (como 18 dias de folga por ano e aviso de rescisão) e o contrato deve declarar explicitamente que ele é TRADE e estar registrado junto às autoridades. Essa situação é rara para verdadeiros contractors independentes, pois a maioria tenta trabalhar com múltiplos clientes. Se suspeitar que isso possa ocorrer, consulte um advogado trabalhista para redigir o contrato corretamente.

Resumindo, para contratar um contractor na Espanha, garanta que ele seja um autónomo genuíno, utilize um contrato sólido e confirme sua inscrição adequada. Diferente de contratar um empregado, você NÃO precisa registrá-lo na sua folha ou na Seguridad Social. Sua relação é B2B. No entanto, você DEVE coletar faturas deles para os pagamentos (que abordaremos a seguir) e guardar esses documentos para sua contabilidade e obrigações fiscais.

(Para mais detalhes sobre regras laborais espanholas e distinções, pode consultar o nosso guia de contratação na Espanha)

Obrigações fiscais e de segurança social para contractors e empresas

Contratar um autónomo na Espanha significa que tanto o contractor quanto a empresa têm obrigações fiscais e de segurança social. A boa notícia é que empresas não pagam impostos trabalhistas nem contribuições sociais por verdadeiros contractors. Essas responsabilidades são do próprio contractor. Ainda assim, as empresas podem precisar reter alguns impostos e devem entender a situação geral de tributação. Vamos detalhar:

Para o Contractor (Autónomo): Um contractor espanhol deve gerenciar seus próprios impostos e contribuições para a seguridade social:

• Imposto de Renda (IRPF): O IRPF incide sobre os ganhos do contractor. Freelancers geralmente fazem pagamentos trimestrais antecipados do imposto ou têm clientes que retêm imposto na fatura. A retenção padrão é de 15% sobre faturas por serviços profissionais de autónomos. Isso significa que o contractor emite uma fatura para a empresa, incluindo uma linha de retenção de IRPF de 15% (se estiver atuando há mais de 2 anos; freelancers novos podem aplicar uma taxa reduzida de 7%). A empresa contratante retém esse 15% e o paga ao fisco em nome do contractor. Ao final do ano, o contractor declara sua renda total menos despesas e liquida qualquer diferença. Importante: Empresas estrangeiras contratando freelancers espanhóis podem não reter impostos. Nesses casos, o contractor pode precisar fazer pagamentos trimestrais de imposto sozinho. É aconselhável esclarecer isso em seu contrato.

• IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado): A maioria dos contractors deve cobrar IVA (IVA) sobre seus serviços, pois atuam como empresas. A alíquota padrão de IVA na Espanha é de 21%. A fatura do autónomo normalmente adiciona 21% de IVA às suas taxas, salvo isenção ou redução (algumas profissões têm 10% ou 0%). Se sua empresa estiver registrada para o IVA na Espanha ou na UE, geralmente pode deduzir como IVA de entrada. Empresas não espanholas às vezes enfrentam a regra de “auto-reversão”, que complica as coisas. Os contractors apresentam declarações trimestrais de IVA para pagar o IVA arrecadado (menos o IVA de despesas comerciais).

• Segurança Social (Mensalidade de Autónomo): Os contractors espanhóis pagam uma contribuição mensal ao sistema de seguridade social (cuota de autónomo) que cobre saúde, aposentadoria, etc. Essa cota é fixa, baseada na base de contribuição escolhida e na faixa de renda. Em 2025, a Espanha introduziu faixas de contribuição baseadas na renda. Por exemplo, um freelancer que ganha até 670€ por mês pode pagar cerca de 200€ mensais, enquanto alguém com renda superior a 6.000€ pode pagar até 590€. Essas taxas se ajustam anualmente. O contractor deve pagar essa cota independentemente do número de clientes e geralmente configura débito automático na Seguridad Social. Esses pagamentos são custos importantes para definir seus preços.

• Outros impostos: Alguns freelancers pagam IAE (imposto sobre atividade empresarial) se suas receitas forem altas, mas a maioria das autonômicas está isenta por limite de renda. Podem ainda pagar um imposto regional ou local anual por atividades autônomas, mas esses variam. Os principais impostos são IRPF e IVA.

Para a Empresa Contratante: Do lado da empresa, contratar um contractor significa menos obrigações diretas do que contratar um empregado, mas ainda há deveres importantes:

• Retenções e declarações informativas: Se sua entidade for na Espanha, normalmente precisa reter 15% de IRPF de pagamentos a profissionais autônomos espanhóis. Você paga ao contractor 85% da fatura (mais o IVA integral), e os 15% restantes ficam retidos e enviados ao Hacienda. Depois, deve preencher uma declaração trimestral (modelo 111) e uma anual (modelo 190). Se não receber a fatura ou o contractor não estiver registrado, não pague como fornecedor sem clareza. Todo pagamento por serviços deve ser documentado. Evite pagar “por baixo do pano” sem nota fiscal, pois assim não poderá deduzir o custo.

• Verifique detalhes do IVA: Verifique se a nota fiscal do contractor inclui seu número de IVA (NIF) e o IVA correto. Se sua empresa for espanhola, você irá registrá-la nas suas notas fiscais de IVA e poderá reclamar o IVA. Se for uma empresa estrangeira, pode não haver IVA (por exemplo, se estiver fora da UE). Confirmar esses detalhes garante que ambas as partes gerenciem o IVA corretamente. O contractor espanhol saberá de suas obrigações, mas é útil entender por que algumas notas possuem IVA ou não.

• Sem contribuições sociais para a empresa: Você NÃO paga contribuições sociais pelo contratante. Não retém contribuições sociais de seu pagamento, pois isso não se aplica a negociações B2B. O contractor paga suas próprias quotas RETA. Garanta que a pessoa seja realmente um contractor. Se posteriormente as autoridades entenderem que era um empregado disfarçado, você pode ser responsável por contribuições patronais não pagas e multas. (Discutiremos esse risco na seção de má classificação).

• Faturas do contractor na contabilidade: Mantenha todas as faturas dos contractors arquivadas. Empresas espanholas devem guardar esses documentos por pelo menos 5 anos (e, na prática, 6 anos para registros mercantis). Mesmo startups estrangeiras devem manter esses registros como prova de despesas legítimas, caso o fisco espanhol questione pagamentos a indivíduos na Espanha.

Resumindo, o contractor gerencia suas próprias declarações fiscais e contribuições, enquanto a empresa cuida principalmente da retenção na fonte (se aplicável) e de garantir notas fiscais adequadas. Essa relação é mais simples que uma de emprego, motivo pelo qual as empresas preferem contratar contractors na Espanha. Mas essa simplicidade funciona somente se as linhas permanecerem definidas; caso contrário, a responsabilidade pode recair sobre a empresa.

(Precisa de ajuda com faturas e pagamentos a múltiplos contractors? Usar uma plataforma como Rivermate’s solução de gestão de contractors pode simplificar onboarding, pagamentos e documentação de conformidade.)

Termos de Pagamento e Práticas para Contractors na Espanha

Quando se trata de pagar contractors na Espanha, conhecer os prazos típicos é essencial. Isso ajuda a manter uma boa relação de trabalho e a seguir a lei espanhola. Espanha, como muitos países da UE, possui regras para proteger freelancers e pequenos fornecedores contra atrasos no pagamento. Veja o que você deve saber:

1. Prazos de pagamento padrão – 30 dias (ou 60 por acordo): Por padrão, a lei espanhola estipula que, se não houver prazo definido, o pagamento vence em até 30 dias após o recebimento do serviço ou da nota fiscal. Em transações B2B (empresa para autónomo), as partes podem concordar com um prazo maior, mas o máximo é 60 dias. Isso vem da legislação anti-morosidade da Espanha, que segue regras da UE. Lei 15/2010 (que altera a Lei 3/2004) declara que qualquer prazo além de 60 dias não é exequível, mesmo que uma grande empresa tente impor. Assim, o padrão é estabelecer pagamento em 30 dias ou 60 dias se negociado, especialmente com empresas maiores. Para startups e contractors, 30 dias é justo.

Exemplo: Se você receber uma nota fiscal datada de 1º de julho, deve pagá-la até 31 de julho. Se você acordou com o contractor um “60 dias finais de mês”, o pagamento será até o fim de agosto. Sempre esclareça isso no contrato ou ordem de compra para evitar confusões.

2. Práticas de emissão de notas fiscais: Contractors espanhóis emitem uma nota fiscal (factura) pelos seus serviços. Uma nota válida deve conter número, data, dados do contractor (nome, endereço, NIF), seus detalhes (nome, endereço, NIF/NIF), descrição do serviço, valor, IVA (se aplicável) e IRPF retido. Certifique-se de receber essas notas regularmente—normalmente após o trabalho ou mensalmente. Alguns contractors faturam ao final do projeto ou em etapas; outros, como CFOs temporários ou consultores de longa duração, faturam mensalmente. A nota fiscal é essencial para seus registros e para que o contractor declare a renda e o imposto.

Dica: Se o contractor reside na Espanha, a nota pode incluir “Retención IRPF (15%) – [valor]”, descontando 15%. Isso significa que você pagará o valor líquido. Se você for uma entidade estrangeira ou o contractor não fornecer a retenção, pagará o valor bruto e ele cuidará dos impostos. Consulte um contador se tiver dúvida.

3. Métodos de pagamento: A maneira mais comum de pagar contractors na Espanha é via transferência bancária. O sistema bancário espanhol é forte e quase todos têm conta IBAN. Ao configurar o contrato, solicite os detalhes bancários do contractor—normalmente um IBAN e o nome do titular. Alguns aceitam serviços como PayPal ou Wise, mas podem apresentar taxas ou riscos cambiais. Transferências nacionais em Euros