Como contratar e pagar Contractors na Espanha

Contratar contractors na Espanha é uma jogada inteligente para startups e equipes de RH. Isso lhes oferece acesso flexível ao talento. No entanto, as leis trabalhistas espanholas para autónomos (contratados self-employed) são únicas. É importante seguir essas regras de perto. Erros podem levar a problemas legais como classificação incorreta de contratados, multas ou questões fiscais.

Neste guia, cobriremos tudo o que você precisa para contratar contractors na Espanha e pagá-los corretamente. Explicaremos quem se qualifica como contractor, como engajá-los legalmente e as obrigações fiscais e de seguridade social. Também discutiremos termos típicos de pagamento, os riscos de má classificação e dicas para manter a conformidade, especialmente para equipes internacionais. Nosso objetivo é manter uma abordagem informal e direta, com referências às regulamentações espanholas para suporte.

Quem se Qualifica como Contractor (Autónomo) na Espanha?

Na Espanha, um autónomo é uma pessoa autônoma ou contratado independente. Isso significa que eles trabalham para obter lucro por conta própria, oferecendo serviços ou produtos de forma independente. Operam fora do controle de qualquer empregador único. Uma definição da legislação trabalhista espanhola afirma:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

Em termos mais simples, os contractors gerenciam seu próprio trabalho: eles geralmente definem seus horários, usam suas ferramentas e trabalham para múltiplos clientes. Diferentemente dos empregados (trabajadores por cuenta ajena), que seguem um contrato de uma empresa, os contractors trabalham sob um contrato civil ou comercial por serviços.

Principais diferenças entre um contractor e um empregado na Espanha incluem:

• Independência: Contractors trabalham com alto nível de autonomia. Não são controlados ou gerenciados como empregados. Por exemplo, um freelancer pode criar um site quando quiser, enquanto um designer empregado deve seguir o cronograma e as diretrizes da empresa.

• Sem Benefícios de Folha: Contractors não recebem benefícios típicos de empregados, como férias pagas, licença médica ou indenizações. Não estão na folha de pagamento da empresa; ao invés disso, emitem faturas pelo que fazem.

• Risco Financeiro e Ferramentas: Um autónomo geralmente fornece suas próprias ferramentas ou equipamentos e assume os riscos financeiros do seu trabalho. Muitas vezes, precisa comprar materiais ou fazer treinamentos por conta própria.

• Múltiplos Clientes: Muitos contractors têm vários clientes ao mesmo tempo, o que reforça seu status de independência. No entanto, a lei espanhola reconhece o “autónomo dependiente” (TRADE), um contratado economicamente dependente que ganha mais de 75% de sua renda de um único cliente. Um TRADE ainda é um contractor, mas precisa de um contrato escrito especial com esse cliente principal (mais sobre isso mais adiante).

Se alguém na Espanha trabalha como um empregado—como seguir o cronograma de uma empresa, receber ordens e não ter verdadeira independência—chamá-lo de “contractor” é enganoso. A lei pode considerá-lo um empregado, mesmo que emita faturas como freelancer. Essa é a conhecida situação de “falso autónomo” que os inspetores trabalhistas espanhóis monitoram. Discutiremos os riscos de má classificação e inspeções trabalhistas na Espanha mais tarde, mas lembre-se: apenas trabalhadores verdadeiramente independentes qualificam-se como contractors.

Como Contratar Legalmente um Contractor na Espanha

Depois de encontrar um profissional para atuar como contractor independente (autónomo), como você engaja legalmente seus serviços? Contratar um contractor na Espanha difere de contratar um empregado. Aqui estão os passos e requisitos principais:

1. Use um contrato adequado para serviços (Contrato Mercantil): Você não usará um contrato de trabalho para um contractor. Em vez disso, assine um acordo civil ou comercial – frequentemente chamado de contrato de prestação de serviços ou contrato mercantil. Este contrato define o escopo do trabalho, entregáveis, condições de pagamento e a natureza independente da relação. Deve declarar que não há relação laboral (relación laboral), e que o contractor é responsável por seus próprios impostos e seguridade social. Para um TRADE (contratado economicamente dependente), a lei espanhola exige um contrato escrito e registro no serviço público de emprego. Garanta que o acordo seja por escrito para proteger ambas as partes, e considere uma versão bilíngue (Espanhol/Inglês) se uma das partes não falar espanhol.

2. Verifique o registro do contractor (status de autónomo): Na Espanha, o contractor deve registrar-se junto às autoridades fiscais (Agencia Tributaria) e à Seguridade Social antes de começar a trabalhar. Como empresa contratante, confirme se o contractor fez isso:

• Registro na Agência Tributária (Hacienda): O contractor deve se registrar usando o Modelo 036 ou 037 (formularios de registro fiscal) na Agencia Tributaria​.

  Isso informa ao fisco sobre sua atividade econômica (via código IAE – Impuesto de Actividades Económicas). A maioria dos freelancers usa o Modelo 037 simplificado. Essa etapa fornece um CIF/NIF como autónomo e inscreve para o IVA (IVA) se aplicável. Dica: Você pode solicitar uma cópia do registro Modelo 036/037 ou do número de VAT (NIF, muitas vezes o DNI com uma letra).

• Inscrição na Seguridade Social (RETA): Autónomos devem se inscrever no Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), o sistema de seguridade social espanhol para trabalhadores autônomos. Isso é feito online pelo portal da Seguridad Social (Import@ss) e é obrigatório antes de começarem a trabalhar. Durante a inscrição, o freelancer escolhe uma base de contribuição (que afeta sua taxa mensal de seguridade social) e seleciona um fundo de seguro mútuo (mutua) que cobre acidentes de trabalho e doenças. A empresa contratante não gerencia isso para o contractor, mas você deve verificar se seu contractor possui um número de seguridade social e está “alta” (ativo) na RETA. Contractors podem mostrar um documento confirmando sua inscrição na seguridade social.

3. Concorde sobre o escopo e termos em conformidade com a lei: Garanta que o trabalho do contractor seja realmente um projeto ou serviço independente. Defina claramente entregáveis ou serviços. Se o arranjo começar a parecer emprego (por exemplo, cronograma fixo no seu escritório, usando seus equipamentos, sob supervisão próxima), pause – talvez precise contratar um empregado ou ajustar os termos. No quadro legal espanhol, a substância da relação importa, não apenas o rótulo. Estruture a colaboração como baseada em projeto ou consultoria. O contrato de serviços também deve incluir cláusulas sobre confidencialidade, propriedade intelectual (quem detém o produto do trabalho) e condições de rescisão, conforme necessário.

4. Considere o cenário de Autónomo TRADE: Se seu contractor passa a maior parte do tempo no seu projeto e ganha pelo menos 75% de sua renda de você, ele pode ser classificado como um Autónomo Dependiente (TRADE) sob a lei espanhola. Contractors TRADE têm status especial com proteções adicionais (como 18 dias de folga por ano e aviso de rescisão específico) e o contrato deve declarar explicitamente que são TRADE e estar registrado junto às autoridades. Essa situação é rara para contractors realmente independentes, pois a maioria tenta trabalhar com múltiplos clientes. Se suspeitar que isso possa se aplicar, consulte um advogado trabalhista ou assessor para redigir o contrato corretamente.

Resumindo, para contratar um contractor na Espanha, garanta que ele seja um verdadeiro autónomo, use um contrato sólido e confirme que está devidamente registrado. Ao contrário de contratar empregados, você não precisa registrá-los na sua folha ou na Seguridade Social. Sua relação é de negócio para negócio. Contudo, você deve coletar as faturas deles para pagamentos (que abordaremos a seguir) e manter esses registros para sua contabilidade e obrigações fiscais.

(Para mais detalhes sobre regras trabalhistas espanholas e distinções, você também pode consultar nosso guia de contratação na Espanha)

Obrigações fiscais e de seguridade social para contractors e empresas

Contratar um autónomo na Espanha significa que tanto o contractor quanto a empresa têm deveres fiscais e de seguridade social. A boa notícia é que empresas não pagam impostos de emprego nem seguridade social por contractors verdadeiros. Essas responsabilidades são do contractor. Ainda assim, as empresas podem precisar reter alguns impostos e devem entender a situação fiscal geral. Vamos detalhar:

Para o Contractor (Autónomo): Um contractor espanhol deve gerenciar seus próprios pagamentos de impostos e seguridade social:

• Imposto de Renda (IRPF): O IRPF incide sobre os ganhos do contractor. Freelancers geralmente fazem pagamentos trimestrais antecipados a Hacienda ou têm clientes que retêm impostos nas faturas. A retenção padrão é 15% em faturas de serviços profissionais de autónomos. Isso significa que o contractor emite uma fatura para a empresa, incluindo uma linha de dedução de IRPF de 15% (se estiver atuando há mais de 2 anos; freelancers novos podem aplicar uma taxa reduzida de 7%). A empresa contratante retém esses 15% e paga à agência tributária em nome do contractor. No final do ano, o contractor declara a renda total menos despesas na declaração de imposto e quita qualquer diferença. Importante: Empresas estrangeiras contratando contractors espanhóis podem não reter impostos espanhóis. Nesses casos, o contractor pode precisar fazer pagamentos trimestrais sozinho. É aconselhável esclarecer isso no contrato.

• IVA (Imposto sobre Valor Agregado): A maioria dos contractors deve cobrar IVA (IVA) sobre seus serviços, pois operam como empresas. A taxa padrão de IVA na Espanha é 21%. A fatura de um autónomo normalmente adiciona 21% de IVA às taxas, salvo isenção ou taxa reduzida (algumas profissões têm 10% ou 0%). Se sua empresa estiver registrada para IVA na Espanha ou na UE, geralmente pode deduzir esse valor como IVA de entrada. Empresas fora da Espanha às vezes enfrentam a regra de “reverse charge”, que complica as coisas. Os contractors arquivam declarações trimestrais de IVA para pagar o IVA coletado (menos o IVA pago em despesas comerciais).

• Seguridade Social (Mensalidade de Autónomo): Os contractors espanhóis pagam uma mensalidade de seguridade social (a cuota de autónomo) para cobrir saúde, aposentadoria e outros benefícios. Essa taxa é fixa, baseada na base de contribuição escolhida e na faixa de renda. A partir de 2025, a Espanha introduziu faixas de contribuição baseadas na renda para autónomos. Por exemplo, um freelancer que ganha até 670€ por mês pode pagar cerca de 200€ mensais, enquanto alguém que ganha mais de 6.000€ pode pagar até 590€. Essas taxas ajustam-se anualmente conforme os ganhos. O contractor deve pagar essa taxa independentemente do número de clientes, geralmente configurando débito automático na Seguridad Social. Esses pagamentos são custos principais ao definir suas tarifas.

• Outros impostos: Alguns freelancers podem pagar IAE (imposto sobre atividade empresarial) se sua receita for alta, mas a maioria dos autónomos está isenta por limites de renda. Também podem pagar um imposto anual de autoemprego na sua região ou licenças locais, mas esses variam. Os principais impostos são IRPF e IVA.

Para a Empresa Contratante: Do lado da empresa, contratar um contractor implica menos obrigações diretas do que contratar um empregado, mas você ainda tem deveres essenciais:

• Retenções e declarações informativas: Se sua entidade estiver na Espanha, geralmente precisa reter 15% de IRPF dos pagamentos a profissionais independentes espanhóis. Você paga ao contractor 85% da fatura (mais o IVA completo), e os 15% restantes vão para Hacienda em nome dele. Depois, deve apresentar uma declaração trimestral de retenção (modelo 111) para remeter esses valores e um resumo anual (modelo 190). Se não receber uma fatura ou o contractor não estiver registrado, não pague como “vendedor” sem clareza. Todo pagamento por serviços deve ser documentado. Evite pagar um contractor “por baixo do pano” sem fatura, pois não poderá deduzir esse custo.

• Verifique detalhes do IVA: Confirme se a fatura do contractor inclui seu número de IVA (NIF) e o IVA correto. Se sua empresa for espanhola, você registrará essa fatura em seus registros de IVA e geralmente poderá recuperar o IVA. Se for uma empresa estrangeira, talvez não seja cobrado IVA (por exemplo, se fora da UE). Confirmar esses detalhes garante que ambas as partes lidem corretamente com o IVA. O contractor espanhol saberá de suas obrigações, mas é útil entender por que algumas faturas têm IVA e outras não.

• Sem pagamento de seguridade social pela empresa: Você não paga seguridade social por um contractor puro. Não retém contribuições sociais de seu pagamento, pois isso não se aplica a negócios B2B. O contractor paga sua própria cuota RETA. Certifique-se de que a pessoa seja realmente um contractor. Se as autoridades posteriormente decidirem que ela era efetivamente um empregado, você poderá ser responsável por contribuições sociais patronais não pagas e multas. (Discutiremos esse risco na seção de má classificação.)

• Faturas do contractor na contabilidade: Mantenha todas as faturas de contractors arquivadas. Empresas espanholas devem reter esses documentos por pelo menos 5 anos (e praticamente 6 anos para registros mercantis). Mesmo startups estrangeiras devem manter esses registros como prova de despesas comerciais legítimas, caso as autoridades fiscais espanholas questionem pagamentos a indivíduos na Espanha.

Resumindo, o contractor gerencia suas próprias declarações fiscais e pagamentos sociais, enquanto a empresa principalmente lida com retenções de renda (se aplicável) e garante a emissão correta de faturas. Essa relação é mais simples que um emprego, por isso as empresas preferem contratar contractors na Espanha. Mas essa simplicidade só funciona se as linhas estiverem claras; caso contrário, as responsabilidades podem recair sobre a empresa.

(Precisa de ajuda com faturas e pagamentos a múltiplos contractors? Usar uma plataforma como a solução de gestão de contractors da Rivermate pode simplificar onboarding, pagamentos e documentação de conformidade.)

Termos e Práticas de Pagamento para Contractors na Espanha

Quando se trata de pagar contractors na Espanha, conhecer os termos de pagamento habituais é fundamental. Isso ajuda a manter um bom relacionamento de trabalho e a estar em conformidade com a lei espanhola. A Espanha, como muitos países da UE, possui regras para proteger freelancers e pequenos fornecedores de pagamentos atrasados. Veja o que você deve saber:

1. Termos padrão de pagamento – 30 dias (ou 60 por acordo): Por padrão, a lei espanhola diz que, se nenhum prazo de pagamento for especificado, o pagamento deve ser feito em até 30 dias após o recebimento do serviço ou fatura. Em transações B2B (empresa para autónomo), as partes podem concordar com um prazo maior, mas o máximo é 60 dias. Isso vem da legislação anti-morosidade da Espanha, que segue regras da UE. Lei 15/2010 (que altera a Lei 3/2004) afirma que qualquer prazo além de 60 dias não é exequível, mesmo que uma grande empresa tente impor. Portanto, a norma é estabelecer um pagamento em 30 dias ou, se negociado, 60 dias, especialmente com empresas maiores. Para startups e contractors, 30 dias é justo.

Exemplo: Se você receber uma fatura datada de 1º de julho, deve pagá-la até 31 de julho. Se concordou com “60 dias até o final do mês” com o contractor, pagará até o final de agosto. Sempre esclareça isso no contrato ou pedido de compra para evitar confusões.

2. Práticas de emissão de faturas: Contractors espanhóis emitem uma fatura (factura) pelos seus serviços. Uma fatura válida deve incluir número, data, detalhes do contractor (nome, endereço, NIF), detalhes da sua empresa, descrição do serviço, valor, IVA (se aplicável) e retenção de IRPF. Certifique-se de receber essas faturas regularmente – geralmente após a conclusão do trabalho ou mensalmente. Alguns contractors fatur