Tasse in Svalbard e Jan Mayen

Svalbard e Jan Mayen, sebbene facciano parte del Regno di Norvegia, hanno regolamentazioni fiscali distinte che differiscono significativamente dalla Norvegia continentale, in particolare per quanto riguarda Svalbard. Questo regime fiscale unico è progettato per riflettere lo status speciale dell'arcipelago e le attività economiche presenti. Comprendere queste regole specifiche è fondamentale sia per gli Employer of Record che operano nella regione sia per i dipendenti che vi lavorano, poiché influenzano le buste paga, le ritenute fiscali e gli obblighi di conformità complessivi.

Per le aziende che impiegano Contractors in Svalbard o Jan Mayen, navigare nel panorama fiscale locale richiede attenzione ai dettagli. Gli Employer of Record sono responsabili del calcolo corretto e del versamento delle tasse per conto dei loro dipendenti, oltre a adempiere ai propri contributi fiscali specifici come Employer of Record. Le regole per Jan Mayen generalmente si allineano a quelle della Norvegia continentale, mentre Svalbard opera sotto il suo sistema fiscale semplificato.

Obblighi fiscali dell'Employer of Record

Gli Employer of Record in Svalbard e Jan Mayen hanno obblighi specifici riguardo ai contributi di sicurezza sociale e alle tasse sulla busta paga.

In Svalbard, gli Employer of Record sono tenuti a versare un contributo di sicurezza sociale sui salari dei dipendenti. Quota significativamente inferiore rispetto alle tariffe standard della Norvegia continentale. Per il 2025, si prevede che la tassa di sicurezza sociale per gli Employer of Record in Svalbard resti all’8,2% di gross salary. Non esiste una vera e propria Payroll tax separata nel senso tradizionale; il principale costo per l'Employer of Record relativo alla busta paga è questo contributo di sicurezza sociale.

In Jan Mayen, poiché generalmente le regole fiscali seguono la Norvegia continentale, gli Employer of Record sono soggetti alle tariffe di contribuzione di sicurezza sociale standard norvegesi, che variano a seconda della località dell’Employer of Record (sebbene Jan Mayen di per sé non sia categorizzata in una zona specifica, si applicano generalmente le tariffe standard). Queste tariffe sono notevolmente più alte rispetto a Svalbard e possono arrivare fino al 14,1% a seconda del settore o delle circostanze specifiche, anche se la tariffa generale per la maggior parte dei dipendenti è del 14,1%.

Gli Employer of Record in entrambe le regioni devono registrarsi presso le autorità competenti e garantire una tempestiva segnalazione e pagamento di questi contributi.

Ritenuta d’imposta sulle retribuzioni

Gli Employer of Record sono responsabili della ritenuta dell’imposta sul reddito dalle buste paga dei dipendenti prima del pagamento. Le regole di ritenuta differiscono tra Svalbard e Jan Mayen.

In Svalbard, si applica un sistema fiscale semplificato a tariffa piatta per le persone fisiche. Per il 2025, si prevede che l’aliquota di imposta sul reddito sarà 8%. Inoltre, esiste un’aliquota di imposta sul reddito da capitale, tipicamente 5%, anche se questa di solito non è soggetta alla ritenuta dell'Employer of Record a meno che non si riferisca a specifici tipi di reddito da lavoro trattato come capitale. Gli Employer of Record devono trattenere l’imposta dell’8% su tutti i redditi da lavoro tassabili.

In Jan Mayen, i dipendenti sono soggetti alle regole fiscali della Norvegia continente. Questo comporta un sistema fiscale progressivo con diverse fasce di tassazione, contributi di assicurazione nazionale (sezione del dipendente) e potenziali addizionali. Gli Employer of Record in Jan Mayen devono utilizzare le schede di detrazione fiscale rilasciate dalle autorità fiscali norvegesi per ciascun dipendente per calcolare correttamente l’importo di imposta da trattenere, che può variare significativamente in base al livello di reddito del dipendente, alle deduzioni e alle circostanze personali.

Detrazioni e agevolazioni fiscali per i dipendenti

L’accesso a detrazioni e agevolazioni fiscali per i dipendenti varia notevolmente tra Svalbard e Jan Mayen a causa dei loro sistemi fiscali distinti.

In Svalbard, il sistema fiscale a tariffa piatta significa che le possibilità di richiedere deduzioni sono molto limitate rispetto alla Norvegia continentale. L’imposta si basa principalmente sul reddito lordo con poche agevolazioni. Le deduzioni standard comuni in Norvegia continentale, come la minstefradrag (deduzione minima) o le deduzioni per spese di interesse, di norma non sono applicabili secondo la legge fiscale di Svalbard.

In Jan Mayen, i dipendenti sono soggetti alle regole fiscali della Norvegia e sono quindi idonei alle deduzioni e alle agevolazioni standard disponibili secondo la normativa fiscale norvegese. Queste possono includere:

• Deduzione standard (Minstefradrag)
• Deduzione per spese relative all’acquisizione del reddito (ad esempio, spostamenti casa-lavoro)
• Deduzione per interessi su prestiti
• Deduzione per contributi a specifici schemi pensionistici
• Deduzione per spese di assistenza all’infanzia

I dipendenti di Jan Mayen devono dichiarare tali deduzioni nella loro dichiarazione dei redditi annuale per beneficiarne.

Scadenze per conformità e rendicontazione fiscale

Gli Employer of Record in Svalbard e Jan Mayen devono rispettare requisiti specifici di conformità e rendicontazione. L’obbligo principale di rendicontazione è la presentazione di A-melding (A-statement).

L’A-melding è una relazione mensile presentata in modo elettronico alle autorità fiscali norvegesi, all’Amministrazione del lavoro e delle welfare norvegese (NAV) e a Statistics Norway. Include informazioni su salari dei dipendenti, ritenute fiscali e contributi di sicurezza sociale dell'Employer of Record.

• Sottomissione mensile: L’A-melding deve essere inviata entro il 5° giorno del mese successivo al periodo di paga. Per esempio, l’A-melding di gennaio è dovuta entro il 5 febbraio.
• Termini di pagamento: I contributi di sicurezza sociale dell'Employer of Record e le tasse trattenute ai dipendenti devono essere pagati entro scadenze specifiche, generalmente collegate alla presentazione dell’A-melding. I pagamenti sono di solito bimensili (sei volte all’anno). I termini di pagamento per il 2025 seguiranno il calendario stabilito, generalmente intorno al 15° giorno del mese successivo al periodo di rendicontazione di due mesi (ad esempio, per le rendicontazioni di gennaio-febbraio, il pagamento è dovuto intorno al 15 marzo).
• Rendicontazione annuale: Sebbene l’A-melding sia il principale rapporto continuativo, gli Employer of Record devono anche garantire che le informazioni comunicate durante l’anno siano accurate per il processo di valutazione fiscale annuale.

Gli Employer of Record devono assicurarsi di essere correttamente registrati e di avere i sistemi necessari per gestire in modo accurato e puntuale la rendicontazione della busta paga, le ritenute fiscali e le presentazioni dell’A-melding sia per i dipendenti di Svalbard che di Jan Mayen, secondo le rispettive normative.

Considerazioni speciali per lavoratori e aziende straniere

Operare in Svalbard e Jan Mayen comporta considerazioni fiscali specifiche per i lavoratori e le aziende stranieri.

Per lavoratori stranieri in Svalbard, si applica generalmente il sistema fiscale a tariffa piatta indipendentemente dallo stato di residenza fiscale altrove. Le persone che lavorano in Svalbard sono tipicamente soggette alla tassa di Svalbard sul reddito proveniente da lavoro svolto lì. Ci sono regole specifiche per coloro che sono residenti nel continente norvegese ma lavorano temporaneamente a Svalbard, o viceversa, che possono coinvolgere coordinamento tra i sistemi fiscali. Tuttavia, il principio è che il reddito da lavoro svolto a Svalbard viene tassato in Svalbard.

Per aziende straniere che impiegano personale in Svalbard, di norma devono registrarsi come Employer of Record in Norvegia e rispettare le regole fiscali e di sicurezza sociale di Svalbard per i propri dipendenti che vi lavorano. Ciò include il ritenimento dell’8% di imposta sul reddito e il versamento dell’8,2% di contribuzione di sicurezza sociale dell’Employer of Record.

Per lavoratori stranieri e aziende straniere in Jan Mayen, si applicano le regole fiscali norvegesi continentali. Ciò significa che i lavoratori stranieri possono essere soggetti a regole di residenza fiscale norvegese o a norme specifiche per non residenti, potenzialmente influence da trattati fiscali tra Norvegia e paese di origine. Le aziende straniere che impiegano personale in Jan Mayen sono soggette agli stessi obblighi degli Employer of Record norvegesi, compresi i tassi di sicurezza sociale standard e la ritenuta fiscale progressiva basata sulle schede di detrazione fiscale.

Navigare tra queste regole, in particolare per quanto riguarda la residenza fiscale, gli accordi di sicurezza sociale e le eventuali doppie imposizioni, richiede attenzione e spesso consulenza professionale.