Imposte sull'occupazione in Ruanda

Rwanda opera un sistema fiscale progressivo gestito dall'Rwanda Revenue Authority (RRA). Questo sistema include varie tasse applicabili a individui e aziende, come l'imposta sul reddito delle società, l'imposta sul valore aggiunto (IVA), le accise e l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Per Employer of Record, EOR, Recruitment, Contractors, Freelancers, Contractor of Record, COR, e Rivermate, l'attenzione principale è rivolta alle tasse legate alla busta paga, che comprendono i contributi ai schemi di sicurezza sociale e la trattenuta dell'imposta sul reddito personale dagli stipendi dei dipendenti. Comprendere questi obblighi è fondamentale per operare in conformità nel paese.

Navigare tra le complessità delle tasse sulla busta paga, dei contributi sociali e dei requisiti di reporting è essenziale per qualsiasi azienda che impieghi personale in Rwanda. La conformità garantisce il rispetto delle leggi sul lavoro locali e delle normative fiscali, prevenendo potenziali sanzioni e favorendo un ambiente di lavoro stabile. Le sezioni seguenti dettagliano gli obblighi fiscali chiave e le considerazioni per Employer of Record, EOR, e Rivermate in Rwanda per l'anno 2025.

Obblighi dell'Employer di sicurezza sociale e tasse sulla busta paga

Gli Employer of Record in Rwanda sono tenuti a versare contributi ai schemi di sicurezza sociale obbligatori per conto dei loro Contractors. Il principale schema è gestito dal Rwanda Social Security Board (RSSB), coprendo pensioni e rischi professionali. Inoltre, sono richiesti contributi per l'assicurazione sanitaria comunitaria (Mutuelle de Santé) per alcune categorie di Contractors, anche se il meccanismo principale di contribuzione per i lavoratori del settore formale è spesso attraverso il regime generale di assicurazione sanitaria.

Per il regime pensionistico RSSB, sia l'Employer of Record che il Contractor of Record contribuiscono con una percentuale dello stipendio lordo del Contractors. Il contributo per i rischi professionali è generalmente sostenuto esclusivamente dall'Employer of Record. Le percentuali specifiche sono soggette a modifiche, ma generalmente seguono percentuali stabilite del salario lordo, fino a un certo limite massimo.

Contributo pensionistico RSSB: sia l'Employer of Record che il Contractor of Record contribuiscono con una percentuale del salario lordo.
Contributo per rischi professionali RSSB: l'Employer of Record contribuisce con una percentuale del salario lordo.
Contributo all'assicurazione sanitaria: i contributi sono generalmente versati a un regime nazionale di assicurazione sanitaria, con le aliquote suddivise tra Employer of Record e Contractor of Record in base al salario lordo.

Le percentuali di contribuzione specifiche per il 2025 dovrebbero essere confermate con le ultime linee guida di RSSB e RRA, ma storicamente, le aliquote sono state circa il 5% per l'Employer of Record e il 5% per il Contractor of Record per il regime pensionistico, e una percentuale minore (ad esempio, 0,3%) per l'Employer of Record per i rischi professionali. I contributi all'assicurazione sanitaria seguono anch'essi percentuali specifiche. Questi contributi sono calcolati sul salario lordo mensile del Contractors, spesso fino a un massimo limite di guadagno assicurabile.

Requisiti di trattenuta dell'imposta sul reddito

Gli Employer of Record sono responsabili della trattenuta dell'imposta sul reddito Pay As You Earn (PAYE) dai salari mensili lordi dei Contractors. L'importo trattenuto si basa su una struttura di aliquote fiscali progressive applicate al reddito imponibile del Contractors. Il reddito imponibile è generalmente il salario lordo meno eventuali detrazioni o indennità approvate.

Le aliquote fiscali progressive per le persone fisiche in Rwanda sono applicate in base alle fasce di reddito. Gli Employer of Record devono calcolare l'imposta dovuta per ogni Contractors in base al loro reddito mensile e alle aliquote e soglie fiscali applicabili.

Di seguito un esempio illustrativo delle fasce di imposta sul reddito progressiva e delle aliquote, soggette a revisione annuale e conferma da parte della RRA per il 2025:

Reddito Imponibile Mensile (RWF)	Aliquota Fiscale (%)
Fino a 60.000	0
Da 60.001 a 100.000	10
Da 100.001 a 200.000	20
Oltre 200.000	30

Nota: Queste soglie e aliquote sono indicative, basate sulle recenti leggi fiscali, e devono essere verificate rispetto alle normative fiscali ufficiali del 2025 pubblicate dalla RRA.

L'Employer of Record calcola l'imposta per ogni Contractors mensilmente, trattiene l'importo dal salario netto e lo versa alla RRA.

Deduzioni fiscali e indennità per i Contractors

Sebbene il sistema fiscale sia principalmente basato sul reddito lordo con aliquote progressive, i Contractors potrebbero essere eleggibili a determinate deduzioni o indennità che riducono il loro reddito imponibile. Queste sono generalmente limitate e definite dalla legislazione fiscale.

Considerazioni comuni che potrebbero influenzare il reddito imponibile includono:

Contributi obbligatori alla sicurezza sociale: i contributi dei Contractors al regime pensionistico RSSB sono generalmente deducibili dal reddito lordo ai fini fiscali.
Indennità specifiche: alcune indennità fornite dal Employer of Record potrebbero essere trattate diversamente ai fini fiscali (ad esempio, indennità di trasporto, alloggio o medicali), a seconda delle leggi fiscali specifiche e di come sono strutturate e pagate. Alcune indennità possono essere completamente imponibili, parzialmente imponibili o esenti fino a determinati limiti.

È importante che gli Employer of Record identifichino correttamente quali componenti del pacchetto retributivo di un Contractors sono imponibili e quali, se presenti, sono deducibili o esenti, in conformità alle leggi fiscali vigenti per il 2025.

Scadenze per la conformità fiscale e il reporting

Gli Employer of Record in Rwanda hanno scadenze specifiche per la presentazione delle dichiarazioni fiscali e il versamento delle tasse trattenute e dei contributi alla sicurezza sociale. Rispettare queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e interessi.

Dichiarazioni mensili PAYE e contributi alla sicurezza sociale: gli Employer of Record sono generalmente tenuti a presentare dichiarazioni fiscali mensili e a versare le tasse PAYE trattenute e i contributi alla sicurezza sociale entro il 15° giorno del mese successivo. Questa dichiarazione viene solitamente inviata elettronicamente tramite il portale online della RRA.
Riconciliazione annuale PAYE: è richiesta una riconciliazione annuale delle trattenute PAYE per tutti i Contractors, spesso da completare entro una data specifica nei primi mesi dell'anno successivo all'anno fiscale (ad esempio, entro il 31 gennaio o il 31 marzo). Questo rapporto riassume il totale delle retribuzioni pagate e delle tasse trattenute per ogni Contractors durante l'anno solare precedente.
Altri obblighi di reporting: gli Employer of Record potrebbero avere altri obblighi di reporting relativi alle informazioni sui Contractors o a benefici specifici forniti.

Mantenere registri salariali accurati e rimanere aggiornati sulle scadenze di presentazione e pagamento per il 2025 è essenziale per la conformità.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

I Contractors e le aziende straniere operanti in Rwanda possono affrontare considerazioni fiscali specifiche.

Residenza fiscale: il trattamento fiscale dei Contractors stranieri dipende dal loro stato di residenza fiscale in Rwanda. In generale, le persone sono considerate residenti fiscali se hanno una dimora permanente in Rwanda o sono presenti nel paese per più di 183 giorni in un periodo di 12 mesi. I residenti sono tassati sul loro reddito mondiale, mentre i non residenti sono generalmente tassati solo sul reddito di origine rwandese.
Reddito da lavoro: il reddito da lavoro guadagnato da Contractors stranieri per lavoro svolto in Rwanda è soggetto alla trattenuta PAYE, indipendentemente dal loro stato di residenza, salvo esenzione specifica prevista da un trattato di doppia imposizione.
Aziende straniere: le aziende straniere che impiegano Contractors in Rwanda, anche senza una stabile organizzazione, potrebbero comunque avere obblighi di Employer of Record riguardo alla trattenuta PAYE e ai contributi alla sicurezza sociale per i loro Contractors che lavorano nel paese. La costituzione di un'entità locale o l'utilizzo di un servizio di Employer of Record è spesso necessario per gestire questi obblighi in modo conforme.
Trattati di doppia imposizione: Rwanda ha stipulato trattati di doppia imposizione con diversi paesi. Questi trattati possono offrire agevolazioni dall'imposizione doppia e influenzare gli obblighi fiscali di Contractors e aziende straniere, ad esempio esentando alcuni redditi da tassazione rwandese se tassati nel paese di origine dell'individuo o dell'azienda.