Permessi di lavoro e visti in Belgio

Il Belgio è una destinazione attraente per il business internazionale, svolgendo un ruolo centrale nell'Unione Europea come sede del Parlamento Europeo e della sede NATO. La sua forza lavoro multilingue e la posizione strategica tra Francia, Germania e Regno Unito ne fanno un luogo desiderabile per i datori di lavoro che vogliono assumere o trasferire talenti. Tuttavia, le regole di immigrazione e autorizzazione al lavoro in Belgio sono dettagliate e rigorosamente applicate.

Anche incarichi a breve termine richiedono la documentazione adeguata. I datori di lavoro che violano le leggi sul lavoro o sull’immigrazione belghe possono affrontare sanzioni severe, tra cui multe, accuse penali e ordini di interrompere l’impiego del lavoratore interessato. Comprendere i requisiti di immigrazione del Belgio è fondamentale per la conformità legale e un’operatività senza problemi.

Bruxelles, ad esempio, è un centro di attività politica e diplomazia internazionale, sottolineando il ruolo del Belgio come capitale de facto dell’UE. Di conseguenza, le aziende con team internazionali spesso cercano di collocare dipendenti in Belgio. Il sistema di immigrazione belga tratta ogni lavoratore con attenzione; anche i "nomadi digitali" non possono lavorare legalmente senza visti e permessi adeguati. Le sezioni seguenti spiegano chi necessita di autorizzazione per lavorare in Belgio e delineano le principali categorie di visti e permessi. Ti guideremo anche attraverso le responsabilità del datore di lavoro, i passaggi pratici per assumere o trasferire personale straniero e consigli per affrontare le sfide comuni nell’immigrazione belga.

Who Needs a Belgian Visa or Work Permit?

I cittadini belgi e i cittadini dell’UE/EFTA/Svizzera hanno il diritto di lavorare in Belgio senza bisogno di un permesso di lavoro o visto. Come parte dello Spazio Schengen e delle regole di libera circolazione dell’UE, qualsiasi cittadino di un paese UE o EFTA (European Free Trade Association) – o della Svizzera – può entrare, risiedere e accettare un impiego in Belgio senza autorizzazione speciale. Questi lavoratori devono semplicemente registrarsi presso le autorità locali della città dopo tre mesi per ottenere una carta di soggiorno belga.

Tutti gli altri cittadini stranieri, noti come "cittadini di paesi terzi" (ad esempio cittadini degli Stati Uniti, India, Cina), necessitano di un permesso di lavoro e di solito di un visto prima di iniziare l’impiego. In generale, qualsiasi cittadino non UE/EFTA che desideri lavorare in Belgio deve ottenere l’autorizzazione in anticipo. Per incarichi fino a 90 giorni, alcune categorie di specialisti, come giornalisti, ricercatori, atleti e artisti performativi, possono entrare con un visto Schengen di Tipo C e presentare una dichiarazione Limosa domestica, ma hanno comunque bisogno di un’autorizzazione al lavoro approvata anche per lavori a breve termine.

Se il soggiorno previsto supera i 90 giorni, praticamente tutti i cittadini non UE necessitano sia di un visto di lunga durata di Tipo D sia di un permesso di lavoro. Il datore di lavoro deve richiedere il permesso di lavoro per conto del dipendente (spesso ora combinato come "Single Permit") e ottenere un visto prima che il lavoratore straniero possa iniziare legalmente a lavorare. Anche i cittadini britannici, che in passato viaggiavano senza visto, devono richiedere un permesso se lavoreranno più di 90 giorni in Belgio.

In sintesi, se assumi o trasferisci qualcuno proveniente da fuori UE/SEE/Svizzera, dovresti presumere che necessiti di autorizzazione al lavoro belga. Non permettere a un nuovo assunto di iniziare a lavorare in Belgio finché il permesso e il visto appropriati non siano in regola.

Overview of Belgian Work Visa and Permit Types

Il Belgio offre diverse categorie principali di permessi di cui i datori di lavoro dovrebbero essere a conoscenza. Queste autorizzazioni di solito combinano diritti di lavoro e di residenza. I principali tipi sono descritti di seguito.

Single Permit (Combined Work and Residence Permit) in Belgium

Il Single Permit è l’autorizzazione di lavoro standard per i cittadini non UE che soggiornano in Belgio oltre 90 giorni. Dall’1 gennaio 2019, qualsiasi lavoratore straniero proveniente da fuori Europa che intenda risiedere e lavorare in Belgio per più di tre mesi deve possedere un Single Permit. Questo è un permesso combinato, il che significa che la richiesta include anche quella per la carta di soggiorno del dipendente.

L’Ufficio federale di immigrazione belga e l’autorità regionale competente elaborano congiuntamente il Single Permit. Per impostazione predefinita, un Single Permit appena rilasciato è legato a un datore di lavoro e a un ruolo specifico (a volte chiamato a durata limitata). Viene generalmente concesso per un massimo di 3 anni e può essere rinnovato se l’impiego continua. Dall’inizio del 2023, il Belgio ha introdotto un’opzione "Single Permit (Durata illimitata)", valida indefinitamente e che permette al titolare di lavorare per qualsiasi datore di lavoro in qualsiasi posizione retribuita senza bisogno di una nuova autorizzazione per cambi di lavoro.

I datori di lavoro devono richiedere il Single Permit per conto del dipendente, utilizzando il portale online unico o tramite l’agenzia regionale per l’impiego presso cui il lavoratore sarà basato. La domanda include il contratto di lavoro firmato, le prove di qualifiche, identità, assicurazione sanitaria e talvolta un avviso di recruitment o test di mercato del lavoro. Se approvata, l’Ufficio immigrazione rilascia il documento del Single Permit, che certifica il diritto del lavoratore straniero di vivere e lavorare in Belgio.

EU Blue Card for Belgium

La EU Blue Card è il programma del Belgio per professionisti altamente qualificati, basato su una direttiva europea volta ad attrarre lavoratori con qualifiche avanzate. Per qualificarsi in Belgio, il candidato di solito necessita di un titolo di studio superiore (o esperienza professionale equivalente) e di un’offerta di lavoro vincolante o contratto di almeno un anno.

Fondamentale, il salario offerto deve superare una soglia elevata, di solito circa il 150% del salario lordo annuo medio in Belgio. Per esempio, l’attuale salario minimo lordo annuo per una Blue Card è circa €60.998 a Bruxelles (circa €55.181 in Fiandre). In pratica, ciò significa che le Blue Card sono principalmente per talenti di alto livello in settori come ingegneria, IT o alta dirigenza.

Se rilasciata, una Blue Card in Belgio è valida da 1 a 3 anni, legata alla durata del contratto, ed è rinnovabile. Conferisce gli stessi diritti lavorativi e benefici sociali dei cittadini belgi e offre un percorso verso la residenza permanente dopo alcuni anni. Notabilmente, i titolari di Blue Card possono successivamente cambiare datore di lavoro in Belgio senza ottenere un nuovo permesso, dopo che la carta è stata valida per un certo periodo. A differenza di altri permessi di lavoro, il processo per la Blue Card in Belgio non richiede un test di mercato del lavoro.

Intra-Corporate Transferee (ICT) Permit for Belgium

Il Belgio ha implementato il regime EU per i trasferimenti intra-aziendali (ICT) per le multinazionali. Questo permesso copre manager, specialisti o tirocinanti trasferiti a una filiale belga della propria azienda (o di un gruppo collegato) da fuori UE. Per i trasferimenti in Belgio (inclusione diretta), il dipendente deve aver lavorato per l’azienda all’estero per almeno 3 degli ultimi 4 anni in un ruolo manageriale, esecutivo o specialistico.

Il permesso ICT belga viene rilasciato per la durata del secondoment, fino a un massimo di 3 anni per dirigenti o specialisti e 1 anno per tirocinanti. Dopo il periodo consentito, può essere rinnovato una volta, soggetto a limiti di durata totale. Importante, soglie di età e salario tendono a rispecchiare i requisiti della Blue Card.

Esiste anche una via ICT Mobility per i trasferimenti intra-aziendali UE. Se un dipendente possiede già un permesso ICT in un altro paese UE, può venire in Belgio per incarichi brevi (fino a 90 giorni) senza un nuovo permesso. Per incarichi superiori a 90 giorni, devono richiedere un permesso ICT di lunga durata belga. In pratica, il permesso ICT in Belgio si ottiene tramite la stessa procedura one-stop degli altri permessi singoli, ma sotto la categoria ICT.

Short-Term Work Permits in Belgium

Per incarichi molto brevi (inferiori a 90 giorni), il Belgio rilascia permessi speciali a breve termine. L’esempio classico è il vecchio “Work Permit B” per fino a 90 giorni di lavoro per un datore di lavoro specifico. Il Work Permit B deve essere richiesto dal datore di lavoro ed è valido per un soggiorno continuo fino a tre mesi. Non può essere esteso; se l’incarico supera i 90 giorni, il datore di lavoro dovrebbe optare per un Single Permit.

In pratica, la maggior parte dei trasferimenti oggi utilizza il processo del singolo permesso, anche per brevi periodi, ma alcuni lavoratori temporanei di progetto o consulenti possono ancora entrare con un Work Permit B. Esiste anche uno schema di permesso a breve termine con il Single Permit: se un lavoratore straniero rimarrà in Belgio per 90 giorni o meno, il datore di lavoro può comunque richiedere un permesso singolo a durata breve. Qualsiasi permesso di soggiorno a breve termine (Tipo B o permesso singolo a breve termine) è considerato un’autorizzazione al lavoro e deve essere ottenuto prima di iniziare a lavorare.

Oltre ai permessi, tutti i datori di lavoro (o datori di lavoro invianti) devono registrare i lavoratori a breve termine tramite la dichiarazione online Limosa. Anche se un permesso di lavoro non è richiesto (ad esempio, per cittadini UE o alcune professioni di libera circolazione), una dichiarazione Limosa o equivalente deve essere presentata per ogni dipendente che entra in Belgio per lavoro.

Special Cases (Posted Workers, Researchers, etc.) in Belgium

Il Belgio ha alcune categorie speciali al di fuori dei permessi usuali.

Lavoratori inviati: Se un’azienda straniera invia temporaneamente un proprio dipendente in Belgio (ad esempio come subappaltatore), il lavoratore è "inviato". Il datore di lavoro straniero deve dichiarare l’invio tramite Limosa e rispettare le condizioni di lavoro belghe, tra cui salari minimi. Se l’invio supera i 90 giorni, il lavoratore inviato è trattato come un normale dipendente e necessita di un Single Permit belga.

Ricercatori e Accademici: Il Belgio ha introdotto una specifica "autorizzazione ricercatore" per ricercatori di paesi terzi collegati a un istituto di ricerca belga riconosciuto. Dal marzo 2023, un ricercatore non UE con un accordo di ospitalità presso un’università o laboratorio qualificato può ottenere un permesso di ricercatore tramite una procedura semplificata. Questo permesso è sostanzialmente un’autorizzazione combinata di lavoro e soggiorno, valida per la durata del progetto, rilasciata all’organizzazione di ricerca.

Lavoratori stagionali: Il Belgio rilascia permessi di lavoro stagionale per settori come agricoltura e turismo. Questi di solito richiedono che il datore di lavoro dimostri una carenza di manodopera (eccetto in Vallonia, dove il test è dispensato) e che il lavoratore svolga attività stagionali riconosciute. I permessi stagionali sono limitati in durata, tipicamente fino a 6–8 mesi, e vengono rilasciati insieme a un visto di Tipo D. Esistono altre categorie, come il permesso di residenza "anno di ricerca" per recenti laureati non UE in cerca di lavoro.

Employer Sponsorship Process and Responsibilities in Belgium

Quando si sponsorizza un lavoratore straniero, il datore di lavoro belga assume gran parte degli oneri. Innanzitutto, il datore di lavoro deve essere legalmente costituito in Belgio o aver incaricato un rappresentante locale. Tutte le domande di permesso di lavoro sono presentate dal datore di lavoro (o suo rappresentante); gli individui non possono fare domanda autonomamente.

Il processo principale avviene tramite l’Ufficio immigrazione belga e il dipartimento regionale di migrazione economica. I datori di lavoro presentano la domanda online tramite il portale unico, che la indirizza alla regione pertinente (Bruxelles, Flanders, Vallonia o Comunità di lingua tedesca) in base alla sede di lavoro.

Prima di presentare domanda, spesso il datore di lavoro deve superare un test di mercato del lavoro. Per i permessi di lavoro ordinari (ad esempio, non Blue Card, non ICT), il datore di lavoro deve pubblicizzare l’offerta di lavoro localmente e attendere un periodo prescritto per dimostrare che nessun candidato belga o UE qualificato è disponibile. Questo Test di Mercato del Lavoro Residente viene presentato come parte della domanda. Sono previste eccezioni per i permessi Blue Card e ICT, e Vallonia lo esonera per lavori stagionali. Il rispetto di questo requisito è responsabilità del datore di lavoro.

Il datore di lavoro deve anche fornire un contratto di lavoro corretto, di solito a tempo pieno, con termini belgi di impiego, e garantire che lo stipendio soddisfi le soglie legali. Il contratto deve essere firmato da entrambe le parti e rispettare gli standard belgi del lavoro. Insieme al contratto, il datore di lavoro presenta la prova di registrazione dell’azienda e spesso una descrizione ufficiale del lavoro o una delibera del consiglio di amministrazione che autorizza l’assunzione. In molti casi, le autorità richiedono anche la prova del pagamento della tassa di domanda.

Una volta concesso il permesso di lavoro, il dipendente deve richiedere il visto necessario (se all’estero) presso una missione diplomatica belga. Il datore di lavoro dovrebbe fornire eventuale lettera di supporto o invito necessario per la domanda di visto consolare. Dopo l’arrivo in Belgio, il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore si registri presso il municipio locale per ottenere la carta di soggiorno e sia registrato presso le autorità di sicurezza sociale e fiscali belghe.

Le responsabilità amministrative del datore di lavoro non finiscono con il permesso di lavoro. La legge belga sul lavoro è severa: i datori di lavoro devono registrare tutti i dipendenti per i contributi di sicurezza sociale e trattenere le tasse sul salario fin dal primo giorno. Ciò significa registrare l’azienda presso l’Ufficio Nazionale di Sicurezza Sociale (RSZ/ONSS) e presso il Federal Public Service Finance prima che il dipendente inizi. I datori di lavoro devono anche presentare regolarmente rapporti salariali mensili o trimestrali e rilasciare certificati fiscali annuali.

Infine, il datore di lavoro deve monitorare i rinnovi e le scadenze dei permessi. Poiché i permessi di lavoro sono a tempo limitato, i datori di lavoro devono controllare le date di scadenza e richiedere i rinnovi con largo anticipo (tipicamente 1–2 mesi prima della scadenza). Per i Single Permit, le domande di rinnovo sono simili alla richiesta iniziale. Se il ruolo o lo stipendio del dipendente cambiano significativamente, il datore di lavoro potrebbe dover richiedere un nuovo permesso o modificare quello attuale. Una supervisione proattiva di questi obblighi è essenziale per evitare impieghi illegali involontari.

Step-by-Step Guide to Hiring or Relocating a Foreign Employee to Belgium

Di seguito si riassumono i passaggi chiave che un datore di lavoro dovrebbe seguire quando porta un lavoratore non UE in Belgio:

Determine Eligibility in Belgium

Verifica la nazionalità e lo status del dipendente. Se sono cittadini UE/SEE/Svizzera, non è necessario né visto né permesso di lavoro, anche se è richiesta la registrazione presso le autorità locali entro 3 mesi. Se sono cittadini di paesi terzi, annota la durata prevista dell’incarico. Se l’incarico supererà i 90 giorni o sarà rinnovabile, pianifica un Single Permit. Se si tratta di una visita breve (<90 giorni), valuta se un Work Permit B o un permesso a breve termine sia più appropriato.

Selecting the Right Permit Category in Belgium

In base al ruolo, identifica il tipo di permesso corretto per il Belgio. Le scelte più comuni includono un Single Permit per l’impiego standard, una EU Blue Card per lavori altamente qualificati o un permesso ICT per trasferimenti intra-aziendali. Assicurati che il dipendente soddisfi eventuali criteri specifici, come le soglie salariali della Blue Card o la storia di trasferimenti ICT. Se incerto, il datore di lavoro può consultare specialisti di immigrazione belgi.

Conducting the Labour Market Test (if required) in Belgium

Per la maggior parte dei casi di permesso di lavoro in Belgio, pubblicizza la posizione localmente e documenta la ricerca. Alcune regioni richiedono di pubblicare l’offerta per almeno 3 settimane su piattaforme ufficiali. Conserva registrazioni dettagliate (