HRIS (Human Resource Information System) è una soluzione software progettata per migliorare le funzioni HR di base e semplificare la gestione della forza lavoro. Archiviando, organizzando e analizzando i dati dei dipendenti in uno spazio centralizzato, HRIS consente alle aziende di accedere facilmente alle informazioni e di prendere decisioni basate sui dati.
Funzioni chiave di HRIS
Gestione dei dati dei dipendenti: HRIS permette un facile archiviazione e recupero dei dati dei dipendenti, inclusi informazioni di contatto, istruzione, dettagli salariali e informazioni fiscali, con controlli di accesso personalizzabili. Monitoraggio del tempo e presenze: Fornisce una dashboard per rivedere le ore lavorate, le assenze, i giorni di malattia e le ferie di ogni dipendente, facilitando il monitoraggio delle tendenze di coinvolgimento a livello individuale e aziendale. Payroll automatizzato: HRIS automatizza i processi di payroll, inclusi il monitoraggio dei fogli presenza, il calcolo di salari e tasse, la distribuzione degli stipendi e la gestione dei record, riducendo gli errori umani e garantendo la sicurezza dei dati. Amministrazione dei benefici e gestione della retribuzione: I professionisti HR possono gestire i benefici dei dipendenti e i pacchetti retributivi, evidenziare i vantaggi aziendali, raccogliere dati sulla retribuzione e amministrare i pacchetti di benefici in modo efficiente. Monitoraggio delle candidature: HRIS include un Applicant Tracking System (ATS) per elaborare le candidature, gestire le fasi di selezione e raccogliere metriche in una fonte centralizzata. Formazione dei dipendenti e monitoraggio delle prestazioni: Automatizza e traccia la formazione dei dipendenti, aiuta nella gestione dei talenti e offre certificazioni autogestite e report di progresso, facilitando lo sviluppo dei dipendenti. Self-service dei dipendenti: HRIS consente ai dipendenti di impostare obiettivi professionali, monitorare le revisioni delle prestazioni e assumersi la responsabilità dello sviluppo della carriera attraverso opzioni di self-service, riducendo il carico di lavoro delle HR.
Vantaggi di HRIS
Scalabilità organizzativa: La gestione centralizzata dei dati facilita la scalabilità organizzativa fornendo una fonte unica di informazioni accurate e aggiornate accessibile a tutti i dipendenti. Automazione delle attività: L’automazione delle attività ripetitive permette ai professionisti HR di concentrarsi su iniziative strategiche, migliorando l’efficienza e riducendo il carico di lavoro manuale. Sicurezza dei dati e conformità: HRIS garantisce la sicurezza dei dati e la conformità archiviando tutte le informazioni in modo sicuro in un’unica posizione e aggiornando regolarmente i sistemi per rispettare le normative HR e gli standard di cybersecurity. Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti: Un’esperienza fluida, dall’onboarding alla gestione delle buste paga, aiuta ad attrarre e trattenere i talenti, migliorando la soddisfazione e l’engagement dei dipendenti. Decisioni basate sui dati: Le intuizioni in tempo reale fornite da HRIS consentono decisioni informate dai dati, aiutando a identificare iniziative di risparmio sui costi, semplificare i processi e ottimizzare la forza lavoro.
Come scegliere un HRIS
Quando si seleziona un HRIS, è essenziale identificare gli obiettivi principali e i punti critici della tua azienda per garantire che la soluzione scelta sia in linea con le tue esigenze. Alcune soluzioni software HRIS popolari nel 2022 includono Rippling, Monday, BambooHR, Hibob e Namely HR.
Quando implementare HRIS
È il momento di considerare l’implementazione di un HRIS quando la tua azienda affronta sfide come perdita di tempo HR su attività ripetitive, mancanza di integrazione tra più sistemi che causa confusione, perdita di talenti a causa di processi disorganizzati o la necessità di approfondimenti basati sui dati senza risorse per report manuali.
Costo di HRIS
Secondo il rapporto HRIS del 2022 di Softwarepath, il costo medio per utente di HRIS è di $210 al mese o $12.625 per utente in cinque anni, anche se i costi effettivi possono variare a seconda del provider e delle esigenze specifiche.