Come un'organizzazione di ricerca ha assunto in modo conforme alle normative nei Paesi Bassi senza una presenza legale locale

About the client

Il cliente è un'organizzazione di ricerca europea, attiva nel settore dell'elettronica avanzata e dei semiconduttori, operante secondo standard rigorosi di governance e approvvigionamento tipici di ambienti di R&D altamente regolamentati. Sebbene le sue assunzioni si basino principalmente su contratti locali, il talento specializzato di cui ha bisogno è distribuito in tutta Europa, quindi recluta a livello internazionale ovunque sia disponibile l'esperienza giusta. Quando è iniziato questo impegno, cercava di espandere la propria presenza nella regione Benelux senza avere una entità locale in loco.

The challenge

Il ruolo era nei Paesi Bassi, e l'organizzazione non aveva modo di assumere direttamente qualcuno lì: nessuna entità olandese, nessuna presenza nel Benelux e nessuna esperienza pregressa con un Employer of Record. Il candidato, un ricercatore senior, si stava trasferendo nei Paesi Bassi dall'estero.

Per un ente di ricerca, creare un'entità legale estera comporta un peso aggiuntivo. Non si tratta solo di costi e tempi di setup, ma anche di un impegno di governance e responsabilità che deve essere giustificato internamente e ai portatori di interesse. In questo caso, quel livello di struttura sarebbe stato sproporzionato per quella che inizialmente era una singola posizione. Allo stesso tempo, adottare un accordo informale o basato su Contractors o Freelancers per accelerare avrebbe comportato rischi di classificazione, tra cui la potenziale esposizione a un'attività stabile, oltre a sfide più ampie di conformità e governance. Questi sono esattamente i tipi di rischi che richiedono una struttura operativa stabile e ben definita fin dall'inizio.

L'organizzazione era anche un primo utilizzo di un EOR, quindi parte della sfida era semplicemente acquisire fiducia che un accordo di tipo Employer of Record fosse un modo sicuro e sostenibile per impiegare qualcuno all'estero.

What was at stake

Senza un'entità, l'organizzazione non poteva assumere in modo conforme il ricercatore nei Paesi Bassi con le proprie risorse, e le soluzioni che avrebbero potuto essere più rapide presentavano rischi di misclassification e fiscali. Per un'entità con una struttura proprietaria che richiede un alto livello di disciplina nell'esecuzione e chiarezza nella governance, questo tipo di esposizione non è solo finanziario, ma anche reputazionale.

L'elemento di conformità più concreto era la regola del 30%, la agevolazione fiscale per espatriati nei Paesi Bassi che permette a un dipendente qualificato in arrivo di ricevere una parte del salario esentasse fino a cinque anni. Deve essere richiesta dal datore di lavoro entro quattro mesi dal primo giorno di lavoro per entrare in vigore fin dal primo giorno, e per un ricercatore in relocazione ha influenzato significativamente il valore dell'offerta.

Why they chose Rivermate

L'organizzazione ha confrontato diversi fornitori di EOR. Il prezzo contava, come ci si aspetterebbe di un'organizzazione di ricerca, e anche la presenza locale: l'entità stessa di Rivermate nei Paesi Bassi ha fornito un effettivo Employer of Record locale. Per un primo utilizzo di un EOR, la reattività e la capacità di adattarsi alle sue domande sono state altrettanto importanti.

Il momento decisivo è arrivato prima di firmare qualsiasi contratto. Diversi fornitori erano in competizione, ciascuno fornendo risposte diverse alle stesse domande, e Rivermate si è affermata con una risposta chiara, competente, che ha dato la fiducia necessaria per procedere, esattamente l'assicurazione di cui un'organizzazione responsabile ha bisogno prima di impegnarsi.

How Rivermate helped

L'impegno è iniziato a giugno 2025, e il contratto è stato stipulato rapidamente: due settimane dall'offerta accettata all'inizio ufficiale, con un relocamento internazionale in parallelo.

Il processo è stato supportato dagli esperti di Rivermate, tra cui Dasola Jikiemi, Customer Success Manager, e Karl van der Weert, Head of Account Management. Insieme, hanno guidato l'organizzazione e il dipendente attraverso l'onboarding, la configurazione del contratto, la coordinazione della payroll e le questioni pratiche di impiego nei Paesi Bassi. L'onboarding è avvenuto tramite la piattaforma di Rivermate, con un punto di contatto dedicato disponibile per le domande amministrative legate all'assunzione in un nuovo paese.

L'aspetto più chiaro e concreto del lavoro è stato la regola del 30%. Come si applicava durante la negoziazione del contratto e come doveva essere preparata, inizialmente non era chiaro; Rivermate ha chiarito e risolto la questione come parte della stipula del contratto, senza complicare inutilmente il processo con il dipendente.

Nel quotidiano, il supporto avviene tramite email al contatto dedicato, che smista le domande ai dipartimenti rilevanti, con risposte tempestive nelle poche occasioni in cui sorgono domande.

What this means for similar organizations

Se sei un'ONG, un'organizzazione di ricerca pubblica o privata, un istituto di ricerca, uno spin-out universitario, o qualsiasi ente finanziato pubblicamente che necessita di uno o due assunzioni specialistiche all'estero, la questione dell'entità è più rilevante rispetto a un'azienda tradizionale: l'elemento di costo è importante e, possibilmente, ogni euro e ogni impegno di governance devono essere giustificati. Un Employer of Record ti aiuta ad assumere la persona giusta all'estero in conformità, senza creare e mantenere un'entità estera per solo un paio di ruoli.

In Rivermate, lavoriamo regolarmente con istituti di ricerca e anche con enti pubblici, quindi comprendiamo le aspettative più elevate di conformità per questo tipo di enti. La procurement può essere più complessa, la documentazione più dettagliata, e i finanziatori o gli organismi di controllo possono richiedere una motivazione chiara per ogni decisione.

Siamo abituati a lavorare entro questi vincoli. Questo significa muoversi rapidamente quando necessario, documentando ogni passaggio con attenzione e gestendo le situazioni sensibili con discrezione.