Vantaggi dell'esternalizzazione della gestione delle buste paga nelle operazioni delle piccole imprese

La gestione della retribuzione è uno dei compiti da svolgere. Sebbene sia considerato un compito relativamente semplice e diretto, la gestione delle buste paga può rappresentare una grande onere per la vostra azienda, specialmente quando non è in atto una strategia efficace per affrontarla.

I vostri dipendenti si aspettano altresì che siano forniti loro salari, benefici e altre forme di supporto nel modo più puntuale e fluido possibile. Questi motivi sono principalmente alla base di un elevato numero di ostacoli logistici e della documentazione che accompagnano la elaborazione delle buste paga.

Una domanda che un imprenditore si pone all'inizio dell'attività è se dovrebbe esternalizzare la gestione delle buste paga o gestirla internamente. Esternalizzare la gestione delle buste paga riduce notevolmente il carico di lavoro, ma aumenta anche le spese. Quindi, cosa bisogna considerare prima di decidere di esternalizzare la gestione delle buste paga?

Cos'è la gestione della retribuzione (payroll)?

Prima di tracciare la linea tra payroll in house e outsourcing della gestione delle buste paga, e analizzare quale opzione sia la migliore per te, è prima di tutto importante capire nel dettaglio cos'è la gestione della retribuzione.

La gestione della retribuzione è semplicemente un elenco di dipendenti a cui un'azienda deve salari, stipendi o bonus. La payrolling può essere effettuata settimanalmente, quindicinalmente o mensilmente, a seconda di ciò che l'azienda ritiene più efficace per le proprie operazioni. I salari dovuti sono spesso calcolati dal dipartimento payroll dell'azienda.

È importante che un piccolo imprenditore comprenda la gestione della retribuzione perché questa è soggetta a regolamentazioni federali, statali e locali. La conformità alle leggi sulla payrolling è non negoziabile per qualsiasi impresa. Inoltre, la gestione delle buste paga e le relative tasse possono incidere significativamente sul reddito netto di un’azienda. Un'azienda può perdere una grande quantità di denaro se la gestione delle buste paga viene eseguita in modo impreparato. Infine, anche i dipendenti si aspettano che il loro datore di lavoro paghi loro l’importo corretto al momento giusto. Errori nelle detrazioni o nelle trattenute, così come preoccupazioni riguardo alla puntualità, possono avere un impatto sostanziale sul morale dei dipendenti.

C'è semplicemente così tanto in gioco nelle operazioni di payroll. Le aziende dovrebbero quindi muoversi con cautela quando decidono quale sistema di gestione delle buste paga utilizzare.

Cos'è la gestione della retribuzione affidata a un EOR?

Esternalizzare la payrolling significa fondamentalmente assumere persone al di fuori della propria organizzazione per eseguire le responsabilità legate alla payrolling. Quando si esternalizza la gestione delle buste paga, si pagano esperti altamente qualificati per gestire l’intero processo di payroll della propria azienda. Idealmente, il dipartimento di payroll assunto si occuperà di tutte le attività amministrative e di conformità associate alla retribuzione dei dipendenti.

Tuttavia, i compiti e le responsabilità complessive del dipartimento devono essere indicati nel contratto di servizio. Questo può anche includere la presentazione delle tasse sulla retribuzione e i pagamenti per conto vostro.

Cos'è la gestione della retribuzione in-house?

A differenza della payrolling esternalizzata, la payrolling in house non coinvolge aziende terze esterne. Il dipartimento che gestisce la payroll dell’organizzazione è interno. In altre parole, il personale responsabile delle operazioni di payroll sono dipendenti. I responsabili delle buste paga in house spesso rientrano nel dipartimento delle risorse umane oppure in quello delle finanze dell'azienda.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell'esternalizzazione del payroll?

Vantaggi

Prima di analizzare i pro e i contro dell'esternalizzazione del payroll, è importante capire che uno o più di questi motivi elencati non si applicano necessariamente a tutte le piccole imprese. Rivermate raccomanda comunque di eseguire un’analisi accurata del sistema di payroll più adatto alla tua azienda.

Più accuratezza

Come già menzionato, ai datori di lavoro viene affidato il compito di garantire che la gestione delle buste paga sia corretta e puntuale, cioè secondo i tempi stabiliti. Per la maggior parte dei dipendenti americani, questo è un requisito fondamentale non solo per il morale dei dipendenti, ma anche per il pagamento delle loro bollette.

In una indagine condotta dall'American Payroll Association, il 69 percento dei dipendenti negli Stati Uniti afferma che se i loro assegni sono ritardati anche di solo una settimana, non saranno in grado di pagare le proprie bollette. Se questo problema persiste, il ritardo nel pagamento delle retribuzioni potrebbe influenzare negativamente le relazioni con i dipendenti e portare a un aumento del turnover.

L’outsourcing del payroll può aiutarti a mantenere l’accuratezza e ad automatizzare operazioni essenziali per assicurare che le buste paga siano pagate puntualmente, ogni volta.

Certificazione di conformità garantita

Uno dei vantaggi principali dell’esternalizzazione del payroll è che riduce il tempo dedicato alla conformità e alla gestione del rischio. Il tuo ente regolatore fiscale nazionale impone milioni di dollari di sanzioni ogni anno per le tasse sul lavoro, ed è importante rispettare tutte le leggi e regolamentazioni relative al payroll. Quando decidi di esternalizzare la gestione del payroll, è fondamentale affidarsi a un fornitore che funzioni come partner di tassazione e conformità fiscale, impegnato anche a mitigare il rischio di incorrere in sanzioni fiscali.

La presentazione delle tasse e i pagamenti possono essere gestiti da un professionista nel settore payroll e risorse umane. Un’azienda che si occupa di questa conformità sarà anche consapevole delle modifiche nelle normative fiscali.

Risparmio di tempo

I dipartimenti di risorse umane e payroll dedicano circa 36 ore alla settimana ad operazioni correlate alla conformità, come seguire le proposte regolamentari e sviluppare e comunicare nuove regole. Inoltre, il 26 percento delle piccole imprese dedica dalle tre alle cinque ore al mese alla gestione manuale delle buste paga.

La maggior parte, se non tutti, i fornitori di servizi payroll di terze parti offrono un database centralizzato per le informazioni relative a payroll e presenze. Questo non solo automatizza e semplifica i processi di payroll, ma riduce anche i vincoli temporali e permette al vostro presunto dipartimento payroll di concentrarsi sulla strategia e altre questioni interne.

L’outsourcing del payroll ti permette di recuperare tempi fondamentali della tua giornata lavorativa. Sarai più produttivo e avrai più tempo da dedicare ad attività più importanti per la tua azienda. Quella lista di cose da fare non sembrerà così scoraggiante.

Svantaggi

Come i benefici sopra menzionati, anche gli svantaggi potrebbero o meno applicarsi alla tua piccola impresa. È comunque importante consultare il tuo team di gestione.

Costi elevati

L’approccio standard per la maggior parte dei fornitori di servizi payroll di terze parti è di addebitare una tariffa per ogni assegno, o meglio, per ogni dipendente. Per le aziende più grandi con migliaia di dipendenti, questa può sembrare un’opzione costosa. Le imprese più piccole, tuttavia, di solito hanno meno di 100 dipendenti. Ciò significa che sono più propense a ottenere risparmi sui costi semplicemente esternalizzando la gestione delle buste paga.

Tuttavia, l’idea di pagare e assumere un’organizzazione terza per eseguire compiti che la tua azienda potrebbe svolgere gratuitamente si scontra. Si incorre comunque in una spesa significativa quando si esternalizza il payroll.

I fornitori di payroll spesso addebitano una tariffa per ogni assegno, che varia tra $1 e $5 per ogni busta paga gestita.

Minore sicurezza

Per gestire la payroll, sia i team interni che i fornitori di servizi di payroll esternalizzato necessitano di accesso a informazioni sensibili quali dati bancari dei dipendenti, orari di lavoro, ecc. L'invio di questi dati a un fornitore terzo può aumentare le possibilità di una violazione della sicurezza.

Se decidi di utilizzare un servizio di payroll esternalizzato, assicurati di valutarne gli standard di sicurezza e di interagire solo con fornitori affidabili.

La responsabilità è a carico della tua organizzazione

Se un fornitore non versa correttamente e puntualmente le tasse dell’organizzazione, questa rimane comunque responsabile di tali tasse. Se non le paghi, la tua organizzazione potrebbe incorrere in multe o sanzioni per la non conformità.

Fortunatamente, molte società di gestione del lavoro offrono servizi di elaborazione della payroll insieme alla conformità fiscale. In qualità di agente di reportistica, il fornitore calcolerà, presenterà e pagherà le tasse per conto tuo.

È saggio esternalizzare la gestione delle buste paga?

Per quanto Rivermate vorrebbe fornire una risposta definitiva, la decisione dipende realmente dalla tua azienda.

È più saggio prima condurre un esame completo dei rischi e dei benefici dell’esternalizzazione del payroll prima di prendere una decisione. È fondamentale valutare i pericoli e i vantaggi, così come l’impatto che possono avere sulle procedure della tua organizzazione.

Alcuni professionisti HR, ad esempio, possono essere titubanti a concedere a terzi l’accesso a dati riservati dell’azienda per scopi di gestione payroll e dichiarazione fiscale. Per questo motivo, è fondamentale eseguire una due diligence e chiedere quali metodi di sicurezza utilizza il servizio di outsourcing payroll.

Tuttavia, molti fornitori di servizi di payroll e risorse umane comprendono quanto sia importante la sicurezza dei dati per le imprese. Utilizzano protocolli di sicurezza di livello industriale e sottopongono regolarmente i loro sistemi a test e certificazioni rigorosi, come SOC 1 Type 2 audits, per garantire che i dati dei clienti siano sempre protetti.

Molte aziende di payroll e risorse umane outsourcing, d'altro canto, apprezzano l'importanza della sicurezza dei dati. Utilizzano metodi di sicurezza di livello industriale e si sottopongono a test e certificazioni rigorosi, come le SOC 1 Type 2 audits, regolarmente per garantire che i dati dei clienti siano sempre al sicuro.

Un altro esempio è la comprensione delle competenze e dell’esperienza che un fornitore di servizi di payroll e risorse umane offre alla collaborazione. Molti fornitori di outsourcing della gestione delle paghe richiedono che i loro operatori siano certificati dall'American Payroll Association (APA).

Questa certificazione valuta e verifica le conoscenze di payroll di una persona. Alcune società di servizi payroll possiedono anche un dipartimento dedicato alla conformità fiscale. Questi professionisti della tassazione gestiscono tutti i pagamenti e le dichiarazioni fiscali della tua azienda e aiutano a rispettare tasse federali, statali e locali.

Rivermate raccomanda innanzitutto di rispondere a queste cinque domande prima di decidere quale sistema di payroll adottare:

1. Se elaboriamo manualmente la gestione delle buste paga, questa ci sottrae tempo che potremmo investire in iniziative strategiche?
2. Il nostro sistema di payroll è efficace?
3. Stiamo rispettando i tempi di pagamento delle buste paga per i nostri dipendenti?
4. Abbiamo problemi con la conformità del payroll?
5. I rischi di assumere un fornitore di servizi di payroll di terze parti superano i benefici?