Sfide di conformità HR e come superarle | Aggiornato al 2025

Di seguito sono riportate le problematiche di conformità HR più comuni affrontate dalle aziende in tutto il mondo:

1. Cambiamenti nella conformità del mercato

Quando Wells Fargo & Company ha condotto una indagine nel 2016 per scoprire se la diminuzione dell’economia globale avrebbe influenzato le aziende statunitensi nel rivolgersi ai mercati internazionali, ha rivelato che l’87% delle aziende e imprese statunitensi pensa ancora che espandere i propri affari a livello internazionale sia necessario per raggiungere una crescita a lungo termine.

Inoltre, l’indagine ha scoperto che sei rispondenti su dieci credono che le loro aziende prevedano un aumento delle iniziative commerciali internazionali, e il 54% rimane fiducioso che l’aspetto globale della loro azienda sarà più importante nei mesi successivi. Allo stesso modo, il 63% ha dichiarato di aspettarsi di raggiungere una pianificazione di espansione commerciale globale a lungo termine nel 2016. Si può dedurre che la pianificazione per l’internazionalizzazione o la globalizzazione rimane la massima priorità per la maggior parte delle aziende statunitensi.

Tuttavia, l’espansione commerciale globale non è un processo facile. Ogni paese ha le proprie leggi e regolamenti. Come datore di lavoro, è necessario essere informati su come funziona la gestione delle buste paga (ad esempio, adempiendo ai requisiti in materia di occupazione, registrazione dell’attività, tra gli altri). Le aziende sono tenute a presentare una moltitudine di documenti e altri requisiti di conformità entro un arco di 3 mesi, specialmente considerando la domanda dell’organizzazione rispetto ai suoi piani di espansione globale. In altre parole, la conformità non richiede solo rigore, ma anche un notevole investimento di tempo.

Questo diventa ancora più complicato se si verificano cambiamenti e nuove tendenze nella conformità del mercato internazionale. Per non parlare del tempo più lungo necessario per completare tali requisiti. Fortunatamente, ci sono Employer of Record (EOR) che ti aiuteranno ad espandere la tua attività nel mercato globale senza complicazioni.

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2. Gestione inadeguata della conformità delle buste paga

La conformità delle buste paga è uno dei giochi più cruciali nell’espansione commerciale globale. Le regole, i regolamenti e le leggi variano da un paese all’altro e cambiano regolarmente. Una cattiva gestione delle buste paga è spesso la causa principale di multe e sanzioni pesanti. Detto ciò, il tuo Dipartimento Risorse Umane deve tenere d’occhio aggiornamenti riguardanti questa materia, specialmente considerando che ci sono anche paesi che applicano regolamenti diversi da regione a regione o da municipio a municipio. In altre parole, più regioni e municipi all’interno di un paese possono avere leggi differenti. Non sarebbe sorprendente se il reparto HR commettesse errori in questa particolare area, considerando le sue complessità.

In alcuni paesi come Cile, Argentina e Uruguay, le leggi richiedono che i dipendenti firmino le proprie buste paga al ricevimento. Se questa prassi viene trascurata, potrebbe essere intentata una causa contro la tua azienda per salari non pagati, danneggiando ulteriormente le finanze aziendali.

Valerie Bolden-Barrett ha menzionato nel suo articolo del 7 giugno 2017 che almeno due errori nelle buste paga potrebbero portare alle dimissioni dei dipendenti. Secondo il The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), il 49% dei lavoratori americani è disposto a dimettersi dai propri incarichi non appena sperimenta due problemi con le proprie buste paga. Questo dice molto sull’importanza che ha per HR gestire correttamente la conformità delle buste paga, non solo in ottica di leggi sul lavoro, ma anche nei confronti dei dipendenti.

È altamente raccomandato che HR adotti misure per monitorare i propri processi di gestione delle buste paga in modo efficiente e accurato, per garantire che non ci siano errori negli stipendi dei dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero anche comunicare efficacemente con i propri dipendenti una volta riscontrati errori imprevisti. Questo non solo aiuta i datori di lavoro a risolvere i problemi relativi alle buste paga, ma dimostra anche trasparenza e responsabilità sia verso gli attuali che verso i potenziali dipendenti, rendendo l’azienda il “posto da desiderare” per questi ultimi.

3. Politica sui benefici

Ci sono vari modi di approcciare e applicare i benefici ai dipendenti. Puoi consultare il sito ufficiale del governo del paese in cui desideri espandere la tua attività per conoscere meglio i loro benefici statutari, i requisiti di soddisfazione dei dipendenti e ogni altro dettaglio necessario. Il tuo HR può anche contattare direttamente il referente per ottenere informazioni più dettagliate sui benefici.

Pianificare una politica sui benefici rappresenta una grande opportunità per valutare e verificare se stai spendendo troppo il budget sui benefici dei dipendenti. Ad esempio, non è più necessario fornire un’assicurazione sanitaria privata ai tuoi dipendenti se lo stato offre già pacchetti di assistenza sanitaria pubblica. Tuttavia, per i dipendenti senior nel Regno Unito, la situazione è diversa. Le leggi sul lavoro prevedono che i dirigenti senior debbano ricevere copertura sanitaria privata per le loro famiglie e anche un’auto aziendale. Sono piccole differenze come queste che richiedono a HR di mettere in campo la propria attenzione ai dettagli, affinché nessuna sanzione venga imposta all’azienda.

Inoltre, i genitori lavoratori in Danimarca hanno diritto a 52 settimane di congedo parentale. Le madri possono usufruire di quattro settimane di congedo prima del parto, seguite da altre 14 settimane, mentre i padri ricevono due settimane di congedo durante le prime 14 settimane dopo la nascita di un bambino. Non è positivo per un’azienda essere sotto organico, ed è proprio per questo che il dipartimento HR è tra i più importanti per mantenere la stabilità dell’azienda. Dovrebbero quindi sapere come sostituire le perdite nella forza lavoro.

Quando la maggior parte dei dipendenti è in congedo parentale, il flusso di lavoro viene fortemente influenzato. Le Risorse Umane devono imparare a gestire efficacemente il calendario aziendale, esternalizzare compiti e gestire team sovrapposti e di transizione.

4. Piani di pensione e previdenza

Uno studio del Pew Research Center ha rilevato che il 58% della forza lavoro è composta da baby boomer o Generazione X, il che ha rappresentato una causa significativa dell’aumento della domanda di pianificazione di pensioni e previdenza nel 2019. Questo contrasta con alcuni decenni fa, quando i piani di pensione e previdenza non ricevevano abbastanza attenzione. In qualità di dipartimento principale responsabile di questi aspetti, le Risorse Umane devono essere attente sia alla domanda dei dipendenti sia alle leggi sul lavoro riguardanti i requisiti statutari sui piani di pensione e previdenza, affinché vengano applicati i piani più favorevoli.

Inoltre, nell’espansione del business globale, i datori di lavoro devono considerare anche le età pensionabili obbligatorie che variano da paese a paese. In alcuni paesi, ad esempio, l’età pensionabile obbligatoria è di 60 anni, mentre in altri si applica un requisito di pensionamento obbligatorio a 62 anni.

Un errore comune che i datori di lavoro fanno è l’uso improprio e l’intercambio dei termini pensione e pensionamento. Questi due termini sono diversi e, sebbene siano collegati, come datore di lavoro, è fondamentale avere una definizione chiara di ciascuno. Secondo Differencebetween, la pensione è la somma di denaro controllata e costituita in base allo stipendio e ai servizi dell’impiegato. Rappresenta il tempo in cui un dipendente ha fornito servizi all’azienda. Al contrario, il pensionamento si riferisce all’età in cui il dipendente decide di smettere di far parte della forza lavoro.

Man mano che assumi più dipendenti all’estero, diventerai anche più familiare con la conformità, i processi di gestione delle buste paga e le leggi sul lavoro di questi paesi, inclusi e soprattutto i piani di pensione e previdenza.

Avere una forza lavoro internazionale può essere impegnativo e comportare costi elevati. Pertanto, affidarsi a un Employer of Record (EOR) può essere il modo più efficace per semplificare la complessità dell’espansione del business globale.