Sfide di conformità HR e come superarle | Aggiornato al 2025

Di seguito i problemi più comuni di conformità HR affrontati dalle aziende in tutto il mondo:

1. Cambiamenti nella conformità del mercato

Quando Wells Fargo & Company ha condotto un sondaggio nel 2016 per scoprire se la riduzione dell’economia globale avrebbe influenzato le aziende statunitensi nell'espansione sui mercati internazionali, ha rivelato che l'87% delle aziende e imprese statunitensi ritenesse ancora che espandere i propri affari a livello internazionale fosse necessario per raggiungere una crescita a lungo termine.

Inoltre, il sondaggio ha rilevato che sei su dieci rispondenti credessero che le loro aziende si aspettassero un aumento nelle loro iniziative di affari internazionali, e il 54% rimaneva fiducioso che l’aspetto globale della loro azienda sarebbe diventato più importante nei mesi successivi. Analogamente, il 63% ha dichiarato di aspettarsi di raggiungere una pianificazione di espansione globale a lungo termine nel 2016. Si può dedurre che la pianificazione dell’internazionalizzazione o globalizzazione rimane la priorità assoluta per la maggior parte delle aziende statunitensi.

Tuttavia, l’espansione degli affari a livello globale non è un processo semplice. Ogni paese ha le sue leggi e regolamenti. In qualità di employer, è necessario essere informati su come funziona la gestione delle buste paga (ad esempio, adempiere ai requisiti in materia di occupazione, registrazione dell’azienda, tra gli altri). Le aziende sono tenute a presentare una moltitudine di documenti e altri requisiti di conformità entro 3 mesi, specialmente considerando la domanda dell’organizzazione rispetto ai propri piani di espansione globale. In altre parole, la conformità non richiede solo rigorosità, ma anche un notevole investimento di tempo.

Questo diventa ancora più complicato se si verificano cambiamenti e nuove tendenze nella conformità del mercato internazionale. Per non parlare del tempo più lungo necessario per adempiere a tali requisiti. Fortunatamente, ci sono Employer of Record (EOR) che ti aiuteranno a espandere il tuo business nel mercato globale senza complicazioni.

Rivermate offre strumenti di prima classe che ti permettono di assumere dipendenti ovunque nel mondo. Rivermate si occuperà di paghe, conformità e benefici, così potrai concentrarti esclusivamente sulla crescita del tuo business. Fornisce le soluzioni di cui hai bisogno per portare la tua azienda nel mercato globale senza svuotare il portafoglio.

2. Gestione errata della conformità delle buste paga

La conformità delle buste paga è uno degli aspetti più cruciali nell'espansione internazionale delle imprese. Le regole, le normative e le leggi variano da paese a paese e cambiano regolarmente. Una cattiva gestione della tua busta paga spesso è la causa principale di sanzioni e multe pesanti. Detto questo, il dipartimento Risorse Umane deve mantenere un’attenzione particolare agli aggiornamenti riguardanti questa materia, specialmente poiché ci sono paesi che applicano regolamenti diversi da regione a regione o da municipio a municipio. In altre parole, molte regioni e municipi all’interno di un paese possono avere leggi differenti. Non sarebbe sorprendente se il reparto HR commettesse errori in questo aspetto, considerando le sue complessità.

In alcuni paesi come Cile, Argentina e Uruguay, le leggi richiedono che i dipendenti firmino le proprie buste paga al momento della ricezione. Se ciò viene trascurato, potrebbe essere intentata una causa legale contro la tua azienda per salari non corrisposti, danneggiando ulteriormente le finanze dell’azienda.

Valerie Bolden-Barrett ha menzionato nel suo articolo del 7 giugno 2017, che almeno due errori nelle buste paga potrebbero portare alle dimissioni del dipendente. Secondo il The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), il 49% dei lavoratori statunitensi sarebbe disposto a dimettersi una volta che sperimenta solo due problemi con le proprie buste paga. Questo dimostra quanto sia importante per HR gestire correttamente la conformità delle buste paga, non solo ai sensi delle leggi sul lavoro, ma anche per i dipendenti stessi.

È altamente raccomandato che HR adotti misure per monitorare in modo efficiente e accurato i propri processi di payroll, per garantire che non ci siano errori nelle retribuzioni dei dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero anche comunicare in modo efficace con i propri dipendenti una volta riscontrati errori imprevisti. Questo non solo aiuta a risolvere problemi legati alle buste paga, ma dimostra anche trasparenza e responsabilità sia verso i dipendenti attuali che potenziali, rendendo l’azienda il “posto migliore” per questi lavoratori.

3. Politica sui benefici

Ci sono vari modi per affrontare e mettere in atto politiche sui benefici dei dipendenti. Puoi consultare il sito ufficiale del governo del paese nel quale desideri espandere il tuo business per conoscere meglio i loro benefici statutari, i requisiti di soddisfazione dei dipendenti e ogni altro dettaglio necessario. Il tuo HR può anche chiamare direttamente il referente per ottenere informazioni più approfondite sui benefici.

Pianificare una politica sui benefici rappresenta una grande opportunità per valutare e verificare se stai spendendo troppo il budget su benefici ai dipendenti. Ad esempio, non è più necessario offrire assicurazione sanitaria privata ai dipendenti se lo Stato già fornisce pacchetti di assistenza sanitaria pubblica. Tuttavia, per i lavoratori senior nel Regno Unito, la situazione è diversa. Le loro leggi sul lavoro prevedono che i dirigenti senior ricevano coperture sanitarie private per le loro famiglie e anche un’auto aziendale. Sono differenze minime come queste che HR deve esplorare con attenzione per evitare eventuali penalità sulla società.

Inoltre, i genitori lavoratori in Danimarca hanno diritto a 52 settimane di congedo parentale. Le madri possono prendere quattro settimane di congedo prima del parto, altre 14 settimane dopo, mentre i padri ricevono due settimane di congedo durante le prime 14 settimane dopo la nascita di un bambino. Non è opportuno che un’azienda sia sotto organico, ecco perché il dipartimento HR è tra i più importanti per mantenere la stabilità dell’azienda. Dunque, devono sapere come sostituire le perdite nella forza lavoro.

Quando la maggior parte dei dipendenti è in congedo parentale, il flusso di forza lavoro subisce un forte impatto. Le Risorse Umane dovrebbero imparare a gestire in modo efficiente il calendario aziendale, esternalizzare compiti e gestire team sovrapposti e intersecanti.

4. Piani di pensione e previdenza

Uno studio del Pew Research Center ha rilevato che il 58% della forza lavoro è composta da baby boomer o Gen X, il che ha rappresentato una nota significativa nell’aumento della domanda di pianificazione di pensione e previdenza nel 2019. Questo contrasta con quanto avveniva alcuni decenni fa, quando i piani di pensione e previdenza non ricevevano molta attenzione. In quanto dipartimento principale responsabile di tali aspetti, Risorse Umane deve quindi essere attenta sia alla domanda dei dipendenti sia alle leggi sul lavoro riguardanti i requisiti statutari per pensioni e previdenza, affinché vengano applicati i piani più favorevoli.

Inoltre, nell'espansione del business globale, i datori di lavoro devono considerare anche l’età obbligatoria di pensionamento, che varia da paese a paese. In alcuni paesi, ad esempio, l’età obbligatoria di pensionamento è di 60 anni, mentre altri prevedono un’età di pensionamento obbligatoria di 62 anni.

Un errore comune tra i datori di lavoro è l’uso errato e l’intercambiabilità dei termini pensione e previdenza. Questi due termini sono diversi, e mentre sono interconnessi, come datore di lavoro, è fondamentale avere una definizione chiara di ciascuna parola. Secondo Differencebetween, la pensione è la somma di denaro controllata e costituita sulla base dello stipendio e dei servizi dell’impiegato. Rappresenta il tempo in cui un dipendente ha reso servizio all’azienda. Al contrario, la pensione si riferisce a un’età in cui il dipendente decide di smettere di far parte della forza lavoro.

Man mano che assumi più dipendenti all’estero, acquisirai anche familiarità con la conformità, i processi di payroll, e le leggi sul lavoro di questi paesi, incluse e soprattutto i piani di pensione e previdenza.

Avere una forza lavoro internazionale può essere impegnativo e comportare costi elevati. Per cui, affidarsi a un Employer of Record (EOR) può essere il modo più efficace per semplificare la complessità dell’espansione globale.

5. Privacy dei dati e Cyber Breaches

Essere bersaglio di hacker non è un affare sconosciuto alle più grandi aziende del mondo. Nell’ottobre del 2013, una violazione dei dati in Adobe ha interessato 153 milioni di record di utenti. [Secondo il rapporto], gli hacker hanno rubato oltre 3 milioni di record criptati di carte di credito dei loro clienti e utenti. Più tardi, nello stesso anno, Adobe ha pagato 1.1 milioni di dollari di spese legali e una somma non divulgata ad alcuni utenti coinvolti per risolvere le loro pretese per aver violato il Customer Records Act.

Se le violazioni cyber possono colpire giganti come Adobe, sarebbe insensato pensare che le piccole e medie imprese siano invulnerabili a questi problemi. Con i progressi della tecnologia, qui e là, le minacce di hacking e altri tipi di cyber attacchi sono diventate più evidenti che mai. Tutte le aziende sono a rischio, comprese e soprattutto le piccole imprese. Tu, come dirigente aziendale, devi assicurarti che tutte le informazioni importanti e sensibili siano conservate, criptate e protette da qualsiasi forma di attacco cyber.

Una soluzione che puoi implementare per superare questa sfida consiste nel fornire benefici di protezione dei dati a tutti i tuoi dipendenti, che potrebbero essere inclusi nella tua politica sui benefici. Ci sono molti software e servizi che puoi utilizzare per monitorare furti di identità e minacce. In questo modo, non solo proteggi i tuoi clienti, ma anche l’intera forza lavoro.

Superare le sfide di conformità HR non è limitato solo a payroll, leggi statali e regolamenti. Tuttavia, offrire piani di benefici e perk ai tuoi dipendenti può aiutarli a migliorare i loro servizi e soddisfare le richieste del mercato odierno.