Di seguito vengono illustrati i problemi di conformità HR più comuni affrontati dalle aziende a livello globale:

1. Cambiamenti nella conformità di mercato

Quando Wells Fargo & Company ha condotto nel 2016 una indagine per scoprire se la riduzione dell’economia globale avrebbe influenzato le aziende statunitensi nell’entrare nei mercati internazionali, ha rivelato che l’87% delle aziende e delle imprese USA pensa ancora che espandere i propri affari a livello internazionale sia necessario per raggiungere una crescita a lungo termine.

Inoltre, l’indagine ha scoperto che sei tra dieci rispondenti credono che le loro aziende si aspettino di aumentare le proprie iniziative di business internazionale, e il 54% è rimasto fiducioso che l’aspetto globale della propria azienda sarà più importante nei mesi successivi. Analogamente, il 63% ha dichiarato di aspettarsi di realizzare piani di espansione commerciale globale a lungo termine nel 2016. È possibile dedurre che la pianificazione per l’internazionalizzazione o globalizzazione rimane la massima priorità per la maggior parte delle aziende statunitensi.

Tuttavia, l’espansione degli affari a livello globale non è un processo facile. Ogni paese ha le proprie leggi e regolamenti. In qualità di datore di lavoro, è necessario conoscere come funziona la retribuzione (cioè adempiere ai requisiti in materia di occupazione, registrazione dell’azienda, tra gli altri). Alle aziende è richiesto di presentare un ampio numero di documenti e altri requisiti di conformità entro un arco di 3 mesi, specialmente considerando la domanda dell’organizzazione rispetto ai suoi piani di espansione globale. In altri termini, la conformità non richiede solo rigore, ma anche un grande investimento di tempo.

Il tutto si complica ulteriormente se avvengono cambiamenti e nuove tendenze nella conformità del mercato internazionale. Per non parlare del tempo più lungo necessario per completare tali requisiti. Fortunatamente, ci sono Employer of Record (EOR) che ti aiuteranno a espandere la tua attività nel mercato globale senza complicazioni.

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2. Gestione inefficace della conformità salariale

La conformità salariale è uno dei giochi più cruciali nell’espansione del business globale. Le regole, i regolamenti e le leggi variano da paese a paese e cambiano regolarmente. Una cattiva gestione della retribuzione è spesso causa principale di perturbazioni e multe severe. Dunque, il tuo Dipartimento Risorse Umane deve prestare molta attenzione agli aggiornamenti riguardanti questa materia, specialmente perché ci sono anche paesi che applicano regolamenti differenti da una regione o municipalità all’altra. In altri termini, molteplici regioni e municipi all’interno di un paese possono avere leggi diverse. Non sarebbe sorprendente se il dipartimento HR commettesse errori in questo aspetto, considerando la sua complessità.

In alcuni paesi come Cile, Argentina e Uruguay, le leggi richiedono che i dipendenti applichino le firme sui cedolini paga al momento del ricevimento. Trascurare questa prassi può portare a cause legali contro la tua azienda per salari non pagati, danneggiando ulteriormente le finanze aziendali.

Valerie Bolden-Barrett ha menzionato nel suo [articolo](https://www.hrdive.com/news/just-two-payroll-errors-can-cause-49-of- employees-to-start-job-hunting/444377/) del 7 giugno 2017, che almeno due errori riguardanti la retribuzione potrebbero portare alle dimissioni dei dipendenti. Secondo il The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), il 49% dei lavoratori statunitensi sarebbe disposto a dimettersi se dovessero riscontrare solo due problemi con i bonifici salariali. Questo evidenzia quanto sia importante per l’HR gestire correttamente la conformità salariale non solo in ottica legale, ma anche in termini di rapporto con i dipendenti.

È altamente consigliato che l’HR adotti misure per monitorare in modo efficiente e preciso i processi retributivi, garantendo l’assenza di errori negli stipendi dei dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero anche comunicare efficacemente ai propri dipendenti in caso di errori imprevisti. Questo non solo aiuta le aziende a risolvere i problemi relativi alla gestione delle retribuzioni, ma dimostra anche trasparenza e responsabilità sia ai dipendenti attuali sia a quelli potenziali, facendo sì che l’azienda sia il “luogo ideale” per questi ultimi.

3. Politica sui benefici

Esistono vari modi per affrontare e applicare i benefit ai dipendenti. Puoi consultare il sito ufficiale del governo del paese in cui desideri espandere la tua attività per conoscere i loro benefici statutari, requisiti di soddisfazione dei dipendenti e ogni altro dettaglio necessario. Anche il tuo HR può contattare direttamente il referente per ottenere informazioni più approfondite sui benefit.

La pianificazione di una politica sui benefit rappresenta un’opportunità per valutare e analizzare se si sta spendendo eccessivamente sul budget dedicato ai benefit dei dipendenti. Per esempio, potresti non aver più bisogno di fornire assicurazioni sanitarie private ai tuoi dipendenti se lo Stato offre già pacchetti di assistenza sanitaria pubblica. Tuttavia, per i dipendenti senior nel Regno Unito, la situazione è diversa. Le leggi sul lavoro prevedono che i dirigenti senior debbano ricevere coperture sanitarie private per le loro famiglie e anche un'auto aziendale. Sono piccole differenze come queste che l’HR deve attenzionare con grande cura per evitare sanzioni all’azienda.

Inoltre, i genitori lavoratori in Danimarca hanno diritto a 52 settimane di congedo parentale. Le madri possono prendere quattro settimane di congedo prima del parto, seguite da altre 14 settimane, mentre i padri ricevono due settimane di congedo durante le prime 14 settimane dopo la nascita di un bambino. È sconsigliabile che un’azienda abbia carenze di personale, ed è proprio per questo che il dipartimento HR è tra i più importanti per mantenere la solidità dell’azienda. Essi devono quindi sapere come sostituire le perdite nella forza lavoro.

Quando la maggior parte dei dipendenti usufruisce del congedo parentale, il flusso della forza lavoro viene fortemente influenzato. Le Risorse Umane dovrebbero imparare a gestire in modo efficiente il calendario aziendale, esternalizzare compiti e gestire sovrapposizioni e team di transizione.

4. Piani di pensione e di quiescenza

Uno studio condotto dal Pew Research Center ha rilevato che il 58% della forza lavoro è costituito da baby boomer o generazione X, il che ha contribuito significativamente all’aumento della richiesta di pianificazione pensionistica e di quiescenza nel 2019. Ciò contrasta con le decenni precedenti, quando i piani di pensione e di previdenza non ricevevano abbastanza attenzione. In quanto dipartimento principale responsabile di questi aspetti, le Risorse Umane devono pertanto essere attente alla domanda dei dipendenti e alle leggi sul lavoro riguardanti i requisiti statutari di pensione e previdenza, per garantire l’applicazione dei piani più favorevoli.

Inoltre, nell’ambito dell’espansione aziendale globale, i datori di lavoro devono considerare anche le età pensionistiche obbligatorie, che variano da paese a paese. In alcuni paesi, ad esempio, l’età pensionistica obbligatoria è di 60 anni, mentre altri prevedono un requisito di pensionamento obbligatorio a 62 anni.

Un errore frequente degli imprenditori è la confusione e l’intercambiabilità tra i termini pensione e quiescenza. Questi due termini sono diversi, e sebbene siano correlati, in qualità di datore di lavoro è fondamentale avere una definizione chiara di ciascuno. Secondo Differencebetween, la pensione è la somma controllata e strutturata di denaro basata sul salario e sui servizi forniti dal dipendente. Essa rappresenta il periodo di tempo durante il quale un lavoratore ha reso servizio all’azienda. La quiescenza, invece, concerne un’età in cui il dipendente decide di smettere di far parte della forza lavoro.

Man mano che assumi più dipendenti all’estero, acquisirai familiarità anche con la conformità, i processi retributivi e le leggi sul lavoro attuate in questi paesi, comprese e soprattutto le pensioni e i piani di previdenza.

Avere una forza lavoro internazionale può essere impegnativo e comporta un grande costo. Pertanto, affidarsi ad un Employer of Record (EOR) può essere il modo più efficace per semplificare la complessità dell’espansione aziendale globale.

5. Privacy dei dati e Cyber Breach

Essere bersaglio di hacker non è un’eventualità sconosciuta alle più grandi aziende del mondo. Nell’ottobre del 2013, una violazione dei dati in Adobe ha compromesso 153 milioni di record utente. [Secondo il rapporto](https://www.csoonline.com/article/2130877/the-biggest-data-breaches- of-the-21st-century.html), gli hacker hanno rubato oltre 3 milioni di record di carte di credito criptati dei clienti e utenti. Successivamente nello stesso anno, Adobe ha affrontato spese legali per 1,1 milioni di dollari e una somma non divulgata a favore di alcuni utenti interessati per risolvere le loro richieste di violazione del Customer Records Act.

Se le violazioni dei dati potessero succedere a giganti come Adobe, sarebbe assurdo pensare che le piccole e medie imprese siano immuni da questi problemi. Con i progressi tecnologici presenti e futuri, le minacce di hacking e altri attacchi informatici sono ormai più evidenti che mai. Tutte le aziende sono a rischio, incluse e specialmente le piccole imprese. Tu, come dirigente aziendale, devi assicurarti che tutte le informazioni importanti e sensibili siano archiviate, criptate e protette da qualsiasi forma di attacco informatico.

Una soluzione che puoi adottare per superare questa sfida è fornire ai tuoi dipendenti benefici di protezione dei dati, che possono essere inclusi nella tua politica sui benefit. Esistono molti software e servizi disponibili per monitorare furti di identità e minacce. In questo modo, non solo proteggi i tuoi clienti, ma anche l’intera forza lavoro.

Superare le sfide di conformità HR non si limita solo alla retribuzione, alle leggi statali e ai regolamenti. Tuttavia, offrire piani di benefit e vantaggi ai tuoi dipendenti può aiutarli a migliorare i servizi e a rispondere alla domanda del mercato attuale.