Di seguito sono riportate le problematiche di conformità HR più comuni affrontate dalle aziende
a livello mondiale:
Quando Wells Fargo & Company ha condotto un
sondaggio nel 2016 per scoprire se
la diminuzione dell'economia globale avrebbe influenzato le aziende statunitensi nel
espandersi sui mercati internazionali, ha rivelato che l'87% delle aziende e imprese
statunitensi ritiene ancora che espandere i propri affari a livello internazionale sia necessario
per raggiungere una crescita a lungo termine.
Inoltre, il sondaggio ha scoperto che sei rispondenti su dieci credono che
le loro aziende prevedano un aumento delle loro iniziative di business internazionali,
e il 54% rimane fiducioso che la presenza globale della loro azienda diventerà più importante
nei mesi successivi. Analogamente, il 63%
ha dichiarato di aspettarsi di raggiungere una pianificazione di espansione commerciale globale a lungo termine nel 2016.
Si può dedurre che la pianificazione per
l'internazionalizzazione o la globalizzazione rimane la priorità assoluta per la maggior parte delle aziende USA.
Tuttavia, l'espansione commerciale globale non è un processo facile. Ogni paese ha
le proprie leggi e regolamenti. Come Employer of Record, è necessario essere
competenti su come funziona la gestione delle buste paga (cioè soddisfare i requisiti in
materia di occupazione, registrazione dell’impresa, tra gli altri). Le aziende sono tenute a
presentare una moltitudine di documenti e altri requisiti di conformità entro un arco di 3 mesi,
specialmente se consideriamo la domanda dell'organizzazione rispetto ai suoi piani di espansione globale. In altre parole, la conformità non richiede solo rigore,
ma richiede anche un notevole investimento di tempo.
Questo diventa ancora più complicato se si verificano i cambiamenti e le nuove tendenze
nella conformità del mercato internazionale. Per non parlare del tempo più lungo necessario
per completare tali requisiti. Fortunatamente, ci sono Employer of Record (EOR)
che ti aiuteranno ad espandere il tuo business nel mercato globale
senza complicazioni.
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La conformità delle buste paga è uno dei giochi più cruciali nell'espansione del business globale.
Le regole, i regolamenti e le leggi variano da paese a paese
e cambiano regolarmente. Gestire male la propria busta paga è spesso una causa principale
di multe e sanzioni elevate. Detto ciò, il tuo Dipartimento Risorse Umane
deve tenere sotto stretta osservanza gli aggiornamenti riguardanti questa questione, specialmente considerando che ci sono anche paesi che applicano regolamentazioni differenti da una regione o municipalità all'altra. In altre parole, più regioni e municipalità
all’interno di un paese possono avere leggi diverse. Non sarebbe sorprendente se il team HR
commettesse errori in questo aspetto, considerando le sue complessità.
In alcuni paesi come Cile, Argentina e Uruguay, le leggi richiedono
ai dipendenti di firmare le proprie buste paga all’atto della ricezione. Se questa prassi viene trascurata, potrebbe essere intentata una causa contro la tua azienda per salari perduti, danneggiando ulteriormente le finanze aziendali.
Valerie Bolden-Barrett ha menzionato nel suo
articolo del 7 giugno 2017, che almeno due errori in busta paga potrebbero portare alla resignation del dipendente. Secondo il The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), il 49% dei lavoratori americani sarebbe disposto a dimettersi dai propri ruoli dopo aver vissuto solo due problemi con le proprie buste paga. Questo dimostra quanto sia importante per HR gestire correttamente la conformità delle buste paga, non solo in ottica legale, ma anche nei confronti dei dipendenti.
Si raccomanda vivamente a HR di adottare misure per monitorare i processi di gestione delle buste paga in modo efficiente e accurato, per garantire che non ci siano errori nei pagamenti ai dipendenti. I datori di lavoro devono anche comunicare efficacemente con i propri dipendenti non appena si verificano errori imprevisti. Ciò non solo aiuta i datori di lavoro a risolvere i problemi relativi alle buste paga, ma dimostra anche trasparenza e responsabilità sia verso i dipendenti attuali che potenziali, rendendo l’azienda il “posto ideale” per questi dipendenti.
3. Politica sui Benefici
Esistono vari modi di affrontare e applicare i benefici per i dipendenti. È possibile consultare il sito ufficiale del governo del paese in cui si desidera espandere il proprio business per conoscere di più sui benefici statutari, i requisiti di soddisfazione dei dipendenti e ogni altro dettaglio necessario. Il tuo HR può anche contattare direttamente il referente per ottenere informazioni più dettagliate sui benefici.
Pianificare una politica sui benefici rappresenta un’ottima opportunità per valutare e verificare se si stanno spendendo troppo i propri budget sui benefici per i dipendenti.
Ad esempio, non è più necessario offrire un'assicurazione sanitaria privata ai tuoi dipendenti se lo Stato fornisce già pacchetti di assistenza sanitaria pubblica.
Tuttavia, per i dipendenti senior nel Regno Unito, la situazione è diversa.
Le leggi sul lavoro prevedono che i dirigenti senior debbano ricevere copertura sanitaria privata per le loro famiglie e anche un'auto aziendale. Sono piccole differenze come queste che richiedono a HR di mostrare tutta la loro meticolosità per evitare che la società venga penalizzata.
Inoltre, i genitori lavoratori in Danimarca hanno diritto a 52 settimane di congedo parentale. Le madri possono prendere quattro settimane di congedo prima del parto, seguite da altre 14 settimane, mentre i padri ricevono due settimane di congedo durante le prime 14 settimane dopo la nascita di un bambino. Non è buona cosa per un’azienda essere sotto organico,
ed è proprio per questo che il dipartimento HR è tra i più importanti al fine di mantenere la reputazione dell’azienda. Essi, quindi, devono sapere come recuperare le perdite nel personale.
Quando la maggior parte dei dipendenti è in congedo parentale, il flusso di forza lavoro viene fortemente influenzato. Le Risorse Umane devono imparare a gestire efficacemente il calendario aziendale, esternalizzare compiti e gestire team sovrapposti e interconnessi.
4. Piani di Pensione e di Risparmio per la Pensione
Uno studio del Pew Research Center ha rilevato che il 58%
della forza lavoro è costituito da baby boomers o generazione X, fattore che ha contribuito significativamente
all’aumento della domanda di pianificazione pensionistica e previdenziale nel 2019. Ciò contrasta con alcuni decenni fa, quando i piani di pensionamento e previdenza non ricevevano sufficiente attenzione.
In quanto dipartimento principale responsabile di questi aspetti, Risorse Umane devono quindi essere attente sia alla domanda dei dipendenti sia alle normative del lavoro riguardanti i requisiti obbligatori per i piani di pensione e previdenza, affinché vengano applicati i piani più favorevoli.
Inoltre, nell’ambito dell'espansione del business globale, i datori di lavoro devono anche considerare le età pensionistiche obbligatorie che variano da paese a paese.
In alcuni paesi, ad esempio, l'età pensionistica obbligatoria è di 60 anni, mentre altri impongono un'età pensionistica obbligatoria di 62 anni.
Un errore comune commesso dai datori di lavoro è l’errato uso e l’intercambio dei termini pensione e pensionistica. Questi due termini sono diversi e, sebbene siano collegati, come datore di lavoro è fondamentale avere una definizione chiara di ciascuno.
Secondo Differencebetween, la pensione è il
somma controllata e strutturata di denaro basata sul salario e sui servizi del dipendente.
Essa corrisponde al periodo in cui il dipendente ha fornito servizi all’azienda.
Al contrario, la pensione riguarda un’età in cui il dipendente decide di smettere di far parte della forza lavoro.
Man mano che assumi sempre più dipendenti all’estero, ti familiarizzerai anche con
le normative, i processi di busta paga e le leggi sul lavoro che questi paesi applicano,
compresi e soprattutto i piani pensionistici e previdenziali.
Avere una forza lavoro internazionale può essere impegnativo e ti costerà molto
denaro. Per questo, affidarti a un Employer of Record (EOR) può essere la soluzione più efficace
per semplificare l’espansione del business globale.
5. Privacy dei Dati e Cyber Attacchi
Essere bersaglio di hacker non è un fatto sconosciuto alle più grandi aziende del mondo.
Nell’ottobre del 2013, un attacco ai dati di Adobe ha compromesso 153 milioni di record utente.
Secondo il rapporto, gli hacker hanno rubato oltre 3 milioni di record criptati di carte di credito clienti e utenti.
Più tardi quell’anno, Adobe è stata condannata a pagare 1,1 milioni di dollari di spese legali e una somma non divulgata a alcuni utenti coinvolti per aver violato il Customer Records Act.
Se le violazioni dei dati possono succedere a giganti come Adobe, sarebbe folle pensare che le piccole e medie imprese siano invulnerabili a questi problemi.
Con i progressi della tecnologia, le minacce di hacking e altre forme di cyber-attacco sono più evidenti che mai.
Tutte le aziende sono a rischio, incluse e soprattutto le piccole imprese.
Tu, come dirigente aziendale, devi assicurarti che tutte le informazioni importanti e sensibili siano archiviate, criptate e protette da qualsiasi attacco informatico.
Una soluzione che puoi implementare per superare questa sfida è offrire benefici di protezione dei dati a tutti i tuoi dipendenti, che possono essere inclusi nella tua politica sui benefici.
Esistono numerosi software e servizi che puoi utilizzare per monitorare il furto di identità e le minacce. Con ciò, non stai solo proteggendo i tuoi clienti, ma anche l’intera forza lavoro.
Superare le sfide di conformità HR non si limita solo alle buste paga, alle leggi statali e ai regolamenti.
Tuttavia, offrire piani e vantaggi ai tuoi dipendenti può aiutarli a migliorare i loro servizi e a soddisfare la domanda del mercato attuale.
