Riduzione del rischio di stabile organizzazione per team remoti

Rischio di stabilimento permanente (PE) è una considerazione importante per le aziende
che operano in più paesi. La PE si riferisce a un luogo fisico di affari dove
una società svolge le proprie attività, e determina se l'azienda è
dichiarata soggetta al pagamento di tasse in un determinato paese. Per le aziende con
squadre remote in diversi paesi, il rischio di PE diventa ancora più significativo.
Fattori che le autorità fiscali considerano nella determinazione della PE includono presenza fisica,
durata della presenza, l'autorità di concludere contratti e agenti dipendenti.
Avere una PE in un paese estero comporta conseguenze legali e fiscali,
tra cui la conformità alle leggi e alle normative locali e il dovere di
pagare tasse in quel paese. Per ridurre il rischio di PE, le aziende possono conseguire
efficienza fiscale, garantire conformità, mantenere flessibilità e risparmiare sui costi correlati
a spese amministrative e di conformità. Comprendere il rischio di PE è cruciale
per il funzionamento fluido e la crescita delle squadre remote.

La determinazione se un'azienda possiede una stabilimento permanente (PE) in un
paese diverso comporta considerare fattori come presenza fisica,
attività svolte, durata delle attività commerciali, presenza di
dipendenti o agenti. Questi fattori possono variare a seconda della giurisdizione e
dell'interpretazione delle autorità fiscali. È importante che le aziende restino
aggiornate sulle leggi e normative specifiche di ogni giurisdizione, per garantire
la conformità e minimizzare il rischio di una PE. La presenza di una
struttura fisica, l'impegno in attività commerciali sostanziali, il superamento di una
determinata durata delle attività e la presenza di dipendenti o agenti con
autorità di vincolare l'azienda possono contribuire alla costituzione di una PE.
Tuttavia, questi fattori possono essere interpretati diversamente dalle diverse
autorità fiscali. Pertanto, è essenziale che le aziende si rivolgano a esperti
fiscali professionisti per navigare le complessità e garantire la conformità
alle norme pertinenti.

Le regole della stabilimento permanente (PE) determinano se un'azienda ha una presenza
fiscale tassabile in una particolare giurisdizione, il che può avere implicazioni
significative sulla responsabilità fiscale. Squadre remote operano in diverse località,
potenzialmente attivando regole di PE in più giurisdizioni.
La posizione dei membri del team e dove svolgono le loro attività può attivare le regole di PE.
Le aziende devono conoscere le regole e soglie di PE specifiche in ogni giurisdizione e
avere politiche e linee guida chiare per mitigare i rischi. Le politiche di lavoro remoto
dovrebbero specificare le location e le durate consentite per il lavoro, e i contratti
dovrebbero includere clausole relative alla PE. In definitiva, le aziende devono adottare
misure proattive per assicurarsi la conformità alle regole di PE.

Ridurre il rischio di stabilimento permanente per le squadre remote è una priorità principale
per le aziende che operano nel mondo globalizzato e digitale di oggi.
Per mitigare le potenziali implicazioni fiscali e legali di avere dipendenti che lavorano in diverse
giurisdizioni, le aziende possono attuare diverse strategie:

1. Stabilire politiche chiare per il lavoro remoto: definire aspettative e linee guida per i dipendenti remoti, compresi i limiti sui giorni di lavoro in una giurisdizione estera.
2. Strutturare i contratti in un certo modo: includere clausole che dichiarino che il luogo di lavoro del dipendente è la sede dell'azienda, indipendentemente dalla ubicazione fisica, per stabilire che non si sta creando una PE.
3. Mantenere registri dettagliati di dove e quando i dipendenti lavorano: implementare sistemi e processi per tracciare posizione e ore lavorate dai dipendenti remoti, per dimostrare conformità e fornire prove alle autorità fiscali.
4. Rivedere e aggiornare regolarmente politiche e contratti: rimanere informati sul panorama fiscale e legale, consultare esperti e garantire la conformità continua alle leggi e regolamenti applicabili.
5. Cercare consulenza legale e fiscale esperta: coinvolgere professionisti specializzati in diritto fiscale e del lavoro internazionale per navigare le complessità, identificare rischi e sviluppare strategie su misura per minimizzare l'esposizione.

In conclusione, un approccio proattivo e personalizzato, che include politiche chiare, contratti strutturati, registri dettagliati, revisioni regolari e consulenza di esperti,
può aiutare le aziende a minimizzare il rischio di PE e garantire la conformità.

Lo smart working è diventato sempre più comune negli ultimi anni, e la pandemia di COVID-19
ha ulteriormente accelerato questa tendenza. Ciò ha portato a una rivalutazione del
concetto di stabilimento permanente, che si riferisce a un luogo fisico di
affari attraverso il quale una società svolge le proprie attività e determina le proprie
responsabilità fiscali. La crescita del lavoro remoto ha sfocato i confini della presenza fisica,
fondendo le sfide per le autorità fiscali e i legislatori.
L'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OECD) ha proposto modifiche alla definizione di stabilimento permanente per cogliere l'economia digitale e il lavoro remoto.
La pandemia di COVID-19 ha inoltre evidenziato i benefici del lavoro da remoto, come il risparmio di costi e l'aumento della produttività.
Questo shift verso il lavoro remoto potrebbe influenzare le leggi e le normative fiscali,
richiedendo una rivalutazione delle regole di nexus, un possibile spostamento verso la tassazione basata sulla fonte,
e la necessità di aggiornare i trattati fiscali.
È importante che le aziende che gestiscono squadre remote a livello globale restino aggiornate su queste tendenze e
consultino consulenti fiscali e legali per garantire la conformità alle ultime leggi e regolamenti fiscali.