La guida completa: Come pagare i dipendenti remoti

Molti datori di lavoro esitano ad adottare la tendenza globale all’assunzione. Assumere dipendenti in remoto offre molti vantaggi, tra cui la possibilità di assumere i migliori talenti indipendentemente dalla loro posizione. Tuttavia, assumere a livello globale non è privo di sfide.

Quando si assume a livello globale, i datori di lavoro devono navigare international payroll. Ciò include il rispetto delle diverse leggi sul lavoro e fiscali, e altre normative sul payroll. Tutto ciò può rapidamente mettere sotto pressione il vostro team HR, e di conseguenza voi come datore di lavoro.

Quindi, non sorprende che possiate essere titubanti nell’assumere qualcuno che non vive nello stesso paese. Tuttavia, ciò non significa che sia impossibile o che si debba evitarlo. Esistono molti modi per assumere talenti in remoto senza causarsi un mal di testa.

Vediamo tutti i modi in cui puoi pagare i dipendenti in remoto.

Comprendere i tipi di impiego per i lavoratori in remoto

Come paghi i lavoratori in remoto dipende dal tipo di impiego su cui tu e il lavoratore avete concordato. Che tu abbia a che fare con Freelancers, Contractors, o dipendenti a tempo pieno, ogni accordo ha le sue regole e aspettative. È importante conoscere le differenze prima di impostare i processi di pagamento.

Assumere lavoratori come freelancers

I freelancers sono individui autonomi che generalmente si occupano di più progetti a breve termine. Lavorano su base progetto per progetto e spesso hanno diversi clienti contemporaneamente. I freelancers stabiliscono le proprie tariffe, e i pagamenti sono solitamente legati a traguardi o al completamento del progetto. Non si aspettano benefici come assicurazione sanitaria o congedi retribuiti.

Con i freelancers, di solito non devi preoccuparti della conformità riguardo a tasse e payroll. Tuttavia, dovresti essere consapevole dei diritti di proprietà intellettuale e delle leggi sulla privacy dei dati.

Assumere lavoratori come contractors indipendenti

I contractors indipendenti sono simili ai freelancers, ma spesso hanno rapporti più duraturi con le aziende. Forniscono servizi sotto contratto e mantengono il controllo su come completano il loro lavoro.

Come i freelancers, i contractors non ricevono benefici da dipendente. Sono responsabili del pagamento delle proprie tasse. Emissione fatture per i loro servizi e di solito concordano i termini di pagamento in anticipo. Come con i freelancers, non devi preoccuparti della conformità del payroll, ma dovresti essere attento alle leggi su IP e privacy.

Assumere lavoratori come dipendenti

A differenza di freelancers o contractors, i dipendenti sono ufficialmente parte della tua azienda. Ricevono salari regolari e benefici e sono sotto la tua supervisione diretta. Quando assumi dipendenti in remoto, devi garantire la conformità alle leggi sul lavoro. Dovresti anche essere attento alle normative fiscali e alle leggi sul payroll nel loro paese di origine. I dipendenti si aspettano anche la stabilità di un lavoro a lungo termine con vantaggi aggiuntivi come congedi retribuiti e piani pensionistici.

Come pagare i tuoi lavoratori

Ora che comprendi i tre modi più comuni per assumere persone in remoto, potrebbe non sembrare più così complesso come prima. È importante capire quale tipo di impiego sia più adatto al ruolo e al tipo di lavoro che hai bisogno che svolgano. Ecco le tue opzioni per pagarli mantenendo la conformità.

Pagare i freelancers

Di solito, paghi i freelancers tramite una delle piattaforme di freelance. Queste sono create appositamente per il lavoro freelance. Alcune opzioni popolari includono Upwork, Fiverr e Freelancer.com. Queste piattaforme elaborano i pagamenti ai freelancers.

Puoi anche usare servizi come PayPal, Wise o Payoneer per effettuare pagamenti diretti. Tuttavia, se non utilizzi una delle piattaforme, potresti dover firmare documenti aggiuntivi. Considera di redigere gli Accordi di Servizio, NDA e altri documenti rilevanti. Da lì, i servizi di pagamento diretto sono il modo migliore per pagarli. Questi metodi di pagamento offrono flessibilità e sono rapidi da configurare, facilitando la gestione dei pagamenti a livello globale.

Pagare i contractors indipendenti

Ora, il modo più comune per pagare i freelancers è tramite una piattaforma. Tuttavia, come detto prima, i freelancers vengono generalmente assunti e pagati in base a traguardi e progetti. Le commissioni di piattaforma per questi possono accumularsi per progetti più lunghi. È uno dei motivi per cui potresti preferire assumere contractors indipendenti.

I contractors indipendenti sono la loro propria azienda. Di solito ti emettono una fattura una volta completato il lavoro. Puoi concordare in anticipo il tempo e il metodo di pagamento. Come i freelancers, può essere un bonifico bancario, deposito diretto, o un servizio di pagamento online come PayPal. I contractors si aspettano pagamenti puntuali perché pagano le proprie tasse e benefici. Quando assumi contractors, cerca di avere una comunicazione chiara su termini e scadenze.

Pagare i dipendenti

Assumere legalmente dipendenti in remoto richiede più passaggi. Puoi usare due metodi per assumere e pagare legalmente dipendenti da paesi stranieri.

Il primo metodo è stabilire una presenza legale nel loro paese di origine. La maggior parte dei governi richiede di creare un’entità locale per inserirli nel payroll e pagare tasse e benefici. La tua nuova entità locale dovrebbe rispettare le leggi sul payroll di quel paese.

Questo processo può essere costoso e richiedere tempo. Tuttavia, ripagherà se prevedi di assumere un intero team di dipendenti in un nuovo paese. Per pochi dipendenti, offrire loro di trasferirsi potrebbe essere una soluzione più economica. Sfortunatamente, spetta ai dipendenti decidere se accettare o meno la tua offerta.

In alternativa, puoi usare un Employer of Record (EOR). Un EOR è un’organizzazione terza che gestisce responsabilità legali e di payroll per conto tuo. Hanno già entità stabilite in tutti i paesi in cui offrono il servizio. Queste entità assumono il dipendente nel loro paese di origine e ti assicurano di rispettare le leggi locali.

Un EOR gestirà anche payroll, tasse e altri requisiti di conformità per garantire che tutto sia in regola. Con un EOR, il tuo dipendente in remoto lavora per te senza lo stress di gestire payroll e conformità.

Navigare tra conformità e regolamenti fiscali

Assumere lavoratori in remoto comporta obblighi legali e fiscali che variano da paese a paese. Comprendere e rispettare queste regole è fondamentale per evitare sanzioni o problemi legali in futuro.

Conformità alle leggi sul lavoro

Quando assumi dipendenti in remoto, devi seguire le leggi sul lavoro del paese in cui risiedono. Questo non si applica a freelancers e contractors indipendenti. Ma, assumere dipendenti richiede di rispettare i requisiti delle leggi sul lavoro di quel paese.

Queste leggi regolano tutto, dal salario minimo alle ore di lavoro e benefici dei dipendenti. Non rispettarle può portare a multe o cause legali, quindi è importante fare ricerche o consultare esperti legali sulle normative locali.

Considerazioni fiscali

Per i dipendenti in remoto, sei responsabile della gestione delle tasse sul payroll. Devi anche rispettare contributi di sicurezza sociale e altre trattenute obbligatorie del loro paese. Ogni paese ha le proprie normative fiscali, e se non le rispetti, potresti incorrere in multe salate.

Freelancers e contractors di solito gestiscono le proprie tasse. Tuttavia, devi assicurarti che siano correttamente classificati per evitare responsabilità fiscali.

L’importanza di rimanere conformi

Classificare erroneamente dipendenti come freelancers o contractors può portare a sfide legali. I governi spesso scrutinano la classificazione dei lavoratori. Questo per garantire che le aziende non evitino di pagare tasse o di fornire benefici.

Per rimanere conformi, considera di usare servizi come un Employer of Record (EOR) per gestire queste complessità per conto tuo.

Pagare i dipendenti in remoto

Navigare nel processo di pagamento dei dipendenti in remoto può sembrare complicato all’inizio. Tuttavia, comprendere i tipi di impiego e i metodi di pagamento disponibili rende tutto molto più semplice. Se scegli freelancers, contractors o dipendenti a tempo pieno, dipende dalle esigenze della tua azienda e dai tuoi obiettivi a lungo termine.

Assumere dipendenti offre la maggiore stabilità e benefici a lungo termine, ma tutte le opzioni hanno i loro vantaggi. Alla fine, scegliere la strada giusta per il tuo team in remoto ti aiuterà a rimanere conforme e a garantire operazioni fluide oltre confine.

FAQ:

Come si viene pagati per il lavoro in remoto?

I lavoratori in remoto possono essere pagati tramite vari metodi come bonifici bancari, PayPal o piattaforme freelance. I termini di pagamento sono di solito concordati in anticipo, che siano a ore, per progetto o con salario fisso. Il metodo dipende spesso dal tipo di impiego e dalla preferenza del datore di lavoro.

Come classificare i dipendenti in remoto?

I lavoratori in remoto sono classificati in base al loro rapporto di lavoro con l’azienda. Freelancers e contractors lavorano su base progetto con maggiore controllo sul loro orario. I dipendenti sono gestiti direttamente dall’azienda e ricevono benefici. Una classificazione errata può portare a problemi legali e fiscali.

Come monitorano i datori di lavoro i lavoratori in remoto?

I datori di lavoro spesso usano software di monitoraggio del tempo o strumenti di gestione dei progetti. Questi aiutano a controllare produttività e scadenze dei lavoratori in remoto. Alcune aziende usano metriche di performance o check-in regolari per assicurarsi che i compiti siano completati. I metodi di monitoraggio devono rispettare la privacy dei lavoratori mantenendo la responsabilità.