I costi nascosti di costruire un team globale senza un Employer of Record (EOR)

Espandere il proprio business a livello internazionale può sbloccare nuove opportunità di crescita. Tuttavia, comporta anche costi nascosti che molte aziende trascurano. Assumere talenti a livello globale può sembrare un processo semplice. Ma, le sfide finanziarie e operative possono aumentare rapidamente.

Ecco cosa è necessario considerare prima di costruire un team globale.

Creazione di entità legali in ogni paese

Una delle più grandi spese nascoste dell’assunzione globale è l’istituzione di entità legali in ogni paese in cui si pianifica di assumere dipendenti. Molti paesi richiedono alle aziende di registrare un'entità commerciale locale prima di poter impiegare legalmente lavoratori. Ciò comporta un investimento finanziario considerevole e complessità amministrative.

Costi di costituzione dell’entità

Registrare un'entità legale spesso include spese legali e costi di registrazione governativi. Talvolta, comporta anche l’impiego di esperti locali per navigare regolamentazioni complesse. Ad esempio, creare una filiale in Germania può costare tra €10.000 e €25.000. In Cina, può superare i $50.000 a causa dei requisiti di deposito di capitale e delle tasse regolamentari.

Compliance e manutenzione continue

Oltre alla configurazione iniziale, mantenere un’entità richiede conformità continuativa alle leggi locali. Questo significa gestire dichiarazioni fiscali, elaborazione delle buste paga, amministrazione dei benefici e rendicontazione finanziaria. In alcuni paesi, i costi annuali di compliance possono variare tra $10.000 e $50.000 per entità. La mancata conformità alle normative locali può comportare multe salate e interruzioni operative.

Gestione delle paghe e conformità fiscale

Gestire la paga di una forza lavoro globale non riguarda solo l’invio di stipendi. La gestione delle paghe implica la comprensione delle leggi fiscali locali, dei contributi di sicurezza sociale e dei requisiti di rendicontazione. Ogni paese ha normative fiscali uniche con cui i datori di lavoro devono conformarsi. Questo richiede pianificazione accurata e consulenza legale.

Variazioni nelle normative sulla paga

Paesi diversi hanno cicli di paga specifici, detrazioni fiscali e contributi per benefici. Come datore di lavoro, devi seguirli per mantenere la conformità. Ad esempio, in Francia, i datori di lavoro contribuiscono circa al 45% dello stipendio di un dipendente ai programmi di sicurezza sociale. Negli Stati Uniti, le tasse sul datore di lavoro per le paghe generalmente variano tra il 7,65% e il 15,3%.

Costi amministrativi nascosti

Gestire le paghe in più paesi significa assumere contabili specializzati. Potrebbe anche significare l’abbonamento a software di paghe o la collaborazione con provider locali di paghe. Questi costi possono aumentare rapidamente, con provider di paghe globali che addebitano tra $200 e $500 per dipendente al mese. Il prezzo effettivo dipende dal paese e dalla complessità delle normative sulla paga.

Benefici dei dipendenti e requisiti statutari

Ogni paese ha regole distinte riguardo ai benefici dei dipendenti. Devi considerare le spese relative a assistenza sanitaria, pensioni e congedi retribuiti. I datori di lavoro devono offrire benefici conformi alle leggi locali, che possono essere più costosi del previsto.

Contributi obbligatori

In molti paesi, i datori di lavoro devono contribuire ai fondi pensionistici, all’assicurazione sanitaria e ai programmi di disoccupazione. In Brasile, ad esempio, i datori di lavoro sono obbligati a pagare uno stipendio corrispondente al tredicesimo mese alla fine dell’anno. Questo aumenta efficacemente i costi del lavoro di oltre l’8% all’anno. Nel Regno Unito, le aziende devono contribuire almeno con il 3% dello stipendio di un dipendente a un piano pensionistico aziendale.

Aspettative culturali sui benefici

Oltre ai requisiti legali, i dipendenti in diverse regioni possono aspettarsi benefici aggiuntivi. Questi potrebbero includere vantaggi come buoni pasto, indennità di trasporto o bonus annuali. In Giappone, le aziende spesso forniscono indennità di trasporto, che costano circa $100–$300 per dipendente al mese. In Messico, i dipendenti ricevono tipicamente buoni spesa del valore di circa il 10% del loro stipendio, aumentando i costi per il datore di lavoro.

Navigare le leggi sul lavoro e i contratti di impiego

Le leggi sul lavoro variano ampiamente da paese a paese. Queste coprono aree come politiche di risoluzione, periodi di prova e restrizioni sulle ore di lavoro. Interpretare male queste normative può portare a contenziosi legali costosi.

Rischio di non conformità

Non rispettare le leggi sul lavoro locali può portare a cause legali, multe e danni reputazionali. Per esempio, un licenziamento ingiusto in Germania può comportare pagamenti di indennizzo pari a mezza mensilità di stipendio per ogni anno di servizio. In Spagna, i datori di lavoro che non rispettano le leggi sul lavoro possono incorrere in multe superiori a €6.000 per violazione.

Complessità delle politiche multi-paese

Creare politiche standardizzate attraverso più paesi è difficile. Ogni giurisdizione può avere requisiti differenti. Personalizzare i contratti di impiego per ogni luogo richiede competenze legali e aggiornamenti continui. In molte regioni, le spese per consulenza legale variano tra $300 e $600 all’ora.

Il costo di assumere e gestire team remoti

Oltre alle considerazioni legali e finanziarie, gestire una forza lavoro distribuita coinvolge costi aggiuntivi legati alla tecnologia, agli strumenti di produttività e alla coesione del team.

Investimenti in strumenti di collaborazione

I team remoti si affidano a strumenti digitali per comunicare, gestire i progetti e automatizzare i flussi di lavoro. Gli abbonamenti a questi strumenti possono diventare un’uscita significativa. Piattaforme come Slack, Zoom e Asana costano tra $10 e $30 per utente al mese. Per team più numerosi, ciò può ammontare a migliaia di dollari all’anno.

Mantenere la cultura aziendale e l’engagement

Costruire una cultura aziendale forte attraverso le fuso orarie richiede un’effort mirato. Le aziende devono investire in attività virtuali di team-building e formazione dei leader. Devono anche considerare altri programmi di coinvolgimento dei dipendenti per mantenere la coesione. Organizzare ritiri virtuali o incontri globali può costare tra $1.000 e $3.000 per dipendente per evento.

Come un Employer of Record (EOR) può aiutare a ridurre i costi

I costi di gestione di una forza lavoro globale possono essere elevati. Tuttavia, collaborare con un Employer of Record (EOR) può offrire un’alternativa economica. Un EOR agisce come datore di lavoro legale per conto della tua azienda. Gestiscono conformità, paghe, benefici e altre responsabilità legate all’impiego in più paesi.

Eliminare i costi di creazione e manutenzione delle entità

Un EOR ha già entità legali costituite in vari paesi. Con un EOR, le aziende possono evitare i costi elevati di creazione e mantenimento delle proprie entità. Questo permette di risparmiare decine di migliaia di dollari per paese garantendo piena conformità legale.

Semplificare paghe e conformità

Un EOR gestisce le paghe, le trattenute fiscali e i benefici statutari. Garantisce anche conformità alle leggi locali. Invece di assumere più fornitori di paghe o consulenti legali, puoi affidarti a un unico partner EOR. Ciò riduce la burocrazia e le sanzioni impreviste.

Gestire i benefici dei dipendenti in modo efficiente

Gli EOR forniscono accesso a pacchetti di benefici conformi alle normative locali a tariffe competitive. Questo aiuta le aziende a rispettare i requisiti statutari riducendo i costi. Per esempio, un EOR può negoziare piani di assicurazione sanitaria di gruppo più economici rispetto a quelli che un’azienda può ottenere da sola.

Ridurre i rischi e le responsabilità

Gestendo contratti di lavoro e conformità, un EOR mitiga i rischi legali. Protegge la tua azienda da costose dispute lavorative. È particolarmente utile in paesi con normative occupazionali complesse. È anche importante in paesi dove la non conformità può portare a sanzioni finanziarie severe.

I costi nascosti di assumere e gestire un team globale

Sebbene l’espansione internazionale offra molti benefici, i costi nascosti di assumere e gestire un team globale possono essere consistenti. Dalla creazione di entità legali alla conformità fiscale, ai benefici dei dipendenti e alle differenze culturali, le aziende devono valutare attentamente queste sfide finanziarie e operative prima di espandersi a livello internazionale.

Tuttavia, collaborando con un EOR, le aziende possono semplificare l’assunzione globale. Ciò aiuterà anche a ridurre i costi e a garantire la conformità. La collaborazione con un EOR rende l’espansione internazionale più efficiente e sostenibile.

FAQ:

Quali sono i più grandi costi nascosti nell’assumere un team globale?

Le spese più nascoste includono la creazione di entità legali e la conformità alle norme fiscali. Il secondo grande costo sono i benefici obbligatori e le spese legali legate alle leggi sul lavoro. Gestire questi fattori richiede investimenti finanziari sostanziali e competenze specializzate.

Come può un Employer of Record (EOR) aiutare a ridurre i costi di assunzione globale?

Un EOR elimina la necessità di costose entità legali. Garantisce anche la conformità alle leggi sul lavoro locali e gestisce paghe e benefici. Assumere un EOR può abbattere significativamente i costi amministrativi e legali.

È più conveniente un EOR rispetto alla creazione di un’entità legale?

Sì, per molte aziende, un EOR rappresenta un’alternativa economica. La costituzione di un’entità può costare più di $50.000 per paese, mentre un EOR fornisce una soluzione di assunzione conforme a una frazione di tale costo.