Employer of Record Italy: Assumi in Italia senza una entità locale

Espandere la tua attività in Italia apre le porte a un ricco bacino di talenti e a nuovi mercati, ma introduce anche complesse leggi del lavoro locali e ostacoli amministrativi. La legge italiana sul lavoro è nota per essere fortemente regolamentata e favorevole ai dipendenti, con numerose norme derivanti dagli accordi collettivi, dal Codice Civile e persino dalla Costituzione italiana. Per un’azienda straniera, creare una filiale locale significa navigare tra burocrazia—registrarsi presso la Camera di Commercio, ottenere un codice fiscale, iscriversi all’INPS e altro ancora. Questo processo può essere lungo (spesso richiede mesi) e costoso, e qualsiasi errore potrebbe comportare sanzioni legali o ritardi nell’onboarding. Per questo motivo, molte aziende utilizzano un Employer of Record (EOR) in Italia per semplificare le assunzioni. Un EOR funge da datore di lavoro locale per vostro conto, così potete assumere dipendenti italiani rapidamente e in modo conforme senza costituire una vostra entità. In questa guida, spiegheremo cos’è un EOR, perché le aziende si affidano ai servizi di EOR in Italia, cosa fa effettivamente un EOR in Italia, le principali considerazioni legali per assumere in Italia, e come un EOR si confronta con l’apertura di una sede locale. Evidenzieremo anche come la piattaforma EOR di Rivermate aiuta i professionisti HR come te ad assumere e gestire gli impiegati in Italia in modo fluido.

Cos’è un Employer of Record (EOR)?

Un Employer of Record (EOR) è un’organizzazione terza che diventa il datore di lavoro legale per il vostro dipendente, assumendosi tutte le responsabilità occupazionali locali mentre voi mantenete il controllo sul lavoro quotidiano della persona. In altre parole, l’EOR assume formalmente l’impiego del dipendente sulla carta, ma il dipendente lavora comunque per la vostra azienda nella pratica. L’EOR si assume la piena responsabilità legale per i compiti legati all’impiego, come la gestione della paga, la corretta trattenuta fiscale, i contributi sociali, la gestione dei benefit e la conformità alle leggi del lavoro locali. Nel frattempo, la vostra azienda dirige i progetti e le performance del dipendente come di consueto.

Nel contesto italiano, un EOR è estremamente utile per le aziende che non possiedono una entità commerciale italiana. L’EOR ha già una presenza legale (o collabora con una) in Italia, quindi può assumere personale italiano immediatamente. Non è necessario creare una società italiana o diventare esperti di diritto del lavoro italiano da un giorno all’altro. L’EOR si occupa di tutte le formalità HR, fiscali e legali dell’impiego in Italia, permettendoti di concentrarti sulla gestione del team e sulla crescita della tua attività. Fondamentalmente, il modello EOR ti permette di accedere ai talenti italiani senza le spese generali usuali di apertura di una filiale o di una nuova entità.

Perché usare un Employer of Record in Italia?

Utilizzare un servizio EOR per assumere in Italia offre diversi benefici importanti ed è una soluzione molto popolare tra i team HR di aziende internazionali. Ecco alcuni dei motivi principali per usare un Employer of Record in Italia:

• Evitare di Costituire una Entità Locale: Forse il vantaggio più grande è che non devi registrare una società in Italia per iniziare ad assumere. Senza un EOR, dovresti costituire localmente e iscriverti alle autorità come la Camera di Commercio e l’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) prima di assumere personale. Questo può richiedere tempo e risorse considerevoli. Un EOR ha già le infrastrutture pronte, così puoi iniziare ad assumere in pochi giorni anziché mesi.
• Accesso Rapido al Mercato: Con un EOR, puoi onboardare rapidamente dipendenti italiani, accelerando la tua espansione nel mercato italiano. Non devi aspettare licenze o conti bancari — l’EOR può assumere e pagare il tuo dipendente quasi subito dopo aver aderito. Questa agilità permette alla tua azienda di cogliere opportunità di business in Italia senza ritardi.
• Esperienza in Conformità Locale: Le leggi sul lavoro e le norme di assunzione in Italia sono complesse e cambiano nel tempo. I fornitori di EOR sono esperti in conformità HR italiana, assicurando che ogni termine del contratto, la trattenuta fiscale e i benefit rispettino i requisiti locali. Questa conoscenza riduce il tuo rischio di violazioni involontarie delle norme del lavoro. Non sarà necessario padroneggiare le complessità dei codici del lavoro italiani o degli accordi collettivi—l’EOR se ne occupa.
• Alleggerimento dell’Admin per HR: Tutto il carico di gestione HR in Italia è gestito per te. L’EOR si occupa di calcoli delle buste paga, dichiarazioni fiscali, contributi sociali, assicurazioni e anche di compiti HR routinari come la distribuzione di payslip e il rimborso delle spese. Il tuo team HR non dovrà trattare con la documentazione estera o assumere specialisti locali, liberandoli per attività più strategiche.
• Conformità al 100% e Riduzione del Rischio: Affidandoti a un EOR di buona reputazione, assicuri che le tue assunzioni in Italia siano pienamente conformi fin dal primo giorno. L’EOR rimane aggiornato sulle normative italiane (da limiti delle ore di lavoro a diritti di maternità) e si assume la responsabilità di seguirle correttamente. Questo riduce drasticamente il rischio di sanzioni, multe o contenziosi legali per la tua azienda. In breve, l’EOR funge da rete di sicurezza per la conformità—che è essenziale in un paese con protezioni rigide per i lavoratori.
• Conveniente per Piccoli Team o Test di Mercato: Espandersi in Italia tramite un EOR è generalmente più economico per assunzioni su piccola scala o per testare il mercato. Paghi una commissione di servizio prevedibile (spesso per dipendente) all’EOR, invece di investire enormi somme per creare e mantenere una entità. Se hai bisogno di assumere pochi italiani o vuoi testare il mercato, un EOR ti permette di farlo senza grandi investimenti iniziali.
• Flessibilità di Scala: La formula EOR è altamente flessibile: puoi aumentare o ridurre il numero di dipendenti in Italia senza preoccuparti di cosa fare con un’entità locale. Se le esigenze di business cambiano, puoi facilmente aggiungere più dipendenti tramite l’EOR o terminare il servizio se decidi di sospendere le operazioni italiane. Non sei vincolato a un impegno a lungo termine tipico dell’apertura di un ufficio o filiale fisica.

In definitiva, un Employer of Record in Italia snellisce l’espansione globale. Ti dà una presenza rapida e sicura nel mercato italiano, evitando le complicazioni burocratiche. Invece di chiedere ai tuoi HR di diventare esperti di diritto del lavoro italiano, puoi esternalizzare questi compiti a un EOR e avere la tranquillità di essere conformi*. Per molte aziende, questa è la differenza tra rimandare l’espansione e poter assumere i migliori talenti in Italia immediatamente.

Cosa fa un EOR in Italia?

Un EOR in Italia si occupa di tutte le responsabilità dirette di datore di lavoro per tuo conto. In pratica, questo significa che l’EOR agisce come il tuo “dipartimento HR” in Italia per i dipendenti che assume per te. Le principali responsabilità che un EOR italiano gestisce includono:

• Assunzione e Onboarding: L’EOR formalmente assumerà il candidato selezionato tramite la sua entità italiana locale. Preparerà un contratto di lavoro conforme alla normativa locale (in italiano, se necessario) che includa tutti i termini obbligatori come ruolo, salario in euro, orari di lavoro, periodo di prova, preavviso, e così via. L’EOR raccoglie tutte le informazioni necessarie del dipendente (ad esempio, codice fiscale, coordinate bancarie, indirizzo) e registra il nuovo assunto presso le autorità italiane secondo necessità. Questo garantisce che il tuo dipendente sia legalmente assunto e pronto a lavorare.
• Gestione delle Paghe: L’EOR gestisce la busta paga del dipendente ad ogni periodo di pagamento (solitamente mensile in Italia). Questo include il calcolo del salario lordo-netto, la trattenuta delle tasse sul reddito e i contributi sociali sia del dipendente che del datore di lavoro. I contributi INPS sono significativi—circa il 30% del salario del dipendente viene versato dal datore di lavoro al fondo di previdenza, e circa il 9% viene trattenuto dal salario del dipendente—e l’EOR si occupa di tutti questi calcoli e pagamenti alle autorità. Rilascia anche le buste paga conformi alle norme italiane e accredita in tempo il netto sul conto corrente del dipendente.
• Dichiarazioni Fiscali e Contributi Sociali: L’EOR si occupa di tutte le dichiarazioni fiscali e i versamenti richiesti relativi al vostro dipendente. Ciò include le dichiarazioni mensili e annuali all’Agenzia delle Entrate per le trattenute IRPEF, il pagamento dei contributi all’INPS (pensione, disoccupazione, ecc.) e, se applicabile, all’INAIL (assicurazione contro gli infortuni). L’EOR garantisce che tutti i pagamenti siano effettuati correttamente e puntualmente, mantenendo la vostra azienda in regola con le istituzioni fiscali e di sicurezza sociale italiane.
• Gestione dei Benefit: L’EOR si occupa di tutti i benefit obbligatori e diritti per il dipendente italiano. In Italia, le protezioni per i lavoratori sono generose: questo include il rispetto di almeno quattro settimane di ferie retribuite, circa 12 festività pubbliche, malattia (con tutela dal licenziamento durante la malattia per un certo periodo), maternità (5 mesi circa all’80% dello stipendio, pagati da INPS), paternità (10 giorni retribuiti), e altri congedi familiari. L’EOR si occupa anche di gestire la documentazione per maternità o paternità come previsto dalla legge italiana. Enrolla il dipendente in eventuali assicurazioni private o pubbliche obbligatorie e può facilitare benefit supplementari (come assicurazioni sanitarie o buoni pasto). Tutto questo viene fatto in linea con le leggi locali e eventuali accordi collettivi applicabili.
• Supporto e Consulenza HR: Un buon EOR non si limita a calcolare numeri—offre anche supporto HR continuo sia per te che per il dipendente. In Italia, l’EOR può consigliare su pratiche di assunzione e cultura locale, aiutare a risolvere eventuali problemi sul luogo di lavoro o domande del dipendente, e garantire che la relazione lavorativa proceda senza intoppi. Può anche effettuare controlli pre-assunzione o ottenere certificati medici se richiesto prima dell’assunzione (comune in alcuni ruoli). Essenzialmente, l’EOR si occupa di routine HR quotidiana, lasciandoti libero di concentrarti sul lavoro del dipendente.
• Monitoraggio della Conformità: Le normative occupazionali cambiano, e un EOR ti tiene aggiornato. L’EOR monitora costantemente le novità nelle leggi del lavoro italiane – sia cambiamenti nei contributi sociali, festività, o norme di licenziamento – e adatta i processi di conseguenza. Questa gestione proattiva assicura che le tue attività in Italia rimangano legali e aggiornate, senza che tu debba seguire ogni modifica legislativa di persona.
• Fine rapporto e Offboarding: Se il rapporto di lavoro termina, l’EOR gestisce il processo di cessazione conforme alla normativa italiana. L’Italia richiede motivazioni valide (specialmente per i dipendenti a tempo indeterminato) e il rispetto delle procedure per i licenziamenti. L’EOR assicura che siano compilati tutti i documenti necessari, il calcolo di eventuali indennizzi di fine rapporto, come la TFR, e fornisce al dipendente la lettera di dimissioni o licenziamento. Gestendo correttamente le uscite, l’EOR aiuta a evitare contestazioni per licenziamenti ingiustificati e garantisce il rispetto di tutte le obbligazioni verso il dipendente uscito.

In sintesi, un Employer of Record in Italia gestisce ogni aspetto dell’amministrazione del lavoro dal reclutamento alla pensione. Secondo esperti di lavoro globali, un EOR effettivamente assume, gestisce paga e tasse, presenta documenti, administra benefit e cura le cessazioni. Questo servizio completo permette a te, come azienda cliente, di gestire i tuoi progetti e obiettivi con il team italiano senza essere sommerso dalla burocrazia HR. L’EOR si occupa dei dettagli nascosti, agendo come scudo tra la tua azienda e il complesso ambiente normativo italiano.

Considerazioni legali e di conformità in Italia

Il panorama legale e normativo italiano riguardo al lavoro è uno dei più articolati in Europa. Qualunque azienda che assuma in Italia (direttamente o tramite un EOR) deve essere consapevole di questi requisiti di conformità. Ecco alcune considerazioni principali specifiche per l’assunzione in Italia:

• Leggi del Lavoro Complete: La legge del lavoro italiana è ampia e a favore del lavoratore, ideata per tutelare i diritti dei dipendenti. I datori di lavoro devono rispettare il Codice Civile e le normative sul lavoro, e spesso gli Accordi Collettivi Nazionali (CCNL) che stabiliscono standard aggiuntivi per salari, orari e benefit in settori specifici. Un EOR si assicurerà che tutti i termini degli accordi collettivi siano rispettati nel contratto e nelle condizioni di lavoro.
• Contratti di Lavoro: In Italia, ogni lavoratore deve avere un contratto scritto nella lingua che comprende—preferibilmente—l’italiano. Il contratto deve contenere tutti i termini obbligatori come il ruolo, il luogo di lavoro, la data di inizio, il tipo di contratto (a tempo indeterminato o determinato), orari, salario, ferie retribuite, preavviso e eventuale periodo di prova. La legge italiana permette accordi verbali, ma i contratti scritti sono fortemente raccomandati per documentare tutto. Un EOR redige contratti conformi e completi fin dall’inizio.
• Orari di Lavoro e Straordinari: La norma stabilisce una settimana lavorativa di 40 ore. L’eventuale straordinario è consentito entro limiti specifici, con un massimo di 48 ore settimanali medie (calcolate su più settimane, di solito) inclusi straordinari. I datori di lavoro devono rispettare anche i periodi di riposo (almeno un giorno libero a settimana e 11 ore di riposo tra i turni). L’EOR garantisce che gli orari e le paghe di straordinario siano conformi a queste regole.
• Salario Minimo e Standard di Pagamento: In Italia non esiste un salario minimo nazionale unico; il minimo salariale viene stabilito principalmente dagli accordi di settore (CCNL). È fondamentale pagare almeno le tariffe concordate, nel rispetto dei tempi (solitamente mensili) e con metodi tracciabili (bonifico bancario). L’EOR aderisce ai livelli salariali corretti e ai pagamenti puntuali, assicurando che i dipendenti siano pagati correttamente e puntualmente.
• Tasse e Contributi Sociali: Obblighi fiscali e di sicurezza sociale sono significativi anche in Italia. I datori di lavoro versano circa il 30% o più del salario lordo in contributi INPS, e i dipendenti vedono circa il 9-10% trattenuto come IRPEF. Ci sono anche tasse regionali e comunali in certi casi. La conformità richiede la registrazione presso le autorità fiscali, il calcolo accurato di tutte le contribuzioni e il pagamento tempestivo. Un EOR si occupa di tutte le questioni fiscali e contributive italiane, proteggendoti da questi calcoli complessi e dai versamenti.
• Benefit Obbligatori e Congedi: La normativa italiana garantisce una serie di benefit: minimo quattro settimane di ferie retribuite, circa 12 festività nazionali, malattia (con protezione dal licenziamento durante l’assenza), maternità (circa 5 mesi all’80% del salario, pagato da INPS), paternità (10 giorni retrib