Employer of Record Italy: Assumi in Italia senza una entità locale

Espandere la propria attività in Italia apre le porte a un ricco bacino di talenti e a nuovi mercati, ma introduce anche normative sul lavoro locali complesse e ostacoli amministrativi. La legge sul lavoro italiana è nota per essere altamente regolamentata e a tutela del lavoratore, con numerose norme derivanti dagli accordi collettivi, dal Codice Civile e persino dalla Costituzione italiana. Per un'azienda straniera, creare una filiale locale significa navigare tra burocrazia—registrarsi presso la Camera di Commercio, ottenere un codice fiscale, iscriversi all’INPS e altro ancora. Questo processo può essere lungo (spesso richiede mesi) e costoso, e qualsiasi errore potrebbe portare a sanzioni legali o ritardi nell’assunzione. Per questo molte aziende utilizzano un Employer of Record (EOR) in Italia per semplificare le assunzioni. Un EOR funge da datore di lavoro locale per vostro conto, permettendovi di assumere dipendenti italiani rapidamente e in conformità senza dover creare una vostra entità. In questa guida, spiegheremo cosa sia un EOR, perché le aziende si affidano ai servizi EOR in Italia, cosa fa effettivamente un EOR in Italia, i principali aspetti legali da considerare per l’assunzione in Italia e come un EOR si confronta con l’apertura di una entità locale. Evidenzieremo anche come la piattaforma EOR di Rivermate aiuta professionisti HR come te ad onboarding e gestire i dipendenti in Italia con semplicità.

Cos’è un Employer of Record (EOR)?

Un Employer of Record (EOR) è un’organizzazione terza che diventa il datore di lavoro legale per il vostro dipendente, assumendosi tutte le responsabilità lavorative locali mentre voi mantenete il controllo sulle attività quotidiane della persona. In altre parole, l’EOR assume formalmente il dipendente nel paese di destinazione su carta, ma il dipendente lavora comunque per la vostra azienda nella pratica. L’EOR si responsabilizza pienamente di doveri come la gestione della busta paga, le trattenute fiscali, i contributi sociali, l’amministrazione dei benefit e la conformità alle leggi sul lavoro locali. Nel frattempo, la vostra azienda dirige i progetti e le performance del dipendente come sempre.

Nel contesto dell’Italia, un EOR è estremamente utile per le aziende che non possiedono una entità commerciale italiana. L’EOR ha già una presenza legale (o collabora con una) in Italia, così può assumere personale italiano immediatamente. Non dovete costituire una vostra entità italiana o diventare esperti di normative sul lavoro italiane in una notte. L’EOR si occupa di tutte le formalità HR, fiscali e legali dell’impiego in Italia, permettendovi di concentrarvi sulla gestione del team e sulla crescita del business. Essenzialmente, il modello EOR vi permette di accedere ai talenti italiani senza gli oneri usuali di apertura di una filiale o di una società.

Perché usare un Employer of Record in Italia?

Utilizzare un servizio EOR per l’assunzione in Italia offre numerosi benefici e rappresenta una soluzione molto popolare per i team HR di aziende internazionali. Ecco alcune delle motivazioni principali per cui vale la pena affidarsi a un Employer of Record in Italia:

• Evitare di Costruire una Entità Locale: Forse il maggiore vantaggio è che non è necessario registrare una società in Italia per iniziare ad assumere. Senza un EOR, dovreste incorporare localmente e registrarvi presso autorità come la Camera di Commercio e l’INPS prima di assumere personale. Questo può richiedere molto tempo e risorse. Un EOR ha già l’infrastruttura pronta, così potete iniziare ad assumere in pochi giorni o settimane invece di mesi.
• Entrata Rapida nel Mercato: Con un EOR, potete reclutare dipendenti italiani rapidamente, accelerando la vostra espansione nel mercato italiano. Non c’è bisogno di attendere licenze o conti bancari: l’EOR può assumere e pagare la vostra risorsa quasi subito dopo aver sottoscritto l’accordo. Questa agilità permette alla vostra azienda di cogliere le opportunità di business in Italia senza ritardi.
• Esperienza in Conformità Locale: Le normative sul lavoro in Italia sono complesse e cambiano nel tempo. I provider EOR sono esperti di conformità HR italiana, garantendo che ogni clausola contrattuale, ritenuta fiscale, contributo o benefit rispetti i requisiti locali. Questa conoscenza mitiga il rischio di violazioni involontarie delle normative sul lavoro. Non sarà necessario diventare esperti delle intricacies del diritto del lavoro italiano—l’EOR se ne occupa già.
• Sgravio Amministrativo per HR: Tutto il peso della gestione HR in Italia è gestito dall’EOR. Quest’ultimo si occupa di calcoli di busta paga, dichiarazioni fiscali, contributi INPS, assicurazioni e anche delle attività di routine come l’emissione delle buste paga e il rimborso spese. Il vostro team HR può concentrarsi sulle attività strategiche, senza doversi occupare di complicazioni burocratiche straniere.
• Conformità al 100% e Riduzione del Rischio: Scegliendo un EOR di buona reputazione, assicurate che l’assunzione in Italia sia pienamente conforme fin dal primo giorno. L’EOR rimane aggiornato sulle normative (dal limite di ore di lavoro alle indennità di maternità) e si assume la responsabilità di seguire correttamente le leggi. Ciò riduce drasticamente il rischio di multe, sanzioni o contenziosi legali per la vostra azienda. In breve, l’EOR agisce come una rete di sicurezza per la conformità—un valore inestimabile in un Paese con tutele forti per i lavoratori.
• Costi contenuti per team piccoli o test di mercato: Espandersi in Italia tramite un EOR è in genere più economico per assunzioni di piccola scala o per test di mercato. Pagate una tariffa di servizio prevedibile (spesso per dipendente) all’EOR, invece di investire ingenti somme nella costituzione di un’entità. Se avete bisogno di assumere pochi dipendenti o volete sperimentare il mercato, un EOR permette di farlo senza grandi investimenti iniziali.
• Flessibilità di espansione o riduzione: La formula EOR è molto flessibile—potete aumentare o ridurre il team in Italia senza preoccuparvi di cosa fare con una entità locale. Se cambiano le esigenze aziendali, potete facilmente aggiungere più dipendenti tramite l’EOR o interrompere il servizio decidendo di sospendere le operazioni italiane. Non siete vincolati a un impegno a lungo termine che comporta l’apertura di un ufficio fisico o di una società.

In sintesi, un Employer of Record in Italia semplifica l’espansione globale. Fornisce alla vostra organizzazione una presenza nel mercato italiano in modo rapido e sicuro, bypassando le complicazioni burocratiche. Invece di chiedere ai vostri professionisti HR di diventare esperti di diritto del lavoro italiano, potete esternalizzare questa competenza a un EOR e avere la certezza di essere compliant*. Per molte aziende, questa è la differenza tra ritardare l’espansione e poter assumere i migliori talenti in Italia subito.

Cosa fa un EOR in Italia?

Un EOR in Italia si occupa di tutte le obbligazioni sul territorio a nome vostro. In pratica, questo significa che l’EOR agisce come il vostro “dipartimento HR” in Italia per i dipendenti assunti per conto vostro. Le responsabilità principali di un EOR italiano includono:

• Assunzione e Onboarding: L’EOR formalmente assumerà il candidato scelto sotto la propria entità legale in Italia. Prepararà un contratto di lavoro conforme alla normativa locale (in italiano se richiesto) con tutti i termini obbligatori come ruolo, salario in euro, orari di lavoro, periodo di prova, preavviso, e così via. Raccoglierà tutte le informazioni necessarie dal dipendente (es. codice fiscale, coordinate bancarie, indirizzo) e registrerà l’assunzione presso le autorità italiane secondo necessità. Ciò garantisce che il dipendente sia legalmente in regola e pronto a lavorare.
• Elaborazione della Busta Paga: L’EOR esegue la remunerazione del dipendente in ogni periodo di paga (tipicamente mensile in Italia). Calcola il salario lordo netto, trattiene le imposte sul reddito e detrae i contributi INPS sia del dipendente che del datore di lavoro. Le contribuzioni sociali italiane sono sostanziose—circa il 30% del salario lordo pagato dal datore di lavoro e circa il 9% trattenuto dal dipendente—e l’EOR gestisce tutte queste elaborazioni e i versamenti agli enti preposti. Rilascia anche le buste paga conformi alle normative italiane e accredita il netto sul conto bancario del dipendente tempestivamente.
• Dichiarazioni e Contributi Fiscali: L’EOR si occupa di tutte le dichiarazioni e i versamenti fiscali relativi al dipendente. Ciò include dichiarazioni mensili e annuali all’Agenzia delle Entrate per le ritenute IRPEF, versamenti contributivi all’INPS (per la pensione, l’assicurazione contro la disoccupazione, ecc.) e, se applicabile, all’INAIL (assicurazione contro gli infortuni sul lavoro). L’EOR garantisce che tutti questi pagamenti siano effettuati correttamente e puntualmente, mantenendo la compliance della vostra azienda con enti fiscali e previdenziali italiani.
• Amministrazione dei Benefit: L’EOR gestisce tutti i benefit obbligatori e le prestazioni per il vostro dipendente italiano. La legge italiana garantisce tutele per i lavoratori, quindi si occupa di assicurare che il dipendente riceva almeno le vacanze retribuite (generalmente 4 settimane all’anno), le festività, lo sick leave e il congedo parentale. Se il dipendente è genitore, l’EOR si occupa della documentazione per congedi di maternità o paternità secondo la normativa italiana. Enrolla inoltre il dipendente in eventuali programmi assicurativi privati o pubblici obbligatori e può facilitare benefits aggiuntivi (come assicurazioni sanitarie o buoni pasto). Tutto ciò viene rispettando leggi locali e eventuali accordi collettivi applicabili.
• Supporto e Consulenza HR: Un buon EOR non si limita a calcolare salari e tributi, ma fornisce supporto HR continuativo sia a te che al dipendente. In Italia, l’EOR può offrire consulenza sulle pratiche locali di assunzione e cultura aziendale, aiutare a risolvere eventuali problematiche o domande del lavoratore e garantire che il rapporto di lavoro si svolga senza intoppi. Può anche effettuare controlli preliminari o ottenere certificati medici se richiesti prima dell’assunzione (comune per alcuni ruoli). Fondamentalmente, l’EOR si occupa di tutte le attività quotidiane di amministrazione HR, lasciandoti libero di concentrarti sul lavoro del dipendente.
• Monitoraggio della Conformità: Le normative sul lavoro possono cambiare, e l’EOR si mantiene aggiornato. Monitora costantemente gli aggiornamenti normativi italiani—sia cambi di aliquote contributive, festività o regole di licenziamento—adattando le procedure di conseguenza. Questa gestione proattiva della compliance assicura che le tue operazioni in Italia siano sempre legali e aggiornate, senza che tu debba seguire ogni modifica legislativa.
• Gestione Termination e Offboarding: Se il rapporto di lavoro termina, l’EOR gestirà la procedura di licenziamento secondo la normativa italiana. Italia ha regole stringenti sui licenziamenti, quindi l’EOR garantisce che ci siano motivi validi (soprattutto per i dipendenti a tempo indeterminato) e che vengano rispettati i tempi di preavviso. Preparano tutta la documentazione necessaria, calcolano eventuali pagamenti finali come ferie non godute e TFR (trattamento di fine rapporto), e consegnano al dipendente la lettera di licenziamento e i documenti necessari. Gestendo correttamente l’offboarding aiuta ad evitare contestazioni per motivi illegittimi e a mantenere la conformità con tutti gli obblighi verso l’employee in uscita.

In sintesi, un Employer of Record in Italia si occupa di ogni aspetto dell’amministrazione del rapporto di lavoro, dalla assunzione al pensionamento. Gli esperti di settore affermano che un EOR gestisce l’onboarding dei dipendenti, la gestione di buste paga e tasse, la documentazione presso le autorità e la amministrazione dei benefit, assicurando che le cessazioni siano conformi alla legge. Questo servizio completo permette alla vostra azienda di gestire progetti e obiettivi nel rispetto delle normative italiane senza essere sopraffatti dalla burocrazia. L’EOR si occupa dei dettagli operativi in background, fungendo da scudo tra la vostra società e il complesso quadro normativo italiano.

Considerazioni legali e di conformità in Italia

Il panorama normativo italiano in materia di lavoro è tra i più articolati in Europa. Ogni azienda che assume in Italia (direttamente o tramite un EOR) deve essere consapevole di questi requisiti di conformità. Ecco alcuni punti chiave della normativa e delle regole specifiche per l’assunzione in Italia:

• Leggi sul lavoro complete e a tutela del lavoratore: La normativa italiana è proattiva e molto protettiva dei diritti dei lavoratori. I datori di lavoro devono rispettare il Codice Civile e le norme sul lavoro, spesso integrate da Contratti collettivi nazionali (CCNL) che stabiliscono salari, orari e benefit più dettagliati per settori specifici. Un EOR si assicura che i termini contrattuali siano conformi e che tutte le condizioni siano rispettate.
• Contratti di lavoro: In Italia, ogni dipendente dovrebbe avere un contratto scritto (in italiano, o in lingua comprensibile) che specifichi tutti i termini essenziali: ruolo, sede, data di inizio, durata (indeterminato o a termine), orari, salario, ferie, preavviso e periodo di prova. Pur potendo instaurare accordi verbali, il contratto scritto è preferibile per documentare tutto. L’EOR redige contratti con tutti i requisiti richiesti dalla legge.
• Orari di lavoro e straordinari: La durata massima settimanale di lavoro è di 40 ore. Le ore di straordinario sono consentite ma entro un limite di 48 ore in media settimanale, calcolato su più settimane. Devono essere rispettate le pause obbligatorie e i riposi (ad esempio, almeno un giorno di riposo ogni settimana e 11 ore tra un turno e l’altro). L’EOR garantisce che orari e pagamenti di straordinari siano conformi.
• Salari minimi e standard di retribuzione: Italia non ha un salario minimo nazionale, ma i salari minimi sono in genere stabiliti dai CCNL di settore. È fondamentale pagare almeno quanto previsto dal contratto collettivo di riferimento e rispettare le modalità di pagamento (di solito mensile tramite conto bancario). L’EOR assicura che il salario sia corretto e pagato puntualmente.
• Tassazione e contributi sociali: Le obbligazioni fiscali e previdenziali sono significative. I datori di lavoro contribuiscono circa il 30% o più del salario lordo (INPS), e i lavoratori circa il 9-10% di trattenute fiscali e sociali. La registrazione, il calcolo e i versamenti devono essere corretti e puntuali. L’EOR si occupa di tutto il compliance fiscale e contributiva, evitandovi di dover gestire calcoli complessi.
• Benefit obbligatori e ferie: La legge italiana garantisce quattro settimane di ferie retribuite, circa 12 festività pubbliche, malattia (con tutela di eventuali licenziamenti durante l’assenza), congedi di maternità e paternità (rispettivamente 5 mesi con circa l’80% di paga, e 10 giorni retribuiti), e altri benefit. In molti casi si riceve anche una tredicesima mensilità come bonus natalizio, e talvolta la quattordicesima. L’EOR si assicura che tutti questi diritti siano rispettati e integrati nelle condizioni di lavoro.
• Protezione nei licenziamenti e termini di fine rapporto: Il licenziamento di un dipendente in Italia è soggetto a norme stringenti. Per i dipendenti a tempo indeterminato, i motivi devono essere giustificati e seguire procedure stabilite, con sanzioni e reintegrazione in caso di illegittimità. Alla fine del rapporto, si deve pagare anche il TFR (Trattamento di Fine Rapporto), un’indennità