Guida definitiva: Assunzione di lavoratori remoti nel Regno Unito

Il Regno Unito è abituato ad assumere persone per lavorare in remoto. Nel 2020, oltre il 56% della loro forza lavoro si è rivolta al lavoro remoto a causa del coronavirus. Le statistiche mostrano che nel 2023 molti dipendenti nel Regno Unito hanno mantenuto il loro status di lavoratori in remoto](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). La percentuale di persone che lavorano completamente in remoto è del 10%, e le persone che lavorano da casa occasionalmente sono il 29%.

Molti dipendenti apprezzano i loro accordi di lavoro in remoto. Offrono maggiore flessibilità e un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata. È anche facile per le aziende vedere i vantaggi dell’assunzione di dipendenti in remoto. Ottengono accesso a una forza lavoro diversificata e talenti globali riducendo contemporaneamente i costi generali.

Tuttavia, ogni paese ha il proprio insieme di leggi e regolamenti che disciplinano il lavoro remoto, e il Regno Unito non fa eccezione. Sono avvenuti molti cambiamenti dopo Brexit, che complicano ulteriormente il processo di assunzione.

Ecco una guida che mira a semplificare il processo di assunzione di lavoratori remoti nel Regno Unito. Coprirà le leggi e regolamenti relativi all’Employer of Record, al EOR, alla Recruitment, e ai Contractors, Freelancers, a un Contractor of Record, o COR, e offrirà consigli per l’assunzione di dipendenti remoti nel Regno Unito. Inoltre, la guida tratterà i fattori chiave per stabilire una collaborazione sana e a lungo termine.

Quali ruoli sono ideali per il lavoro in remoto?

Ruoli in remoto sono applicabili in quasi tutti i settori. Ma non tutti i ruoli possono essere svolti in remoto, e alcuni potrebbero richiedere che i tuoi dipendenti lavorino in ufficio.

Anche così, i settori tecnologici e creativi sono ideali per il lavoro in remoto. Potresti considerare l’assunzione di recruitment di Contractors:

1. Sviluppatori di software,

2. Web e graphic designer,

3. Rappresentanti del servizio clienti,

4. Professionisti delle vendite,

5. Marketer digitali.

Quali sono le leggi e i regolamenti che disciplinano l’assunzione di lavoratori remoti nel Regno Unito?

Quando assumi lavoratori remoti nel Regno Unito, devi essere consapevole delle leggi e regolamenti di employment e labor rilevanti per mantenere la conformità. Queste leggi proteggono sia i dipendenti che i datori di lavoro, quindi è importante comprenderle prima di pubblicare un annuncio di lavoro.

Leggi sul lavoro e employment nel Regno Unito

Ricorda che i lavoratori in remoto hanno diritto alle stesse protezioni dei tuoi dipendenti in ufficio. Come Employer of Record o EOR, devi dedurre le tasse sul reddito e mantenere registri per la payroll. Pur risparmiando sui costi generali, devi comunque fornire:

• Il salario minimo attualmente di £11.44 all’ora.

• La statutory sick pay, che ammonta a £116.75 settimanali per un massimo di 28 settimane,

• 28 giorni (o 5,6 settimane) di ferie retribuite all’anno,

• Tempo libero statutario per emergenze

• Indennità di licenziamento statutaria

• Congedo di maternità, paternità, parentale, adozione e congedo parentale condiviso e relative indennità.

I datori di lavoro dovrebbero anche rispettare le normative che garantiscono ai lavoratori il diritto di chiedere lavoro flessibile. Esiste anche un periodo minimo di preavviso obbligatorio in caso di recesso. I datori di lavoro devono anche essere consapevoli che i dipendenti sono protetti dal licenziamento ingiusto sotto le leggi sul lavoro del Regno Unito.

A seconda del tipo di lavoro che svolge il dipendente, il datore di lavoro potrebbe dover fornire precauzioni sulla salute e sicurezza o assicurazioni. Devono anche rispettare le leggi contro la discriminazione e le leggi che regolano l’orario di lavoro.

Generalmente, i tuoi dipendenti non possono lavorare più di 48 ore alla settimana in media. Se i tuoi dipendenti hanno meno di 18 anni, questa soglia si riduce a 40 ore settimanali.

Devi inoltre fornire ai tuoi dipendenti pause nel Regno Unito. Sono loro diritto a una pausa di 15 minuti ogni 4 ore e mezza. Dopo sei ore, i tuoi dipendenti hanno diritto a una pausa di 30 minuti, che può comprendere o meno i precedenti 15 minuti.

Assunzione di team remoti globali come Employer nel Regno Unito

Potresti dover seguire alcuni requisiti legali aggiuntivi se desideri assumere dipendenti all’estero. Tipicamente, devi registrare una presenza nel paese in cui vuoi assumere. Devi anche navigare tra le leggi sul labor e employment di quel Paese e garantire la conformità a eventuali regolamentazioni rilevanti.

Oppure, potresti dover trasferire i tuoi dipendenti nel Regno Unito per mantenere la conformità. Dovrai assisterli nell’ottenimento di visti e permessi pertinenti, e in alcuni casi sponsorizzare il loro trasferimento.

Per le aziende più piccole che non possono permettersi di avviare una presenza o di trasferire i talenti, l’assunzione di un EOR nel Regno Unito potrebbe essere una scelta migliore. Permette agli Employer of Record di assumere chiunque nel mondo, agendo come datore di lavoro legale nel loro Paese mentre l’employee lavora per te.

Comprendere quali leggi si applicano quando assumi in remoto nel Regno Unito

Quando assumi lavoratori remoti nel Regno Unito, è importante capire quale legge sul lavoro si applica alla tua attività.

La principale legislazione che disciplina l’employment nel Regno Unito è il Employment Rights Act 1996. Ci sono anche l’Equality Act 2010 e il Health and Safety at Work Act 1974. Queste leggi si applicano a tutti i lavoratori, indipendentemente dalla loro localizzazione.

Oltre a queste leggi generali sul lavoro, ci sono anche i Working Time Regulations 1998. Questi stabiliscono limiti sugli orari di lavoro, le pause e l’entitlement alle ferie annuali.

Il Regolamento sulla salute e sicurezza (dispositivi di visualizzazione) 1992 richiede ai datori di lavoro di valutare e gestire i rischi associati ai lavoratori remoti che usano dispositivi di visualizzazione.

Cose da considerare quando si redigono contratti di employment nel Regno Unito

Sebbene nel Regno Unito un contratto scritto non sia obbligatorio, i datori di lavoro ne traggono beneficio. Esso mette per iscritto ciò su cui le parti hanno concordato e può essere utile in caso di malintesi.

I contratti di employment tipici nel Regno Unito includono diversi componenti che dovresti considerare.

1. Termini e condizioni

I termini e condizioni di employment delineano i dettagli di base. Dovrebbero coprire il job title, la data di inizio e note su eventuale periodo di prova. Dovrebbero anche indicare quante e quali ore ci si aspetta che il dipendente lavori. Se il dipendente lavora in remoto, puoi o meno includerlo nel contratto. Altrimenti, devi anche includere l’indirizzo dell’ufficio.

I termini e condizioni dovrebbero anche includere dettagli sulla retribuzione. Assicurati di inserire lo stipendio, i benefici, i bonus concordati e altri dettagli rilevanti.

2. Accordo di riservatezza

L’accordo di riservatezza è uno degli aspetti più importanti del contratto, poiché protegge la tua attività e i tuoi clienti. Impedisce ai dipendenti di condividere informazioni aziendali apprese durante l’employment.

3. Clausola di non concorrenza

Una delle ragioni principali per preferire lavoratori rispetto a ** Contractors** è che non vuoi che lavorino con la concorrenza. Avere una clausola di non concorrenza nel contratto impedisce ai lavoratori di lavorare per un concorrente. Impedisce anche loro di avviare la propria attività nello stesso settore per un certo periodo.

In questo modo, i tuoi segreti commerciali sono protetti e puoi anche tutelare i tuoi clienti e altre informazioni sensibili.

4. Clausola di cessazione del rapporto di lavoro

Sebbene sia importante definire la data di inizio, è consigliabile anche delineare il processo di licenziamento. Dovrebbe includere le condizioni che possono provocare la fine del contratto. Dovrebbe anche indicare le motivazioni per il licenziamento e i tempi di preavviso. Dovresti anche includere eventuali requisiti dopo la cessazione dell’employment da parte del dipendente.

5. Risoluzione delle controversie

Entrambe le parti devono sapere cosa succede in caso di controversie. Questa sezione del contratto dovrebbe delineare il processo per risolvere eventuali dispute. Può includere clausole di arbitrato e mediazione. Dovrebbe anche elencare gli enti regolatori responsabili di risolvere eventuali problemi.

Dichiarazione scritta delle particulars di employment

Un contratto di employment scritto non è obbligatorio per legge nel Regno Unito. Ma il datore di lavoro è legalmente obbligato a fornire una dichiarazione scritta delle particulars di employment all’employee. Questo dovrebbe essere consegnato all’employee il primo giorno di lavoro.

Le particulars di employment devono includere dettagli rilevanti sul lavoro. Simili ai terms and conditions del contratto formale, le particulars di employment dovrebbero coprire:

1. Nome del datore di lavoro e del lavoratore

2. Job title, descrizione del lavoro e data di inizio

3. Durata del lavoro, data di fine se si tratta di un contratto a tempo determinato, periodo di preavviso

4. Orari di lavoro e giorni di attività. Devono anche indicare se il dipendente lavora nei weekend, di notte o con straordinari.

5. Quanto e quando il lavoratore riceverà il pagamento

6. Dove lavorerà il dipendente o se potrebbe dover trasferirsi.

7. Diritto alle ferie, comprese quelle pubbliche

8. Qualsiasi altro benefit offerto

9. Formazione obbligatoria e chi la finanzia

10. Indennità di malattia e procedura per ottenerla

11. Altri congedi retribuiti, inclusi congedi parentali

Una dichiarazione scritta più ampia dovrebbe accompagnare le particulars entro due mesi. Deve includere informazioni sui collective agreements, e anche su pensioni e schemi pensionistici, e procedure disciplinari e di risoluzione delle controversie.

Fattori chiave da considerare durante l’assunzione

Assumere lavoratori remoti è un processo diverso dall’assunzione tradizionale. È molto vero quando assumi a livello globale.

Per assumere persone in tutto il mondo, puoi affidarti a job board o agenzie di staffing nel Paese desiderato per trovare il talento giusto. Poiché competitorai con aziende di tutto il mondo per trovare il personale adatto, è importante pianificare bene. Dovresti pianificare con dettaglio la posizione, l’annuncio di lavoro e altri aspetti del ruolo.

Crea una descrizione del lavoro dettagliata per il lavoro in remoto

Uno dei primi passi per una strategia efficace di assunzione remota è creare una descrizione dettagliata del lavoro. Questa dovrebbe chiaramente delineare responsabilità, qualifiche e aspettative. È importante essere specifici riguardo alle competenze e all’esperienza richieste. Dovresti anche elencare eventuali strumenti o software specifici con cui il candidato deve essere familiare.

È anche importante includere informazioni sulle politiche di lavoro remoto aziendali e aspettative. Questo può includere dettagli sugli orari di lavoro o eventuali requisiti particolari per i lavoratori remoti.

Offri ottimi benefit per attrarre i migliori talenti

Dovrai anche pensare a quali bonus, benefit e vantaggi offrirai ai tuoi lavoratori. Come menzionato prima, dovrai fornire tutti i benefit statutari, ma potrebbe essere necessario offrire anche di più per attrarre i migliori talenti.

Una posizione di lavoro in remoto è un beneficio di per sé, ma altri servizi competitivi saranno fondamentali per trovare la persona giusta. Può essere un pension scheme, un'assicurazione sanitaria privata o opportunità di formazione continua. In ogni caso, offrire grandi benefit può essere ciò che ti distingue dagli altri Employer.

Conduci interviste digitali

Una volta che le candidature iniziano ad arrivare, è importante condurre interviste digitali. Queste ti aiuteranno a valutare l’idoneità dei candidati per il lavoro in remoto. Puoi condurre interviste tramite piattaforme di video conferenza come Zoom o Skype.

Durante l’intervista, è importante fare le domande giuste. Dovresti cercare di valutare la loro capacità di lavorare in modo indipendente, la gestione del tempo e le competenze comunicative. È anche importante verificare le loro competenze tecniche e la familiarità con strumenti e software di lavoro remoto.

Inoltre, può essere utile includere una componente pratica nel processo di interview. Questo può coinvolgere l'assegnazione di un compito o progetto che simuli il tipo di lavoro che il candidato svolgerà nel ruolo remoto. Ciò permette alle aziende di valutare le capacità del candidato in uno scenario reale.

Onboarding del lavoratore remoto

Dovrai anche modificare l’onboarding. Anche se ci sono molti aspetti positivi e negativi nel lavoro remoto, uno dei principali svantaggi è un processo di onboarding più complicato.

I datori di lavoro dovranno investire molto tempo ed energia in onboarding e formazione online. Questo vale anche per aziende che utilizzano software o processi complessi. Ecco alcune strategie per semplificare il processo di onboarding.

1. Piattaforme di onboarding digitale

Uno dei modi più efficaci per integrare lavoratori remoti è tramite piattaforme di onboarding digitale. Queste forniscono un punto centrale per i nuovi lavoratori. Aiuteranno i nuovi lavoratori ad accedere a tutte le informazioni e risorse necessarie per iniziare. Sulle piattaforme, possono completare tutta la documentazione richiesta, guardare video di formazione e imparare le politiche e le procedure aziendali.

Queste piattaforme permettono anche HR e manager di monitorare i progressi dei nuovi assunti. Aiuteranno a assicurare che i lavoratori completino tutti i compiti necessari. Permettono anche di programmare riunioni virtuali, per un onboarding più personale e interattivo.

2. Programmi di formazione completi

I lavoratori remoti hanno bisogno di programmi di formazione completi. Questi dovrebbero coprire tutti gli aspetti del loro ruolo e delle responsabilità. Può includere formazione su software o strumenti specifici che utilizzeranno. Dovrebbe anche includere formazione sulle politiche, procedure e cultura aziendale. Quest’ultimo è molto importante con team globalmente diversificati.

I programmi di formazione possono essere video pre-registrati, webinar dal vivo e moduli di formazione e-learning interattivi. È fondamentale garantire che i lavoratori possano completare questi materiali di formazione con i propri tempi.

Inoltre, fornire ai lavoratori remoti l’accesso a un database di conoscenza o a una libreria di risorse può essere molto utile. Permette loro di trovare risposte alle domande frequenti senza dover contatt