Guida definitiva: Assunzione di lavoratori remoti nel Regno Unito

Il Regno Unito è familiare con l'assunzione di persone per lavorare da remoto. Nel 2020, oltre il 56% della loro forza lavoro si è rivolta al lavoro remoto in seguito al coronavirus. Le statistiche mostrano che nel 2023 molti dipendenti del Regno Unito hanno mantenuto il loro status di lavoro da remoto](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). La percentuale di persone che lavorano completamente da remoto è del 10%, e quelle che lavorano occasionalmente da casa sono il 29%.

Molti dipendenti apprezzano i loro accordi di lavoro da casa. Offre maggiore flessibilità e un miglior equilibrio tra vita lavorativa e privata. È anche facile per le aziende vedere i benefici dell'assunzione di dipendenti remoti. Ottengono accesso a una forza lavoro diversificata e a talenti globali riducendo al contempo i costi generali.

Tuttavia, ogni paese ha il proprio insieme di leggi e regolamenti che disciplinano il lavoro da remoto, e il Regno Unito non è un'eccezione. Sono avvenuti molti cambiamenti dopo Brexit, che complicano ulteriormente il processo di assunzione.

Ecco una guida che mira a semplificare il processo di assunzione dei lavoratori remoti nel Regno Unito. Coprirà le leggi e i regolamenti in materia di occupazione e lavoro, e offrirà consigli per assumere dipendenti remoti nel Regno Unito. Inoltre, la guida coprirà i fattori chiave per stabilire una collaborazione sana e a lungo termine.

Quali ruoli sono perfetti per il lavoro da remoto?

Ruoli da remoto sono applicabili quasi in tutti i settori. Ma non tutti i ruoli possono essere svolti in modalità remota, e alcuni potrebbero richiedere che i tuoi dipendenti lavorino in ufficio.

Tuttavia, i settori tecnologici e creativi sono ideali per il lavoro da remoto. Potresti considerare di assumere dipendenti remoti per coprire questi ruoli:

1. Sviluppatori di software,

2. Web e graphic designer,

3. Rappresentanti del servizio clienti,

4. Professionisti delle vendite,

5. Marketers digitali.

Quali sono le leggi e i regolamenti che disciplinano l'assunzione di lavoratori remoti nel Regno Unito?

Quando assumi dipendenti remoti nel Regno Unito, devi prestare attenzione alle leggi e regolamenti pertinenti in materia di occupazione e lavoro per mantenere la conformità. Queste leggi proteggono sia i dipendenti che i datori di lavoro, quindi è importante comprenderle prima di pubblicare un annuncio di lavoro.

Leggi sul lavoro e sull’occupazione nel Regno Unito

Ricorda che i dipendenti remoti hanno diritto alle stesse protezioni dei tuoi dipendenti in ufficio. Come datore di lavoro, sei tenuto a dedurre l’imposta sul reddito e a mantenere registri per la busta paga. Pur risparmiando sui costi fissi, devi comunque fornire:

• Il salario minimo attualmente fissato a £11,44 all'ora.

• La paga sick statutory, che ammonta a £116,75 a settimana per un massimo di 28 settimane,

• 28 giorni (o 5,6 settimane) di ferie retribuite annuali,

• Congedo per emergenze statutory

• Indennità di licenziamento statutory

• Congedo e pagamento parentale, maternità, paternità, adozione e congedo condiviso.

I datori di lavoro devono anche rispettare i regolamenti che conferiscono ai lavoratori il diritto di richiedere il lavoro flessibile. È anche obbligatorio un preavviso minimo per i lavoratori in caso di licenziamento. I datori di lavoro devono inoltre essere consapevoli che i dipendenti sono protetti dal licenziamento ingiusto ai sensi della legge sul lavoro del Regno Unito.

In base al tipo di lavoro svolto dal dipendente, il datore di lavoro potrebbe essere tenuto a fornire precauzioni sulla salute e sicurezza o assicurazioni. Devono anche rispettare le leggi contro la discriminazione e le leggi che regolano le ore di lavoro.

Generalmente, i tuoi dipendenti non possono lavorare più di 48 ore a settimana in media. Se i tuoi dipendenti hanno meno di 18 anni, questa soglia si riduce a 40 ore a settimana.

Sei anche obbligato a fornire pause ai tuoi dipendenti nel Regno Unito. Sono loro diritto a una pausa di 15 minuti ogni 4 ore e mezzo. Dopo sei ore, i tuoi dipendenti hanno diritto a una pausa di 30 minuti, che può includere o meno i precedenti 15 minuti.

Assunzione di team remoti globali come datore di lavoro nel Regno Unito

Potresti dover rispettare alcuni requisiti legali aggiuntivi se desideri assumere dipendenti all’estero. Di solito, devi registrare una presenza nel paese in cui vuoi assumere. Devi anche navigare tra le leggi sul lavoro e sull’occupazione di quel Paese e assicurarti di essere conforme a eventuali regolamenti pertinenti.

Oppure, potrebbe essere necessario trasferire i tuoi dipendenti nel Regno Unito per mantenere la conformità. Dovrai aiutare i tuoi dipendenti a ottenere i visti e i permessi rilevanti e, in alcuni casi, sponsorizzare il loro trasferimento.

Per aziende più piccole che non possono permettersi l’investimento di aprire una presenza o trasferire i talenti, l’assunzione di un Employer of Record nel Regno Unito potrebbe essere una scelta migliore. Consente ai datori di lavoro di assumere chiunque a livello globale, agendo come datore di lavoro legale nel loro paese mentre l’impiegato lavora per te.

Comprendere quali leggi si applicano quando assumi in remoto nel Regno Unito

Quando assumi dipendenti remoti nel Regno Unito, è importante capire quali leggi sul lavoro si applicano alla tua attività.

La principale legislazione che disciplina l’occupazione nel Regno Unito è l’Employment Rights Act 1996. Ci sono anche il Equality Act 2010 e il Health and Safety at Work Act 1974. Queste leggi si applicano a tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione.

Oltre a queste leggi generali sul lavoro, ci sono anche le Working Time Regulations 1998. Queste stabiliscono limiti alle ore di lavoro, pause e diritto alle ferie annuali.

Il Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 richiede ai datori di lavoro di valutare e gestire i rischi associati ai lavoratori remoti che utilizzano attrezzature con display.

Cose da considerare durante la stesura dei contratti di lavoro nel Regno Unito

Sebbene nel Regno Unito un contratto scritto non sia richiesto per legge, i datori di lavoro ne traggono beneficio. Esso mette per iscritto gli accordi tra le parti e può essere utilizzato in caso di incomprensioni o problemi.

I contratti di lavoro UK tipici includono diverse componenti che dovresti considerare.

1. Termini e condizioni

I termini e le condizioni di impiego delineano i dettagli di base. Dovrebbero includere il titolo di lavoro, la data di inizio e notazioni su eventuale periodo di prova. Devi anche specificare quante e quali ore ci si aspetta che il dipendente lavori. Se il dipendente è remoto, puoi decidere di includerlo nel contratto o meno. In alternativa, dovresti anche inserire l’indirizzo dell’ufficio.

I termini e le condizioni dovrebbero anche includere dettagli sulla retribuzione. Assicurati di inserire lo stipendio del dipendente, i benefici, i bonus concordati e altri dettagli pertinenti.

2. Accordo di riservatezza

L’accordo di riservatezza è uno degli aspetti più importanti del contratto, in quanto protegge la tua attività e i tuoi clienti. Impedisce ai dipendenti di condividere informazioni aziendali apprese durante il loro impiego.

3. Cláusola di non concorrenza

Uno dei motivi principali per cui preferisci assumere dipendenti piuttosto che contractor è perché non vuoi che lavorino con la concorrenza. Avere una clausola di non concorrenza nel contratto proibisce ai dipendenti di lavorare con un concorrente. Impedisce anche loro di avviare un’attività propria nello stesso settore per un certo periodo.

In questo modo, i tuoi segreti commerciali sono protetti, e allo stesso tempo proteggerai i tuoi clienti e altre informazioni sensibili.

4. Clausola di risoluzione del rapporto di lavoro

Se è importante definire la data di inizio, è altresì consigliabile delineare la procedura di cessazione. La clausola dovrebbe includere le condizioni che potrebbero causare la risoluzione del contratto. Inoltre, deve indicare i motivi di licenziamento e i periodi di preavviso. Dovresti anche specificare eventuali requisiti post-licenziamento da parte del dipendente.

5. Risoluzione delle controversie

Entrambe le parti devono sapere cosa succede in caso di controversie. Questa sezione del contratto dovrebbe delineare il processo di risoluzione delle dispute, se si verificano. Può includere disposizioni per l’arbitrato e la mediazione. Dovrebbe anche elencare i corpi regolatori responsabili di risolvere eventuali problemi.

Dichiarazione scritta delle condizioni di impiego

Un contratto di lavoro scritto non è richiesto per legge nel Regno Unito. Tuttavia, il datore di lavoro è legalmente obbligato a fornire all'impiegato una dichiarazione scritta delle condizioni di impiego. Questa deve essere consegnata all'impiegato nel primo giorno di lavoro.

Le condizioni di impiego devono includere dettagli rilevanti sul lavoro. Come per la sezione dei termini e delle condizioni del contratto formale, le condizioni di impiego devono comprendere:

1. il nome del datore di lavoro e dell’impiegato

2. titolo di lavoro, descrizione delle mansioni e data di inizio

3. durata del lavoro, data di fine in caso di contratto a termine fisso, periodo di preavviso

4. orari di lavoro e giorni lavorativi. Deve anche includere se l’impiegato deve lavorare di domenica, di notte o fare straordinari.

5. importo e tempistiche del pagamento

6. luogo di lavoro o eventuale trasferimento dell’impiegato.

7. diritto alle ferie, compresi i giorni festivi

8. altri benefici offerti

9. formazione obbligatoria e chi la finanzia

10. indennità di malattia e procedura per ottenerla

11. altri congedi retribuiti, inclusi congedo parentale

Una dichiarazione più ampia dovrebbe accompagnare una dichiarazione scritta dei particolari entro due mesi. Dovrebbe includere informazioni sugli accordi collettivi, sui piani pensionistici e sui procedimenti disciplinari e di reclamo.

Fattori chiave da considerare quando si assume

L’assunzione di dipendenti remoti è un processo differente rispetto a quello tradizionale. Questo è particolarmente vero quando assumi a livello globale.

Per assumere persone a livello globale, puoi affidarti a bacheche di lavoro o agenzie di staffing nel paese desiderato per trovare i talenti giusti. Poiché competitorai con aziende di tutto il mondo per trovare il personale ideale, è importante pianificare accuratamente. Dovresti pianificare la posizione del lavoro, l’annuncio e altri aspetti del ruolo in dettaglio.

Crea una descrizione dettagliata del lavoro per il lavoro da remoto

Uno dei primi passi per una strategia efficace di assunzione remota è creare una descrizione dettagliata del ruolo. Questa descrizione deve delineare chiaramente responsabilità, qualifiche e aspettative. È importante essere precisi sulle competenze e sull’esperienza richieste. Dovresti anche elencare eventuali strumenti o software specifici con cui il candidato dovrebbe essere familiare.

È inoltre essenziale includere informazioni sulle politiche aziendali relative al lavoro da remoto e alle aspettative. Questo può includere dettagli sugli orari di lavoro o requisiti particolari per i dipendenti remoti.

Offri benefici eccellenti per attrarre i migliori talenti

Dovrai anche riflettere sui bonus, benefit e vantaggi che offrirai ai tuoi dipendenti. Come già detto, devi fornire tutti i benefit statutari, ma potrebbe essere necessario offrire di più per attrarre i migliori talenti.

Una posizione di lavoro remota è di per sé un benefit, ma altri vantaggi competitivi saranno fondamentali per trovare la persona giusta. Può essere un piano pensionistico, un’assicurazione sanitaria privata o opportunità di formazione continua. In ogni caso, dovresti offrire grandi benefit perché potrebbero essere ciò che ti differenzia dagli altri datori di lavoro.

Conduci interviste digitali

Una volta che le candidature iniziano ad arrivare, è importante condurre interviste digitali. Queste ti aiuteranno a valutare l’idoneità dei candidati al lavoro da remoto. Puoi intervistare i candidati tramite piattaforme di videoconferenza come Zoom o Skype.

Durante l’intervista, è importante porre le domande giuste. Dovresti cercare di valutare la loro capacità di lavorare in modo indipendente, gestione del tempo e capacità comunicative. È anche importante verificare le loro competenze tecniche e la familiarità con strumenti e software di lavoro remoto.

Inoltre, può essere utile includere una componente pratica nel processo di colloquio. Questo può comportare l’assegnazione di un piccolo compito o progetto che simuli il tipo di lavoro che il candidato svolgerà nel ruolo remoto. Ciò consente alle aziende di valutare le capacità e le competenze del candidato in un contesto reale.

Inserimento e integrazione dei dipendenti remoti

Dovrai anche modificare il processo di onboarding. Sebbene ci siano molti pro e contro del lavoro da remoto, uno dei maggiori svantaggi è un processo di onboarding più complesso.

I datori di lavoro dovranno investire tempo ed energie significativi in onboarding e formazione online. Questo vale per aziende che usano software o processi complessi. Ecco alcune strategie per facilitare il processo di onboarding.

1. Piattaforme di onboarding digitale

Uno dei modi più efficaci per inserire i dipendenti remoti è attraverso piattaforme di onboarding digitale. Queste piattaforme offrono un archivio centralizzato per i nuovi assunti. Aiuterà i nuovi dipendenti ad accedere a tutte le informazioni e risorse necessarie per iniziare. Su queste piattaforme, possono completare tutta la documentazione richiesta. Possono anche guardare video di formazione, e conoscere le politiche e le procedure aziendali.

Queste piattaforme consentono anche a HR e manager di monitorare il progresso dei nuovi assunti. Aiuteranno l’HR a garantire che i dipendenti completino tutte le attività necessarie. Possono anche usare queste piattaforme per pianificare incontri virtuali, rendendo l’onboarding più personale e interattivo.

2. Programmi di formazione completi

I dipendenti remoti necessitano di programmi di formazione completi. Questi devono coprire tutti gli aspetti del ruolo e delle responsabilità. Questo può includere formazione su software o strumenti specifici. Deve anche includere formazione sulle politiche, procedure e cultura aziendale. Quest’ultima è importante con team globalmente diversificati.

Questi programmi di formazione possono essere costituiti da video preregistrati, webinar dal vivo e moduli interattivi di e-learning. È importante garantire che i dipendenti possano completare questi materiali di formazione al loro ritmo.

Inoltre, fornire ai dipendenti remoti accesso a una banca dati o a una libreria di risorse può essere vantaggioso. Ciò permette loro di trovare risposte a domande frequenti senza dover costantemente contattare il proprio manager o colleghi.

3. Mentoring tra colleghi

Piromettere nuovi dipendenti con mentori può migliorare e accelerare la loro esperienza di onboarding e formazione. I mentori possono offrire orientamenti, rispondere alle domande e supportare i nuovi assunti nel comprendere i loro nuovi ruoli.

Regolari controlli e incontri virtuali tra loro possono aiutare a costruire una forte relazione. Aiuteranno anche a garantire che il nuovo dipendente si senta supportato e connesso al team. I mentori possono anche fornire preziose indicazioni e consigli basati sulla loro esperienza. Questo aiuterà i nuovi ad adattarsi all’ambiente di lavoro remoto.

4. Sistemi di feedback efficienti

Il feedback è essenziale per crescita e sviluppo. Un sistema di feedback efficiente può aiutare i dipendenti remoti a individuare aree di miglioramento.

Regolari incontri individuali tra manager e dipendenti remoti sono fondamentali. Questi forniscono un’opportunità di feedback e comunicazione aperta. Possono essere chiamate o videoconferenze, per un’esperienza più personale e interattiva.

Inoltre, l’implementazione di un sistema di feedback