Da quando la dichiarazione dell’epidemia di coronavirus come pandemia globale da parte dell’Organizzazione Mondiale della Sanità avvenne a marzo 2020, molte aziende si sono completamente adattate a un regime di lavoro remoto, noto con vari titoli come telelavoro, telecommuting, lavorare da casa o lavoro da ovunque.

Questo è un modello di lavoro in cui i dipendenti non sono tenuti a spostarsi e viaggiare verso un luogo di lavoro centrale, come un edificio ufficio, un negozio o un magazzino. Mentre alcuni ritengono che questa modalità sia solo una misura temporanea volta a ridurre il contatto fisico tra i dipendenti, i principali analisti di business affermano che il telecommuting è il futuro del luogo di lavoro.

Detto questo, è sia conveniente che utile iniziare a conoscere la popolarità del lavoro remoto oggi, i suoi benefici per i dipendenti e i dirigenti, e da lì, imparare come costruire una strategia di lavoro efficace e completa. Questo blog cercherà di coprire tutti questi argomenti nell’ordine seguente:

1. La popolarità del lavoro remoto oggi.
2. I benefici del lavoro remoto per dipendenti e datori di lavoro.
3. Come costruire una strategia di lavoro remoto di successo.
4. Come mantenere impegnati i dipendenti internazionali in un regime di lavoro remoto.

La popolarità del lavoro remoto oggi

Una ricerca di Enterprise Technology Research (ETR) presuppone che la percentuale di lavoratori che lavorano permanentemente da casa si raddoppierà nel 2021. Allo stesso modo, un’altra recente indagine di Gartner rivela che circa il 74 percento dei Chief Financial Officers ha intenzione di trasferire in modo permanente alcuni dipendenti a un setup di lavoro remoto anche dopo la crisi COVID-19. Se ci sono possibilità, queste informazioni implicano che i dirigenti considerano l’accordo di lavoro remoto un modo efficace di portare avanti gli affari comunque, nonostante la situazione di pandemia.

Erik Bradley, che ricopre il ruolo di chief engagement strategist presso ETR, cita la metrica di produttività come prova che il lavoro remoto funziona davvero. “Quindi, pensavamo tutti che ci sarebbe stato un aumento del lavoro remoto permanente, ma non ci aspettavamo che raddoppiasse rispetto ai livelli pre-pandemia,” afferma Bradley.

Anche colossi dei social media come Twitter annunciano che i suoi 5.100 dipendenti in 35 uffici internazionali sono autorizzati a lavorare da casa indefinitamente se lo desiderano. Diverse altre aziende tecnologiche i cui servizi richiedono solo una connessione internet stabile e solida probabilmente seguiranno l’esempio di Twitter.

Square, un’azienda americana di servizi finanziari, aggregatore di servizi per commercianti e compagnia di pagamenti mobili di proprietà del CEO di Twitter Jack Dorsey, condivide la stessa prospettiva e permetterà ai dipendenti di “lavorare da casa indefinitamente” anche dopo che gli uffici riapriranno. Altre aziende di punta permetteranno ai loro dipendenti di lavorare in modo remoto a lungo termine, tra cui:

1. Recreational Equipment, Incorporated.
2. Uber.
3. Microsoft.
4. Zillow.
5. Google.
6. Reuters.
7. Facebook.
8. Salesforce.
9. Amazon.
10. Spotify.
11. Hitachi.
12. Coinbase.
13. Mastercard.
14. Nielsen.
15. Nationwide Insurance.

A livello globale, il 56 percento delle aziende permette di lavorare in remoto, mentre solo negli Stati Uniti, 7 milioni di dipendenti lavorano da casa almeno metà della settimana. Secondo un rapporto di Buffer, la maggior parte, se non tutti, di questi dipendenti preferisce lavorare da remoto, una piattaforma di gestione dei social media. Questo rapporto cita dati derivanti da interviste a 2500 lavoratori remoti, di cui il 99 % afferma di scegliere di lavorare da remoto, lavorando troppo in un edificio ufficio per “almeno un certo periodo, per il resto delle loro carriere”. HubSpot, una delle concorrenti di Buffer, impiega un team di 300 dipendenti remoti a tempo pieno e permette anche ai propri dipendenti di lavorare solo parzialmente in remoto. Questi dati mostrano che sempre più aziende si sposteranno a operare al 100 percento in remoto all’avvio del COVID-19 e anche dopo che la pandemia sarà finita.

Per Forbes prevede che entro il 2026, circa il 70 percento della forza lavoro globale sarà impegnata in lavoro remoto almeno cinque giorni al mese. Il 2020 potrebbe essere stato definito come l’anno del lavoro remoto, ma ci ha sicuramente aperto alla possibilità di un futuro in cui ogni dipendente lavora da remoto.

Quali sono i benefici del lavoro remoto?

Come accennato in precedenza, sempre più aziende oggi adottano un regime di lavoro remoto non solo come misura per evitare il contatto fisico, ma anche per i suoi benefici e gli effetti positivi sulle performance dei dipendenti, sulle spese aziendali e altro ancora. I quattro principali benefici del lavoro da casa sono i seguenti:

Dipendenti produttivi.

Uno dei motivi per cui i dipendenti tendono a diventare poco produttivi sul lavoro è la distrazione in ufficio. Non possono evitare di avere conversazioni banali con i colleghi, che sono inutili e poco utili per portare a termine i loro compiti. Al contrario, il setup di telecommuting aiuta i dipendenti a concentrarsi sui propri compiti senza interruzioni da parte dei colleghi di lavoro. Inoltre, lavorare da remoto dà ai dipendenti la possibilità di lavorare fuori dagli orari regolari, soprattutto quando si sentono più produttivi.

Orario flessibile.

Permettere ai tuoi dipendenti di avere orari flessibili li aiuta a bilanciare meglio le priorità tra lavoro e vita privata. Dal punto di vista dei dipendenti, questo è uno dei benefici del lavoro da remoto—passare più tempo con la propria famiglia.

Inoltre, non obbligare i tuoi dipendenti a spostarsi ogni giorno al lavoro permette loro di portare a termine le responsabilità. Questo ridurrà anche lo stress, portando più felicità e soddisfazione nel loro lavoro.

Spese inferiori.

Le spese ridotte sono un beneficio del lavoro remoto molto utile per i datori di lavoro. Siccome i tuoi dipendenti non devono spostarsi ogni giorno al lavoro, non devono più ridurre le loro retribuzioni per una diaria di trasporto. Inoltre, anziché pagare una tassa di parcheggio, il carburante, la manutenzione del veicolo e i biglietti della metropolitana, possono usare quei soldi per pagare le bollette, fare la spesa e inviare regali ai propri cari—migliaia di euro che si possono risparmiare lavorando da remoto.

Dipendenti sani.

Lavorare in ufficio può mettere i dipendenti in difficoltà nel mantenere la loro salute e il loro stile di vita. Decidere cosa indossare per il lavoro, spostarsi e preparare i pasti può richiedere molto tempo. Nel lavoro remoto, può usare il tempo dedicato a queste attività per fare esercizio, praticare sport, cucinare cibi sani e prendersi cura della propria salute olistica. Questo non è solo un vantaggio per i dipendenti. Anche i datori di lavoro possono beneficiarne, perché quando i dipendenti sono in buona salute, sono in grado di offrire i migliori risultati per l’azienda.

Leggi di più sui benefici e svantaggi del lavoro remoto: I pro e contro del lavorare in remoto.

Come costruire una strategia di lavoro remoto di successo

Abbiamo già evidenziato i benefici del lavoro remoto. Favorisce dipendenti più sani e più produttivi. Offre loro più flessibilità e vantaggi per l’azienda, riducendo spese significative destinate all’allestimento del luogo di lavoro, come le diaria di trasporto per i dipendenti, il caffè e altre spese varie.

Tuttavia, passare a un accordo di lavoro remoto non garantisce che l’azienda sarà efficace ed efficiente nel svolgere le proprie attività. Un team remoto di successo richiede ancora una politica dettagliata e una strategia di comunicazione dove ogni membro del team conosca le proprie aspettative. I seguenti sono fattori da considerare per raggiungere il successo nel telecommuting.

Piano di comunicazione.

Un dilemma che tutta la forza lavoro remota continua a dover affrontare è la comunicazione. ICPlan ritiene che ci siano elementi cruciali in una comunicazione efficace nel lavoro remoto:

1. Ottimizzare il mix di canali. La tecnologia è, senza dubbio, la base fondamentale nella comunicazione del lavoro remoto. Il “mix di canali giusti” dipende completamente dalle esigenze e dalla natura della tua azienda. Tuttavia, le piattaforme di chat e collaborazione più utilizzate ed efficaci sono Microsoft Teams, Slack e anche Workplace di Facebook. Un software di videoconferenza che faciliti le conversazioni tra e tra i membri di un team remoto è anche una necessità. Microsoft Teams, Zoom e Facebook Workplace sono considerati i più efficaci in quest’ambito. Un’altra piattaforma essenziale per il lavoro remoto è quella destinata alla condivisione di file e collaborazione cloud. Google Drive, Microsoft OneDrive e Modern aiutano i dipendenti a collaborare su documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altre forme di contenuto.
2. Raccogli feedback. La comunicazione, senza dubbio, deve avvenire in due modi. Non vuoi che i tuoi dipendenti sviluppino malcontento o problemi contro di te perché li chiudi in un muro. Pertanto, è necessario creare canali dove i tuoi dipendenti possano dettagliare le loro preoccupazioni, suggerimenti e raccomandazioni sulla tua leadership e altre questioni di lavoro. Quando un dipendente vede che i suoi feedback vengono letti e risposti, si coltiva una cultura aziendale di apertura e volontà di migliorare.
3. Monitorare l’engagement. È più facile darsi per assuefatti quando i tuoi colleghi remoti sono così lontani. Questo può facilmente essere un modo per il disastro perché è più difficile valutare l’efficacia della tua leadership quando letteralmente non puoi vedere né percepire le preoccupazioni e i problemi dei tuoi dipendenti. Sondaggi sull’engagement possono aiutare a monitorare l’interattività e l’impegno dei tuoi dipendenti. Questi dovrebbero essere progettati appositamente per tracciare l’efficacia di un progetto in termini di criteri più essenziali di engagement: comprensione, produttività, soddisfazione e somiglianza. Programmare consultazioni individuali con i tuoi dipendenti per conoscere i loro pensieri e opinioni può anche essere una buona idea.

Routine quotidiane personali.

Stabilire routine quotidiane personali può aiutarti a essere più coerente, produttivo e generalmente stabile. Mostrando che valorizzi la privacy dei tuoi dipendenti e incoraggiandoli ad adattarsi in base alle proprie esigenze, puoi favorire una cultura di validazione e affermazione.

Puoi comunicare con i tuoi membri del team su come gestiscono la loro vita personale e continuano a svolgere i loro ruoli e responsabilità nel modo più efficiente possibile. Puoi integrare rituali nelle check-in e check-out quotidiani, come suonare un campanello in una videoconferenza per segnalare che la riunione sta per iniziare o mettere una canzone di vittoria alla fine delle ore di lavoro. Routine coerenti aiutano a dare il via alla giornata, rinnovano gli obiettivi e le aspettative della tua azienda e forniscono un quadro più chiaro di una giornata efficace ed efficiente che si prospetta.

Aspettative di performance chiare.

Raggiungere gli obiettivi comporta stabilire aspettative realistiche per i membri di un team remoto. La parola chiave da ricordare qui è sensata. Come leader, non puoi aspettarti che i tuoi dipendenti svolgano ruoli oltre la loro descrizione di lavoro in un tempo irragionevole. Se vuoi che facciano un lavoro di qualità, dovresti guidarli rendendoti disponibile a rispondere a qualsiasi domanda o preoccupazione riguardante i loro compiti assegnati.

Come mantenere impegnati i dipendenti internazionali in un accordo di lavoro remoto

Fornire risorse.

L’accesso alle informazioni potrebbe essere limitato per i tuoi dipendenti. Fornire loro strumenti che possano aiutarli a navigare tra i documenti o i file necessari per continuare ad eseguire le responsabilità è essenziale per mantenerli impegnati. Un archivio di condivisione e archiviazione documenti ben gestito come Google Drive o Microsoft OneDrive permette ai tuoi dipendenti di accedere facilmente alle informazioni critiche. Ciò garantisce un’esperienza fluida e previene la perdita di tempo alla ricerca di documenti, strumenti e materiali di formazione, aumentando così la produttività dei dipendenti.

Fornire aggiornamenti regolari.

Una comunicazione regolare da parte dei dirigenti ai team remoti è fondamentale per il successo dell’azienda. È tua responsabilità assicurarti che gli annunci aziendali raggiungano canali accessibili a tutti facilmente. Il lavoro remoto può facilmente far sentire i lavoratori disconnessi, quindi garantire che ricevano aggiornamenti dalla gestione di alto livello è una buona iniziativa aziendale.

Equilibrio positivo tra vita privata e lavoro.

Il lavoro remoto ha trasformato anche la tua camera da letto nel tuo spazio ufficio. Può essere difficile tracciare un confine tra lavoro e vita privata in questa modalità di lavoro, quindi un’azienda che fanno tutto il possibile per incoraggiare che il dipendente mantenga un rapporto significativo con la famiglia e nello stesso tempo realizzi i compiti di lavoro è un’azienda che valorizza l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti.

Considerazioni finali

L’interesse crescente per gli accordi di lavoro remoto è supportato dalle più grandi aziende come Twitter, Facebook, Google e altri colossi tecnologici. Gli analisti hanno ipotizzato il lavoro remoto come il futuro del luogo di lavoro a causa della comodità, semplicità e comfort che offre sia ai dipendenti sia ai datori di lavoro. Tuttavia, solo perché la tua azienda si è spostata su un regime di lavoro remoto, non garantisce crescita in ricavi e visibilità.

Una strategia di lavoro remoto ben scritta e sviluppata è comunque fondamentale per la buona riuscita della transizione dall’assetto di lavoro tradizionale alla situazione di lavoro da casa. La lezione principale di questo blog è che, indipendentemente da quanto un team di dipendenti remoti sia talentuoso, se non vengono comunicati e valorizzati dalla società, c’è un’enorme probabilità che lascino per un’altra azienda.

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