Gestire una forza lavoro internazionale in un contesto remoto

Dal dichiarazione dell'epidemia di coronavirus come pandemia globale da parte dell'Organizzazione Mondiale della Sanità avvenuta intorno a marzo del 2020, molte aziende sono passate completamente a un accordo di lavoro remoto noto con vari titoli come telelavoro, teleworking, lavorare da casa o lavorare da ovunque.

Questo è un accordo di lavoro in cui i dipendenti non sono tenuti a recarsi in un luogo di lavoro centrale, come un edificio ufficio, un negozio o un magazzino. Mentre alcuni credono che questa modalità sia solo una misura volta a ridurre il contatto fisico tra i dipendenti e sia quindi temporanea, i principali analisti aziendali affermano che il telecommuting è il futuro del luogo di lavoro.

Detto ciò, è sia conveniente che utile iniziare ad acquisire conoscenze sulla popolarità del lavoro remoto oggi, sui suoi benefici per i dipendenti e i dirigenti, e da lì, imparare come costruire una strategia di lavoro efficace e completa. Questo blog cercherà di coprire tutti questi argomenti nell’ordine seguente:

1. La Popolarità del Lavoro Remoto Oggi.
2. I Benefici del Lavoro Remoto per Dipendenti e Aziende.
3. Come Costruire una Strategia di Lavoro Remoto di Successo.
4. Come Mantenere Coinvolti i Dipendenti Internazionali in un Accordo di Lavoro Remoto.

La Popolarità del Lavoro Remoto Oggi

Un sondaggio di Enterprise Technology Research (ETR) presuppone che la percentuale di lavoratori che lavorano permanentemente da casa raddoppierà nel 2021. Allo stesso modo, un altro recente sondaggio di Gartner rivela che circa il 74 percento dei Chief Financial Officers ha l’intenzione di spostare permanentemente i dipendenti verso un setup di lavoro remoto anche dopo la crisi COVID-19. Se qualcosa, queste informazioni implicano che i dirigenti considerano l’accordo di lavoro remoto un modo efficace di portare avanti gli affari comunque, nonostante la situazione pandemica.

Erik Bradley, che ricopre il ruolo di chief engagement strategist presso ETR, cita la metrica della produttività come prova che il lavoro remoto funziona davvero. “Quindi, pensavamo tutti che ci sarebbe stato un aumento del lavoro remoto permanente, ma non ci aspettavamo che raddoppiasse rispetto ai livelli pre-pandemia,” dice Bradley.

Anche giganti dei social media come Twitter annunciano che i suoi 5.100 dipendenti distribuiti in 35 uffici internazionali sono autorizzati a lavorare da casa indefinitamente se lo desiderano. Diverse altre aziende tecnologiche i cui servizi richiedono solo una connessione internet stabile e solida probabilmente seguiranno Twitter.

Square, un'azienda americana di servizi finanziari, aggregatore di servizi per commercianti e società di pagamenti mobili di proprietà del CEO di Twitter Jack Dorsey, condivide la stessa prospettiva e permetterà ai dipendenti di “lavorare da casa indefinitamente” anche dopo che gli uffici riapriranno. Altre aziende di primo piano che consentiranno ai loro dipendenti di lavorare in remoto a lungo termine includono:

1. Recreational Equipment, Incorporated.
2. Uber.
3. Microsoft.
4. Zillow.
5. Google.
6. Reuters.
7. Facebook.
8. Salesforce.
9. Amazon.
10. Spotify.
11. Hitachi.
12. Coinbase.
13. Mastercard.
14. Nielsen.
15. Nationwide Insurance.

A livello globale, il 56 percento delle aziende può lavorare in remoto, mentre solo negli Stati Uniti, 7 milioni di dipendenti lavorano da casa almeno metà della settimana. Secondo un rapporto di Buffer, la maggior parte, se non tutti, questi dipendenti preferiscono lavorare in remoto, una piattaforma di gestione dei social media. Questo rapporto cita dati da interviste a 2500 lavoratori remoti, di cui il 99 percento afferma di scegliere di lavorare in remoto, lavorando troppo in un edificio ufficio per “almeno un po’ di tempo per il resto delle loro carriere.” HubSpot, uno dei concorrenti di Buffer, impiega un team di [300 dipendenti remote a tempo pieno](https://blog.hubspot.com/marketing/remote-work-stats?__hstc=69273615.e88756d0f8eb8bc7dedf47858e031054.1586966774802.1590002424960.1590005483260.42&__hssc=69273615.1.1590005483260&__hsfp=3847595522) e dà anche ai suoi dipendenti l’opzione di lavorare solo parzialmente in remoto. Questi dati mostrano che sempre più aziende passeranno a operare al 100 percento in remoto all’inizio del COVID-19 e anche dopo che la pandemia sarà terminata.

Per Forbes prevede che entro il 2025, circa il 70 percento della forza lavoro globale lavorerà in remoto almeno cinque giorni al mese. Il 2020 potrebbe essere stato definito l’anno del lavoro remoto, ma ci ha sicuramente aperto alla possibilità di un futuro in cui ogni dipendente lavora da remoto.

Quali sono i benefici del lavoro remoto?

Come già menzionato, sempre più aziende oggi stanno passando a un accordo di lavoro remoto non solo come misura per evitare il contatto fisico, ma anche per i suoi benefici e effetti positivi sulle prestazioni dei dipendenti, sulle spese aziendali e altro ancora. I quattro principali benefici del lavoro da casa sono i seguenti:

Dipendenti produttivi.

Una ragione per cui i dipendenti tendono a diventare poco produttivi sul posto di lavoro è la distrazione in ufficio. Non possono evitare di avere conversazioni banali con i colleghi che sono inutili e poco utili per portare a termine i loro compiti. Al contrario, l’accordo di telelavoro aiuta i dipendenti a concentrarsi sulle proprie mansioni senza interruzioni da parte dei colleghi. Inoltre, lavorare da remoto dà al dipendente la discrezione di lavorare fuori dagli orari regolari dell’ufficio, specialmente quando si sente produttivo.

Orario flessibile.

Permettere ai tuoi dipendenti di avere orari flessibili li aiuta a bilanciare meglio le priorità tra lavoro e vita privata. Dal punto di vista del dipendente, questa è una delle benefici del lavorare in remoto—passare più tempo con la famiglia.

Inoltre, non richiedendo ai tuoi dipendenti di recarsi al lavoro ogni giorno, puoi permettere loro di portare a termine le proprie responsabilità. Ciò ridurrà anche lo stress su di loro, portando più felicità e soddisfazione nel loro lavoro.

Minori spese.

Le spese ridotte sono un beneficio del lavoro remoto particolarmente utile per i datori di lavoro. Poiché i tuoi dipendenti non devono recarsi al lavoro ogni giorno, non devono più ridurre i loro salari per un’indennità di trasporto. Inoltre, invece di pagare una tassa di parcheggio, benzina, manutenzione del veicolo e biglietti della metropolitana, possono usare i loro soldi per pagare le bollette, comprare generi alimentari e inviare regali ai propri cari—migliaia di euro che possono risparmiare lavorando in remoto.

Dipendenti sani.

Lavorare in ufficio può rendere difficile per i dipendenti mantenere la propria salute e stile di vita. Decidere cosa indossare per il lavoro, recarsi in ufficio e preparare i pasti può richiedere molto tempo. Nel lavoro remoto, possono usare il tempo dedicato a queste attività per fare esercizio, praticare sport, cucinare cibo sano e prendersi cura della propria salute olistica. Questo non è solo un beneficio vantaggioso per i dipendenti. Anzi, anche i datori di lavoro possono beneficiarne, perché quando i dipendenti sono in salute, possono offrire i migliori risultati per l’azienda.

Leggi di più sui benefici e svantaggi del lavoro remoto: I pro e i contro del lavorare in remoto.

Come Costruire una Strategia di Lavoro Remoto di Successo

Abbiamo già evidenziato i benefici del lavoro remoto. Favorisce dipendenti più sani e più produttivi. Offre loro maggiore flessibilità e vantaggi per l’azienda riducendo spese significative destinate all’allestimento del luogo di lavoro, come indennità di trasporto per i dipendenti, caffè e altre spese varie.

Tuttavia, passare a un accordo di lavoro remoto non garantisce che l’azienda sarà efficace ed efficiente nel fare affari. Un team remoto di successo richiede ancora una politica dettagliata e una strategia di comunicazione in cui ogni membro del team conosca le proprie aspettative. Di seguito alcuni fattori da considerare per raggiungere il successo nel telelavoro.

Piano di Comunicazione.

Un dilemma che tutti i lavoratori remoti continuano a risolvere è la comunicazione. ICPlan ritiene che ci siano elementi cruciali in una comunicazione efficace nel lavoro remoto:

1. Ottenere il giusto mix di canali. La tecnologia è, di tutti i mezzi, la base fondamentale nelle comunicazioni di lavoro remoto. Il “giusto mix di canali” dipende completamente dalle esigenze e dalla natura della tua azienda. Tuttavia, i software di chat e collaborazione più usati ed efficaci sono Microsoft Teams, Slack e anche Workplace di Facebook. Un software di videoconferenza che faciliti le conversazioni tra e tra i membri di un team remoto è anche una necessità. Microsoft Teams, Zoom e Facebook Workplace sono considerati i più efficaci in questo settore. Un’altra piattaforma essenziale per il lavoro remoto è quella dedicata alla condivisione e collaborazione nel cloud. Google Drive, Microsoft OneDrive e Modern aiutano i dipendenti a collaborare su documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altri contenuti.
2. Ottenere Feedback. La comunicazione dovrebbe, senza dubbio, avvenire in due modi. Non vuoi che i tuoi dipendenti sviluppino rancori o problemi contro di te perché li chiudi. Pertanto, è necessario creare canali in cui i tuoi dipendenti possano dettagliare le proprie preoccupazioni, suggerimenti e raccomandazioni sulla tua leadership e altre questioni lavorative. Quando un dipendente vede che il suo feedback viene letto e risposto, si coltiva una cultura aziendale di apertura e volontà di migliorare.
3. Monitorare l’Engagement. È più facile diventare complacenti quando i tuoi colleghi remoti sono così lontani. Questo può facilmente diventare un ricetta per il disastro, perché è più difficile valutare l’efficacia della tua leadership quando letteralmente non puoi vedere né percepire le preoccupazioni e i problemi dei tuoi dipendenti. I sondaggi di coinvolgimento possono aiutare a monitorare l’engagement e l’interattività dei tuoi dipendenti. Questi dovrebbero essere appositamente adattati per valutare l’efficacia di un progetto in termini dei criteri più essenziali di coinvolgimento: comprensione, produttività, soddisfazione e somiglianza. Programmare consultazioni individuali con i tuoi dipendenti per conoscere i loro pensieri e opinioni può essere anche una buona idea.

Routine quotidiane personali.

Stabilire routine quotidiane personali può aiutarti a essere più coerente, produttivo e generalmente stabile. Mostrando che valorizzi la privacy dei tuoi dipendenti e incoraggiando loro ad adattarsi in base alle proprie esigenze, puoi favorire una cultura di validazione e affermazione.

Puoi comunicare con i membri del tuo team sui modi in cui gestiscono la loro vita personale e allo stesso tempo continuano a svolgere i loro ruoli e responsabilità nel modo più efficiente possibile. Puoi integrare rituali nelle verifiche e nelle uscite quotidiane, come suonare un campanello durante una videoconferenza per segnalare che la riunione sta per iniziare o mettere una canzone di vittoria alla fine delle ore di lavoro. Routine coerenti aiutano a iniziare la giornata, a riaffermare gli obiettivi e le aspettative della tua azienda e a fornire un quadro più chiaro di una giornata efficace ed efficiente che ti aspetta.

Chiare aspettative di performance.

Raggiungere gli obiettivi comporta stabilire aspettative realistiche per i membri di un team remoto. La parola chiave da notare qui è sensata. Come leader, non puoi aspettarti che i tuoi dipendenti svolgano ruoli oltre la loro descrizione del lavoro in un tempo irragionevole. Se vuoi che svolgano un lavoro di qualità, devi guidarli rendendoti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda o preoccupazione riguardante i loro compiti assegnati.

Come Mantenere Coinvolti i Dipendenti Internazionali in un Accordo di Lavoro Remoto

Fornire risorse.

L’accesso alle informazioni potrebbe essere limitato per i tuoi dipendenti. Fornire loro strumenti che possano aiutarli a navigare tra documenti o file necessari per continuare a svolgere le proprie responsabilità è essenziale per mantenerli coinvolti. Repositori di condivisione file e archiviazione documenti ben mantenuti come Google Drive o Microsoft OneDrive sono fondamentali per permettere ai tuoi dipendenti di accedere a informazioni critiche. Ciò garantisce un’esperienza fluida e previene la perdita di tempo nel trovare documenti, strumenti e materiali di formazione, tutti elementi che aumentano la produttività dei dipendenti.

Fornire aggiornamenti regolari.

Una comunicazione regolare dagli esecutivi ai team remoti è cruciale per il successo dell’azienda. È tua responsabilità assicurarti che gli annunci aziendali raggiungano canali facilmente accessibili a tutti. Il lavoro remoto può facilmente far sentire i lavoratori disconnessi, quindi garantire che ricevano aggiornamenti dalla direzione di alto livello è un’iniziativa aziendale importante.

Equilibrio favorevole tra lavoro e vita privata.

Il lavoro remoto ha trasformato anche la tua camera da letto nel tuo spazio ufficio. Potrebbe essere difficile tracciare una linea tra lavoro e vita privata in questa modalità, quindi un’azienda che fa tutto il possibile per incoraggiare che il dipendente mantenga un rapporto significativo con la propria famiglia, pur portando a termine i compiti lavorativi, è un’azienda che valorizza l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti.

Considerazioni Finali

L’interesse crescente per gli accordi di lavoro remoto è supportato dalle più grandi aziende come Twitter, Facebook, Google e altri giganti della tecnologia. Gli analisti hanno supposto che il lavoro remoto sia il futuro del luogo di lavoro a causa della comodità, facilità e comfort che porta sia ai dipendenti che ai datori di lavoro. Tuttavia, solo perché la tua azienda si è spostata su un accordo di lavoro remoto non significa che sei garantito di aumentare ricavi e visibilità.

Una strategia di lavoro remoto ben scritta e sviluppata rimane fondamentale per la fluidità della transizione dall’accordo di lavoro tradizionale alla situazione di lavoro da casa. La lezione principale di questo blog è che, nonostante quanto talentuoso sia un team di dipendenti remoti, se non vengono comunicati e valorizzati in un’