Employer of Record (EOR) in Francia – La tua guida completa per l'assunzione all'estero

Espandere la propria attività in Francia può rappresentare un’opportunità emozionante. La Francia vanta una grande economia, una forza lavoro qualificata e l’accesso al mercato europeo. Tuttavia, assumere dipendenti in Francia significa anche navigare tra leggi sul lavoro complesse, oneri amministrativi considerevoli e requisiti di conformità rigorosi. Se desideri assumere in Francia senza costituire una entità locale, un ** Employer of Record (EOR)** potrebbe essere la soluzione ideale. Questa guida completa spiegherà cos’è un EOR, perché potresti utilizzarlo in Francia, quali servizi offre un EOR in Francia e come ti aiuta a rimanere conforme alle normative francesi. Verrà anche confrontato l’uso di un EOR rispetto all’apertura di una tua entità, e discuteremo di come il servizio EOR di Rivermate possa supportare la tua espansione in Francia.

Cos’è un Employer of Record (EOR)?

Un Employer of Record (EOR) è un’organizzazione terza che assume legalmente lavoratori per conto di un’altra azienda. In termini più semplici, l’EOR diventa il datore di lavoro ufficiale e legale per il tuo dipendente in un determinato paese, anche se il dipendente lavora per la tua azienda. L’EOR si occupa di tutte le responsabilità amministrative e legali relative all’impiego – come la gestione delle paghe, le tasse e la conformità alle leggi sul lavoro – mentre tu mantieni la gestione quotidiana delle attività e dei progetti del dipendente.

In pratica, usare un EOR permette alle aziende di assumere in paesi dove non hanno una propria entità legale. Per esempio, se la tua azienda ha sede fuori dalla Francia ma desideri assumere un professionista talentuoso residente in Francia, un EOR può assumere quella persona per tuo conto. Il dipendente entra ufficialmente a far parte dell’entità locale dell’EOR in Francia, ma lavora per te e segue le tue direttive. Questa soluzione ti consente di accedere ai talenti francesi o di operare nel mercato francese senza i tempi e i costi necessari per costituzionale una filiale francese. È una soluzione flessibile per espansioni internazionali, progetti a breve termine o assunzioni remote transfrontaliere.

Perché usare un Employer of Record in Francia?

La Francia è una meta attraente per l’espansione internazionale — ha la settima economia mondiale e una forza lavoro altamente istruita. Ma è anche nota per le sue leggi sul lavoro intricate e i processi amministrativi complessi. Ecco perché molte aziende scelgono di usare un Employer of Record in Francia:

• Accesso rapido al mercato: Costituire un’azienda in Francia può richiedere mesi di burocrazia e ostacoli amministrativi. Usando un EOR, puoi iniziare ad assumere in Francia in pochi giorni o settimane, offrendo alla tua attività un percorso più rapido per stabilire una presenza nel mercato.
• Conformità alle leggi complesse: La legge sul lavoro francese è notoriamente complessa e a tutela del lavoratore. Esistono regole rigide su orari di lavoro, straordinari, contratti, licenziamenti e altro. Un EOR, già familiare con le normative francesi, garantisce che tu rimanga al 100% conforme a tutte le leggi locali sin dal primo giorno.
• Risparmio sui costi: Creare un’entità locale comporta costi significativi – spese legali, costi di costituzione, assunzione di personale locale per HR e contabilità, affitto uffici, ecc. Al contrario, un EOR applica una tariffa di servizio per gestire l’impiego. Questo può essere più conveniente per aziende che necessitano di assumere solo alcuni dipendenti in Francia o stanno testando il mercato.
• Sollievo amministrativo: Dalla registrazione presso le autorità francesi alla gestione delle paghe mensili e delle dichiarazioni fiscali, il peso amministrativo di assumere all’estero è notevole. Un EOR si occupa di tutta l’amministrazione HR — emissione di contratti conformi, iscrizione alla sicurezza sociale francese, pagamento degli stipendi netti in euro e caricamento di tutta la documentazione richiesta — così il tuo team non deve occuparsi di questi compiti HR esteri.
• Competenza locale: Quando utilizzi un EOR in Francia, hai accesso a esperti HR e legali locali. Conoscono le sfumature culturali, la lingua e le normative sul territorio (come accordi collettivi o requisiti regionali). Questa expertise aiuta a evitare errori che un datore di lavoro straniero potrebbe facilmente commettere per mancanza di familiarità con le pratiche francesi.
• Flessibilità e riduzione del rischio: Assumere tramite un EOR è ideale per la flessibilità. Se il tuo progetto in Francia è a breve termine o sei incerto sulla espansione a lungo termine, puoi onboarding o offboarding il personale più facilmente senza dover aprire o chiudere un’azienda. L’EOR si assume anche gran parte del rischio legale legato all’impiego (ad esempio, gestire problemi contrattuali o di licenziamento in modo conforme alla legge), riducendo la responsabilità della tua azienda.

In sintesi, un EOR in Francia ti permette di concentrarti sui tuoi obiettivi di business – che si tratti di sviluppare un nuovo mercato o di accedere a talenti di alto livello – mentre l’EOR si occupa dei complessi aspetti logistici dell’occupazione in Francia.

Cosa fa un EOR in Francia?

Un Employer of Record in Francia fornisce una gamma di servizi per rendere l’assunzione e l’impiego senza intoppi e conformi. Essenzialmente, l’EOR agisce come datore di lavoro legale per il tuo dipendente in Francia, assumendo tutte le attività correlate. Ecco una ripartizione chiara di cosa fa un EOR in Francia per te e il tuo dipendente:

• Assunzione e onboarding: L’EOR assumerà formalmente il candidato selezionato attraverso la sua entità locale francese. Preparerà tutti i documenti di impiego necessari (in francese, come richiesto dalla legge) e effettuerà l’onboarding del dipendente secondo le normative francesi.
• Redazione di contratti conformi: L’EOR redige e firma il contratto di lavoro con il dipendente. Questo contratto sarà in linea con il diritto del lavoro francese e includerà tutti i termini richiesti – ruolo, stipendio in Euro, orario di lavoro, periodo di prova, benefit, periodo di preavviso, ecc. Se si applica un determinato accordo collettivo, il contratto rifletterà anche queste regole.
• Gestione delle buste paga: L’EOR gestisce l’processo di payroll completo. Questo include il calcolo del salario lordo-netto, le ritenute fiscali corrette e le contribuzioni sociali ogni mese. La payroll francese può essere complessa, con varie contribuzioni per salute, pensione, disoccupazione e altri fondi — l’EOR assicura che siano calcolate e pagate correttamente. Rilascia anche mensilmente le buste paga conformi alla normativa in francese (dettagliate e in lingua francese).
• Tasse e contribuzioni sociali: In Francia, i datori di lavoro devono registrarsi e pagare numerose contribuzioni di sicurezza sociale e tasse per conto dei dipendenti (per assistenza sanitaria, pensioni, assicurazione contro la disoccupazione, ecc.). L’EOR si occupa di tutte le ritenute obbligatorie sul salario del dipendente e dei contributi del datore di lavoro. Compila le dichiarazioni necessarie presso le autorità francesi (ad esempio, URSSAF per la sicurezza sociale) e assicura che tutti i pagamenti vengano effettuati puntualmente.
• Gestione dei benefit: Un EOR francese iscriverà il tuo dipendente a tutti i programmi di benefit statutari. Per esempio, garantirà l’iscrizione all’assistenza sanitaria pubblica e alle pensioni. Potrebbe anche gestire benefit supplementari diffusi in Francia, come l’assicurazione sanitaria privata integrativa (mutuelle obbligatoria, spesso offerta dal datore di lavoro), buoni pasto, indennità di trasporto o altri benefit di mercato.
• Gestione della conformità: Le leggi possono cambiare, e un EOR si tiene aggiornato su qualsiasi aggiornamento normativo in Francia che potrebbe influenzare i tuoi dipendenti. Si assicura che si mantengano costantemente conformi a questioni quali gli adeguamenti del salario minimo (lo SMIC in Francia viene aggiornato regolarmente), le normative sugli orari di lavoro, le leggi sulla protezione dei dati dei dipendenti, etc. Il lavoro dell’EOR è proteggerti da eventuali violazioni involontarie delle leggi sull’impiego.
• Gestione di ferie e permessi: La Francia ha politiche di ferie generose — cinque settimane di vacanza retribuita sono standard, unitamente a festività, malattia e maternità. L’EOR monitorerà e gestirà questi permessi secondo i requisiti legali. Per esempio, calcolerà le ferie maturate, si assicurerà che il dipendente usufruis almeno delle ferie minime richieste dalla legge, e gestirà eventuali assenze per malattia o maternità/paternità, con relative documentazioni e pagamenti come previsto dalla normativa francese.
• Gestione di licenziamenti o fine rapporto: Se il rapporto di lavoro deve terminare, l’EOR guiderà e gestirà il processo di cessazione in conformità alla legge francese. La Francia richiede procedure specifiche per i licenziamenti (come un incontro pre-licenziamento, periodi di preavviso e lettere formali), e la buonuscita è spesso obbligatoria per dipendenti con una certa anzianità. L’EOR garantirà che tutte le fasi siano rispettate correttamente e processerà pagamenti finali, indennità e i documenti necessari per l’uscita del dipendente.
• Supporto HR continuo: Oltre le attività sopra elencate, un EOR fornisce spesso supporto HR sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Può includere risposte a domande sulla normativa locale (ad esempio, spiegazioni sulle detrazioni sulla busta paga o pratiche francesi), consulenza sulle migliori pratiche o mediazione di eventuali problemi. Essenzialmente, l’EOR funge da dipartimento HR locale per il tuo membro del team in Francia.

Coprendo tutte queste responsabilità, un EOR in Francia ti consente di assumere persone in Francia come se avessi un tuo team HR, legale e payroll locale — ma senza doverli effettivamente creare. Puoi essere sicuro che tutto sia gestito correttamente dietro le quinte, mentre tu dirigi il lavoro del dipendente e lo integri nei progetti e nella cultura della tua azienda.

Considerazioni legali e di conformità per l’assunzione in Francia

Assumere in Francia richiede un rispetto attento delle leggi e delle normative del paese. La Francia ha una reputazione per la forte protezione dei lavoratori e regole di impiego dettagliate, motivo per cui la conformità è una priorità. Ecco alcuni punti chiave da considerare e come un EOR aiuta a gestirli:

• Codice del lavoro francese: L’impiego in Francia è regolato principalmente dal Codice del lavoro (Code du Travail). Questo ampio insieme di leggi copre tutto, da orari di lavoro e salario minimo a procedure di licenziamento e diritti sul luogo di lavoro. Viene aggiornato frequentemente e interpretato dai tribunali del lavoro, rendendolo complesso per chi non è del settore. Un EOR garantirà che tutti i termini dell’impiego rispettino i requisiti del Codice del lavoro – per esempio, offrendo ferie annuali adeguate e rispettando i limiti di orario di lavoro.
• Orari e straordinari: La settimana lavorativa standard in Francia è di 35 ore. Pur potendo lavorare di più (fino a un massimo legale, solitamente 40-48 ore con straordinari), esistono regole rigorose su compensi e periodi di riposo. Le ore straordinarie sono generalmente pagate con una maggiorazione (ad esempio +25% per le prime 8 ore supplementari, +50% oltre, secondo quanto previsto, se non ci sono accordi diversi). Esistono anche regole sul riposo; molti dipendenti hanno anche RTT (Réduction du Temps de Travail) per compensare le ore superiori alle 35. Un EOR assicura che il schedule e il pagamento rispettino questi limiti e le norme sugli straordinari.
• Salario minimo e retribuzione: Lo SMIC (Salario minimo interprofessionale di crescita) in Francia viene aggiornato regolarmente; nel 2024 è circa €1.766 lordi mensili per full-time. È fondamentale pagare almeno il salario minimo o uno più alto, se previsto da contrattazioni di settore. Potrebbero esserci anche bonus come il 13° mese o altre pratiche comuni in Francia. Un EOR francese ti mantiene allineato a tutte le norme salariali e può consigliare una retribuzione competitiva.
• Benefit obbligatori e contribuzioni sociali: Le aziende in Francia devono contribuire a vari schemi di benefit sociali, come assistenza sanitaria pubblica, assicurazione contro la disoccupazione, pensioni, assicurazioni contro gli incidenti sul lavoro e benefit familiari. Questi contributi sono significativi — i costi sociali del datore di lavoro possono aggiungere circa il 30-50% al salario lordo. Inoltre, devono offrire benefit obbligatori come la mutuelle (assicurazione complementare sanitaria) coperta almeno al 50%, rimborsi parziali di trasporto (come il trasporto pubblico) e politiche di ferie retribuite e congedi parentali. Navigare tra tutti questi obblighi è complicato, ma un EOR li gestisce garantendo l’iscrizione a tutti i programmi necessari e il versamento corretto.
• Protezione del lavoratore e diritto al licenziamento: I lavoratori francesi godono di alta sicurezza sul lavoro. Per licenziare, ci sono procedure legali: un periodo di preavviso (che varia in funzione dell’anzianità e degli accordi collettivi), e una riunione pre-licenziamento per dipendenti a tempo indeterminato. Licenziamenti ingiustificati o mal gestiti possono portare a contenziosi, e spesso la buonuscita è obbligatoria per dipendenti con almeno 8 mesi di servizio (ad eccezione di comportamenti gravi). Gestire separazioni è delicato e un EOR in Francia si occuperà di tutto, assicurando una corretta documentazione, l’indennità e l’adempimento di tutte le fasi.
• Accordi collettivi: Molte industrie sono soggette a “Conventions Collectives”, accordi negoziati da sindacati e associazioni di datori di lavoro, che stabiliscono condizioni aggiuntive come salari minimi settoriali, ferie extra, indennità o regole diverse sul preavviso. Sono obbligatori per le aziende del settore. Un EOR conosce se il ruolo del tuo dipendente rientra in un CBA specifico e applica tutte le regole per garantire piena conformità sia alla legge nazionale che agli accordi sectoriali.
• Lingua e documenti: La legge francese (qui “Toubon Law”) richiede che i documenti ufficiali di lavoro come contratti e cedolini siano forniti in francese. Se non sei fluente in francese legale, potresti avere difficoltà. L’EOR gestisce tutto questo garantendo che tutti i documenti siano redatti in francese (spesso con una traduzione in inglese a scopo di consultazione), e mantiene tutti i file necessari secondo la normativa locale.
• Protezione dei dati: La Francia segue con rigore il GDPR dell’UE, quindi il trattamento dei dati dei dipendenti (documenti di identità, contratti, dati salariali) deve essere accurato e sicuro. Un EOR affidabile ha sistemi di gestione dati conformi alle norme sulla privacy quando elabora paghe e HR.

Questi aspetti dimostrano quanto possa essere impegnativo garantire conformità legale in Francia. Con un Employer of Record, puoi esternalizzare sostanzialmente il rischio di conformità a esperti che conoscono pieno il panorama normativo francese, dandoti tranquillità mentre assumi.

EOR vs. costituzione di una entità locale in Francia

Conviene usare un EOR o aprire una propria società in Francia? È una domanda cruciale per le aziende in espansione. La scelta migliore dipende dalla tua situazione, ma ecco un confronto tra usare un Employer of Record e costituire una tua entità:

Fattore	Usare un EOR in Francia	Costituire la tua entità
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