Employer of Record (EOR) in Francia – La tua guida completa per l'assunzione all'estero

Espandere la tua attività in Francia può rappresentare un’opportunità entusiasmante. La Francia vanta un’economia di grandi dimensioni, una forza lavoro qualificata e l’accesso al mercato europeo. Tuttavia, assumere dipendenti in Francia comporta anche la navigazione tra leggi del lavoro complesse, obblighi amministrativi onerosi e requisiti di conformità rigorosi. Se stai cercando di assumere in Francia senza creare un’entità locale, un Employer of Record (EOR) potrebbe essere la soluzione ideale. Questa guida completa spiegherà cos’è un EOR, perché potresti usarne uno in Francia, quali servizi offre un EOR in Francia e come ti aiuta a rispettare le normative francesi. Confronteremo anche l’utilizzo di un EOR rispetto alla creazione di un’entità propria e discuteremo come il servizio EOR di Rivermate possa supportare la tua espansione in Francia.

Cos’è un Employer of Record (EOR)?

Un Employer of Record (EOR) è un’organizzazione terza che assume legalmente i lavoratori per conto di un’altra azienda. In termini più semplici, l’EOR diventa il datore di lavoro ufficiale e legale per il tuo dipendente in un dato paese, anche se il lavoratore lavora per la tua azienda. L’EOR si occupa di tutte le responsabilità amministrative e legali dell’impiego – come la gestione delle buste paga, le tasse e la conformità alle leggi del lavoro – mentre tu mantieni la gestione quotidiana delle mansioni e dei progetti del dipendente.

In pratica, usare un EOR permette alle aziende di assumere in paesi dove non possiedono una entità legale. Per esempio, se la tua azienda ha sede fuori dalla Francia ma vuoi assumere un professionista talentuoso che vive in Francia, un EOR può assumere quella persona per tuo conto. Il dipendente si unisce ufficialmente all’entità locale dell’EOR in Francia, ma lavora per te e segue le tue indicazioni. Questa soluzione ti consente di accedere al talento francese o di operare nel mercato francese senza i tempi e i costi di apertura di una filiale francese. È una soluzione flessibile per espansioni internazionali, progetti a breve termine o assunzioni remote transfrontaliere.

Perché usare un Employer of Record in Francia?

La Francia è una destinazione attraente per l’espansione internazionale delle imprese – ha la 7ª economia più grande al mondo e una forza lavoro altamente istruita. Ma la Francia è anche nota per le sue leggi sul lavoro complesse e i processi amministrativi intricati. Ecco perché molte aziende scelgono di usare un Employer of Record in Francia:

• Entrata rapida nel mercato: creare una società in Francia può richiedere mesi di pratiche burocratiche e ostacoli amministrativi. Con un EOR, puoi iniziare ad assumere in Francia in pochi giorni o settimane, offrendo alla tua attività un percorso più rapido per stabilire una presenza sul mercato.
• Conformità alle leggi complesse: la legge francese sul lavoro è notoriamente articolata e a favore dei dipendenti. Vi sono regole rigide su orari, straordinari, contratti, licenziamenti e altro. Un EOR già familiare con le normative francesi garantisce che tu rimanga al 100% conforme a tutte le leggi del lavoro locali sin dal primo giorno.
• Risparmio sui costi: creare un’entità locale comporta costi significativi – onorari legali, spese di costituzione, assunzione di personale HR e contabile locale, affitto uffici, ecc. Al contrario, un EOR applica una tariffa di servizio per gestire l’impiego. Questo può essere più economico per le aziende che devono assumere solo alcuni dipendenti in Francia o che stanno testando il mercato.
• Sgravio amministrativo: dalla registrazione presso le autorità francesi alla gestione delle buste paga mensili e delle dichiarazioni fiscali, l’onere amministrativo di assumere all’estero è pesante. Un EOR si occupa di tutta l’amministrazione HR – rilascio di contratti conformi alle normative locali, l’iscrizione dei dipendenti al sistema di sicurezza sociale francese, il pagamento delle retribuzioni nette in euro e la presentazione di tutta la documentazione richiesta – così il tuo team non deve occuparsi di queste incombenze HR estere.
• Competenza locale: utilizzando un EOR in Francia, accedi a esperti locali di HR e legali. Conoscono le sfumature culturali, la lingua e le normative sul territorio (come accordi collettivi o requisiti regionali). Questa expertise aiuta ad evitare errori che un datore di lavoro straniero potrebbe commettere per mancanza di familiarità con le pratiche francesi.
• Flessibilità e riduzione dei rischi: assumere tramite un EOR è ideale per flessibilità. Se il progetto in Francia è a breve termine o non sei sicuro di un’espansione a lungo termine, puoi assumere o licenziare il personale più facilmente, senza dover aprire o chiudere una società. L’EOR assume anche gran parte del rischio legale associato all’impiego (ad esempio, gestendo questioni contrattuali o licenziamenti conformi alla legge), riducendo la responsabilità della tua azienda.

In sintesi, un EOR in Francia ti consente di concentrarti sui tuoi obiettivi di business – sia sviluppare un nuovo mercato, sia accedere ai migliori talenti – mentre l’EOR si occupa del peso delle logistiche sull’impiego nel rispetto della normativa francese.

Cosa fa un EOR in Francia?

Un Employer of Record in Francia fornisce una gamma di servizi per rendere facile e conforme l’assunzione e l’impiego. Fondamentalmente, l’EOR agisce come datore di lavoro legale del tuo dipendente in Francia e si occupa di tutte le attività correlate. Ecco una ripartizione chiara di cosa fa un EOR in Francia per te e il tuo dipendente:

• Assunzione e onboarding dei dipendenti: l’EOR assumerà formalmente il candidato scelto attraverso la sua entità francese locale. Preparerà tutti i documenti di impiego necessari (in francese, come richiesto dalla legge) e procederà all’onboarding secondo le normative francesi.
• Stesura di contratti conformi: l’EOR redige e firma il contratto di lavoro con il dipendente. Questo contratto sarà in linea con il diritto del lavoro francese e includerà tutti i termini richiesti – ruolo, salario in euro, orario di lavoro, periodo di prova, benefit, preavviso, ecc. Se si applica un convenzione collective specifico al ruolo o settore, il contratto li rifletterà.
• Gestione della busta paga: l’EOR si occupa di gestione della busta paga. Ciò include il calcolo del salario lordo e netto, la ritenuta delle imposte sul reddito e le contribuzioni sociali ogni mese. La gestione della busta paga francese può essere complessa con vari contributi per sanità, pensione, disoccupazione e altri fondi – l’EOR si assicura che questi siano calcolati e versati correttamente. Rilascia anche le determinazioni mensili (payslips) secondo i requisiti francesi (dettagliati e in francese).
• Tasse e contribuzioni sociali: in Francia, i datori di lavoro devono registrarsi e versare numerosi contributi di sicurezza sociale e tasse per conto dei dipendenti (sanità, pensione, disoccupazione, ecc.). L’EOR si occupa di tutte le trattenute obbligatorie dallo stipendio e dei contributi del datore di lavoro. Presenta le dichiarazioni richieste alle autorità francesi (ad esempio, URSSAF per la sicurezza sociale) e garantisce che i pagamenti siano effettuati puntualmente allo Stato.
• Gestione dei benefit: un EOR francese iscriverà il dipendente a tutti programma di benefit statutari. Ad esempio, garantirà l’iscrizione all’assicurazione sanitaria pubblica e ai piani pensionistici. Può anche gestire benefit supplementari diffusi in Francia, come l’assicurazione sanitaria privata (mutuelle), buoni pasto, indennità di trasporto o altri benefit richiesti dalla legge o dal mercato.
• Gestione della conformità: le leggi e le regolamentazioni possono cambiare, e un EOR monitora eventuali aggiornamenti legislativi in Francia che possano influire sui tuoi dipendenti. Si assicura che tutto sia conforme, come gli adeguamenti del salario minimo (il SMIC, che viene aggiornato regolarmente), le normative sugli orari di lavoro, le leggi sulla protezione dei dati dei dipendenti, ecc. Il lavoro dell’EOR è proteggerti da eventuali infrazioni accidentali delle normative sul lavoro.
• Gestione dei congedi e ferie: la Francia prevede politiche di ferie generose – cinque settimane di ferie retribuite sono standard, oltre a festività, malattia e congedo parentale. L’EOR monitorerà e gestirà questi congedi secondo i requisiti di legge. Per esempio, calcolerà l’accumulo delle ferie, garantirà che il dipendente prenda almeno le ferie richieste dalla legge e si occuperà di documentare e retribuire congedi medici o di maternità/paternità come previsto dalla legge francese.
• Gestione dei licenziamenti o dismissioni: se il rapporto deve terminare, l’EOR guiderà e gestirà il processo di licenziamento in conformità con la legge del lavoro francese. La Francia richiede procedure specifiche per i licenziamenti (come incontri preliminari, preavvisi e lettere formali), e le indennità di licenziamento sono spesso obbligatorie per i dipendenti con una certa anzianità. L’EOR assicura che tutti i passaggi siano corretti e si occupa dei pagamenti finali, indennità e documenti necessari per il disimpegno del dipendente.
• Supporto HR continuo: oltre a quanto sopra, un EOR fornisce spesso supporto HR sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Questo può includere rispondere a domande sulla normativa locale (ad esempio chiarimenti sulle trattenute sulla busta paga), fornire orientamenti sulle best practice o mediare eventuali problemi. In sostanza, l’EOR agisce come il dipartimento HR locale per il tuo membro del team francese.

Coprendo tutte queste responsabilità, un EOR in Francia ti permette di assumere persone come se avessi un team HR, legale e payroll locale proprio – senza doverli creare realmente. Puoi essere sicuro che le cose siano gestite correttamente mentre tu indirizzi il lavoro del dipendente e lo integri nei tuoi progetti e nella cultura aziendale.

Considerazioni legali e di conformità per l’assunzione in Francia

Assumere in Francia richiede una rigorosa aderenza alle leggi e ai regolamenti nazionali. La Francia ha una reputazione di forte tutela dei lavoratori e normative dettagliate sul lavoro, motivo per cui la conformità è una priorità. Ecco alcuni aspetti chiave della conformità e della legge che devi considerare e come un EOR può aiutarti a gestirli:

• Codice del lavoro francese: l’impiego in Francia è regolato principalmente dal Code du Travail. Questo insieme di leggi copre tutto, dall’orario di lavoro e salario minimo alle procedure di licenziamento e diritti sul posto di lavoro. È aggiornato frequentemente e interpretato dalle corti del lavoro, rendendo difficile per chi non è del settore. Un EOR si assicura che tutti i termini di impiego rispettino il Code du Travail – ad esempio, offrendo le ferie annuali previste e garantendo un orario di lavoro corretto.
• Orari di lavoro e straordinari: la settimana lavorativa standard in Francia è di 35 ore. Anche se i dipendenti possono lavorare di più (fino a un massimo legale, spesso 40-48 ore con overrime), ci sono regole rigorose sulle maggiorazioni salariali e sui periodi di riposo. Le ore extra vengono generalmente pagate con una maggiorazione (ad esempio, +25% per le prime 8 ore di straordinario, +50% oltre), secondo la legge se non diversamente stabilito. Esistono anche regolamenti sui giorni di riposo; molti dipendenti ottengono giorni RTT (Réduction du Temps de Travail) se lavorano oltre le 35 ore per compensare con periodi di riposo. Un EOR garantisce la conformità di orari e compensi rispetto a queste norme.
• Salario minimo e retribuzione: la Francia ha un salario minimo nazionale chiamato SMIC. Questo viene aggiornato regolarmente (nel 2024 circa €1.766 lordi mensili a tempo pieno). È fondamentale pagare almeno il salario minimo o uno più elevato se richiesto dal settore. Potrebbero esserci anche bonus come il tredicesimo mese o altre prassi tipiche in Francia. Un EOR francese ti aiuterà a rispettare tutte le leggi salariali e a proporre retribuzioni competitive per attrarre talenti rispettando i minimi legali.
• Benefit obbligatori e contribuzioni sociali: i datori di lavoro in Francia devono contribuire a vari schemi di benefici sociali. Ciò include finanziamenti alla sanità pubblica, all’assicurazione contro la disoccupazione, alle pensioni, all’assicurazione contro gli incidenti sul lavoro e ai benefici familiari. Questi contributi sono considerevoli – le contribuzioni sociali del datore di lavoro possono aggiungere circa il 30-50% in più rispetto allo stipendio lordo. Inoltre, devono offrire determinati benefit: ad esempio, è obbligatorio fornire una mutuelle (assicurazione sanitaria integrativa) e il datore di lavoro deve contribuire almeno al 50%. Devono anche rimborsare parzialmente i trasporti (come il 50% dei titoli di viaggio pubblici) e rispettare regole generose su congedi di malattia e paternità/maternità. Gestire tutto ciò è complicato, ma un EOR si occupa di iscrivere automaticamente i dipendenti a tutti i programmi necessari e di versare i contributi corretti per vostro conto.
• Protezione del lavoratore e leggi sui licenziamenti: i dipendenti francesi godono di una forte sicurezza del lavoro. Se devi licenziare un dipendente, ci sono procedure legalmente definite. Per esempio, è richiesto un periodo di preavviso (la durata dipende dall’anzianità e talvolta dal contratto collettivo), e una riunione di pre-licenziamento deve essere svolta per i dipendenti permanenti prima del licenziamento. Un licenziamento ingiustificato o mal gestito può portare a contestazioni legali, e l’indennità di licenziamento è obbligatoria per i dipendenti con almeno 8 mesi di servizio (ad eccezione di gravi comportamenti). Considerate le regole rigorose, è fondamentale gestire con cura le separazioni. Un EOR in Francia gestirà ogni licenziamento in conformità con la legge – assicurando di documentare le cause valide, fornire il preavviso corretto, calcolare le indennità e assicurare che tutta la documentazione sia corretta (come il certificato di lavoro).
• Contratti collettivi: molte industrie in Francia sono soggette a Conventions Collectives (accordi collettivi). Questi regolamenti stabiliscono condizioni di impiego aggiuntive rispetto alla legge nazionale, come salari minimi specifici, ferie supplementari, indennità o periodi di preavviso diversi. Sono obbligatori per le aziende del settore. Un EOR saprà se il ruolo del dipendente ricade sotto un CBA specifico e si assicurerà che i contratti e le condizioni rispettino normative nazionali e di settore.
• Lingua e documentazione: la legge francese (la “Loi Toubon”) richiede che i documenti ufficiali come contratti di lavoro e buste paga siano forniti in francese. Se come datore di lavoro estero non parli fluentemente francese in terminologia legale, potresti incontrare ostacoli. I servizi EOR gestiscono tutto senza problemi, rilasciando documenti in francese (spesso anche in inglese) e mantenendo tutte le pratiche obbligatorie di registrazione e archivio.
• Protezione dei dati: la Francia segue rigorosamente le normative GDPR dell’UE, quindi la gestione dei dati dei dipendenti (documenti, copie di passaporto, contratti, ecc.) deve essere effettuata con attenzione e sicurezza. Un EOR affidabile ha sistemi per proteggere i dati personali e rispettare la privacy durante l’elaborazione di buste paga e HR.

In generale, questi aspetti mostrano quanto la conformità in Francia possa essere complessa. Affidandoti a un Employer of Record, ti esternalizzi i rischi di conformità a esperti che conoscono il panorama legale francese, dandoti tranquillità mentre assumi.

EOR vs. creazione di un’entità locale in Francia

Conviene usare un EOR o creare una società in Francia? È una domanda chiave per le aziende in espansione. La scelta migliore dipende dalla tua situazione, ma ecco un confronto tra usare un