Employer of Record (EOR) in Francia – La tua guida completa per l'assunzione all'estero

Espandere la tua attività in Francia può rappresentare un’opportunità entusiasmante. La Francia vanta una grande economia, una forza lavoro qualificata e l’accesso al mercato europeo. Tuttavia, assumere dipendenti in Francia significa anche navigare tra leggi sul lavoro complesse, oneri amministrativi consistenti e requisiti di conformità rigorosi. Se desideri assumere in Francia senza creare una entità locale, un Employer of Record (EOR) potrebbe essere la soluzione ideale. Questa guida completa spiegherà cos’è un EOR, perché potresti utilizzarne uno in Francia, quali servizi offre un EOR in Francia e come ti aiuta a rimanere conforme alle normative francesi. Confronteremo inoltre l’utilizzo di un EOR rispetto alla creazione di una tua entità, e discuteremo come il servizio EOR di Rivermate possa supportare la tua espansione in Francia.

Cos’è un Employer of Record (EOR)?

Un Employer of Record (EOR) è un’organizzazione terza che assume legalmente i lavoratori per conto di un’altra azienda. In termini più semplici, l’EOR diventa il datore di lavoro ufficiale e legale per il tuo dipendente in un dato paese, anche se il dipendente lavora per la tua azienda. L’EOR si occupa di tutte le responsabilità amministrative e legali dell’impiego – come la gestione delle buste paga, le tasse e la conformità alle leggi sul lavoro – mentre tu mantieni la gestione quotidiana delle attività e dei progetti del dipendente.

In pratica, usare un EOR permette alle aziende di assumere in paesi dove non possiedono una entità legale. Per esempio, se la tua azienda ha sede fuori dalla Francia ma desideri assumere un professionista talentuoso che vive in Francia, un EOR può assumere quella persona per tuo conto. Il dipendente entra ufficialmente a far parte dell’entità locale dell’EOR in Francia, ma lavora per te e segue le tue direttive. Questa soluzione ti consente di accedere ai talenti francesi o di operare nel mercato francese senza i tempi e i costi di creare una filiale francese. È una soluzione flessibile per espansioni internazionali, progetti a breve termine o assunzioni remote transfrontaliere.

Perché usare un Employer of Record in Francia?

La Francia è una meta attraente per l’espansione internazionale – ha la 7ª economia mondiale e una forza lavoro altamente istruita. Ma la Francia è anche nota per le sue leggi sul lavoro intricate e i processi amministrativi complessi. Ecco perché molte aziende scelgono di usare un Employer of Record in Francia:

• Entrata Rapida nel Mercato: Creare una società in Francia può richiedere mesi di documentazione e ostacoli amministrativi. Usando un EOR, puoi iniziare ad assumere in Francia in pochi giorni o settimane, offrendo alla tua attività un percorso più rapido per stabilire una presenza nel mercato.
• Conformità a Leggi Complesse: La legge sul lavoro francese è notoriamente complessa e a favore dei dipendenti. Ci sono regole rigide su orari di lavoro, straordinari, contratti, licenziamenti e altro. Un EOR già familiare con le normative francesi ti assicura di rimanere al 100% conforme a tutte le leggi locali fin dal primo giorno.
• Risparmio sui Costi: Creare una entità locale comporta costi significativi – parcelle legali, spese di costituzione, assunzione di personale HR e contabile locale, affitto ufficio, ecc. Al contrario, un EOR applica una tariffa di servizio per gestire l’impiego. Questo può essere più conveniente per aziende che devono assumere pochi dipendenti in Francia o stanno testando il mercato.
• Alleggerimento Amministrativo: Dalla registrazione presso le autorità francesi alla gestione delle buste paga mensili e delle dichiarazioni fiscali, il peso amministrativo di assumere all’estero è elevato. Un EOR si occupa di tutta l’amministrazione HR – emissione di contratti conformi, iscrizione dei dipendenti al sistema di sicurezza sociale francese, pagamento degli stipendi netti in euro e presentazione di tutta la documentazione richiesta – così che il tuo team non debba gestire questi compiti HR esteri.
• Competenza Locale: Quando utilizzi un EOR in Francia, hai accesso a esperti locali di HR e legali. Conoscono le sfumature culturali, la lingua e le normative sul territorio (come accordi collettivi o requisiti regionali). Questa competenza aiuta a evitare errori che un datore di lavoro straniero potrebbe facilmente commettere per mancanza di familiarità con le pratiche francesi.
• Flessibilità e Riduzione del Rischio: Assumere tramite un EOR è ideale per flessibilità. Se il tuo progetto in Francia è a breve termine o non sei sicuro di un’espansione a lungo termine, puoi onboarding o offboardare il personale più facilmente senza dover aprire o chiudere un’intera azienda. L’EOR assume anche gran parte del rischio legale associato all’impiego (ad esempio, gestendo eventuali problemi con contratti o licenziamenti in conformità con la legge), riducendo la responsabilità della tua azienda.

In sintesi, un EOR in Francia ti permette di concentrarti sui tuoi obiettivi di business – che si tratti di sviluppare un nuovo mercato o di accedere ai migliori talenti – mentre l’EOR si occupa delle complicazioni legate alla logistica dell’impiego in Francia.

Cosa fa un EOR in Francia?

Un Employer of Record in Francia fornisce una gamma di servizi per rendere l’assunzione e l’impiego senza problemi e conformi alla normativa. Essenzialmente, l’EOR agisce come datore di lavoro legale in Francia del tuo dipendente e si occupa di tutte le attività correlate. Ecco una panoramica chiara di cosa fa un EOR in Francia per te e il tuo dipendente:

• Assunzione e Onboarding dei Dipendenti: L’EOR assumerà formalmente il candidato selezionato tramite la sua entità locale in Francia. Preparerà tutti i documenti di impiego necessari (in francese, come richiesto dalla legge) e procederà all’onboarding del dipendente secondo le normative francesi.
• Redazione di Contratti Conformi: L’EOR redige e firma il contratto di lavoro con il dipendente. Questo contratto sarà in linea con il legge sul lavoro francese e includerà tutti i termini richiesti – ruolo, salario in Euro, orari di lavoro, periodo di prova, benefici, preavviso, ecc. Se si applica un accordo collettivo specifico al ruolo o settore, il contratto rifletterà anche queste regole.
• Gestione delle Buste Paga: L’EOR si occupa di tutto il processo di payroll. Ciò include il calcolo del salario lordo-netto, la trattenuta delle tasse sul reddito e le contribuzioni sociali ogni mese. La busta paga francese può essere complessa con varie contribuzioni per sanità, pensione, disoccupazione e altri fondi – l’EOR si assicura che siano calcolate e pagate correttamente. Rilascia anche le cedolini paga mensili all’employee secondo i requisiti francesi (dettagliati e in lingua francese).
• Tasse e Contribuzioni Sociali: In Francia, i datori di lavoro devono registrarsi e pagare numerose contribuzioni di sicurezza sociale e tasse per conto dei dipendenti (per assistenza sanitaria, pensione, assicurazione contro la disoccupazione, ecc.). L’EOR si occupa di tutte le trattenute obbligatorie dallo stipendio del dipendente e delle contribuzioni del datore di lavoro. Presentano dichiarazioni richieste alle autorità francesi (ad esempio URSSAF per la sicurezza sociale) e assicurano che tutti i pagamenti siano effettuati puntualmente al governo.
• Amministrazione dei Benefici: Un EOR francese iscriverà il tuo dipendente a tutti i programmi di benefit statutari. Per esempio, garantirà che il dipendente sia registrato per l’assistenza sanitaria pubblica e i piani pensionistici. Potranno anche gestire benefit supplementari comuni in Francia, come l’assicurazione sanitaria privata integrativa (spesso fornita dal datore di lavoro), buoni pasto, indennità di trasporto o altri benefit previsti dalla legge o dalle pratiche di mercato.
• Gestione della Conformità: Le leggi e i regolamenti possono cambiare, e un EOR si mantiene aggiornato su ogni aggiornamento legale in Francia che potrebbe influenzare i tuoi dipendenti. Garantisce la conformità continua a norme come gli adeguamenti del salario minimo (il SMIC in Francia viene aggiornato regolarmente), regolamenti sugli orari di lavoro, leggi sulla protezione dei dati dei dipendenti, ecc. Il compito dell’EOR è proteggerti dal violare involontariamente qualsiasi legge sul lavoro.
• Gestione di Permessi e Congedi: La Francia ha politiche di congedo generose – cinque settimane di ferie retribuite sono standard, oltre a festività pubbliche, malattia, e congedo parentale. L’EOR monitorerà e gestirà questi congedi secondo i requisiti legali. Per esempio, calcolerà le ferie maturate, garantirà che il dipendente prenda almeno le ferie minime legali e gestirà eventuali congedi medici o di maternità/paternità e le relative retribuzioni come previsto dalla legge francese.
• Gestione di Licenziamenti o Offboarding: Se il rapporto di lavoro deve terminare, l’EOR guiderà e gestirà il processo di licenziamento in conformità con la legge francese. La Francia richiede procedure specifiche per i licenziamenti (come un incontro preliminare con il dipendente, preavvisi e lettere formali), e la buonuscita è spesso obbligatoria per dipendenti con una certa anzianità. L’EOR assicurerà che tutte le fasi siano correttamente seguite e procederà ai pagamenti finali, indennità e alla documentazione necessaria per l’offboarding.
• Supporto HR Continuo: Oltre a quanto sopra, un EOR fornisce spesso supporto HR sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Questo può includere rispondere a domande sulla normativa locale (ad esempio, spiegare le trattenute sulla busta paga al dipendente), offrire consigli sulle migliori pratiche o mediare eventuali problematiche. Essenzialmente, l’EOR agisce come il dipartimento HR locale per il tuo membro del team francese.

Coprirà tutte queste responsabilità, permettendoti di assumere persone in Francia come se avessi un tuo team HR, legale e payroll locale – senza doverli effettivamente creare. Potrai essere sicuro che tutto venga gestito correttamente dietro le quinte, mentre tu dirigi il lavoro del dipendente e lo integri nei progetti e nella cultura della tua azienda.

Considerazioni legali e di conformità per l’assunzione in Francia

Assumere in Francia richiede un’attenta aderenza alle leggi e ai regolamenti del paese. La Francia ha una reputazione di forte protezione dei lavoratori e regole dettagliate sull’impiego, motivo per cui la conformità è una priorità. Ecco alcune considerazioni chiave e come un EOR aiuta a gestirle:

• Codice del Lavoro Francese: L’impiego in Francia è principalmente regolato dal Codice del Lavoro francese (Code du Travail). Questo insieme esteso di leggi copre tutto, dagli orari di lavoro e salario minimo alle procedure di licenziamento e diritti sul luogo di lavoro. Viene aggiornato frequentemente e interpretato dai tribunali del lavoro, rendendolo complesso per gli esteri. Un EOR garantirà che tutti i termini di impiego rispettino i requisiti del Codice del Lavoro – ad esempio, fornendo le ferie annuali corrette e assicurando orari di lavoro equi.
• Orari di lavoro e straordinari: La settimana lavorativa standard in Francia è di 35 ore. Pur potendo lavorare di più (fino a un massimo legale, spesso 40-48 ore con straordinari), ci sono regole rigide su paga degli straordinari e periodi di riposo. Le ore extra sono generalmente pagate con un supplemento (ad esempio, +25% per le prime 8 ore di straordinario, +50% oltre, secondo legge se non diversamente stabilito). Ci sono anche regolamenti sui giorni di riposo; molti dipendenti ottengono giorni RTT (Réduction du Temps de Travail) se lavorano oltre le 35 ore, per compensare con tempo libero. Un EOR garantisce che il programma e la retribuzione del dipendente siano conformi a queste norme.
• Salario minimo e retribuzione: La Francia ha un salario minimo nazionale chiamato SMIC. Questo salario viene aggiornato regolarmente (di solito annualmente) – nel 2024 è circa €1.766 al mese lordo per full-time. È fondamentale pagare almeno il salario minimo o un salario superiore di settore, se applicabile. Potrebbero esserci anche bonus come il tredicesimo mese o altre pratiche salariali comuni in Francia. Un EOR francese ti aiuterà a rispettare tutte le leggi salariali e a offrire una retribuzione competitiva per attrarre talenti rispettando i minimi legali.
• Benefici obbligatori e contribuzioni sociali: I datori di lavoro in Francia devono contribuire a vari schemi di benefit sociali. Questo include finanziamenti per assistenza sanitaria pubblica, assicurazione contro la disoccupazione, pensioni, assicurazioni contro gli infortuni sul lavoro e benefici familiari. Questi contributi sono significativi – le contribuzioni sociali del datore di lavoro possono aggiungere circa un ulteriore 30-50% sopra gli stipendi lordi. Inoltre, i datori di lavoro devono offrire alcuni benefit: ad esempio, l’obbligo di fornire un mutuelle (assicurazione sanitaria integrativa), coprendo almeno il 50% del costo. Devono anche rimborsare parzialmente i costi di trasporto (come il 50% dei abbonamenti ai mezzi pubblici) e rispettare politiche generose di congedo per malattia e congedo parentale. Navigare tra questi requisiti è complesso, ma un EOR si occupa di tutto, iscrivendo automaticamente i dipendenti a tutti i programmi necessari e versando i contributi corretti.
• Protezione dei dipendenti e leggi sui licenziamenti: I dipendenti francesi godono di forte sicurezza sul lavoro. Se devi licenziare un dipendente, ci sono procedure legalmente definite. Per esempio, è richiesto un preavviso (la durata dipende dall’anzianità e, a volte, dagli accordi collettivi), e deve essere svolto un incontro di pre-licenziamento formale prima di ogni licenziamento. Licenziamenti ingiustificati o gestiti in modo scorretto possono portare a contestazioni legali, e la buonuscita è obbligatoria per dipendenti con almeno 8 mesi di servizio (eccetto in casi di grave misconduct). Data questa rigidità, è fondamentale gestire le separazioni con attenzione. Un EOR in Francia gestirà ogni licenziamento in linea con la legge – assicurando che ci siano cause valide documentate, fornendo il preavviso corretto, calcolando le indennità e presentando tutta la documentazione necessaria.
• Accordi collettivi: Molte industrie in Francia sono soggette a Conventions Collectives. Questi sono accordi negoziati da sindacati e associazioni di datori di lavoro che stabiliscono condizioni di impiego aggiuntive rispetto alla legge nazionale. Un CBA può determinare salari minimi per certi ruoli, ferie extra, indennità speciali o regole diverse sui preavvisi. È legalmente vincolante per le aziende di quei settori. Un EOR saprà se il ruolo del tuo dipendente rientra sotto un CBA specifico e applicherà tali regole al contratto e alle condizioni di impiego, garantendo piena conformità sia alla legge nazionale che alle specifiche di settore.
• Lingua e documentazione: La legge francese (la “Toubon Law”) richiede che documenti ufficiali di lavoro come contratti e cedolini paga siano forniti in francese. Se come datore di lavoro straniero non sei fluente in terminologia legale francese, questo può rappresentare un ostacolo. I servizi EOR gestiscono tutto senza problemi, emettendo tutti i documenti in francese (spesso con una copia in inglese per il tuo riferimento), così niente si perde nella traduzione. Mantengono anche tutti i registri e i file obbligatori dei dipendenti come richiesto dalla legge locale.
• Protezione dei dati: La Francia segue rigorosamente il GDPR dell’UE, quindi la gestione dei dati dei dipendenti (copie di passaporto, contr