Padronanza delle domande di check-in per riunioni produttive

Le aziende si affidano sempre più spesso a remote workers e all’assunzione a livello globale. Questa diversità avvantaggia il tuo team portando diverse prospettive ed expertise. Ma, può essere complicato rimanere sintonizzati sui sentimenti e le opinioni del tuo team quando si lavora da remoto.

Leader e manager compensano la mancanza di comunicazione faccia a faccia attraverso molte riunioni. Tuttavia, queste riunioni dovrebbero avere uno scopo e una struttura.

È qui che le domande di check-in possono essere di grande aiuto. Sono uno strumento importante che un manager o leader dovrebbe avere. Offrono un modo migliore per avere riunioni più mirate con il tuo team.

Cos’è una domanda di check-in e perché ne hai bisogno?

Le domande di check-in sono domande progettate per mantenere il coinvolgimento del team e allineare le opinioni durante le chiamate di check-in regolari. Spesso chiamate stand-up, queste riunioni derivano dai daily scrum e sono un ottimo modo per fare il punto con il tuo team.

Queste riunioni offrono una grande opportunità per rimanere aggiornati su ciò su cui il tuo team sta lavorando. Aiutano anche a scoprire potenziali problemi prima che si presentino. Tuttavia, quando i manager non dispongono degli strumenti adeguati per condurle efficacemente, possono degenerare e diventare un fastidio.

È qui che entrano in gioco le domande di check-in. Quando usate correttamente, le domande di check-in possono aiutare a incoraggiare una comunicazione aperta, lo scambio di idee e opinioni in modo produttivo. Inoltre, aiuteranno i tuoi dipendenti a sentirsi valorizzati e ascoltati.

Tuttavia, non tutte le domande sono buone domande di check-in. Devi capire come formularle nel modo giusto per ottenere il massimo dalla riunione e mantenere il coinvolgimento del team piuttosto che annoiarlo.

Tipi di domande di check-in per le riunioni

A seconda del tipo e dell’agenda della riunione, puoi optare per diversi tipi di domande di check-in. Vediamo quali domande hai a disposizione.

Domande per il team building

Le domande di team building sono quelle che potresti fare per capire meglio il tuo team. Possono anche aiutarti a stimare la qualità della collaborazione del tuo team remoto. Queste domande sono utili per rimanere sintonizzati sul morale del team e sulle loro opinioni. Alcune delle domande di team building sono:

• Cosa può fare ogni membro del team per garantire che lavoriamo bene insieme come squadra?
• Ci sono ostacoli o problemi che ti impediscono di andare avanti?
• Cosa possiamo fare per garantire che tutti contribuiscano in modo equo al team?

Domande per i nuovi assunti

Una delle principali sfide nell’assumere un team globale è l’onboarding, poiché non puoi comunicare con i nuovi membri del team con la stessa facilità. Ma, esiste un set di domande di check-in che puoi usare per aiutare il nuovo membro del team a sentirsi a suo agio.

• Quali metodi di gestione e comunicazione preferisci?
• Stai incontrando difficoltà nell’apprendere la nostra tecnologia o i nostri sistemi?
• Cosa ti è piaciuto di più finora del ruolo?

Domande su progetto e progresso

Con team remoti, tenere traccia dei loro progressi su un progetto specifico può essere complicato. Vuoi assicurarti che tutti contribuiscano al progetto. Vuoi anche garantire che il team abbia tutti gli strumenti e le risorse necessarie per completarlo. Ecco alcune domande di check-in per aiutarti a monitorare i progressi del progetto.

• Sei in linea con le scadenze o dobbiamo supportarti per rispettarle?
• Hai bisogno di risorse extra per completare il progetto in tempo?
• Ci sono ostacoli di cui dobbiamo discutere e con cui aiutarti?

Domande relative alle performance

Le domande sulle performance ti aiuteranno, insieme ai tuoi membri del team, a conoscere le aree di miglioramento. È importante formularle nel modo giusto affinché i membri del team non si sentano criticati, ma motivati a migliorare.

• Come ti senti riguardo ai progressi fatti nel tuo attuale progetto?
• Come rimani fedele a te stesso e ai tuoi obiettivi?
• Come hai migliorato le tue performance da quando sei entrato nel team?

Domande su esperienza e cultura

L’esperienza e la cultura sono due aspetti che difficilmente mancano in un team globale remoto. Tuttavia, dovresti assicurarti che il tuo team sia a suo agio nel condividerli. Puoi usare queste domande per motivare il team a condividere le proprie esperienze con il resto del gruppo.

• Di cosa sei più / meno entusiasta al lavoro?
• Quali nuove strategie possiamo usare per aiutare a gestire l’equilibrio tra lavoro e vita privata?
• Ti senti connesso al team e al lavoro che stiamo facendo?

Come formulare le domande di check-in? Cosa fare e cosa evitare

Quando redigi le tue domande di check-in, hai bisogno di un po’ di creatività. Ma, dovresti anche seguire un insieme di best practice. Ecco cosa dovresti tenere a mente mentre crei le tue domande di check-in.

Come creare domande di check-in coinvolgenti?

Dovresti fare del tuo meglio per impostare un tono positivo e appropriato fin dall’inizio. Devi fornire al tuo team un contesto prima di iniziare con le domande. Questo permette loro di prepararsi alla riunione e di darti risposte più mirate.

Le loro risposte dipenderanno anche da come pianifichi le domande, quindi cerca di mantenerle specifiche, ma aperte. Per esempio, la risposta a “Come è andata la tua settimana?” potrebbe portare il team a rispondere “Bene.” Ma, se chiedi “Cosa hai raggiunto questa settimana di cui sei molto orgoglioso?” probabilmente otterrai una risposta più dettagliata.

Infine, assicurati di variare. Usare le stesse domande per ogni riunione vanifica lo scopo di usarle in primo luogo. Potresti non ottenere lo stesso coinvolgimento o risposta dopo i primi incontri.

Cosa evitare nelle domande di check-in

La prima cosa da evitare quando si pongono domande di check-in è concentrarsi esclusivamente sui progressi e sui successi del team. Questo esercita maggiore pressione e potrebbe far sì che inizino a temere le riunioni di check-in. Invece, cerca di incoraggiare onestà e apertura.

Ma, devi anche mantenere le riunioni in orario e non farle degenerare in chiacchiere. Non fare troppe domande e cerca di permettere alle persone di rispondere al proprio ritmo. Assicurati di “mettere un segnale” su questioni aperte e di programmare altre riunioni per discuterne.

Il follow-up è un altro aspetto dei check-in che non dovresti saltare. Se qualcuno del team ha espresso preoccupazioni o chiesto aiuto o chiarimenti, assicurati di programmare un’altra riunione per discuterne. Ignorare quanto detto in una riunione per mantenere le riunioni brevi e rare può avere solo conseguenze negative.

FAQ:

Come si fa una riunione di check-in efficace?

Per una riunione efficace, dovresti stabilire obiettivi e frequenze fin dall’inizio. È utile avere un’agenda per ogni riunione, poiché può aiutare a mantenere le riunioni in carreggiata. È anche importante essere aperti al feedback e incoraggiare il team a condividere opinioni e preoccupazioni. Infine, assicurati di concludere la riunione con i punti chiave e di seguire quanto detto in modo appropriato.

Cosa sono le attività di check-in?

Le attività di check-in sono tipicamente attività brevi, divertenti o motivazionali. I manager di solito le introducono nelle riunioni di check-in. Queste mirano a impostare il tono della riunione, aumentare employee engagement, o valutare il livello di interesse durante la riunione.

I manager si affidano anche alle attività di check-in quando vogliono verificare i progressi del team. Possono essere usate per introdurre un nuovo dipendente o per favorire il team building tra i dipendenti remoti.

Come si effettua una verifica dello stato d’animo del team?

Lo stato d’animo del team gioca un ruolo chiave in produttività e coinvolgimento, quindi una verifica dello stato d’animo può essere utile. Ci sono molti modi per farlo, ma i più comuni includono chiedere ai membri del team di usare colori o emoji per esprimere il loro stato attuale. Tenere traccia degli stati d’animo individuali può aiutare a scoprire potenziali insoddisfazioni. Se noti problemi con il benessere dei tuoi dipendenti, dovresti affrontarli in un incontro one-on-one.