Punti chiave
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- Le riunioni di check-in sono un modo efficace per rimanere in contatto con le performance, i risultati e la soddisfazione del proprio team. Puoi usarle per monitorare i progressi, l’umore del team e la soddisfazione complessiva.
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- Esistono diversi tipi di domande di check-in che puoi utilizzare per comprendere lo stato del team. Puoi affidarti a domande per il team building, e domande su progetti e progressi. Puoi anche usare domande mirate all'onboarding di una nuova assunzione, alla verifica delle performance e altro ancora.
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- È importante stabilire un’agenda per la riunione e mantenere le domande di check-in positive e aperte.
Le aziende si affidano sempre più spesso a remote workers e all’assunzione a livello globale. Questa diversità beneficia il tuo team portando diverse prospettive ed expertise. Tuttavia, può essere difficile essere in sintonia con i sentimenti e le opinioni del team quando si lavora in remoto.
Leader e manager compensano la mancanza di comunicazione faccia a faccia attraverso molte riunioni. Tuttavia, queste riunioni dovrebbero avere uno scopo e una struttura.
Qui le domande di check-in possono essere di grande aiuto. Sono uno strumento importante che un manager o leader dovrebbe avere. Offrono un modo migliore per avere riunioni più significative con il tuo team.
Cosa sono le domande di check-in, e perché ne hai bisogno?
Le domande di check-in sono domande pensate per mantenere il team coinvolto e sulla stessa lunghezza d’onda durante le chiamate di check-in regolari. Spesso chiamate stand-up, queste riunioni derivano dai daily scrum meetings e sono un ottimo modo per fare un punto con il team.
Queste riunioni offrono una grande opportunità per restare aggiornati su cosa sta lavorando il team. Aiutano anche a scoprire potenziali problemi prima che si manifestino. Tuttavia, quando i manager non dispongono degli strumenti appropriati per condurli efficacemente, possono degenerare e diventare un fastidio.
Qui entrano in gioco le domande di check-in. Quando usate correttamente, possono aiutare a promuovere open communication(/blog/effective-communication-strategies-for-remote-teams), e lo scambio di idee e opinioni in modo produttivo. Inoltre, aiuteranno i tuoi dipendenti a sentirsi valorizzati e ascoltati.
Tuttavia, non tutte le domande sono buone domande di check-in. È importante capire come formularle correttamente per ottenere il massimo dalla riunione e mantenere il team coinvolto e non annoiato.
Tipi di domande di check-in per le riunioni
A seconda del tipo e dell’agenda della riunione, puoi optare per diversi tipi di domande di check-in. Vediamo quali domande puoi avere a disposizione.
Domande per il team building
Le domande di team building sono quelle che potresti fare per comprendere meglio il tuo team. Possono anche aiutarti a valutare la qualità della collaborazione del team remoto. Queste domande sono utili per rimanere sintonizzato sull’umore e sulle opinioni del team. Alcune domande di team building sono:
- Cosa può fare ogni membro del team per garantire un buon lavoro di squadra?
- Ci sono ostacoli o problemi che ti impediscono di andare avanti?
- Cosa possiamo fare per garantire che tutti contribuiscano in modo equo al team?
Domande per le nuove assunzioni
Una delle sfide principali dell’assumere un team globale è l’onboarding, poiché non puoi comunicare con i nuovi membri del team con la stessa facilità. Ma esiste un set di domande di check-in che puoi usare per aiutare il nuovo membro a sentirsi a suo agio.
- Quali metodi di gestione e comunicazione preferisci?
- Stai riscontrando difficoltà nell’apprendere le nostre tecnologie o sistemi?
- Cosa hai apprezzato di più del ruolo finora?
Domande su progetti e progressi
Con team remoti, mantenere traccia dei loro progressi su un progetto specifico può essere complicato. Vuoi assicurarti che tutti contribuiscano al progetto. Vuoi anche assicurarti che il team abbia tutti gli strumenti e le risorse necessari per completarlo. Ecco alcune domande di check-in per aiutarti a monitorare i progressi del progetto.
- Sei sulla buona strada per rispettare le scadenze o dobbiamo supportarti?
- Hai bisogno di risorse aggiuntive per completare il progetto in tempo?
- Ci sono ostacoli di cui dobbiamo parlare e con cui dobbiamo aiutarti?
Le domande relative alla performance ti aiuteranno, te e i tuoi collaboratori, a scoprire aree di miglioramento. È importante formularle nel modo corretto, affinché i membri del team non si sentano criticati, ma motivati a migliorare.
- Come ti senti riguardo ai progressi fatti sul progetto attuale?
- Come resti fedele a te stesso e ai tuoi obiettivi?
- Come hai migliorato le tue performance da quando sei entrato nel team?
Domande su esperienza e cultura
L’esperienza e la cultura sono due aspetti che difficilmente mancheranno in un team globale remoto. Tuttavia, dovresti assicurarti che il team sia a suo agio nel condividere queste cose. Puoi usare queste domande per motivare il team a condividere le proprie esperienze con gli altri membri.
- Di cosa sei più/meno entusiasta nel lavoro?
- Quali nuove strategie possiamo usare per gestire meglio l’equilibrio tra vita e lavoro?
- Ti senti connesso al team e al lavoro che stiamo facendo?
Quando scrivi le domande di check-in, hai bisogno di un po’ di creatività. Ma dovresti anche seguire un insieme di best practice. Ecco cosa dovresti tenere a mente mentre crei le tue domande di check-in.
Come creare domande di check-in coinvolgenti?
Dovresti fare del tuo meglio per impostare un tono positivo e adeguato fin dall’inizio. Devi fornire al team il contesto prima di iniziare con le domande. Questo permette loro di prepararsi per la riunione e darti risposte più mirate.
Le risposte dipenderanno anche da come pianifichi le domande, quindi cerca di mantenerle specifiche, ma aperte. Per esempio, la risposta a “Come è andata la tua settimana?” potrebbe indurli a dire “Bene.” Ma, se invece chiedi “Di cosa sei molto orgoglioso di aver raggiunto questa settimana?” probabilmente otterrai una risposta più dettagliata.
Infine, assicurati di variare. Usare le stesse domande per ogni riunione vanifica lo scopo di usarle in primo luogo. Potresti non ottenere lo stesso coinvolgimento o risposta dopo i primi incontri.
Cose da evitare nelle domande di check-in
La prima cosa da evitare è concentrarsi esclusivamente sui progressi e le realizzazioni del team. Questo aumenterà la pressione su di loro, e potrebbero iniziare a temere le riunioni di check-in. Invece, cerca di incoraggiare onestà e apertura.
Ma, devi comunque mantenere le riunioni nei tempi stabiliti, e non lasciarle degenerare in chiacchiere senza senso. Non fare troppe domande, e cerca di permettere alle persone di rispondere al proprio ritmo. Assicurati di “mettere un segno” sui problemi aperti e di programmare altre riunioni per discuterne.
Il follow-up è un altro aspetto dei check-in che non dovresti trascurare. Se qualcuno del team ha espresso preoccupazioni o chiesto aiuto o chiarimenti, assicurati di pianificare un’altra riunione per discuterne. Ignorare quanto detto in una riunione solo per mantenere le riunioni brevi e rare può avere conseguenze negative.
FAQ:
Come si fa una riunione di check-in efficace?
Per una riunione efficace, dovresti fissare obiettivi e frequenze fin dall’inizio. È utile avere un’agenda per ogni riunione, poiché aiuta a mantenere le riunioni concentrate. È anche importante essere aperti al feedback e incoraggiare il team a condividere opinioni e preoccupazioni. Infine, assicurati di concludere la riunione con le principali conclusioni e di seguire ciò che è stato detto, se necessario.
Cosa sono le attività di check-in?
Le attività di check-in sono generalmente attività brevi, divertenti o motivate. I manager di solito le introducono nelle riunioni di check-in. Queste hanno lo scopo di impostare il tono per la riunione, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti o valutare il loro livello di interesse durante l’incontro.
I manager si affidano anche alle attività di check-in quando vogliono monitorare i progressi del team. Possono essere usate per introdurre un nuovo dipendente o favorire il team building tra i dipendenti remoti.
Come si effettua un controllo dello stato d’animo del team?
Lo stato d’animo del team gioca un ruolo chiave in produttività e coinvolgimento, quindi potrebbe essere utile fare un controllo dello stato d’animo. Ci sono molti modi per farlo, ma i più comuni includono chiedere ai membri del team di usare colori o emoji per esprimere il loro stato attuale. Tenere traccia dell’umore dei singoli può aiutare a scoprire potenziali insoddisfazioni. Se noti problemi con il benessere dei tuoi dipendenti, dovresti affrontarli in un colloquio individuale.
