Differenze spiegate: Contractors 1099 vs. Dipendenti W-2

Una volta che inizi ad assumere persone per aiutarti con il tuo carico di lavoro, dovrai affrontare decisioni riguardo al loro tipo di impiego. Potresti decidere di assumere qualcuno a tempo pieno. Altre volte, un Contractor of Record potrebbe essere un'opzione migliore.

È importante comprendere la differenza tra un indipendente contractor e un dipendente. Questo influenzerà come possono contribuire alla tua azienda e come li pagherai. Dovrai anche capire la differenza tra i moduli 1099 e W-2, per mantenere la conformità quando arriva la stagione fiscale.

Ecco tutto ciò che devi sapere sui contractors 1099 e sui dipendenti W-2. Discutiamo dei vantaggi di ciascuno e di cosa dovresti aspettarti quando assumi uno dei due.

Qual è la differenza tra un indipendente contractor e un dipendente?

Ci sono diverse differenze tra un contractor e un dipendente che ogni datore di lavoro dovrebbe conoscere.

Quando assumi un dipendente, generalmente lo assumi a tempo pieno o part-time, e hai la possibilità di dirigere il lavoro che svolgeranno per la tua azienda. Decidi quando lavorano, su cosa lavorano e come completano il lavoro.

D'altra parte, gli indipendenti contractors lavorano su base contrattuale. Con i contractors, devi definire i requisiti in anticipo e concordare scadenze, consegne e prezzo. Questa collaborazione può essere un po' limitante e richiede una pianificazione più accurata. Ma, una volta concluso il contratto, le tue obbligazioni verso il contractor terminano.

Entrambi possono svolgere lavori per la tua azienda. Ma, ecco alcune cose da considerare:

1. Livello di autonomia

Quando assumi qualcuno a tempo pieno, hai tutta la libertà di dirigere il loro carico di lavoro. Puoi stabilire le regole su quando, dove e come il tuo dipendente dovrebbe lavorare. Il tuo dipendente può anche assumersi responsabilità extra. Seguirà le linee guida aziendali e le tue istruzioni nel svolgere il lavoro.

Gli indipendenti contractors sono i loro stessi capi. Un contractor indipendente stabilirà i propri orari e salari. A differenza dei dipendenti, seguono spesso un insieme di best practice per il lavoro piuttosto che aderire alle tue linee guida.

Gli indipendenti contractors possono o meno considerare le tue preferenze e requisiti. Sono più autonomi riguardo al loro carico di lavoro. Se preferisci avere più controllo sul lavoro, un dipendente potrebbe essere un'opzione migliore. Ma, gli indipendenti contractors probabilmente completeranno il compito rapidamente ed efficacemente. Inoltre, non hanno bisogno o apprezzano una supervisione eccessiva.

2. Competenza

Il motivo principale per cui i datori di lavoro decidono di assumere indipendenti contractors è che di solito possiedono competenze specifiche. Hanno un expertise di nicchia di cui la tua azienda potrebbe aver bisogno in questo momento. Puoi fidarti di loro per completare il lavoro molto più velocemente rispetto a dover formare uno dei tuoi dipendenti.

Gli indipendenti contractors spesso lavorano su base di necessità, quindi puoi anche saltare il dettagliato processo di onboarding. In breve, puoi contare sugli indipendenti contractors per completare il lavoro molto più rapidamente di un dipendente normale.

3. Lealtà

Quando confronti dipendenti e indipendenti contractors, la lealtà si distingue come una differenza chiave. Noterai rapidamente che i contractors non hanno lo stesso senso di lealtà verso la tua azienda dei tuoi dipendenti.

Con i dipendenti, lavori verso un obiettivo comune. Un contractor 1099 si concentrerà nel portare a termine il lavoro rapidamente ed efficacemente e nel ricevere il pagamento. Un contractor indipendente si applicherà per completare la propria parte del lavoro. Ma, potrebbe non avere interesse nel quadro più ampio della tua azienda.

Inoltre, nessuna clausola impedisce al contractor di lavorare con molte aziende contemporaneamente. A meno che tu non firmi un NDA o un accordo simile, il contractor indipendente può usare l’esperienza acquisita per altri progetti.

C'è anche la questione dei diritti di proprietà intellettuale, che dovresti discutere con un contractor indipendente fin dall'inizio. Con un dipendente, i diritti di proprietà intellettuale appartengono automaticamente all'azienda. Questo non è il caso con i contractors indipendenti.

4. Flessibilità

Un altro grande vantaggio dell’assunzione di contractors indipendenti è la flessibilità. Puoi assumere contractors indipendenti per lavori e compiti a breve termine. Puoi fare affidamento su di loro per compiti che richiedono poche ore, ad esempio. Oppure, quando assumere qualcuno a tempo pieno potrebbe non essere la soluzione più conveniente.

Altre volte potrebbe trattarsi di un progetto unico che non ti servirà in futuro. Assumere contractors indipendenti potrebbe essere anche una buona idea se hai bisogno di competenze specifiche.

Una volta completato il contratto, non sei più obbligato nei confronti del contractor indipendente. A meno che tu non abbia altro lavoro per loro, potrebbero cercare progetti e contratti altrove. Licenziare un dipendente a tempo pieno è un processo molto più complesso. Proprio come non avevano bisogno di un onboarding speciale, non hai bisogno di un offboarding per i contractors indipendenti, tra le altre cose.

5. Prezzo

I contractors indipendenti possono essere più economici a seconda del tipo di lavoro per cui assumi. Se hai bisogno di coprire compiti occasionali, assumere un contractor indipendente potrebbe essere una buona opzione.

Poiché non devi pagare tasse e benefici per un contractor indipendente, potrebbe sembrare una scelta più economica. Tuttavia, anche i contractors indipendenti devono pagare queste spese da soli. Quindi, le loro tariffe orarie probabilmente rifletteranno questo aumento rispetto alla retribuzione oraria di un dipendente.

Quindi, se li assumi occasionalmente, assumerli come dipendente potrebbe essere più costoso. Ma, se devi riassumerli frequentemente, assumere un contractor a tempo pieno potrebbe essere più conveniente. Se hai bisogno di loro a tempo pieno, e accettano la tua offerta, convertirli in dipendenti ti farà risparmiare molto nel lungo termine.

Qual è la differenza tra 1099 e W-2?

Ora che la differenza tra i due è chiara, devi capire come si inseriscono i moduli fiscali di fine anno. In termini di 1099 vs W-2, come azienda, invii uno o l’altro ai tuoi dipendenti o contractors indipendenti.

Modulo 1099 vs. Modulo W-2

Il modulo W-2 viene inviato ai tuoi dipendenti ogni anno, entro fine gennaio. Questo modulo include le informazioni necessarie per presentare le tasse, come salari e tasse trattenute.

Il modulo 1099, più precisamente 1099-NEC, viene inviato ai contractors indipendenti. Come azienda, devi inviare un 1099-NEC a ogni contractor a cui hai pagato $600 o più nell’anno entro fine gennaio.

Per poter fare ciò, devi prima chiedere al contractor di inviarti un modulo W-9. Contiene tutte le informazioni rilevanti per compilare e inviare il 1099-NEC. Il contractor utilizzerà poi le informazioni del 1099 per dichiarare redditi e spese della propria attività.

Classificazione del dipendente

È importante capire la differenza tra questi moduli fiscali. Ma, devi anche tenere presente i parametri che distinguono i contractors indipendenti dai dipendenti.

La errata classificazione di un dipendente può rappresentare una minaccia seria per un’azienda. In sostanza, per i dipendenti, devi fornire salario, ritenute fiscali, e benefici statutari. Questo non si applica ai contractors indipendenti, che, in cambio, godono di un livello di libertà non applicabile ai dipendenti.

L'IRS ha un insieme rigoroso di linee guida su come classificare i tuoi dipendenti. Alcune linee possono essere un po’ sfocate a causa della crescita dell’economia gig. Tuttavia, è importante capire come classificare correttamente i tuoi dipendenti per mantenere la conformità.

Diversi fattori entrano in gioco per discernere se qualcuno è un dipendente o un contractor indipendente. Questi ruotano attorno al livello di indipendenza che hanno nel svolgere il lavoro. Se qualcuno lavora a tempo pieno e riceve uno stipendio fisso mensile o settimanale, è probabile che sia un dipendente. I contractors indipendenti stabiliscono i propri orari e vengono pagati una volta completato il contratto.

Un dipendente lavora tipicamente da un ufficio. Usa le attrezzature dell’azienda e segue le linee guida aziendali piuttosto che un insieme universale di best practice. Il loro carico di lavoro quotidiano può cambiare, e possono assumersi lavoro extra.

Un contractor indipendente ha il diritto di scegliere dove lavorare, come completare il compito e quali strumenti usare o su quali progetti lavorare. Se accetteranno più lavori dipende da loro, e probabilmente lavoreranno per molte aziende contemporaneamente.

Cosa succede se ho classificato male un dipendente?

Se scopri che il tuo contractor indipendente tende più verso W-2 che 1099, dovresti parlarne con lui riguardo all’assunzione come dipendente. Ci sono molti vantaggi nell’avere un dipendente, e nel lungo termine sarà un’opzione più conveniente.

La errata classificazione di un dipendente può portare a gravi penali e multe. Di solito, il datore di lavoro deve pagare contributi previdenziali o pensionistici retroattivi. Probabilmente dovrà anche pagare benefici retroattivi, salari, straordinari e ferie. Potrebbero esserci anche penali e multe.

Alcuni paesi attribuiscono una responsabilità personale significativa ai datori di lavoro per la errata classificazione di un dipendente. Può portare a multe ai dirigenti che hanno classificato male un dipendente, e in alcuni paesi anche alla detenzione.

Se non sei sicuro che il tuo contractor sia un dipendente, consulta le linee guida dell’IRS o il tuo fornitore di servizi di payroll globale. Ti forniranno approfondimenti rilevanti per la tua attività e situazione attuale.

Esempi di lavoratori 1099 vs. W-2

Potrebbe essere difficile capire se dovresti assumere qualcuno come dipendente o contractor. Ecco alcuni esempi pratici per aiutarti a individuare la differenza.

Potresti assumere qualcuno come 1099 se sono:

1. Consulenti che assistono la tua azienda in progetti con una data di inizio e fine ben definite.

2. Web designer e sviluppatori, che lavorano su base di progetto.

3. Scrittori freelance che ti addebitano per articolo piuttosto che per ora.

Ma, dovresti assumere tutti questi come lavoratori W-2 se:

1. I consulenti lavorano più come project manager che come consulenti occasionali.

2. Potresti decidere di assumere web designer a tempo pieno se hai bisogno di design continui per il tuo team marketing. Oppure, se desideri aggiornamenti o manutenzione continua sul tuo sito web o app, considera di assumere sviluppatori web come W-2.

3. Se hai bisogno che i tuoi scrittori abbiano orari di lavoro programmati in modo continuativo.

I costi di W-2 vs 1099

C’è un fraintendimento comune secondo cui i contractors 1099 sono più economici rispetto all’assunzione di qualcuno a tempo pieno. La verità è che la convenienza dipende da caso a caso.

Nella maggior parte dei casi, la tariffa oraria per un contractor indipendente e un dipendente si rivela uguale. I titolari di aziende generalmente pensano che un contractor sia più economico. Questo perché non sono obbligati a trattenere tasse o fornire pensione e assicurazione sanitaria.

Tuttavia, anche i contractors indipendenti devono pagare queste spese da soli. Quindi, le loro tariffe orarie probabilmente rifletteranno questo aumento rispetto alla retribuzione oraria di un dipendente.

Ad esempio, supponi di avere un dipendente W-2 con stipendio base di $100.000 all’anno. Quando si aggiungono i benefici, che normalmente variano dal 15% al 30%, quel dipendente può costare fino a $130.000 alla tua azienda. Dividendo per il numero di ore lavorate, il costo orario si aggira intorno ai $62.

Ma, anche il tuo contractor indipendente ha gli stessi benefici e contributi da rispettare. Inoltre, in media, i contractors indipendenti pagano più tasse. C’è anche il costo dei benefici tipicamente forniti a un dipendente. Devono includere ferie, malattie, costo delle attrezzature, tempo dedicato alle attività HR, spazio ufficio e molto altro nel loro prezzo orario.

Per raggiungere lo stipendio base di $100.000, il tuo contractor indipendente probabilmente dovrà chiederti più di $80 all’ora per coprire lo stipendio del dipendente. Se assumi un contractor indipendente per un progetto a tempo pieno che dura un anno, pagheresti più di $166.000.

A lungo termine, assumere un contractor indipendente potrebbe essere più costoso che avere qualcuno a bordo a tempo pieno.

Dovresti assumere un W-2 o un 1099?

Se assumere un dipendente o affidarti a un contractor indipendente dipende dalle esigenze attuali e a lungo termine della tua attività. Entrambi hanno vantaggi e svantaggi, ed è importante valutarli realisticamente prima di assumere.

Assumere un contractor indipendente potrebbe essere un modo rapido ed economico per completare il lavoro se hai bisogno di qualcuno per lavori occasionali. Spesso hanno competenze di nicchia utili e possono iniziare rapidamente sui progetti, poiché non è necessario un lungo processo di onboarding.

Tuttavia, potresti considerare di convertirli in un dipendente se fai affidamento frequentemente sul tuo contractor indipendente. Potrebbero mostrare interesse a diventare membri più permanenti del team, il che è un altro buon motivo per convertirli in dipendenti.

È meglio essere un W-2 o un 1099?

Se dovresti essere un contractor 1099 o cercare un impiego come W-2 dipende dalle tue preferenze personali.

Come contractor indipendente, sei il tuo capo. Probabilmente dovrai stabilire una ditta individuale e pagare i tuoi benefici e tasse. Come dipendente, puoi contare sul tuo datore di lavoro per fornire salari e benefici.

Come contractor 1099, hai più libertà nel scegliere per chi lavori, come e quando. Un contractor può avere più di un datore di lavoro contemporaneamente. Devi avere ottime capacità organizzative per gestire tempo e denaro mentre lavori su più progetti.

Come dipendente W-2, hai diritto ad alcuni benefici. Questo include benefici statutari, ma anche pensione, assistenza sanitaria e altri vantaggi.

Come contractor indipendente, dovrai trovare modi per compensare alcuni di questi benefici. Devi calcolare potenziali giorni di ferie e malattia nel tuo tariffario orario. Dovrai anche trovare sistemi per trovare nuovi clienti e gestire fatture e finanze. Come contractor indipendente, dovrai fare aggiustamenti di cui i dipendenti non devono preoccuparsi.

Se desideri più indipendenza nel tuo lavoro, lavorare come contractor 1099 potrebbe essere adatto a te. Se ti piace la comodità di avere uno stipendio regolare e benefici associati, allora un dipendente W-2 potrebbe essere un’opzione migliore.

FAQ:

È meglio essere pagati come 1099 o W-2?

Dipende dal rapporto tra datore di lavoro e dipendente. Come contractor sotto 1099, sei responsabile di pagare il 100% delle tasse Medicare e Social Security trimestralmente. Come dipendente W-2, devi pagare il 50% di queste, mentre il resto viene trattenuto dal datore di lavoro.

Sia i contractors indipendenti che i dipendenti devono pagare le tasse sul reddito, ma la percentuale varia a seconda della fascia fiscale.

Perché mi è stato dato un 1099 invece di un W-2?

Se ti è stato rilasciato un 1099 invece di un W-2, significa che il tuo datore di lavoro ti ha classificato come contractor. Dovresti familiarizzare con le differenze finanziarie e legali tra 1099 e W-2. Come contractor indipendente, devi pagare le tue tasse, incluso il self-employment tax. Consulta il tuo consulente fiscale per capire cosa significa questa differenza per te.

Il 1099 viene tassato di meno?

I contractors indipendenti sono generalmente tassati di più rispetto ai dipendenti, poiché non c’è un datore di lavoro che copre metà delle tasse. Per i dipendenti, il 7,65% del reddito viene trattenuto automaticamente per tasse Social Security e Medicare. Anche il datore di lavoro contribuisce con la stessa quota.

Poiché il contractor indipendente è sia datore di lavoro che dipendente, l’intera quota di tasse ricade su di lui. Significa che deve contribuire con entrambe le metà, che si avvicinano al 15,3% del proprio reddito.