Cosa le aziende globali devono capire sul payroll in Polonia

La Polonia è uno dei paesi la cui economia e grande forza lavoro attirano sempre più aziende straniere ogni anno. Il suo Prodotto Interno Lordo (PIL) è aumentato del 4,1 percento nel 2019, raggiungendo i 566 miliardi di dollari. Nello stesso anno, la Polonia si è classificata al 40° posto nell'Indagine sulla Facilità di Fare Business della Banca Mondiale.

Questi fattori hanno messo la Polonia sulla mappa e l'hanno trasformata in un mercato a cui molte aziende desiderano espandersi. È anche comodamente situata nel centro dell'Europa, collegando un numero significativo di mercati principali.

La Polonia dispone inoltre di una forza lavoro altamente qualificata. È rinomata per le sue università. La Polonia offre lavoratori istruiti e motivati, perfetti per un mercato internazionale. Sono eccellenti nei settori IT, ingegneria e scienze.

Ci sono alcune cose che dovresti sapere se decidi di assumere qualcuno dalla Polonia. Familiarizzare con le leggi sul lavoro e la gestione delle buste paga in Polonia ti aiuterà a ottenere i migliori dipendenti e a mantenere la conformità.

Elementi essenziali dell'occupazione in Polonia

Nella maggior parte dei paesi, per assumere qualcuno da un paese straniero, è necessario stabilire una presenza nel paese in cui si desidera assumere o affidarsi a un Provider di Employer of Record (EOR). La Polonia non richiede di stabilire una presenza per assumere un cittadino polacco, ma è necessario registrarsi presso diverse agenzie governative. Puoi anche affidarti a un fornitore locale di servizi di buste paga per assisterti nella configurazione della busta paga.

Per registrarsi presso le autorità competenti, è necessario nominare un rappresentante ufficiale. Egli ti registrerà quindi presso la Agenzia delle Entrate Polacca, e otterrà un numero di identificazione fiscale polacco (NIP) per te.

Il passo successivo è presentare un modulo ZUS ZPA all'Istituto di Sicurezza Sociale Polacco (ZUS), per registrarti come datore di lavoro. Devi anche registrare i tuoi dipendenti presso l'autorità di sicurezza sociale. È obbligatorio completare entrambe le registrazioni entro sette giorni. Dopo la registrazione, ciascun dipendente riceverà il proprio numero PESEL. Questo numero viene usato per identificare il dipendente ai fini fiscali.

Documenti richiesti per i nuovi dipendenti

Per assumere legalmente qualcuno in Polonia, devi avere un contratto di lavoro scritto. Un contratto di lavoro formale deve essere firmato sia dal datore di lavoro che dal dipendente entro e non oltre la data di inizio del lavoro. I datori di lavoro che non hanno un contratto con i propri dipendenti possono incorrere in multe e sanzioni.

In Polonia, i contratti di lavoro devono essere in polacco. Possono anche essere bilingue, purché una delle lingue sia il polacco.

Contratti di lavoro in Polonia

Secondo il Codice del Lavoro Polacco, il contratto deve includere alcuni elementi essenziali. Innanzitutto, deve indicare i nomi delle parti—cioè sia il datore di lavoro che il dipendente. Deve anche specificare il tipo di contratto, la data di stipula e le condizioni di impiego.

Le condizioni di impiego del contratto includono il tipo di lavoro che il dipendente svolgerà. Include anche il luogo di lavoro e i dettagli della retribuzione. Il contratto dovrebbe inoltre elencare la durata delle ore di lavoro giornaliere e settimanali, e la data di inizio dell'impiego.

Entro sette giorni dalla firma del contratto di lavoro, il datore di lavoro deve informare il dipendente di diverse cose. Questo include le ore di lavoro giornaliere e settimanali. Deve anche indicare con quale frequenza verrà pagato, il diritto alle ferie e il periodo di preavviso per lasciare il lavoro.

Il contratto deve anche includere le ore considerate lavoro notturno, se l'azienda non ha regolamenti specifici sul lavoro. I contratti devono inoltre indicare il luogo, la data e l'ora di pagamento dello stipendio. Infine, il contratto dovrebbe delineare le regole per la registrazione delle presenze e la spiegazione delle assenze.

Benefici e retribuzioni dei dipendenti

Ogni dipendente deve ricevere un trattamento e una protezione adeguati da parte dei propri datori di lavoro secondo la Legge sul Lavoro Polacca. Ciò include benefici e retribuzioni.

Salario minimo

Il salario minimo in Polonia è di PLN 4.242,00 al mese, o PLN 27,70 all'ora. Questo requisito di salario minimo è in vigore dal 1° gennaio 2024. Tuttavia, si applica solo ai lavoratori a tempo pieno.

Orario di lavoro in Polonia è generalmente di 40 ore settimanali, o 8 ore al giorno. La giornata lavorativa di solito inizia alle 8:00 e termina alle 16:00.

Straordinari

La Polonia non permette straordinari a meno che il dipendente non scelga di rinunciare alla settimana lavorativa di 40 ore. Il dipendente può richiedere straordinari, ma questa richiesta deve essere discussa caso per caso. I dipendenti che lavorano straordinari non possono superare le 150 ore di straordinario in un anno solare.

Il dipendente che lavora straordinari ha diritto a una retribuzione maggiorata. Se un dipendente lavora di notte, di domenica o nei giorni festivi, riceve un supplemento del 100% per ogni ora lavorata.

Per il lavoro straordinario in qualsiasi altro giorno, riceve un supplemento del 50%. Se lavora straordinari che superano le ore settimanali medie in un determinato periodo, guadagna anche il 100% in più per ogni ora.

Invece di ricevere un pagamento extra per gli straordinari, il datore di lavoro può concedere al dipendente del tempo libero. Se questa decisione viene presa senza che il dipendente la richieda, ogni ora di straordinario equivale a 1,5 ore di riposo retribuito. Se il dipendente richiede il riposo, ogni ora di straordinario equivale a un'ora di riposo retribuito.

Quali sono i contributi previdenziali del datore di lavoro in Polonia?

In Polonia, i datori di lavoro versano diversi contributi previdenziali. Questi sono calcolati sul salario lordo dei dipendenti. Contribuiscono con il 19,52% per le assicurazioni pensionistiche e contro l'invalidità. Per l'assicurazione contro gli infortuni, i datori di lavoro con fino a nove dipendenti pagano l'1,67%, mentre quelli con più di nove pagano tra lo 0,67% e il 3,33%. Il costo effettivo dipende dal settore di attività, ma i datori di lavoro stranieri pagano una tariffa fissa dell'1,67%.

Inoltre, i datori di lavoro versano il 2,45% al Fondo del Lavoro e lo 0,10% al Fondo di Benefici Garantiti ai Dipendenti. Contribuiscono anche al Fondo di Solidarietà per il Supporto alle Persone Disabili se non assumono almeno il 6% di persone disabili. Il contributo si calcola in base a una formula specifica che coinvolge il 40,65% della retribuzione media.

Il Piano di Risparmio per i Dipendenti (PPK)

Il Piano di Risparmio per i Dipendenti (PPK) è un programma di risparmio in Polonia progettato per aiutare i dipendenti a risparmiare per la pensione. È finanziato dai contributi del dipendente, del datore di lavoro e del governo.

I datori di lavoro contribuiscono con l'1,5% della retribuzione lorda del dipendente al PPK, e possono decidere di aggiungere fino a un ulteriore 2,5%. Sono responsabili di calcolare, dedurre e inviare sia i propri che i contributi del dipendente al PPK all'istituzione finanziaria che gestisce il PPK.

In Polonia, i dipendenti sono responsabili dei loro contributi all'assicurazione sanitaria. A differenza del PPK, sono i dipendenti a effettuare questi pagamenti. Tuttavia, il datore di lavoro calcola, deduce e invia i contributi per loro durante la busta paga. Questo sistema garantisce che i pagamenti necessari per l'assicurazione sanitaria siano effettuati puntualmente e correttamente.

Tasse sui dipendenti in Polonia

I contributi dei dipendenti in Polonia includono l'imposta sul reddito e i contributi previdenziali. I residenti in Polonia pagano le tasse sul reddito mondiale, mentre i non residenti pagano le tasse solo sul reddito guadagnato in Polonia:

• Fino a 120.000 PLN di reddito sono tassati al 12%, oltre questa soglia al 32%.

• I dipendenti sotto i 26 anni non devono pagare tasse su un reddito fino a 85.528 PLN all'anno.

• Inoltre, esiste una tassa di solidarietà del 4% sul reddito superiore a 1 milione di PLN.

Previdenza Sociale dei dipendenti in Polonia

Per la previdenza sociale, i dipendenti pagano il 13,71% del loro salario lordo. I datori di lavoro trattengono questa percentuale dallo stipendio del dipendente e la versano insieme ai loro contributi. Questo pagamento copre le assicurazioni pensionistiche, contro l'invalidità e contro le malattie. I dipendenti pagano anche un contributo sanitario del 9%, di cui fino al 7,75% può essere dedotto dalle tasse, mentre il restante 1,25% non è deducibile.

Infine, la partecipazione al PPK è di solito volontaria per i dipendenti. I dipendenti tra i 19 e i 54 anni sono iscritti automaticamente, ma possono optare per uscire se lo desiderano. Chi ha tra i 55 e i 69 anni deve fare domanda se desidera aderire, mentre i dipendenti oltre i 70 anni non possono aderire.

I dipendenti contribuiscono con il 2% del loro salario lordo al PPK, e possono decidere di aggiungere fino a un ulteriore 2%.

Ferie e congedi in Polonia

In Polonia, ogni dipendente ha diritto a una ferie annuali retribuite, e i datori di lavoro devono garantire che vengano usufruite. Quando si inizia un nuovo lavoro, i dipendenti acquisiscono il diritto a un periodo di ferie retribuite, maturando 1/12 del diritto annuale per ogni mese lavorato.

Di solito, i dipendenti prendono l'intero periodo di ferie in una volta sola, ma possono richiederne la suddivisione, con un periodo di almeno 14 giorni consecutivi.

La quantità di ferie dipende dalla durata del servizio. I dipendenti hanno diritto a 20 giorni se hanno meno di dieci anni di lavoro. 26 giorni sono la norma per chi ha almeno dieci anni. Le ferie dei lavoratori part-time sono adeguate in base alle ore lavorate, arrotondate a un giorno intero.

Interessante notare che anche l'istruzione conta ai fini del periodo di lavoro che determina il diritto alle ferie. Per esempio, una laurea di istruzione superiore equivale a otto anni di esperienza lavorativa.

I giorni di ferie non utilizzati si accumulano per l'anno successivo e devono essere presi entro il 30 settembre. Il pagamento invece di prendere le ferie è consentito solo se il rapporto di lavoro termina.

Festività pubbliche

I dipendenti in Polonia hanno diritto a 13 festività pubbliche retribuite ogni anno. I dipendenti che lavorano durante una festività pubblica ricevono un giorno di riposo compensativo o un pagamento aggiuntivo del 100% per ogni ora lavorata.

Congedo per malattia in Polonia

I dipendenti in congedo per malattia ricevono l'80% del loro salario per i primi 33 giorni di malattia nell'arco di un anno solare. Questo è pagato dal datore di lavoro. L'importo aumenta al 100% se la malattia si verifica durante la gravidanza o deriva da un incidente sul lavoro.

Dopo i primi 33 giorni, l'Istituto di Sicurezza Sociale si fa carico del pagamento. Paga l'80% della retribuzione di base per un massimo di 182 giorni consecutivi all'anno. Questo periodo include il periodo iniziale pagato dal datore di lavoro.

Congedo di maternità, paternità e genitoriale

I congedi di maternità, paternità e genitoriali in Polonia sono tra i più progressisti al mondo.

Le dipendenti hanno diritto al congedo di maternità dopo il parto o l'adozione di un bambino di età inferiore ai sette anni. Ricevono 20 settimane per un bambino, 31 settimane per i gemelli e fino a 37 settimane per cinque o più figli.

I dipendenti possono prendere due settimane di congedo di paternità retribuito entro 24 mesi dalla nascita o adozione del bambino.

I genitori sono idonei a un massimo di 41 settimane (43 per nascite multiple) di congedo parentale retribuito dopo aver usufruito del congedo di maternità. Pagato al 70% dello stipendio, il congedo parentale può essere preso da uno o entrambi i genitori contemporaneamente, ma non può superare le settimane totali consentite.

Congedo speciale in Polonia

I dipendenti hanno anche diritto a congedi per eventi speciali per importanti eventi familiari. Questo include matrimoni o funerali, con due giorni per eventi che coinvolgono familiari stretti e un giorno per altri. I dipendenti hanno anche diritto a congedi per comparizioni in tribunale, esami medici obbligatori o donazioni di sangue.

Procedure e linee guida per il licenziamento dei dipendenti in Polonia

In Polonia, il rapporto di lavoro può terminare in quattro modi:

1. Per accordo reciproco,

2. Da parte di entrambe le parti con preavviso,

3. Da parte di entrambe le parti senza preavviso,

4. O quando scade il termine del contratto (per contratti a termine o di prova).

Indipendentemente da chi avvia la cessazione, la dichiarazione deve essere in forma scritta.

Quando il datore di lavoro avvia il licenziamento, deve informare il dipendente del suo diritto di fare ricorso al Tribunale del Lavoro. Dopo la fine del rapporto di lavoro, il datore di lavoro deve fornire un Certificato di Lavoro. Deve anche deregistrare il dipendente dall'Autorità di Sicurezza Sociale (ZUS). Il pagamento finale deve essere effettuato nel prossimo ciclo di paga regolare.

Licenziamento per accordo reciproco

Quando sia il datore di lavoro che il dipendente concordano di terminare il rapporto di lavoro, può essere avviato da entrambe le parti. Il trattamento di fine rapporto è obbligatorio se il datore di lavoro termina il contratto con preavviso o di comune accordo.

Licenziamento con preavviso

I dipendenti possono dimettersi in qualsiasi momento con preavviso, senza dover fornire una motivazione. Tuttavia, i datori di lavoro devono fornire motivazioni valide per terminare un contratto a tempo indeterminato. Non possono pagare in sostituzione del preavviso.

Licenziamento senza preavviso

I datori di lavoro possono terminare il rapporto di lavoro senza preavviso se il dipendente è colpevole, ad esempio per grave condotta, commissione di un reato confermato da sentenza giudiziaria o perdita di una licenza di lavoro richiesta per colpa propria.

Possono anche terminare senza preavviso se il dipendente non può lavorare a causa di una malattia che dura più di tre mesi. Questo si applica solo ai dipendenti con meno di sei mesi di anzianità.

I dipendenti possono terminare senza preavviso in caso di grave violazione degli obblighi fondamentali del datore di lavoro. Inoltre, se il datore di lavoro si rifiuta di trasferirli in un'altra posizione quando quella attuale è dannosa per la loro salute.

Protezione contro il licenziamento dei dipendenti

Alcune categorie di dipendenti sono protette dal licenziamento con preavviso. Questo include coloro che sono in:

1. Congedo di ferie, maternità, genitorialità o senza retribuzione per assistenza familiare;

2. Congedo di malattia con certificato medico;

3. Dipendenti entro quattro anni dalla pensione;

4. Dipendenti in gravidanza;

5. Membri di sindacati.

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