Ciò che le aziende globali devono capire sul payroll in Polonia (Aggiornamento 2026)

Elementi chiave:

• 1. Non è necessario stabilire una presenza in Polonia per assumere dipendenti polacchi. Tuttavia, devi avere un rappresentante ufficiale nel paese, che ti aiuterà a registrare la tua attività e a predisporre gli aspetti essenziali della payroll.
• 2. Il salario minimo in Polonia è di PLN 4.242,00 al mese. Orario di lavoro in genere di 40 ore settimanali, e tutti i dipendenti hanno diritto a almeno 20 giorni di ferie retribuite all’anno.
• 3. Per quanto riguarda i contributi previdenziali, i datori di lavoro sono tenuti a versare, in media, tra il 19,21% e il 22,41% dello stipendio lordo del dipendente.

La Polonia è uno dei paesi la cui economia e grande forza lavoro attirano sempre più aziende straniere ogni anno. Il suo Prodotto Interno Lordo (PIL) è aumentato del 4,1% nel 2019, raggiungendo i 566 miliardi di dollari. Lo stesso anno, la Polonia si è posizionata al 40° posto nell’Indagine sulla facilità di fare affari della Banca Mondiale.

Questi fattori hanno messo la Polonia sulla mappa e l’hanno resa un mercato a cui molte aziende desiderano espandersi. È anche comodamente situata nel centro dell’Europa, collegando un numero significativo di mercati principali.

La Polonia dispone inoltre di una forza lavoro altamente qualificata. È rinomata per le sue università. Offre lavoratori istruiti e motivati, ideali per un mercato internazionale. Sono eccellenti nel settore dell’IT, dell’ingegneria e delle scienze.

Ci sono alcune cose che dovresti sapere se decidi di assumere qualcuno dalla Polonia. Familiarizzare con le leggi sul lavoro e la payroll in Polonia ti aiuterà a ottenere i migliori dipendenti e a mantenere la conformità.

Elementi essenziali dell’occupazione in Polonia

Nella maggior parte dei paesi, per assumere qualcuno da un paese straniero, è necessario stabilire una presenza nel paese in cui si desidera assumere o optare per un EOR provider. La Polonia non richiede di stabilire una presenza per assumere un cittadino polacco, ma è necessario registrarsi presso diverse agenzie governative. Puoi anche affidarti a un fornitore locale di payroll per assisterti nella configurazione della payroll. Per le aziende che preferiscono non costituire la propria entità, un Employer of Record Poland può gestire la conformità locale, la payroll e i benefici, mentre ti concentri sulla costruzione del team.

Per registrarti presso le autorità competenti, devi nominare un rappresentante ufficiale. Questo ti registrerà con l’Agenzia delle Entrate polacca e otterrà un numero di identificazione fiscale polacco (NIP).

Il passo successivo è presentare un modulo ZUS ZPA all’Istituto di Previdenza Sociale polacco (ZUS), per registrarti come datore di lavoro. Devi inoltre registrare i tuoi dipendenti presso l’ente di previdenza sociale. Entrambe le registrazioni devono essere completate entro sette giorni. Dopo la registrazione, ciascun dipendente riceverà il numero PESEL. Questo numero è usato per identificare il dipendente ai fini fiscali.

Documenti richiesti per i nuovi dipendenti

Devi avere un contratto di lavoro scritto per assumere legalmente qualcuno in Polonia. Un contratto di lavoro formale deve essere firmato sia dal datore di lavoro che dal dipendente, entro la data di inizio del rapporto di lavoro. I datori di lavoro che non hanno un contratto con i loro dipendenti rischiano multe e sanzioni.

In Polonia, i contratti di lavoro devono essere in polacco. Possono anche essere bilingue, purché una delle lingue sia il polacco.

Contratti di lavoro in Polonia

Secondo il Codice del lavoro polacco, il contratto deve includere alcuni elementi essenziali. Prima di tutto, deve indicare i nomi delle parti—questo significa sia il datore di lavoro che il dipendente. Deve anche specificare il tipo di contratto, la data di stipula e le condizioni di impiego.

Le condizioni del contratto di lavoro includono il tipo di lavoro che il dipendente svolgerà. Coprono anche il luogo di lavoro e i dettagli della retribuzione. Il contratto dovrebbe inoltre indicare la durata quotidiana e settimanale dell’orario di lavoro, e la data di inizio dell’impiego.

Entro sette giorni dalla firma del contratto di lavoro, il datore di lavoro deve informare il dipendente su alcune cose. Questo include le ore di lavoro giornaliere e settimanali. Dovrebbe anche specificare quanto spesso verrà pagato, il diritto alle ferie e il periodo di preavviso per lasciare il lavoro.

Il contratto deve anche indicare le ore considerate come lavoro notturno, nel caso in cui l’azienda non abbia regolamenti specifici sul lavoro. I contratti devono anche coprire il luogo, la data e l’orario di pagamento dello stipendio. Infine, il contratto dovrebbe delineare le regole per la registrazione delle presenze e per le assenze.

Benefici e retribuzioni per i dipendenti

Ogni dipendente deve ricevere un trattamento e una protezione adeguati da parte dei datori di lavoro conformemente alla Legge sul Lavoro polacca. Ciò include benefici e retribuzioni.

Salario minimo

Il salario minimo in Polonia è di PLN 4.242,00 al mese, o PLN 27,70 all’ora. Questo requisito di salario minimo è in vigore dal 1° gennaio 2024. Tuttavia, si applica solo ai lavoratori a tempo pieno.

L’orario di lavoro in Polonia in genere è di 40 ore settimanali, o 8 ore al giorno. La giornata lavorativa inizia di solito alle 8:00 e termina alle 16:00.

Straordinari

La Polonia non consente lavoro straordinario a meno che il dipendente non rinunci al limite delle 40 ore settimanali. Il dipendente può richiedere straordinari, ma questa richiesta deve essere discussa caso per caso. I dipendenti che lavorano straordinari non possono superare le 150 ore di straordinario all’anno.

Chi lavora straordinari ha diritto a una paga extra. Se un dipendente lavora di notte, di domenica o nei giorni festivi, riceve un supplemento del 100%.

Per il lavoro straordinario in qualsiasi altro giorno, riceve un supplemento del 50%. Se il lavoro straordinario supera le ore di lavoro settimanali medie in un determinato periodo, guadagna anche un extra del 100% per ogni ora.

Invece di ricevere un pagamento extra per straordinari, il datore di lavoro può concedere al dipendente un periodo di riposo. Se il datore di lavoro decide questo senza che il dipendente lo chieda, ogni ora di straordinario equivale a 1,5 ore di riposo retribuito. Se il dipendente chiede il riposo, ogni ora di straordinario equivale a un’ora di riposo retribuito.

Quali sono i contributi previdenziali del datore di lavoro in Polonia?

In Polonia, i datori di lavoro versano numerosi contributi previdenziali. Questi si basano sullo stipendio lordo dei loro dipendenti. Contribuiscono con il 19,52% alle assicurazioni pensionistiche e per l’invalidità. Per l’assicurazione contro gli incidenti sul lavoro, i datori di lavoro fino a nove dipendenti pagano l’1,67%, mentre quelli con più di nove pagano tra lo 0,67% e il 3,33%. Il costo effettivo dipende dal settore industriale, ma i datori di lavoro stranieri pagano una tariffa fissa dell’1,67%.

Inoltre, i datori di lavoro versano il 2,45% al Fondo del Lavoro e lo 0,10% al Fondo per i Benefici Garantiti del Dipendente. Contribuiscono inoltre al Fondo di Solidarietà per il Supporto delle Persone Disabili, se non assumono almeno il 6% di persone disabili. La contribuzione si calcola con una formula specifica basata sul 40,65% dello stipendio medio.

Il Piano di Risparmio per i Dipendenti (PPK)

Il Piano di Risparmio per i Dipendenti (PPK) è un programma di risparmio in Polonia progettato per aiutare i dipendenti a risparmiare per la pensione. È finanziato con contributi del dipendente, del datore di lavoro e del governo.

I datori di lavoro contribuiscono con l’1,5% dello stipendio lordo del dipendente al PPK, e possono decidere di aggiungere fino a un extra del 2,5%. Sono responsabili di calcolare, trattenere e inviare sia i loro contributi sia quelli del dipendente al gestore finanziario del PPK.

In Polonia, è responsabilità dei dipendenti pagare i contributi all’assicurazione sanitaria. A differenza del PPK, sono i dipendenti a effettuare questi pagamenti. Tuttavia, il datore di lavoro calcola, trattiene e invia i contributi per loro durante la payroll. Questo sistema garantisce che i pagamenti necessari dell’assicurazione sanitaria siano effettuati in modo tempestivo e corretto.

Tasse sui dipendenti in Polonia

I contributi dei dipendenti in Polonia includono l’imposta sul reddito e i contributi previdenziali. I residenti in Polonia pagano tasse sui loro redditi mondiali, mentre i non residenti pagano tasse solo sui redditi derivanti dalla Polonia:

• Fino a 120.000 PLN di reddito sono tassati al 12%, e oltre questa cifra al 32%;
• I dipendenti sotto i 26 anni non devono pagare tasse su redditi fino a 85.528 PLN all’anno;
• Inoltre, c’è una tassa di solidarietà del 4% sui redditi oltre 1 milione di PLN.

Contributi Sociali del Dipendente in Polonia

Per la previdenza sociale, i dipendenti pagano il 13,71% del loro stipendio lordo. I datori di lavoro trattengono questa cifra dallo stipendio del dipendente e la versano insieme ai contributi. Questo pagamento copre pensioni, assicurazioni contro invalidità e malattia. I dipendenti pagano anche un contributo sanitario del 9%, di cui fino al 7,75% può essere dedotto dall’imposta, mentre il restante 1,25% non è deducibile.

Infine, la partecipazione al PPK è di solito volontaria per i dipendenti. I dipendenti tra i 19 e i 54 anni sono iscritti automaticamente, ma possono decidere di non partecipare. Tra i 55 e i 69 anni devono presentare domanda se vogliono aderire, mentre oltre i 70 anni non possono aderirvi.

I dipendenti contribuiscono con il 2% del loro stipendio lordo al PPK, e possono decidere di aggiungere fino al 2% in più.

Ferie e permessi in Polonia

In Polonia, ogni dipendente ha diritto a un’aspettativa retribuita annuale, e i datori di lavoro devono assicurarsi che questa venga usufruita. Quando iniziano un nuovo lavoro, i dipendenti acquisiscono il diritto a tempo libero retribuito, maturando 1/12 del loro diritto alle ferie annuali per ogni mese lavorato.

Di solito, i lavoratori prendono tutte le ferie in una volta sola, ma possono chiedere di suddividerle, con almeno 14 giorni consecutivi per ciascuna parte.

La quantità di ferie dipende dalla durata del servizio. I dipendenti hanno diritto a 20 giorni se hanno meno di dieci anni di lavoro. Sono 26 giorni per chi ha almeno dieci anni. Le ferie per i lavoratori part-time sono adattate in base alle ore di lavoro, arrotondando fino a un giorno intero.

Sorprendentemente, anche l’istruzione contribuisce al periodo di servizio che determina il diritto alle ferie. Per esempio, un titolo di studio superiore equivale a otto anni di esperienza lavorativa.

Le ferie non utilizzate si accumulano all’anno successivo e devono essere fruite entro il 30 settembre. Il pagamento invece che la fruizione delle ferie è consentito solo se termina il rapporto di lavoro.

Giornate festive

I dipendenti in Polonia hanno diritto a 13 giorni festivi retribuiti ogni anno. Chi lavora durante una festività riceve un giorno di riposo compensativo o un pagamento supplementare del 100% per ogni ora lavorata.

Congedo per malattia in Polonia

I dipendenti in malattia ricevono l’80% del loro salario per i primi 33 giorni di malattia in un anno solare. Questa indennità è pagata dal datore di lavoro. Si aumenta al 100% se la malattia avviene durante la gravidanza o deriva da un incidente sul lavoro.

Dopo i primi 33 giorni, l’Istituto di Previdenza Sociale si fa carico del pagamento. Pagano l’80% della retribuzione di base per un massimo di 182 giorni consecutivi all’anno. Questo periodo include il periodo iniziale pagato dal datore di lavoro.

Congedo di maternità, paternità e parental

Il congedo di maternità in Polonia è tra i più progressisti al mondo.

Le dipendenti hanno diritto al congedo di maternità dopo il parto o l’adozione di un bambino di età inferiore a sette anni. Ricevono 20 settimane per un bambino, 31 settimane per i gemelli e fino a 37 settimane per cinque o più figli.

I genitori possono prendere due settimane di congedo di paternità retribuito entro 24 mesi dalla nascita o dall’adozione del bambino.

I genitori hanno diritto fino a 41 settimane (43 per i parti multipli) di congedo parentale retribuito dopo aver usufruito del congedo di maternità. Con una retribuzione del 70%, il congedo parentale può essere preso da uno o entrambi i genitori contemporaneamente, ma non oltre le settimane totali consentite.

Congedo speciale in Polonia

I lavoratori hanno diritto anche a congedi per eventi importanti nella vita familiare. Questo include matrimoni o funerali, con due giorni per eventi che coinvolgono membri stretti della famiglia, e un giorno per altri. Sono inoltre ammessi a congedo per comparizioni in tribunale, esami medici obbligatori o donazioni di sangue.

Procedure e linee guida per il licenziamento dei dipendenti in Polonia

In Polonia, il rapporto di lavoro può terminare in quattro modi:

1. Per accordo tra le parti,

2. Per una delle parti con preavviso,

3. Per una delle parti senza preavviso,

4. O quando scade la durata del contratto (per contratti di prova o a termine).

Indipendentemente da chi avvia la cessazione, la dichiarazione deve essere in forma scritta.

Quando il datore di lavoro avvia il licenziamento, deve informare il dipendente del suo diritto di ricorso presso il Tribunale del Lavoro. Al termine del rapporto di lavoro, il datore di lavoro deve fornire un Certificato di Occupazione. Deve anche cancellare il dipendente dal registro dell’ente previdenziale (ZUS). Il pagamento finale deve essere effettuato nel ciclo di paga successivo.

Licenziamento per accordo reciproco

Quando sia il datore di lavoro che il dipendente concordano di terminare il rapporto di lavoro, può essere avviato da entrambe le parti. La indennità di fine rapporto è obbligatoria se il datore di lavoro termina il contratto con preavviso o con accordo reciproco.

Licenziamento con preavviso

I dipendenti possono dimettersi in qualsiasi momento con preavviso, senza dover motivare. Tuttavia, gli assicuratori devono fornire motivazioni valide per licenziare un contratto a tempo indeterminato. Il pagamento al posto del preavviso non è ammesso.

Licenziamento senza preavviso

Il datore di lavoro può terminare il rapporto di lavoro senza preavviso se il dipendente è responsabile di comportamenti gravi, come grave inadempimento, commettere un reato confermato da sentenza giudiziaria o perdere una licenza di lavoro necessaria per legge.

Può anche terminare senza preavviso se il dipendente non può lavorare a causa di una malattia di durata superiore a tre mesi. Questo vale solo per i dipendenti con meno di sei mesi di servizio.

I dipendenti possono terminare senza preavviso in presenza di grave violazione di obblighi fondamentali del datore di lavoro. Oppure se il datore di lavoro si rifiuta di trasferirli in un’altra posizione quando questa risulta dannosa per la loro salute.

Protezione contro il licenziamento

Alcune categorie di dipendenti sono tutelate dal licenziamento con preavviso. Questa tutela riguarda chi usufruisce di:

1. Ferie, maternità, paternità o congedi non retribuiti;