Cos'è un Employer of Record?
Un Employer of Record (EOR) è un'entità terza che assume la responsabilità legale per l'assunzione, la gestione e il pagamento dei dipendenti. Fornisce un'alternativa ai modelli di impiego tradizionali permettendo alle aziende di esternalizzare payroll, risorse umane e altre attività amministrative associate all'impiego dello staff. Questo tipo di accordo può essere vantaggioso in determinate situazioni in cui le imprese necessitano di assistenza supplementare ma non possiedono la capacità o l'expertise per gestirla autonomamente. Il modello EOR è diventato sempre più popolare negli ultimi anni poiché più organizzazioni cercano modi per ridurre i costi mantenendo comunque servizi di qualità. Esternalizzando queste responsabilità, i datori di lavoro possono concentrarsi sulle attività core del business senza preoccuparsi di questioni di conformità o di employee management. Inoltre, possono beneficiare anche dell'accesso a pool di talenti specializzati non disponibili attraverso metodi tradizionali come Agenzie di Recruitment o job board.
A livello più basilare, un employer of record agisce come intermediario tra la società e i suoi dipendenti; si occupa di tutte le pratiche burocratiche correlate, inclusi contratti, tasse e amministrazione delle prestazioni, così che i datori di lavoro non abbiano troppi problemi nel gestirli direttamente – questo rende tutto più facile per entrambe le parti coinvolte in qualsiasi situazione! L’EOR si occupa tipicamente di tutto, dall'onboarding dei nuovi assunti fino alla risoluzione del rapporto, se necessario – assicurandosi che tutte le leggi pertinenti siano rispettate in ogni fase, contribuendo così a tutelare gli interessi di tutti/i coinvolti/e, oggi e sempre!
Un punto importante da notare è che, anche se ci sono molti vantaggi nell’utilizzare un fornitore di servizi Employer of Record – bisogna sempre ricordare che, in ultima analisi, rimani responsabile delle proprie azioni/decisioni prese all’interno della propria organizzazione, indipendentemente dall’assistenza esterna ricevuta. Prima di tutto, è fondamentale che qualsiasi decisione presa durante questo processo rifletta positivamente su chi lavora sotto la tua supervisione e controllo diretto, per favore grazie mille, gentilmente, yup yep, assolutamente!
In conclusione: Comprendere come funziona un Employer of Record rispetto agli accordi di Common Law Employment è una conoscenza essenziale oggigiorno, specialmente considerando che viviamo in tempi in cui la tecnologia avanza rapidamente ogni singolo giorno, richiedendo di adattarsi in fretta per stare al passo con il nostro ambiente in continuo cambiamento, dai dintorni più vicini fino a quelli più lontani, spesso in luoghi completamente diversi, ancora una volta nuovi, freschi, e così via…
Cos’è un Employer di Common Law?
Un Employer di Common Law è un tipo di datore di lavoro stabilito tramite l’applicazione dei principi di common law. Questo significa che un individuo o un'organizzazione può essere considerato un Employer di Common Law se soddisfa determinati criteri, come fornire salari e benefici ai dipendenti, avere controllo sul loro ambiente di lavoro e sulle loro attività, e essere responsabile di eventuali tasse correlate all’impiego. A differenza di un Employer of Record (EOR), che viene tipicamente utilizzato da aziende che esternalizzano i servizi di payroll ad un’altra società o fornitore terzo, un Employer di Common Law non ha questa stessa configurazione. Invece, si basa su metodi tradizionali come contratti tra datore di lavoro e dipendente per stabilire il rapporto tra loro.
Di conseguenza, non si stipulano accordi formali alla creazione di un rapporto di Employment di Common Law; entrambe le parti devono comunque concordare tutti i termini prima di iniziare a lavorare insieme. Gli employer di common law si differenziano inoltre dagli EOR anche nel modo in cui gestiscono i diritti dei dipendenti in base a labor laws: mentre gli EOR possono offrire alcune protezioni contro discriminazioni basate su razza o genere durante i processi di assunzione, a causa degli obblighi contrattuali stabiliti dall’accordo con il fornitore di outsourcing; gli employer di common law non offrono queste protezioni poiché non c’è alcun contratto coinvolto nella creazione del rapporto di impiego stesso. Inoltre, a differenza degli EOR, che possono fornire copertura assicurativa per gli infortuni dei lavoratori tramite il loro fornitore di servizi, gli employer di common law devono ottenere polizze assicurative separate per ciascun dipendente, rendendo più costoso il processo rispetto all’utilizzo di soluzioni esternalizzate, che può risultare proibitivo per molte aziende con budget ristretti.
Oltre alle differenze legali relative ai diritti e responsabilità dei lavoratori, un'altra distinzione chiave tra assumere qualcuno tramite uno dei due metodi riguarda le questioni fiscali: mentre la maggior parte dei paesi richiede alle organizzazioni che utilizzano soluzioni di Employer of Record di pagare le tasse alla fonte – cioè con le detrazioni applicate direttamente sulle retribuzioni prima di trasferire i fondi all’estero – coloro che impiegano personale tramite accordi “comuni” frequentemente devono affrontare ulteriori obblighi fiscali a fine anno, a seconda delle normative locali e delle giurisdizioni applicabili.
In definitiva, sebbene entrambi i modelli di assunzione offrano vantaggi e svantaggi rispettivi, la decisione su quale percorso adottare dipende in larga misura da fattori quali il budget disponibile, i risparmi desiderati, il livello di conformità richiesto e altri aspetti…
Vantaggi dell'Employer of Record
Utilizzare un Employer of Record (EOR) per assumere dipendenti può rappresentare un ottimo modo per le aziende di risparmiare tempo e denaro. Un EOR è una società terza che si assume la responsabilità di assumere, gestire e pagare i dipendenti per conto di un'altra impresa. Questa configurazione presenta diversi vantaggi rispetto all’uso di un common law employer, come il miglioramento della conformità alle leggi sul lavoro, la riduzione del carico amministrativo, risparmi sui costi di tasse payroll e premi assicurativi, accesso a pool di talenti globali senza dover creare entità o uffici all’estero.
Uno dei principali vantaggi offerti da un EOR è l’aumento della conformità alle normative locali sul lavoro. Esternalizzando la gestione dei dipendenti a un fornitore esperto specializzato in questo campo, i datori di lavoro possono assicurarsi di rispettare tutte le leggi applicabili, evitando multe o sanzioni costose legate a problemi di non conformità. L’EOR si occupa anche di tutte le pratiche burocratiche legate all'onboarding, compresi controlli di background e altri documenti necessari, semplificando notevolmente il processo rispetto a quello di gestire direttamente le specifiche richieste normative di ogni paese.
Un altro beneficio derivante dall’impiego di un EOR è la riduzione del carico amministrativo complessivo, poiché non bisogna preoccuparsi di creare entità legali separate in ogni giurisdizione di operatività, né di gestire individualmente le obbligazioni fiscali di ogni singolo dipendente. Quello che si fa, tutto passa attraverso un punto centrale, rendendo più semplice l’espansione internazionale senza dover dedicare risorse ingenti in anticipo e mantenendo il pieno rispetto delle norme fin dal primo giorno!
L’uso di un Employer of Record genera anche importanti risparmi sui costi, grazie alla capacità di ridurre sia i costi diretti, come tasse payroll e premi assicurativi, sia quelli indiretti, come quelli legati ai processi di setup: ad esempio, evitando ore di ricerca su what bisogna fare per conformarsi legalmente in vari paesi, e scegliendo di lavorare con qualcuno che conosce già bene le normative locali. Questo comporta meno sforzi complessivi e maggiore precisione, risparmiando tempo e denaro nel lungo periodo!
Infine, ma non meno importante, utilizzare servizi di providers esterni permette alle organizzazioni di accedere a un vasto pool di talenti globali, che altrimenti potrebbero essere inaccessibili se si cercasse di reclutare solo a livello locale. Questo non solo favorisce l’apertura a opportunità inesplorate, ma può anche portare a una forza lavoro più diversificata e ricca di varie competenze, grazie alla possibilità di scegliere tra un numero elevato di candidati disponibili con pochi clic…
Svantaggi dell'Employer of Record
Per quanto riguarda l’assunzione di dipendenti, i datori di lavoro hanno due opzioni principali: Employer of Record (EOR) e Employer di Common Law. Pur essendo entrambi efficaci in determinate situazioni, ci sono alcuni svantaggi legati all’uso di un EOR che vanno considerati prima di prendere una decisione definitiva. In questo post analizzeremo i principali svantaggi dell’assumere qualcuno tramite un EOR invece di un employer di common law.
Il primo svantaggio è il costo; mentre molte aziende trovano attraenti i costi iniziali di setup rispetto a quelli associati alla creazione di un'impresa tradizionale, spesso non considerano i costi a lungo termine, come le tariffe aggiuntive per servizi come la gestione del payroll o l’amministrazione dei employee benefits, che possono aumentare nel tempo e far lievitare i costi totali relativi ai contratti di lavoro gestiti da un fornitore di EOR. Inoltre, dato che la maggior parte dei provider applica tariffe either su base oraria o a progetto, e non fisse, si rischia di spendere di più se le esigenze cambiano durante il contratto a causa di circostanze impreviste (cambi di staff, nuove mansioni, ecc.).
Un altro grande limite riguarda la mancanza di controllo; poiché tutti gli aspetti relativi alla gestione dei dipendenti sono affidati a un fornitore esterno che non ha relazione diretta con l’azienda, risulta difficile esercitare qualsiasi tipo di controllo sul modo in cui le attività si svolgono quotidianamente. Ad esempio, se si devono apportare modifiche rapide alle politiche aziendali, la risorsa limitata disponibile tramite il fornitore esterno potrebbe non offrire sufficiente flessibilità, e si rischiano costi extra o rallentamenti nel processo decisionale.
Inoltre, a seconda del tipo di accordo stipulato, anche se la responsabilità finale ricade sull’azienda, questa rimane legalmente obbligata a rispettare i termini contrattuali, anche senza un vero e proprio accordo diretto, limitando di fatto la possibilità di negoziazione.
Un ulteriore problema riguarda la conformità: anche se fornitori affidabili si impegnano a rispettare le normative di legge relative alle condizioni di lavoro, alla sicurezza e alla disciplina del lavoro, queste norme variano molto tra paesi e giurisdizioni. Ciò aumenta il rischio di errori non intenzionali e sanzioni costose, specialmente con assunzioni internazionali dove più normative competono simultaneamente.
Infine, a livello di complessità legale, la gestione delle questioni HR è spesso delicata: è altamente raccomandato verificare tutto accuratamente per evitare sorprese alla fine, poiché il rischio di incorrere in conseguenze serie di non conformità alle normative è molto alto.
Come si può vedere, nonostante i vantaggi dell’affidarsi a un’azienda specializzata in servizi di Employment of Record, ci sono molti svantaggi di cui tener conto, per proteggere al meglio gli interessi dell’organizzazione in ogni passo!
Confronto tra Employer of Record e Employer di Common Law
Per quanto riguarda l’assunzione di dipendenti, i datori di lavoro hanno due opzioni: Employer of Record (EOR) e Employer di Common Law. Entrambi i metodi offrono vantaggi e svantaggi che devono essere valutati attentamente prima di decidere quale adottare.
Il modello EOR prevede un accordo in cui il datore di lavoro stipula un contratto con un fornitore terzo che diventa responsabile di tutti gli aspetti dell’impiego, inclusi tasse payroll, amministrazione dei benefits, assicurazione contro gli infortuni e altri aspetti di conformità alle leggi del lavoro. Questo tipo di rapporto può portare benefici come il risparmio di costi grazie alla riduzione del carico amministrativo; tuttavia, presenta anche alcuni svantaggi, tra cui la perdita di controllo sulle performance o sul comportamento dei dipendenti, dato che sono impiegati legalmente da un’altra entità. Inoltre, a seconda delle leggi statali, potrebbe essere necessario rispettare determinate normative per mantenere valido l’accordo di EOR, quindi è sempre consigliato consultare un consulente legale prima di stipulare tali accordi.
D’altro canto, i datori di lavoro di common law assumono direttamente la responsabilità sui propri dipendenti fin dal primo giorno, senza affidarsi a servizi esterni o a terzi come nel modello EOR. Sebbene questa opzione richieda più sforzo iniziale, specialmente se si vogliono usufruire di crediti fiscali specifici, può anche offrire una maggiore flessibilità nella gestione delle risorse umane e un controllo più diretto sul funzionamento complessivo dell’attività, poiché nessun ente esterno interverrà durante le operazioni ordinarie ora o in futuro.
Il principale svantaggio di essere classificati come employer di common law è che potrebbero emergere costi aggiuntivi a causa di minore accesso alle risorse offerte tramite accordi di outsourcing tipici dei modelli EOR di oggi—sebbene questi costi possano essere mitigati attraverso le deduzioni fiscali appropriate durante l’anno fiscale. In definitiva, entrambe le soluzioni hanno i loro vantaggi e svantaggi e la scelta migliore dipende dalle esigenze specifiche, dal budget e dagli obiettivi di conformità e gestione.
In conclusione, Employer of Record (EOR) e Employer di Common Law sono due soluzioni valide per le imprese che assumono personale. Gli EOR possono aiutare a ridurre i costi e facilitare l’accesso a talenti specializzati, ma potrebbero mancare di controllo sulle operazioni quotidiane o essere soggetti a errori di conformità derivanti da normative variabili. Al contrario, gli employer di common law assumono la responsabilità diretta sui propri dipendenti ma richiedono più impegno e spese maggiori. La decisione finale deve sempre basarsi su una valutazione accurata di entrambi gli approcci, tenendo conto del budget, degli obiettivi di risparmio, del livello di conformità richiesto e delle esigenze operative, per stare al passo con il cambiamento rapido delle leggi sul lavoro di oggi.
