Cos'è un Employer of Record?
Un Employer of Record (EOR) è un'entità terza che assume la responsabilità legale per l'assunzione, la gestione e il pagamento dei dipendenti per conto di un'azienda. Invece di creare una funzione HR e payroll interna in ogni sede o di configurare una entità locale, le aziende possono esternalizzare compiti amministrativi e di conformità chiave a un EOR.
Questo accordo è particolarmente utile quando un'azienda ha bisogno di un supporto extra ma manca della capacità o delle competenze locali per gestire autonomamente l'amministrazione del lavoro. Delegando responsabilità come payroll, documentazione HR e conformità, i datori di lavoro possono concentrarsi sulle priorità aziendali fondamentali senza essere troppo coinvolti da questioni di employee management.
A livello di base, un Employer of Record funge da mediatore tra l'azienda e i suoi dipendenti. L'Employer of Record solitamente gestisce contratti di lavoro e documentazione correlata, elaborazione della busta paga e ritenute fiscali, amministrazione dei benefici, onboarding e offboarding, e supporto alla conformità durante tutto il ciclo di vita del dipendente. Supporta comunemente onboarding e le terminazioni quando necessario, aiutando a garantire che i processi corretti siano seguiti in ogni fase.
Un aspetto importante da tenere presente è che, mentre un Employer of Record può ridurre il carico operativo e aiutare nei processi di conformità, la tua organizzazione rimane comunque responsabile delle proprie decisioni e azioni. Per questo motivo è essenziale scegliere un accordo e un fornitore che siano in linea con i tuoi standard e responsabilità.
Ad esempio, un'azienda che desidera assumere nella regione del Golfo potrebbe non essere pronta ad istituire subito una entità legale completa. In Qatar, lavorare con un Employer of Record Qatar può aiutarli a testare il mercato, rimanere conformi alla legislazione locale sul lavoro e gestire payroll e benefici per il personale locale.
Che cos'è un Employer di Common Law?
Un Employer di Common Law è una relazione di lavoro stabilita tramite principi di diritto comune. In termini semplici, un individuo o un'organizzazione può essere considerato un Employer di Common Law quando paga salari e fornisce benefici, controlla l'ambiente di lavoro e le attività quotidiane, e si assume la responsabilità delle tasse relative all'impiego.
A differenza di un Employer of Record (EOR), un Employer di Common Law non esternalizza la relazione di lavoro a un fornitore terzo. Al contrario, si basa su metodi tradizionali come accordi diretti tra datore di lavoro e dipendente per definire la relazione.
Una differenza chiave riguarda come vengono gestiti gli obblighi e i diritti dei dipendenti ai sensi leggi sul lavoro. Con una struttura di Employer di Common Law, responsabilità come conformità, benefici e assicurazioni generalmente ricadono direttamente sull'azienda anziché essere amministrate tramite un fornitore di servizi. Ad esempio, la copertura per l’indennità dei lavoratori potrebbe dover essere organizzata separatamente secondo le politiche aziendali.
Anche la gestione fiscale può differire. In molte giurisdizioni, le organizzazioni che utilizzano soluzioni Employer of Record possono avere le tasse detratte alla fonte, mentre gli accordi di tipo comune possono coinvolgere considerazioni fiscali aggiuntive a seconda delle regole e dei tempi locali.
In definitiva, entrambi i modelli possono funzionare. Ciò che conta è scegliere l'approccio che meglio risponde alle tue esigenze di conformità, budget e capacità operativa.
Vantaggi dell'Employer of Record
Utilizzare un Employer of Record può aiutare le aziende a risparmiare tempo e a ridurre la complessità amministrativa, soprattutto quando si assume in più sedi. Poiché l'Employer of Record si assume responsabilità chiave relative all'impiego, le aziende possono muoversi più rapidamente mantenendo l'organizzazione.
Un grande vantaggio è il miglioramento del supporto alla conformità. Esternalizzando l'amministrazione dell’impiego a un fornitore esperto nelle normative locali, i datori di lavoro possono ridurre il rischio di costosi errori di conformità. L'Employer of Record gestisce anche di norma la documentazione collegata all'onboarding, come controlli sui precedenti e documenti richiesti, in base alle normative locali.
Un altro vantaggio è la riduzione del carico amministrativo. Gestire payroll, tasse e processi HR in più paesi può diventare rapidamente complesso. Un Employer of Record centralizza gran parte di questo lavoro, consentendo alle aziende di espandersi a livello internazionale senza dover dedicare risorse interne significative fin dall’inizio.
Si possono anche ottenere risparmi sui costi. Un Employer of Record può ridurre sia i costi diretti che quelli indiretti, in particolare quelli legati a ricerca, configurazione e processi di conformità in giurisdizioni sconosciute. Collaborare con un fornitore che già conosce i requisiti può ridurre il tempo dedicato alla risoluzione di problemi e aiutare a evitare errori evitabili.
Infine, un Employer of Record può facilitare l’accesso ai talenti. Supportando l’assunzione in più location, il modello permette di raggiungere candidati che normalmente non sarebbero accessibili tramite il reclutamento locale. Questo può rendere più facile costruire team diversificati e distribuiti.
Svantaggi dell'Employer of Record
Sebbene i servizi di Employer of Record offrano vantaggi significativi, non sono adatti a tutte le aziende o situazioni. Prima di scegliere questo modello, vale la pena considerare alcuni limiti comuni.
Un punto debole è il costo nel lungo periodo. Sebbene i costi di configurazione dell'Employer of Record possano sembrare allettanti rispetto a diventare un datore di lavoro tradizionale in nuove sedi, le spese continuative possono sommarsi. I costi possono includere servizi come la gestione payroll e l'amministrazione dei benefici dei dipendenti. Inoltre, molti fornitori addebitano tariffe basate su un modello orario o a progetto piuttosto che una tariffa fissa, il che può generare incertezza sui costi se le esigenze cambiano.
Un altro limite riguarda il controllo quotidiano ridotto. Poiché la relazione di lavoro è gestita tramite un terzo, alcuni datori di lavoro ritengono di avere meno influenza su come vengono gestiti determinati processi. Se sono necessarie modifiche rapide alle policy o workflow altamente personalizzati, un fornitore esterno potrebbe essere meno flessibile di un team interno, soprattutto se le modifiche richiedono costi aggiuntivi o tempi di risposta.
Le limitazioni contrattuali possono essere un ulteriore fattore. A seconda dell’accordo, la tua azienda potrebbe essere vincolata da termini specifici anche se le circostanze cambiano. Ciò può ridurre lo spazio per negoziare successivamente e limitare la rapidità con cui si può modificare l’accordo avviato.
La complessità della conformità esiste ancora. Fornitori affidabili di Employer of Record si impegnano a seguire le normative sul lavoro applicabili, ma i quadri legali variano molto tra paesi e regioni. Quando sono coinvolte più giurisdizioni, il rischio di malintesi o errori può aumentare, potenzialmente portando a multe o sanzioni. Per questo motivo, molte aziende preferiscono rivedere internamente le decisioni chiave di conformità piuttosto che fare affidamento esclusivamente sul fornitore.
Confronto tra Employer of Record e Employer di Common Law
Quando si assumono dipendenti, le aziende spesso scelgono tra due modelli: Employer of Record e Employer di Common Law. Entrambi possono funzionare bene, ma comportano compromessi che sono importanti a seconda dei tuoi obiettivi.
Con un Employer of Record, un fornitore terzo diventa responsabile delle attività principali di gestione del lavoro. Questo di solito include tasse e detrazioni sulla payroll, amministrazione dei benefici, copertura assicurativa per gli infortuni sul lavoro e processi di conformità relativi alle leggi sul lavoro. Questo può ridurre il carico amministrativo e supportare un’assunzione più rapida in più sedi. Tuttavia, poiché i dipendenti sono tecnicamente impiegati da un'altra entità, i datori di lavoro possono sentirsi meno direttamente coinvolti in alcuni processi di impiego. In alcune aree, possono anche esserci requisiti legali aggiuntivi per garantire che l’accordo di Employer of Record rimanga valido, quindi è consuetudine consultare un avvocato prima di stipulare un accordo.
Con il modello di Employer di Common Law, l’azienda assume una responsabilità diretta fin dal primo giorno. Questo approccio può offrire un maggiore controllo su politiche e operazioni quotidiane, oltre a una maggiore flessibilità in come sono strutturati i processi di impiego. Il contro è che spesso richiede più sforzo iniziale e continuo, soprattutto nella gestione della conformità in diverse giurisdizioni. Possono anche emergere costi aggiuntivi, poiché non si ha accesso al supporto amministrativo integrato offerto dai modelli di outsourcing.
Conclusione
Employer of Record e Common Law Employment sono entrambe opzioni valide per assumere dipendenti, ma rispondono a esigenze diverse.
Un Employer of Record può aiutare a ridurre il carico di lavoro amministrativo e a espandere l’accesso a pool di talenti più ampi, ma potrebbe comportare costi più elevati nel lungo periodo e una minor influenza diretta su alcuni processi. Un approccio di Employer di Common Law offre un controllo più diretto e flessibilità, ma di solito richiede più impegno interno e può portare a una maggiore complessità e costi, soprattutto attraverso più giurisdizioni.
Se stai valutando i pro e i contro di un setup di Employer of Record rispetto a un Employer di Common Law, inizia mappando le tue priorità relative a budget, velocità, capacità di conformità e quanto desideri mantenere sotto controllo interno. Se vuoi, condividi dove intendi assumere e la dimensione del team, e ti aiuterò a riflettere su quale modello si adatta meglio alla tua situazione.
