Conformità al GDPR post-Brexit: il UK GDPR e l'EU GDPR

GDPR è la legge europea sulla privacy e sulla sicurezza dei dati. Essa stabilisce un insieme di regole per la raccolta e l'uso dei dati personali dei cittadini dell'UE, sia per le aziende dell'UE che per quelle straniere.

GDPR copre le regole principali per la raccolta e l'uso dei dati personali. Richiede che la tua azienda sia equa e trasparente su come utilizza i dati raccolti dai tuoi clienti. Dovresti anche raccogliere e usare i dati solo per scopi di cui hai informato la tua base clienti.

Le linee guida GDPR si applicano anche alla conservazione dei dati personali e regolano per quanto tempo puoi conservarli e come mantenerli protetti. La sicurezza dei dati implica l'uso di misure tecniche come la crittografia e l'autenticazione a due fattori. Include anche misure organizzative come la formazione del personale e la limitazione dell'accesso ai dati.

Il Regno Unito, prima della Brexit, era anch'esso soggetto al GDPR. Tuttavia, dopo la Brexit, il Regno Unito ha creato un proprio insieme di regole per il GDPR. Ora è comunemente chiamato UK GDPR.

Quindi, è importante capire cos’è l’UK GDPR se vuoi raccogliere e usare i dati dei cittadini britannici. Vediamo come si differenzia dal GDPR dell’UE e quali sono le leggi e regolamenti che governano i dati nel Regno Unito.

Cos’è l’EU GDPR?

L’EU GDPR è una legge sulla protezione dei dati entrata in vigore nel 2018 nell’UE. La legge mira a dare agli individui il controllo sui propri dati personali. Inoltre, responsabilizza le aziende su come usano e conservano i dati dei clienti. È anche un aspetto importante della gestione internazionale delle buste paga, quindi è fondamentale familiarizzare con le sue regolamentazioni.

L’EU GDPR ha sette regole e responsabilità chiave che ogni azienda deve seguire. Queste includono:

1. Legalità, correttezza e trasparenza

Il GDPR richiede che: "i dati personali siano trattati in modo lecito, corretto e trasparente." La tua azienda deve avere una buona ragione per usare i dati di qualcuno. Potrebbe essere il consenso della persona, un bisogno legale o un interesse legittimo.

Non puoi raccogliere dati semplicemente perché è conveniente. Il GDPR richiede una motivazione legale, e devi essere chiaro e onesto con i tuoi clienti sul motivo per cui ne hai bisogno.

2. Limitazione dello scopo

Quando la tua azienda raccoglie dati personali, devi avere uno scopo specifico e usarli solo per quello. Devi anche informare i clienti del motivo della raccolta e avere documenti che spieghino l’uso previsto. È importante rivedere regolarmente il trattamento dei dati. Quando necessario, aggiornare prontamente documenti e procedure.

3. Minimizzazione dei dati

Secondo il GDPR, le aziende devono raccogliere solo i dati necessari. Raccogliendo meno dati, riduci il rischio di problemi in caso di violazione dei dati. Ciò impone di non chiedere informazioni non necessarie, ma solo quelle indispensabili per uno scopo specifico.

4. Accuratezza

I dati che raccogli devono essere accurati e aggiornati. Se qualcuno ti comunica che le sue informazioni sono cambiate, devi aggiornarle. Ciò significa controllare e correggere regolarmente i dati per garantirne la correttezza.

5. Limitazione della conservazione

Non conservare i dati personali più a lungo del necessario. Una volta che non ti servono più per lo scopo per cui sono stati raccolti, dovresti eliminarli o anonimizzarli. Questo assicura che le informazioni delle persone non siano conservate per sempre, il che potrebbe essere rischioso.

6. Integrità e riservatezza (Sicurezza)

Devi proteggere i dati personali da perdita, furto o accesso non autorizzato. Ciò include l’uso di password robuste, la crittografia dei dati e l’assicurarsi che solo alcune persone possano vedere o usare i dati. In caso di violazione dei dati, devi segnalarla entro 72 ore per minimizzare i danni.

7. Responsabilità

Le organizzazioni devono assumersi la responsabilità dei dati che raccolgono. Devono anche dimostrare di rispettare le regole GDPR. Ciò significa avere politiche chiare, formare il personale e poter mostrare come proteggono i dati. Se c’è un alto rischio di problema con i dati, devono condurre una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) per individuare e risolvere eventuali problemi prima che si verifichino.

Questa legge rende anche difficile alle aziende ingannare i consumatori con linguaggi confusi o vaghi. Garantisce che le aziende notifichino ai visitatori del sito che stanno raccogliendo i loro dati.

Sotto il GDPR, clienti e utenti devono dare un consenso esplicito a questa raccolta di informazioni. I siti devono chiedere il consenso facendo clic su un pulsante o con altre azioni. Inoltre, i siti devono notificare prontamente se i dati personali vengono compromessi a causa di una violazione.

Infine, la legge impone anche una valutazione della sicurezza dei dati del sito. Determina anche se l’azienda deve assumere un Data Protection Officer (DPO). In alcuni casi, un membro del personale esistente può svolgere questo ruolo.

Cos’è l’UK GDPR?

L’UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) è la legge del Regno Unito che regola la protezione dei dati. È basata sull’EU GDPR e condivide molte somiglianze. Il GDPR post-Brexit del Regno Unito mantiene i valori fondamentali dell’EU GDPR, garantendo il mantenimento degli standard di protezione dei dati.

In quali casi si applica l’UK GDPR?

Una delle principali differenze tra UK GDPR e EU GDPR riguarda la loro applicabilità. L’EU GDPR si applica a tutte le organizzazioni, sia all’interno che all’esterno dell’UE. Ogni azienda che vuole raccogliere e trattare i dati dei cittadini dell’UE deve rispettare l’EU GDPR, indipendentemente dalla sede.

D’altra parte, l’UK GDPR ha un’applicazione molto più ristretta. Si applica a qualsiasi azienda che raccoglie dati personali di cittadini britannici. Si applica alle aziende registrate nel Regno Unito e anche a quelle fuori dal Regno Unito.

Le aziende che raccolgono dati sia da cittadini UK che EU devono rispettare sia l’EU GDPR che l’UK GDPR.

Chi sono le Autorità di Regolamentazione competenti?

Le autorità di regolamentazione che applicano le regole GDPR differiscono.

In EU, ogni paese deve istituire uno o più organismi di regolamentazione che supervisionino e facciano rispettare le regole GDPR. Questi sono chiamati Autorità di Controllo.

Oltre a almeno un’Autorità di Controllo in ogni paese membro, il GDPR dell’UE è anche regolato dal European Data Protection Board (EDPB). Il consiglio assicura che tutti i paesi membri applichino il GDPR in modo coerente. Risolve anche eventuali controversie tra di loro. L’EDPB promuove inoltre la cooperazione tra le diverse Autorità di Controllo.

Nel Regno Unito, l’autorità di regolamentazione che governa, supervisiona e applica l’UK GDPR è l’Information Commissioner’s Office (ICO). L’ICO ha funzioni simili a quelle di un’Autorità di Controllo. Il Dipartimento per la Scienza, l’Innovazione e la Tecnologia del Regno Unito sponsorizza l’operato dell’ICO.

Qual è la differenza tra UK GDPR e EU GDPR?

Ci sono diverse differenze tra UK GDPR e EU GDPR. Le prime due, applicabilità e autorità di supervisione, sono trattate in dettaglio. Tuttavia, ci sono altre differenze che un’azienda che raccoglie dati di clienti sia nel Regno Unito che nell’UE dovrebbe considerare.

L’UK GDPR è adattato al quadro giuridico del Regno Unito

Poiché l’EU GDPR copre più paesi sotto un’unica normativa, la sua legge ha riferimenti alle istituzioni dell’UE. L’UK GDPR localizza questo alle istituzioni del paese.

L’EU GDPR si concentra su tutti i paesi sotto la sua giurisdizione. L’UK GDPR delinea i processi di cooperazione tra le istituzioni del Regno Unito e dell’UE.

La maggior parte degli standard di protezione dei dati sono gli stessi in EU e UK GDPR, ma ci sono alcune differenze. L’UK GDPR prevede esenzioni per alcune autorità pubbliche. Impone anche l’obbligo di nominare un Data Protection Officer. Il Regno Unito ha inoltre requisiti più severi per le notifiche di violazione dei dati rispetto all’UE.

Trasferimenti di dati personali

I trasferimenti di dati personali nell’UE sono molto più semplici sotto l’EU GDPR. In sostanza, l’EU GDPR considera tutti i paesi sotto la sua giurisdizione come un unico mercato. Ciò significa che le aziende dell’UE possono trasferire dati tra paesi UE, purché rispettino i principi di protezione dei dati.

La Brexit ha portato il Regno Unito a essere considerato una giurisdizione separata ai fini dell’EU GDPR, simile a Canada o USA. Di conseguenza, sono state adottate più salvaguardie per il trasferimento di dati tra le due entità. Per esempio, le aziende che trasferiscono dati nel Regno Unito potrebbero dover usare clausole standard di protezione dei dati o regole aziendali vincolanti per mantenere i dati sicuri.

Differenze per i rappresentanti

Un’altra differenza significativa riguarda come queste due leggi trattano i rappresentanti. L’EU GDPR richiede che le aziende di paesi terzi che raccolgono dati personali dei propri cittadini abbiano un rappresentante nel paese in cui raccolgono i dati.

Il Regno Unito richiede un rappresentante, ma non è necessario che sia situato nel Regno Unito. Come l’EU GDPR, questo rappresentante funge da punto di contatto. Il suo obiettivo principale è garantire una cooperazione fluida tra l’organizzazione e le autorità regolatorie competenti. Tuttavia, il Regno Unito non richiede una presenza locale.

Le aziende che operano sotto entrambi i GDPR potrebbero dover stabilire rappresentanti separati a seconda delle giurisdizioni coinvolte.

Meccanismi OSS

Le aziende che seguono l’EU GDPR spesso si preoccupano di dover interagire con molte Autorità di Controllo. Tuttavia, l’EU GDPR prevede un meccanismo chiamato OSS, che permette un processo più snello per le aziende.

Il meccanismo OSS consente alle aziende di trattare con una sola Autorità di Controllo. Rimane comunque aperto il processo di consultazione con altre Autorità di Controllo se la situazione lo richiede.

L’UK GDPR non prevede tali disposizioni, essendo localizzato in un solo paese. L’Information Commissioner’s Office (ICO) è l’unica autorità equivalente. È responsabile di tutte le decisioni relative all’UK GDPR.

Modifiche e aggiornamenti

Il processo di modifica e aggiornamento del GDPR varia anche. Con l’EU GDPR, tutte le modifiche avvengono tramite il processo legislativo dell’UE. È un processo che coinvolge decisioni collettive e vari organismi regolatori.

L’UK GDPR è sotto il governo del Regno Unito. Il governo ha l’autorità di apportare modifiche e aggiornamenti al GDPR. Pur cercando di mantenere un alto livello di sicurezza dei dati come quello offerto dall’EU GDPR, può modificarlo indipendentemente.

Sanzioni e multe

L’ultima differenza riguarda le sanzioni e le multe. Sia l’EU GDPR che l’UK GDPR possono decidere di multare le aziende che ignorano le regole con importi fissi o con una percentuale del fatturato annuo. La cifra dipende da quale sia più alta.

Sotto l’EU GDPR, le aziende possono essere multate fino a €10 milioni, o al 2% del fatturato annuo per infrazioni minori. Per infrazioni più gravi, la multa può arrivare fino a €20 milioni, o al 4%.

L’UK GDPR riconosce infrazioni di diversa entità. Le infrazioni minori sono multate con £8.700.000, o al 2%. Quelle più gravi possono costare fino a £17.500.000, o al 4%.

Considerazioni sulla conformità e sfide

Navigare tra EU GDPR e UK GDPR può essere complesso, quindi le aziende devono conoscere bene le differenze. Ecco alcune sfide che potresti incontrare:

1. Applicabilità doppia

Sebbene ci siano molte somiglianze, è importante considerare entrambe le normative quando si crea la politica di sicurezza dei dati. Le aziende che operano sia nel Regno Unito che nell’UE devono assicurarsi che le pratiche di protezione dei dati rispettino entrambi gli standard.

2. Trasferimenti di dati

Poiché non ci sono termini concordati sui trasferimenti di dati tra UK e UE, dovresti cercare di implementare un meccanismo di trasferimento dati appropriato. Potrebbe significare creare regole aziendali vincolanti o affidarsi a clausole contrattuali standard.

3. Requisiti diversi

Ci sono differenze significative tra i due GDPR, quindi è importante comprenderle. Quando raccogli dati da cittadini UK e UE, devi rispettare entrambi e considerare le loro differenze per mantenere la conformità.

4. Maggiore responsabilità

Il motivo principale per seguire il GDPR potrebbe essere che vuoi che i tuoi clienti e utenti si fidino di te. Per altre aziende, è per evitare sanzioni pesanti. Se questo è importante per te, devi pianificare e assumerti la responsabilità sotto entrambi i GDPR.

Perché è importante essere conformi sia all’EU GDPR che all’UK GDPR?

Come detto, è fondamentale rispettare entrambe le normative se raccogli dati da residenti UK o UE.

Uno dei motivi principali per seguire il GDPR nella tua azienda è che ti permette di costruire fiducia con i clienti. Promuove anche trasparenza e buona comunicazione. Una buona comunicazione e fiducia sono vantaggiose per la reputazione della tua attività.

Il GDPR può anche aiutarti a semplificare i processi di protezione e raccolta dei dati. Con il suo focus sulla raccolta solo dei dati necessari, può guidare la tua azienda verso le migliori pratiche di sicurezza e conservazione. Questo ti aiuterà a evitare di raccogliere e gestire dati inutili e a risparmiare su processi complessi e costosi.

Tuttavia, il beneficio più grande per le aziende è mantenere la conformità alla legge. In altre parole, aiuta a evitare sanzioni e multe pesanti. Se i tuoi clienti sono insoddisfatti di come gestisci i loro dati, potrebbero intraprendere azioni legali contro di te.

Nel Regno Unito, le sanzioni per non conformità al GDPR arrivano fino a £17,5 milioni. Nell’UE, le multe possono arrivare fino a €20 milioni.

Best practice per le aziende che navigano tra UK GDPR e EU GDPR

Come azienda che deve rispettare entrambi i GDPR, ci sono alcune best practice da seguire per mantenere la conformità. Ovviamente, ci sono differenze significative a seconda del tipo di attività, ma in generale dovresti:

1. Comprendere approfonditamente le differenze tra UK e EU GDPR

2. Determinare se la tua attività richiede la conformità a entrambi o solo a uno dei due.

3. Implementare tutte le misure di protezione dei dati necessarie, in linea con le raccomandazioni delle normative GDPR.

4. Infine, rivedere e aggiornare regolarmente le politiche di sicurezza dei dati e rimanere aggiornato su eventuali modifiche al GDPR.

Se non sei sicuro di quale GDPR si applichi alla tua azienda e al tuo settore, puoi anche considerare di assumere esperti per gestirlo al meglio. Consulta le autorità competenti per assicurarti che la tua attività sia conforme all’UK GDPR, all’EU GDPR o a entrambi, se necessario.

FAQ

L’UK segue ancora l’EU GDPR?

L’UK segue l’UK GDPR, che condivide molte somiglianze con l’EU GDPR. Se sei un’azienda che opera nel Regno Unito ma raccoglie dati su clienti dell’UE, dovrai comunque rispettare l’EU GDPR.

Quali sono i 7 principi del GDPR nel Regno Unito?

I sette principi del GDPR nel Regno Unito sono: Legalità, correttezza e trasparenza, Limitazione dello scopo, Minimizzazione dei dati, Accuratezza, Limitazione della conservazione, Integrità e riservatezza, e Responsabilità.

L’UK GDPR si applica solo ai cittadini UK?

Sì, l’UK GDPR si applica ai cittadini del Regno Unito. Ogni azienda deve rispettare i requisiti dell’UK GDPR quando tratta i dati dei residenti UK.

Cosa si considera consenso conforme al UK GDPR?

Il consenso conforme al UK GDPR deve essere espresso in modo chiaro e senza ambiguità. Deve coinvolgere gli utenti e i visitatori del sito cliccando su un opt-in. È severamente vietato usare caselle di opt-in pre-selezionate. Inoltre, i siti devono prevedere opzioni di consenso “granulari” per diverse modalità di trattamento.