Cos'è un Employer of Record?

Cos'è un Employer of Record? Un employer of record (EOR) è un'organizzazione terza che assume la responsabilità legale per l'assunzione, la gestione e il pagamento dei dipendenti. Fornisce alle aziende accesso a talenti senza dover affrontare l'onere amministrativo associato ai modelli di impiego tradizionali. Questa tipologia di accordo può essere vantaggiosa in situazioni in cui le aziende necessitano di personale aggiuntivo ma non dispongono delle risorse o dell'infrastruttura necessarie per gestionarli direttamente. Inoltre, permette ai datori di lavoro di esternalizzare alcuni aspetti delle loro operazioni HR come l'elaborazione delle buste paga e la conformità fiscale, mantenendo comunque il controllo sulla gestione delle performance dei dipendenti e altre funzioni chiave. Il concetto di EOR esiste almeno dall'inizio del XX secolo, quando grandi aziende iniziarono a esternalizzare le esigenze di manodopera all’estero per ridurre i costi e aumentare l’efficienza. Oggi, molte organizzazioni adottano questo modello come parte della loro strategia di forza lavoro globale, grazie alla sua flessibilità e al potenziale di risparmio rispetto a soluzioni di staffing più tradizionali come il lavoro diretto o le workforce contrattuali.

Comprendere perché un datore di lavoro potrebbe scegliere un EOR rispetto a un datore di lavoro di common law è importante per ogni azienda che voglia espandere le sue capacità di forza lavoro oltre ciò che può gestire internamente. Un EOR offre diversi vantaggi rispetto a un datore di lavoro di common law tra cui:

• Responsabilità ridotta – La società non assume obblighi legali relativi all’impiego dei lavoratori; queste responsabilità ricadono sul fornitore terzo che si assume la piena responsabilità di tutte le leggi applicabili riguardanti salari, tasse, benefici, ecc.
• Risparmio sui costi – Sfruttando le economie di scala attraverso servizi condivisi tra più clienti, il costo complessivo per lavoratore può essere inferiore rispetto a quello di assunzioni indipendenti con contratti diversi. Inoltre, ci possono essere riduzioni significative nelle spese generali associate alla ricerca di nuove assunzioni ogni volta che se ne necessita.
• Flessibilità – Le aziende possono facilmente aumentare o ridurre il personale a seconda della domanda senza doversi preoccupare di impegni a lungo termine o di costosi pacchetti di liquidazione nel caso siano necessarie eventuali riduzioni di personale. Inoltre, usando contractors indipendenti invece di dipendenti permanenti, le aziende possono evitare problemi come pagamenti per ferie, congedi per malattia, ecc., che altrimenti richiederebbero documentazione extra e sforzi amministrativi da parte dei team interni.
• Maggiore rapidità / efficienza – Come accennato sopra, poiché molto meno sforzo viene dedicato a onboarding e offboarding del personale tramite processi di terze parti, le procedure tendono a essere più rapide, permettendo alle aziende di completare i progetti più velocemente e minimizzando i disagi causati da frequenti cambiamenti nella struttura del team.

In conclusione, comprendere come i datori di lavoro si differenzino tra quelli classificati come “common law” vs “Employer of Record” aiuterà la tua impresa a rimanere conforme sia legalmente che finanziariamente quando si tratta di decisioni relative a future espansioni...

La Differenza tra Employer of Record e Employer di common law

Quando si tratta di assumere dipendenti, i datori di lavoro devono capire la differenza tra un employer of record e un employer di common law. Sebbene entrambi siano responsabili di fornire servizi legati all'impiego come la gestione delle buste paga, l’amministrazione dei benefici e la conformità alle leggi e regolamenti applicabili, ci sono differenze chiave che li distinguono. Un Employer of Record (EOR) è definito come un’organizzazione o individuo terzo che si assume responsabilità per tutti gli aspetti relativi a gestione dei dipendenti, inclusi reclutamento, processi di onboarding, elaborazione delle buste paga/obblighi di dichiarazione fiscale e altre attività amministrative legate alla gestione del personale. L’EOR assume la responsabilità legale riguardo a eventuali problemi derivanti dalle proprie azioni mentre agisce per conto dell’azienda che rappresenta. Questo tipo di accordo permette alle aziende di esternalizzare alcune funzioni HR senza avere il controllo diretto su tali attività o assumersi ulteriori responsabilità. D’altro canto, i Common Law Employers (CLEs) hanno il pieno controllo sulle loro decisioni relative alla forza lavoro, il che include il reclutamento diretto di nuove assunzioni nel loro modello aziendale anziché tramite un fornitore esterno come un servizio EOR; ciò significa che i CLEs assumono piena responsabilità per tutti i rischi potenziali legati all’impiego di individui all’interno della propria organizzazione, inclusi l’adempimento fiscale e i pagamenti, oltre a garantire conformità alle varie leggi e regolamenti sul lavoro a livello locale dove richiesto dalla legge.

Inoltre, i CLE saranno comunque responsabili se qualcosa dovesse andare storto durante il rapporto di lavoro a causa di negligenza o cattiva condotta da parte di uno dei due coinvolti (dipendente/datore di lavoro). In termini di obblighi legali, ogni tipologia ha requisiti diversi: un EOR tipicamente gestisce tutta la documentazione necessaria quando si introduce qualcuno nel team, ma non si occupa di come si gestiscono i dipendenti una volta assunti – questo significa che occorre comunque assicurarsi che vengano implementati programmi di formazione adeguati e che siano seguite politiche e procedure corrette durante tutto il periodo di impiego sotto contratto. Al contrario, un CLE è responsabile di tutto ciò che riguarda la gestione del dipendente, dalla fase di reclutamento iniziale fino alla risoluzione del rapporto; questo include la redazione dei contratti, la gestione di tasse/deductions delle buste paga, ecc., oltre a garantire che la legislazione rilevante venga rispettata in base alla giurisdizione.

In sintesi: osservando attentamente queste due opzioni, si notano importanti differenze principalmente riguardo al livello di autonomia dato alle parti coinvolte, ovvero: potrebbe essere più vantaggioso affidarsi all’offshoring di funzioni tramite un’entità terza nota come ‘Employer Of Record’ oppure optare per il tradizionale modello di ‘Common Law Employment’. La decisione finale dovrebbe basarsi su cosa si adatta meglio alle esigenze specifiche della situazione attuale!

I vantaggi di Employer of Record

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I Vantaggi di Employer of Record: Una Guida Completa

Quando si tratta di gestire le buste paga e altri compiti correlati all’impiego, le aziende hanno alcune opzioni. Una delle più popolari è l’uso di un employer of record (EOR). Un EOR offre alle imprese accesso a professionisti esperti in grado di gestire tutti gli aspetti relativi alla gestione dei dipendenti, inclusa l’elaborazione delle buste paga, la dichiarazione fiscale, l’amministrazione dei benefit e altro ancora. Questo tipo di servizio offre numerosi vantaggi per le aziende che desiderano risparmiare tempo e denaro, riducendo al contempo le responsabilità legali. In questa guida completa esploreremo i numerosi benefici che derivano dall’utilizzo di un servizio di employer of record.

Risparmio di tempo & efficienza

Un grande vantaggio associato all’impiego di un EOR è l’aumento di efficienza in termini di risparmio di tempo. Esternalizzando queste funzioni a un fornitore terzo come una società di EOR o PEO (Professional Employment Organization), i datori di lavoro possono concentrarsi sulle operazioni principali senza preoccuparsi di task amministrativi come l’elaborazione delle buste paga o questioni di conformità relative a tasse o leggi sul lavoro — che possono essere processi complessi e tediosi se gestiti internamente da personale non specializzato. Inoltre, poiché la maggior parte dei fornitori offre soluzioni automatizzate, richiedono spesso un minimo intervento da parte dei datori di lavoro, rendendoli più facili da gestire rispetto a un processo manuale all’interno dell’organizzazione stessa.

Riduzione dei costi & mitigazione del rischio

Un altro grande vantaggio dell’utilizzo di servizi forniti tramite un programma di Employer Records è la riduzione dei costi grazie alla capacità di mitigare i rischi associati a diverse violazioni delle leggi sul lavoro. Poiché la maggior parte dei programmi include qualche forma di copertura assicurativa di responsabilità, eventuali sanzioni derivanti da non conformità sarebbero probabilmente coperte dalla polizza anziché a carico dell’azienda, risparmiando notevolmente in caso di situazioni che richiedano la difesa contro reclami riguardanti salari, ore lavorate, straordinari, ecc.

Inoltre, poiché la maggior parte dei costi legati all’assunzione di nuovo personale viene gestita tramite le tariffe applicate dal fornitore invece che pagate direttamente dalle aziende clienti, si ottiene un’ulteriore beneficio economico evitando di sostenere spese generali tipiche di recruiting, formazione, onboarding, ecc.

Accesso a competenze e risorse

Un altro importante beneficio di lavorare con team di esperti professionisti riguarda la comprensione delle normative in evoluzione che governano l’ambiente lavorativo attuale. Avere qualcuno competente a rispondere a domande, fornire consulenza e mantenere aggiornate le proprie conoscenze è una risorsa inestimabile, specialmente per piccole e medie imprese che potrebbero mancare delle risorse dedicate esclusivamente a questa attività, garantendo che tutto funzioni in conformità con gli standard stabiliti dalle agenzie governative come il Department of Labor, l’Internal Revenue Service, l’Occupational Safety and Health Administration, e altri.

Processi snelliti

Infine, un’ultima caratteristica importante riguarda i processi snelliti grazie all’utilizzo di sistemi tecnologici progettati per semplificare il flusso di lavoro, facilitando la vita di tutte le parti coinvolte. Per esempio, alcune piattaforme permettono agli utenti di monitorare i progressi, le candidature presentate, lo stato delle posizioni aperte, e di visualizzare rapidamente le performance individuali come le presenze e i livelli di produttività. Bastano pochi clic per tenere tutto sotto controllo in tempo reale, invece di affidarsi a metodi manuali, documenti cartacei o software obsoleti che richiedono tempi lunghi per portare a termine semplici compiti che potrebbero essere completati molto più velocemente su piattaforme digitali.

Come si può vedere, ci sono molte ragioni per cui scegliere i servizi di impiego offerti tramite programmi di Records sono una scelta vantaggiosa. Considera questa opzione in base alla dimensione, alla portata e alle specifiche esigenze della tua impresa, sia essa una grande multinazionale o un’attività individuale: investire in strumenti e persone giuste aumenta le probabilità di successo, riduce i rischi di errori costosi lungo il percorso.

I rischi di Employer of Record

Quando si tratta di assumere dipendenti, le aziende devono essere consapevoli dei rischi associati all’uso di un Employer of Record (EOR). Un EOR è un’entità terza che assume la responsabilità legale e finanziaria di pagare salari e tasse. Sebbene questa configurazione possa offrire molti benefici, ci sono anche potenziali responsabilità che i datori di lavoro devono considerare prima di impegnarsi in un simile accordo. Il rischio più rilevante riguarda la conformità alle leggi locali, statali e federali. Quando si lavora direttamente come Employer di common law (CLE), le aziende hanno il pieno controllo sui processi di payroll dei propri dipendenti, potendo così garantire la conformità in ogni momento. Tuttavia, esternalizzando queste responsabilità a un EOR, possono verificarsi lacune nella conoscenza o comprensione delle normative applicabili, portando a problemi di non conformità in futuro. Ciò potrebbe tradursi in sanzioni pesanti da parte delle agenzie governative o addirittura in accuse penali nel caso di violazioni gravi derivanti da negligenza o illecito intenzionale, riguardanti norme e regolamenti sul lavoro in determinate giurisdizioni.

Un altro rischio importante legato all’utilizzo di un Employer of Record riguarda la protezione dalla responsabilità contro reclami di ex dipendenti insoddisfatti o ritenuti ingiustamente trattati durante il rapporto di lavoro — indipendentemente dal fatto che il datore di lavoro fosse effettivamente responsabile di qualche illecito. In alcuni casi, i tribunali hanno disposto contro i CLE, anche se non coinvolti direttamente, perché non hanno adottato misure adeguate per proteggersi da eventuali cause legali derivanti dall’attività del loro partner EOR. Pertanto, è essenziale capire come ogni provider gestisce le dispute tra le parti, così da sapere esattamente quale copertura viene fornita nel caso qualcosa vada storto durante la gestione del personale tramite servizi di terze parti.

Per ridurre i rischi nell’interazione con enti esterni come gli EOR, è buona prassi stipulare accordi contrattuali chiari che definiscano le aspettative di entrambe le parti prima di avviare una collaborazione commerciale. Questi documenti devono includere clausole relative alle condizioni di pagamento, ai metodi di risoluzione delle controversie, alle indennità, ecc. È inoltre consigliabile verificare approfonditamente i riferimenti e le credenziali dei potenziali partner, controllare licenze e autorizzazioni ove necessario, per ottenere una visione più chiara della qualità del servizio offerto e della reputazione nell’industria e tra clienti e colleghi. Questo aiuta a minimizzare il rischio di incorrere involontariamente in problemi legali o di esporre l’azienda a rischi inutili.

Come scegliere un Employer of Record

Quando si decide di scegliere un Employer of Record (EOR), le aziende devono considerare vari fattori. Dall’esperienza e competenza del fornitore, alla sua capacità di rispettare le normative in molteplici giurisdizioni, ci sono molte variabili chiave da valutare nella selezione di un EOR. Il primo passo è valutare l’esperienza e la professionalità dei potenziali provider. È importante che le aziende, alla ricerca di una soluzione EOR, optino per uno con un approfondito know-how in diritto del lavoro in diversi paesi o regioni. Ciò aiuterà a evitare problemi legali futuri dovuti alla non conformità e a garantire che tutti i dipendenti ricevano benefici adeguati secondo le normative locali. È altresì consigliabile preferire fornitori con una lunga storia operativa—idealmente più di 10 anni—cosicché si possa avere fiducia nel fatto che le esigenze del business saranno soddisfatte in modo efficace e efficiente da professionisti esperti che sanno come meglio servire gli interessi dei clienti, sia ora che in futuro.

Un altro aspetto importante da considerare è l’efficienza dei costi; mentre un servizio di alta qualità può avere un prezzo più elevato, non è necessario stravolgere il budget, soprattutto se le risorse sono limitate—specialmente in periodi come quelli attuali, segnati dalle restrizioni imposte dalla pandemia di Covid-19. È preferibile cercare soluzioni con tariffe competitive che offrano supporto per attività come l’elaborazione delle buste paga, l’assistenza nell’onboarding o la consulenza su questioni di immigrazione, permettendo così all’azienda di ottenere il massimo valore senza gravare troppo sulle risorse finanziarie.

Le aziende devono anche valutare se il fornitore offra servizi aggiuntivi oltre alla semplice gestione delle buste paga, come l’accesso a strumenti software HR, consulenza per questioni di immigrazione, assistenza nelle dichiarazioni fiscali, e così via. Questi extra possono rivelarsi fondamentali, a seconda delle operazioni specifiche dell’organizzazione.

Inoltre, verificare se il fornitore disponga di servizi clienti disponibili 24/7 tramite telefono, email o chat, è un dettaglio importante per garantire che eventuali dubbi su pagamenti, contratti o altre attività amministrative possano essere risolti tempestivamente, indipendentemente dal fuso orario.

Infine, è fondamentale leggere attentamente termini, condizioni e clausole prima di firmare un contratto con un employer of record; leggere i documenti con cura e familiarizzare con dettagli riguardanti i programmi di pagamento, le politiche di cancellazione e altri aspetti rilevanti, per avere un quadro completo delle responsabilità di ciascuna parte e delle aspettative prima di formalizzare l’accordo.

Considerando tutti questi aspetti, le aziende saranno in grado di scegliere l’opzione più adatta alle loro esigenze specifiche, al budget e alle possibilità di crescita, garantendosi comunque un livello elevato di servizi professionali che mantengano il funzionamento fluido ed efficiente dell’organizzazione.

In conclusione, un Employer of Record (EOR) offre alle aziende un modo economico e flessibile di accedere a talenti senza il peso dei modelli di impiego tradizionali. Questo modello presenta numerosi vantaggi quali la riduzione della responsabilità legale, i risparmi sui costi, la flessibilità e l’accelerazione dei processi e dell’efficienza. Tuttavia, è fondamentale che i datori di lavoro comprendano la differenza tra EOR e Employer di common law, inclusi i rispettivi ruoli di gestione del personale. Quando si sceglie un fornitore EOR, è importante valutarne l’esperienza in diverse regioni, i servizi aggiuntivi offerti come strumenti HR o consulenza per immigrazione, e tutto ciò che possa aiut