Come assumere e pagare Contractors in Spagna

Assumere contractors in Spagna è una mossa intelligente per startup e team HR. Offre loro un accesso flessibile al talento. Tuttavia, le leggi sul lavoro spagnole per autónomos (contractor autonomi) sono uniche. È importante seguire attentamente queste regole. Errori possono portare a problemi legali come errato inquadramento del contractor, multe o problematiche fiscali.

In questa guida, copriremo tutto ciò di cui hai bisogno per assumere contractors in Spagna e pagarli correttamente. Spiegheremo chi è qualificato come contractor, come coinvolgerli legalmente, e gli obblighi fiscali e previdenziali. Discuteremo anche i termini di pagamento tipici, i rischi di errato inquadramento, e consigli per rimanere conformi, specialmente per team internazionali. Cercheremo di mantenere un tono informale e diretto, con riferimenti alle normative spagnole per supporto.

Chi Qualifica come Contractor (Autónomo) in Spagna?

In Spagna, un autónomo è una persona autonoma o contractor indipendente. Ciò significa che lavora per profitto in modo autonomo, offrendo servizi o prodotti indipendentemente. Operano fuori dal controllo di un singolo datore di lavoro. Una definizione della legge sul lavoro spagnola afferma:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

In termini più semplici, i contractor gestiscono il proprio lavoro: di solito stabiliscono i propri orari, usano i propri strumenti, e lavorano per più clienti. A differenza dei lavoratori subordinati, chiamati trabajadores por cuenta ajena, che seguono un contratto aziendale, i contractor lavorano sotto un contratto civile o commerciale per servizi.

Differenze chiave tra un contractor e un dipendente in Spagna includono:

• Indipendenza: I contractor lavorano con un alto livello di autonomia. Non sono controllati o gestiti come i dipendenti. Potrebbero progettare un sito web quando vogliono, mentre un dipendente designer deve rispettare il piano e le linee guida aziendali.

• Nessun benefit di busta paga: I contractor non ricevono i benefici tipici benefici dei dipendenti come ferie retribuite, malattia, o indennità di licenziamento. Non sono nello stipendio aziendale; invece, invoano per ciò che fanno.

• Rischio finanziario e strumenti: Un autónomo di solito fornisce i propri strumenti o attrezzature e si assume i rischi finanziari del proprio lavoro. Spesso devono acquistare materiali o formazione loro stessi.

• Più clienti: Molti contractor hanno diversi clienti contemporaneamente, il che supporta il loro status di indipendenti. Tuttavia, la legge spagnola riconosce “autónomo dependiente” (TRADE), un contractor economicamente dipendente che guadagna più del 75% del suo reddito da un cliente principale. Un TRADE è comunque un contractor, ma necessita di un apposito contratto scritto con quel cliente principale (ne parleremo più avanti).

Se qualcuno in Spagna lavora come un dipendente — seguendo orari aziendali, ricevendo istruzioni, e senza reale indipendenza — chiamarlo “contractor” può essere fuorviante. La legge può considerarlo un dipendente, anche se invoa come freelance. Questa è la nota situazione di “falso autónomo” che gli ispettori del lavoro spagnoli monitorano. Discuteremo i rischi di errato inquadramento e ispezioni del lavoro più avanti, ma ricorda: solo i veri lavoratori indipendenti qualificano come contractors.

Come Assumere Legalmente un Contractor in Spagna

Una volta trovato un professionista che agisce come contractor indipendente (autónomo), come si coinvolge legalmente il suo servizio? L’assunzione di un contractor in Spagna differisce dall’assunzione di un dipendente. Ecco i passaggi e requisiti principali:

1. Usa un contratto adeguato per servizi (Contrato Mercantil): Non si utilizza un contratto di lavoro per un contractor. Invece, si firma un accordo civile o commerciale – spesso chiamato contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Questo contratto definisce l’ambito del lavoro, le consegne, le modalità di pagamento, e la natura indipendente della relazione. Deve indicare che non esiste alcuna relazione lavorativa (relación laboral), e il contractor è responsabile delle proprie tasse e contributi previdenziali. Per un TRADE (contractor dipendente), la legge spagnola richiede un contratto scritto e la registrazione presso il servizio pubblico di lavoro. Assicurati che l’accordo sia scritto per proteggere entrambe le parti, e valuta una versione bilingue (spagnolo/inglese) se una delle parti non parla spagnolo.

2. Verifica la registrazione del contractor (stato di autónomo): In Spagna, il contractor deve registrarsi presso le autorità fiscali (Agencia Tributaria) e la Previdenza Sociale prima di iniziare a lavorare. Come azienda committente, conferma che abbia fatto questa registrazione:

• Registrazione presso Agenzia delle Entrate: Il contractor deve registrarsi usando il Modelo 036 o 037 (moduli di registrazione fiscale) con l’Agenzia Tributaria.

  Questo informa l’ufficio fiscale sulla sua attività commerciale (via codice IAE – Impuesto de Actividades Económicas). La maggior parte dei freelancer utilizza il modello semplificato 037. Questo step consente di ottenere un CIF/NIF come autónomo e di iscriversi all’IVA (IVA) se applicabile. Suggerimento: puoi chiedere una copia della registrazione con il modello 036/037 o del numero di partita IVA (NIF, spesso il DNI con lettera).

• Registrazione alla Social Security (RETA): Gli autónomos devono iscriversi nel Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA**), il sistema di previdenza sociale spagnolo per lavoratori autonomi. Questo si fa online tramite il portale della Seguridad Social (Import@ss) ed è obbligatorio prima che inizino a lavorare. Durante l’iscrizione, il freelance sceglie una base contributiva (che influenza la quota mensile di previdenza sociale) e seleziona un fondo mutualistico (mutua) che copre infortuni sul lavoro e malattie. L’azienda committente non gestisce questa parte, ma dovresti verificare che il tuo contractor abbia un numero di previdenza sociale e sia “alta” (attivo) nel RETA. Potrebbero mostrarti un documento che conferma la registrazione.

3. Concordare l’ambito e i termini nel rispetto della legge: Assicurati che il lavoro del contractor sia realmente un progetto o servizio indipendente. Definisci chiaramente le consegne o i servizi. Se l’accordo inizia ad assomigliare a un rapporto di lavoro (ad esempio orario fisso presso il tuo ufficio, uso di attrezzature aziendali, lavoro sotto stretta supervisione), pausa – potresti aver bisogno di assumere un dipendente o modificare i termini. Nella cornice legale spagnola, la sostanza della relazione conta più della etichetta. Progetta la collaborazione come un progetto o consulenza. Il contratto di servizi dovrebbe anche includere clausole su riservatezza, proprietà intellettuale (chi possiede il prodotto del lavoro), e termini di cessazione, se necessario.

4. Considera lo scenario Autónomo TRADE: Se il tuo contractor dedica la maggior parte del suo tempo al tuo progetto e guadagna almeno il 75% del suo reddito da te, potrebbe essere classificato come Autónomo Dependiente (TRADE) secondo la legge spagnola. I contractor TRADE hanno uno status speciale con maggiori protezioni (come 18 giorni di ferie all’anno e specifici preavvisi di cessazione) e il contratto deve esplicitamente dichiarare che è TRADE e deve essere registrato presso le autorità. Questa situazione è rara per contractor realmente indipendenti, poiché molti cercano di lavorare con più clienti. Se sospetti che questa situazione possa applicarsi, consulta un avvocato del lavoro o un consulente per redigere correttamente il contratto.

In sintesi, per assumere un contractor in Spagna, assicurarsi che sia un’autentico autónomo, usare un contratto solido, e verificare che siano correttamente registrati. A differenza dell’assunzione di un dipendente, non è necessario registrarli nel tuo payroll o con la Previdenza Sociale. La relazione è tra azienda e altra azienda. Tuttavia, dovresti ricevere fatture da loro per i pagamenti (che vedremo dopo) e conservarle per la contabilità e le tasse.

(Per maggiori dettagli sulle norme sul lavoro spagnole e le distinzioni, puoi consultare la nostra guida [guida all'assunzione in Spagna)_

Obblighi fiscali e previdenziali di Contractors e Aziende

Assumere un autónomo in Spagna significa che sia il contractor che l’azienda hanno obblighi fiscali e previdenziali. La buona notizia è che le aziende non pagano tasse sul lavoro o contributi previdenziali per i veri contractor. Questi sono a carico del contractor. Tuttavia, le aziende potrebbero dover trattenere alcune tasse e dovrebbero conoscere la situazione fiscale generale. Ecco una sintesi:

Per il Contractor (Autónomo): Un contractor spagnolo deve gestire le proprie tasse e pagamenti previdenziali:

• Imposta sul reddito (IRPF): L’imposta sul reddito (IRPF) si applica ai guadagni del contractor. I freelance di solito effettuano pagamenti anticipati trimestrali a Hacienda o hanno i clienti che trattengono le tasse sulle fatture. La ritenuta fiscale standard è 15% sulle fatture di servizi professionali da parte di autónomos. Ciò significa che il contractor emette una fattura all’azienda, includendo una riga per la detrazione IRPF del 15% (se ha lavorato come freelance per più di 2 anni; i nuovi freelance possono applicare un’aliquota ridotta del 7%). La società committente trattiene il 15% e lo versa all’agenzia fiscale per conto del contractor. A fine anno, il contractor dichiara il reddito totale meno le spese nella dichiarazione e paga eventuali differenze. Importante: aziende straniere che assumono contractor spagnoli potrebbero non trattenere tasse italiane/spagnole. In questi casi, il contractor potrebbe dover gestire da solo i pagamenti trimestrali. È prudente chiarire questo nel contratto.

• IVA: La maggior parte dei contractor deve applicare IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido, IVA) sui servizi, poiché operano come aziende. L’aliquota standard in Spagna è 21%. La fattura di un autónomo generalmente aggiunge il 21% IVA ai propri compensi, salvo esenzioni o aliquote ridotte (alcune professioni godono del 10% o 0%). Se la tua azienda è registrata IVA in Spagna o nell’UE, di solito puoi detrarre questa quota come IVA INTRACOMUNITARIO. Le aziende non spagnole a volte incontrano il meccanismo del “reverse charge”, che complica le cose. I contractor presentano trimestralmente le dichiarazioni IVA per pagare l’IVA raccolto (meno IVA pagato sulle spese aziendali).

• Contributi previdenziali (quota mensile): I contractor spagnoli pagano una quota mensile di previdenza sociale (la cuota de autónomo) per coprire assistenza sanitaria, pensione, e altro. Questa quota è fissa, basata sulla base di contribuzione scelta e sulla fascia di reddito. Dal 2025, in Spagna sono stati introdotti scaglioni di contribuzione basati sul reddito. Ad esempio, un freelancer che guadagna meno di 670€ al mese potrebbe pagare circa 200€ al mese, mentre uno che guadagna oltre 6.000€ può arrivare a pagare fino a 590€. Questi importi vengono aggiornati annualmente in base ai guadagni. Il contractor deve pagare questa quota indipendentemente dal numero di clienti e di solito imposta un pagamento diretto alla Seguridad Social. Questi pagamenti sono costi principali da considerare nella definizione dei prezzi.

• Altri tributi: Alcuni freelancer pagano IAE (imposta di attività commerciali) se il volume di affari è elevato, ma la maggior parte degli autónomos sono esentati per limiti di reddito. Potrebbero anche pagare una tassa annuale di “autoimpiego” o licenze locali, ma variabile. Le tasse principali sono IRPF e IVA.

Per l’azienda che assume: Dalla prospettiva dell’azienda, assumere un contractor comporta meno obblighi rispetto all’assunzione di un dipendente, ma ci sono doveri fondamentali:

• Ritenute e dichiarazioni informative: Se la tua entità è in Spagna, in genere devi trattenere il 15% di IRPF sui pagamenti a professionisti autonomi spagnoli. Paga al contractor l’85% della fattura (più IVA completo), e il restante 15% lo versa a Hacienda. Poi devi compilare un modulo trimestrale (modelo 111) e un riepilogo annuale (modelo 190). Se non ricevi fattura o il contractor non è registrato, non pagarlo come “fornitore” senza chiarezza. Ogni pagamento per servizi deve essere documentato. Evita di pagare un contractor “in nero” senza fattura, perché non potresti dedurre quella spesa.

• Verifica i dettagli IVA: Controlla che la fattura del contractor includa il suo numero di partita IVA (NIF) e la corretta aliquota IVA. Se sei un’azienda spagnola, registrerai quella fattura nei tuoi registri IVA e potrai normalmente recuperare l’IVA. Se sei straniero, potresti non essere soggetto a IVA (ad esempio, se fuori dall’UE). La conferma di queste informazioni garantisce che entrambe le parti gestiscano correttamente IVA. Il contractor spagnolo saprà i propri obblighi, ma è bene capire perché alcune fatture hanno IVA e altre no.

• Nessun contributo previdenziale per l’azienda: Non paghi contributi previdenziali per un contractor puro. Non trattieni contributi dal suo pagamento, poiché questo non si applica alle transazioni B2B. Il contractor si occupa dei propri contributi RETA. Assicurati che sia davvero un contractor. Se successivamente le autorità accertano che fosse un dipendente, potresti essere responsabile dei contributi non versati e di sanzioni. (Discuteremo di questo rischio più avanti, nella sezione di errato inquadramento.)

• Fatture del contractor in contabilità: Tieni tutte le fatture dei contractors. Le aziende spagnole devono conservarle per almeno 5 anni (metà più pratico, 6 anni per i registri commerciali). Anche le startup straniere dovrebbero mantenere questa documentazione come prova di spese legittime, in caso di controllo fiscale spagnolo sui pagamenti a persone in Spagna.

In sintesi, il contractor gestisce le proprie dichiarazioni fiscali e i versamenti previdenziali, mentre l’azienda si occupa principalmente di trattenute (se applicabili) e di garantire una corretta documentazione delle fatture. Questa relazione è più semplice rispetto all’assunzione di un dipendente, motivo per cui molte aziende preferiscono assumere contractors in Spagna. Tuttavia, questa semplicità funziona solo se i limiti sono chiari; altrimenti, le responsabilità possono ricadere sull’azienda.

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Termini e Pratiche di Pagamento per Contractors in Spagna

Per quanto riguarda paghiare i contractors in Spagna, conoscere i termini di pagamento abituali è fondamentale. Questo ti ai