Come assumere e pagare Contractors in Spagna

Assumere contractors in Spagna è una mossa intelligente per startup e team HR. Offre loro un accesso flessibile al talento. Tuttavia, le leggi sul lavoro spagnole per autónomos (contractors self-employed) sono uniche. È importante seguire attentamente queste regole. Errori possono portare a problemi legali come errata classificazione del contractor, multe o questioni fiscali.

In questa guida, copriremo tutto ciò di cui hai bisogno per assumere contractors in Spagna e pagarli correttamente. Spiegheremo chi si qualifica come contractor, come coinvolgerli legalmente e gli obblighi fiscali e di sicurezza sociale. Discuteremo anche i termini di pagamento tipici, i rischi di errata classificazione e consigli per rimanere conformi, soprattutto per team internazionali. Puntiamo a mantenere un tono informale e diretto, con riferimenti alle normative spagnole a supporto.

Chi si Qualifica come Contractor (Autónomo) in Spagna?

In Spagna, un autónomo è una persona autonoma o contractor indipendente. Ciò significa che lavora per profitto in modo autonomo, offrendo servizi o prodotti indipendentemente. Operano al di fuori del controllo di un singolo datore di lavoro. Una definizione dalla legge sul lavoro spagnola afferma:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

In termini più semplici, i contractors gestiscono il proprio lavoro: di solito stabiliscono i propri orari, usano i propri strumenti e lavorano per più clienti. A differenza dei dipendenti (trabajadores por cuenta ajena), che seguono un contratto aziendale, i contractors lavorano sotto un contratto civile o commerciale per servizi.

Differenze chiave tra un contractor e un dipendente in Spagna includono:

• Indipendenza: I contractors lavorano con un alto livello di autonomia. Non sono controllati o gestiti come i dipendenti. Per esempio, un freelancer potrebbe progettare un sito web quando vuole, mentre un designer dipendente deve rispettare il calendario e le linee guida aziendali.

• Nessun beneficio in busta paga: I contractors non ricevono benefici tipici dei dipendenti come ferie retribuite, malattia, o indennità di fine rapporto. Non sono in payroll aziendale; invece, faturano per ciò che fanno.

• Rischio finanziario e strumenti: Un autónomo di solito fornisce i propri strumenti o attrezzature e assume i rischi finanziari del proprio lavoro. Spesso devono acquistare materiali o formazione da soli.

• Più clienti: Molti contractors hanno diversi clienti contemporaneamente, il che sostiene il loro status indipendente. Tuttavia, la legge spagnola riconosce “autónomo dependiente” (TRADE), un contractor economicamente dipendente che guadagna più del 75% del proprio reddito da un singolo cliente. Un TRADE è comunque un contractor, ma necessita di un contratto scritto speciale con quel cliente principale (ne parleremo più avanti).

Se qualcuno in Spagna lavora come un dipendente—ad esempio seguendo il calendario di un’azienda, ricevendo direttive e senza vera indipendenza—chiamarlo “contractor” è fuorviante. La legge può considerarlo un dipendente, anche se fattura come freelancer. Questa è la nota situazione di “falso autónomo” che gli ispettori del lavoro spagnoli monitorano. Discuteremo più avanti i rischi di errata classificazione e le ispezioni del lavoro in Spagna, ma ricorda: solo i veri lavoratori indipendenti qualificano come contractors.

Come Assumere Legalmente un Contractor in Spagna

Una volta trovato un professionista che agisca come contractor indipendente (autónomo), come coinvolgere legalmente i loro servizi? Assumere un contractor in Spagna differisce dall’assumere un dipendente. Ecco i passaggi chiave e i requisiti:

1. Usa un contratto adeguato per servizi (Contrato Mercantil): Non utilizzerai un contratto di lavoro per un contractor. Invece, firma un accordo civile o commerciale – spesso chiamato contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Questo contratto definisce l’ambito del lavoro, i deliverables, le condizioni di pagamento e la natura indipendente della relazione. Deve dichiarare che non esiste un rapporto di lavoro (relación laboral), e che il contractor è responsabile delle proprie tasse e sicurezza sociale. Per un TRADE (contractor dipendente economicamente), la legge spagnola richiede un contratto scritto e la registrazione presso il servizio pubblico di occupazione. Assicurati che l’accordo sia scritto per proteggere entrambe le parti e valuta una versione bilingue (spagnolo/inglese) se una delle parti non parla spagnolo.

2. Verifica la registrazione del contractor (stato di autónomo): In Spagna, il contractor deve registrarsi presso le autorità fiscali (Agencia Tributaria) e la Sicurezza Sociale prima di iniziare a lavorare. Come azienda committente, conferma che il contractor abbia fatto questa registrazione:

• Registrazione all’Agenzia delle Entrate (Hacienda): Il contractor deve registrarsi usando il Modelo 036 o 037 (moduli di registrazione fiscale) con l’Agenzia Tributaria​.
  Questo informa l’ufficio fiscale sulla loro attività commerciale (tramite un codice IAE – Impuesto de Actividades Económicas). La maggior parte dei freelancer utilizza il modello semplificato 037. Questo passo permette di ottenere un CIF/NIF come autónomo e di iscriversi all’IVA (IVA) se applicabile. Suggerimento: puoi chiedere una copia della registrazione Modelo 036/037 o del numero di partita IVA (NIF, spesso il loro DNI con lettera).

• Iscrizione alla Sicurezza Sociale (RETA): Gli autónomos devono iscriversi nel Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), il sistema di sicurezza sociale spagnolo per lavoratori autonomi. Questo si fa online tramite il portale della Seguridad Social (Import@ss) ed è obbligatorio prima che inizino a lavorare. Durante l’iscrizione, il freelancer sceglie una base di contribuzione (che influisce sulla quota mensile di sicurezza sociale) e seleziona un fondo mutualistico (mutua) che copre infortuni sul lavoro e malattie. La società committente non gestisce questa parte, ma dovresti verificare che il contractor abbia un numero di sicurezza sociale e sia “alta” (attivo) in RETA. I contractors possono mostrarti un documento che ne attesti la registrazione alla sicurezza sociale.

3. Concordare ambito e termini in conformità con la legge: Assicurati che il lavoro del contractor sia realmente un progetto o servizio indipendente. Definisci chiaramente i deliverables o servizi. Se l’accordo inizia a somigliare a un rapporto di lavoro (ad esempio orari fissi in ufficio, uso di attrezzature aziendali, supervisione stretta), metti in pausa – potresti dover assumere un dipendente o modificare i termini. Nel quadro legale spagnolo, la sostanza della relazione conta, non solo l’etichetta. Progetta la collaborazione come un progetto o consulenza. Il contratto di servizi dovrebbe anche includere clausole su riservatezza, proprietà intellettuale (chi possiede il prodotto del lavoro) e termini di cessazione, se necessario.

4. Considera lo scenario del Autónomo TRADE: Se il tuo contractor dedica la maggior parte del tempo al tuo progetto e guadagna almeno il 75% del suo reddito da te, potrebbe essere classificato come Autónomo Dependiente (TRADE) secondo la legge spagnola. I contractor TRADE hanno uno status speciale con protezioni aggiuntive (come 18 giorni di ferie all’anno e specifici preavvisi di cessazione) e il contratto deve dichiarare esplicitamente che sono TRADE e devono essere registrati presso le autorità. Questa situazione è rara per contractors realmente indipendenti, poiché la maggior parte cerca di lavorare con più clienti. Se sospetti che possa applicarsi, consulta un avvocato del lavoro o un consulente per redigere correttamente il contratto.

In sintesi, per assumere un contractor in Spagna, assicurati che sia un vero autónomo, utilizza un contratto solido e verifica che sia correttamente registrato. A differenza dell’assunzione di dipendenti, non devi registrarli nel tuo payroll o con la Sicurezza Sociale. La relazione è tra aziende. Tuttavia, dovrai ricevere fatture da loro per i pagamenti (che vedremo dopo) e conservarle per la contabilità e le tasse.

(Per ulteriori dettagli sulle norme sul lavoro in Spagna e le distinzioni, puoi consultare anche la nostra Guida all’assunzione in Spagna)

Obblighi fiscali e di sicurezza sociale per contractors e aziende

Assumere un autónomo in Spagna significa che sia il contractor che l’azienda hanno obblighi fiscali e di sicurezza sociale. La buona notizia è che le aziende non pagano tasse sul lavoro o contributi sociali per i veri contractors. Questi sono responsabilità del contractor. Tuttavia, le aziende potrebbero dover trattenere alcune tasse e devono comprendere la situazione fiscale complessiva. Analizziamo:

Per il Contractor (Autónomo): Un contractor spagnolo deve gestire autonomamente le proprie tasse e pagamenti di sicurezza sociale:

• Imposta sul reddito (IRPF): L’IRPF si applica ai guadagni del contractor. I freelancer di solito effettuano acconti trimestrali a Hacienda o hanno i clienti che trattengono le tasse sulle fatture. La ritenuta standard è 15% sulle fatture di servizi professionali da parte di autónomos. Ciò significa che il contractor emette una fattura alla società, includendo una voce per una detrazione IRPF del 15% (se ha lavorato come freelancer per oltre 2 anni; i nuovi freelancer possono applicare una riduzione al 7%). La società committente trattiene questa quota e la versa all’agenzia fiscale. Alla fine dell’anno, il contractor dichiara il reddito totale meno le spese e regola eventuali differenze. Importante: Le aziende straniere che assumono contractors spagnoli potrebbero non trattenere le tasse spagnole. In questi casi, il contractor potrebbe dover gestire da solo i pagamenti trimestrali. È consigliabile chiarirlo nel contratto.

• IVA (Imposta sul Valore Aggiunto): La maggior parte dei contractors deve applicare IVA (IVA) sulle proprie prestazioni, poiché operano come aziende. L’aliquota IVA standard in Spagna è 21%. Un’invoice di un autónomo di solito aggiunge il 21% di IVA ai propri compensi, salvo esenzioni o aliquote ridotte (alcune professioni hanno il 10% o 0%). Se la tua azienda è registrata IVA in Spagna o nell’UE, puoi generalmente detrarre questa come IVA input. Le aziende non spagnole a volte incontrano la regola del “reverse charge”, che complica le cose. I contractors presentano trimestralmente le dichiarazioni IVA per pagare l’IVA raccolta (meno l’IVA pagata sulle spese aziendali).

• Contributi di sicurezza sociale (quota mensile autónomo): I contractors spagnoli pagano una quota mensile di sicurezza sociale (cuota de autónomo) per coprire assistenza sanitaria, pensione e altro. Questa quota è fissa, basata sulla loro base di contribuzione scelta e sulla fascia di reddito. Dal 2025, in Spagna sono state introdotte fasce di reddito per i contributi degli autónomos. Per esempio, un freelancer con meno di 670€ al mese potrebbe pagare circa 200€ mensili, mentre chi guadagna oltre 6.000€ potrebbe arrivare a pagare fino a 590€. Questi importi si adeguano annualmente in base ai guadagni. Il contractor deve pagare questa quota indipendentemente dal numero di clienti e di solito imposta un addebito diretto con Seguridad Social. Questi pagamenti sono costi principali da considerare nella definizione delle tariffe.

• Altri tributi: Alcuni freelancer pagano IAE (imposta sulle attività commerciali) se i ricavi sono elevati, ma la maggior parte degli autónomos sono esenti per limiti di reddito. Possono anche pagare un’imposta annuale di autonomo nella loro regione o licenze locali, ma queste variano. Le principali tasse sono IRPF e IVA.

Per l’azienda committente: Dal lato aziendale, assumere un contractor comporta meno obblighi diretti rispetto all’assunzione di un dipendente, ma ci sono doveri fondamentali:

• Ritenute e dichiarazioni informative: Se la tua entità è in Spagna, generalmente devi trattenere il 15% IRPF sui pagamenti a professionisti indipendenti spagnoli. Paghi al contractor l’85% della fattura (più l’IVA completa), e il restante 15% lo versi a Hacienda per loro conto. Poi, devi presentare trimestralmente il modello 111 per versare le ritenute e un riepilogo annuale (modelo 190). Se non ricevi fattura o il contractor non è registrato, non pagarlo come “fornitore” senza chiarezza. Ogni pagamento per servizi deve essere documentato. Evita di pagare un contractor “in nero” senza fattura, perché non potresti dedurre quel costo.

• Verifica i dettagli IVA: Controlla che la fattura del contractor includa il loro numero di partita IVA (NIF) e l’IVA corretta. Se sei un’azienda spagnola, registrerai quella fattura nei tuoi registri IVA e potrai generalmente recuperare l’IVA. Se sei un’azienda straniera, potresti non essere addebitato di IVA (ad esempio se fuori dall’UE). Confermare questi dettagli assicura che entrambe le parti gestiscano correttamente l’IVA. Il contractor spagnolo conosce i propri obblighi, ma è utile capire perché alcune fatture hanno IVA e altre no.

• Nessun pagamento di contributi sociali da parte dell’azienda: Non paghi alcun contributo di sicurezza sociale per un contractor puro. Non trattieni contributi dal loro compenso, poiché questo non si applica alle transazioni B2B. Il contractor paga le proprie quote RETA. Assicurati che la persona sia effettivamente un contractor. Se le autorità successivamente decidono che era sostanzialmente un dipendente, potresti essere responsabile di contributi previdenziali non versati e multe. (Discuteremo di questo rischio nella sezione di errata classificazione.)

• Fatture del contractor in contabilità: Conserva tutte le fatture dei contractor. Le aziende spagnole devono conservarle per almeno 5 anni (e praticamente 6 anni per i registri commerciali). Anche le startup straniere dovrebbero mantenere queste registrazioni come prova di spese aziendali legittime, nel caso in cui le autorità fiscali spagnole chiedano chiarimenti sui pagamenti a persone in Spagna.

In sintesi, il contractor gestisce le proprie dichiarazioni fiscali e i pagamenti sociali, mentre l’azienda si occupa principalmente della ritenuta sul reddito (se applicabile) e di garantire fatture corrette. Questa relazione è tra aziende, ed è più semplice rispetto all’assunzione di un dipendente, motivo per cui le aziende preferiscono assumere contractors in Spagna. Ma questa semplicità funziona solo se i confini sono chiari; altrimenti, le responsabilità possono ricadere sull’azienda.

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