Come assumere e pagare Contractors in Spagna

Assumere contractors in Spagna è una mossa intelligente per startup e team HR. Offre un accesso flessibile al talento. Tuttavia, le leggi sul lavoro spagnole per autónomos (professionisti autonomi) sono uniche. È importante seguire attentamente queste regole. Errori possono portare a problemi legali come errata classificazione del Contractor, multe o questioni fiscali.

In questa guida, copriremo tutto ciò di cui hai bisogno per assumere contractors in Spagna e pagarli correttamente. Spiegheremo chi può essere qualificato come contractor, come coinvolgerli legalmente e i doveri fiscali e previdenziali. Discuteremo anche le condizioni di pagamento tipiche, i rischi di errata classificazione e consigli per rimanere conformi, specialmente per team internazionali. L’obiettivo è mantenerlo informale e diretto, con riferimenti alle normative spagnole per supporto.

Chi Qualifica come Contractor (Autónomo) in Spagna?

In Spagna, un autónomo è una persona autonoma o contratto indipendente. Questo significa che lavora per profitto in modo indipendente, offrendo servizi o prodotti. Operano al di fuori del controllo di un singolo datore di lavoro. Una definizione della legge sul lavoro spagnola dice:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad economica o profesional a título lucrativo.”*​

In termini più semplici, i contractor gestiscono il proprio lavoro: di solito stabiliscono i loro orari, usano i propri strumenti e lavorano per diversi clienti. A differenza dei dipendenti (trabajadores por cuenta ajena), che seguono un contratto aziendale, i contractor lavorano sotto un contratto civile o commerciale per servizi.

Differences chiave tra un contractor e un dipendente in Spagna sono:

• Indipendenza: I contractor lavorano con un alto livello di autonomia. Non sono controllati o gestiti come i dipendenti. Potrebbero progettare un sito web quando vogliono, mentre un dipendente designer deve rispettare il calendario e le linee guida aziendali.

• Nessun benefit di busta paga: I contractor non ricevono benefit tipici da dipendente come ferie pagate, malattia, o indennità di fine rapporto. Non sono in busta paga; invece, invoicano per ciò che fanno.

• Rischio finanziario e strumenti: Un autónomo di solito fornisce i propri strumenti o attrezzature e assume i rischi finanziari del lavoro. Spesso devono acquistare materiali o formazione da soli.

• Diversi clienti: Molti contractor hanno diversi clienti contemporaneamente, il che supporta il loro status indipendente. Tuttavia, la legge spagnola riconosce “autónomo dependiente” (TRADE), un contrattista economicamente dipendente che guadagna più del 75% del proprio reddito da un singolo cliente. Un TRADE è ancora un contractor, ma necessita di un contratto scritto speciale con quel cliente principale (più avanti ne parleremo).

Se qualcuno in Spagna lavora come un dipendente—ad esempio seguendo l’orario aziendale, ricevendo istruzioni e senza vera indipendenza—chiamarlo “contractor” può essere fuorviante. La legge può considerarlo un dipendente, anche se invoica come freelance. Questa è la ben nota situazione di “falso autónomo” che gli ispettori del lavoro spagnoli monitorano. Discuteremo i rischi di errata classificazione e le ispezioni del lavoro spagnole più avanti, ma ricorda: qualificano come contractor solo i lavoratori realmente indipendenti.

Come assumere legalmente un Contractor in Spagna

Una volta trovato un professionista da coinvolgere come contractor indipendente (autónomo), come lo coinvolgi legalmente? L’assunzione di un contractor in Spagna differisce da quella di un dipendente. Ecco i passaggi chiave e i requisiti:

1. Usare un contratto adeguato per servizi (Contrato Mercantil): Non utilizzerai un contratto di lavoro per un contractor. Puoi invece firmare un accordo civile o commerciale – spesso chiamato contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Questo contratto definisce l’ambito del lavoro, i risultati attesi, le condizioni di pagamento e la natura indipendente del rapporto. Dovrebbe affermare che non esiste un rapporto di lavoro (relación laboral), e che il contractor è responsabile delle proprie tasse e previdenza. Per un TRADE (contrattista dipendente economicamente), la legge spagnola richiede un contratto scritto e la registrazione presso il servizio pubblico dell’occupazione. Assicurati che l’accordo sia in forma scritta per tutelare entrambe le parti e valuta una versione bilingue (spagnolo/inglese) se una parte non parla spagnolo.

2. Verificare la registrazione del contractor (stato di autónomo): In Spagna, il contractor deve registrarsi con le autorità fiscali (Agencia Tributaria) e la Seguridad Sociale prima di iniziare. Come azienda che assume, verifica che abbia fatto questa registrazione:

• Registrazione all’Agenzia Tributaria: Il contractor deve registrarsi usando il Modelo 036 o 037 (moduli di registrazione fiscale). Questo informa l’ufficio delle tasse sulle attività (via codice IAE – categoria Impuesto de Actividades Económicas). La maggior parte dei freelancer utilizza il modello semplificato 037. Questo passo ottiene un CIF/NIF come autónomo e permette di iscriversi al VAT (IVA), se applicabile. Consiglio: puoi chiedere una copia della registrazione Modelo 036/037 o il numero di VAT (NIF, spesso il DNI con lettera).

• Iscrizione alla Social Security (RETA): Gli autónomos devono iscriversi nel Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA**), il sistema spagnolo di previdenza sociale per lavoratori autonomi. Si fa online tramite il portale Seguridad Social (Import@ss) ed è obbligatorio prima di iniziare a lavorare. Durante l’iscrizione, il freelancer sceglie una base contributiva (che influisce sulla quota mensile di previdenza sociale) e seleziona un fondo mutualistico (mutua) che copre incidenti sul lavoro e malattie. La società che assume non gestisce questa parte, ma dovresti verificare che il contractor abbia un numero di previdenza sociale e sia “alta” (attivo) in RETA. I contractor possono mostrarti un documento di conferma di questa registrazione.

3. Accordo su ambito e termini conformi alla legge: Assicurati che il lavoro del contractor sia davvero un progetto indipendente o servizio. Definisci chiaramente i risultati o i servizi. Se la relazione assomiglia a un impiego (ad esempio orario fisso presso la tua sede, uso di attrezzature aziendali, supervisione stretta), fermati – potresti aver bisogno di assumere un dipendente o di rivedere i termini. Nel quadro legale spagnolo, la sostanza della relazione conta più del label. Progetta la collaborazione come basata su progetto o consulenza. Il contratto di servizi dovrebbe includere anche clausole di riservatezza, proprietà intellettuale (chi possiede il lavoro prodotto) e condizioni di cessazione, se necessario.

4. Considerare lo scenario di Autónomo TRADE: Se il tuo contractor dedica la maggior parte del suo tempo al tuo progetto e riceve almeno il 75% delle sue entrate da te, può essere classificato come Autónomo Dependiente (TRADE) secondo la legge spagnola. I contractor TRADE hanno uno status speciale con maggiori protezioni (come 18 giorni di ferie all’anno e preavviso di cessazione) e il contratto deve esplicitamente dichiarare che sono TRADE e devono essere registrati presso le autorità. Questa situazione è rara per veri contractor indipendenti, dato che la maggior parte cerca di lavorare con più clienti. Se sospetti che potrebbe applicarsi, consulta un avvocato del lavoro o un consulente per redigere correttamente il contratto.

In sintesi, per assumere un contractor in Spagna, assicurati che siano un autentico autónomo, usa un contratto solido e verifica la registrazione corretta. A differenza dell’assunzione di dipendenti, non è necessario registrarli nel tuo payroll o con la Social Security. Il rapporto è tra azienda e azienda. Tuttavia, dovresti raccogliere le fatture per i pagamenti (che vedremo più avanti) e conservarle per i tuoi registri contabili e fiscali.

(Per dettagli sulle regole di lavoro spagnole e differenze, puoi consultare la nostra guida all'assunzione in Spagna)

Obblighi fiscali e previdenziali per i Contractor e le Aziende

Assumere un autónomo in Spagna significa che sia il contractor che l’azienda hanno doveri fiscali e previdenziali. La buona notizia è che le aziende non pagano tasse di lavoro o contributi sociali per veri contractor. Questi sono a carico del contractor. Tuttavia, le aziende potrebbero dover trattenere alcune tasse e dovrebbero comprendere la situazione fiscale complessiva. Ecco una suddivisione:

Per il Contractor (Autónomo): Un contractor spagnolo deve gestire da solo le proprie tasse e pagamenti previdenziali:

• IRPF (Imposta sul Reddito): L’IRPF si applica ai guadagni del contractor. I freelancer di solito effettuano prepagamenti trimestrali o i clienti trattengono le tasse sulle fatture. La ritenuta standard è 15% sui servizi professionali di un autónomo. Ciò significa che il contractor emette una fattura alla società, inclusa una riga con una ritenuta IRPF del 15% (se ha lavorato come freelancer per oltre 2 anni; i nuovi possono applicare il 7%). La società che paga trattiene questa quota e la versa all’Agenzia delle Entrate. Alla fine dell’anno, il contractor dichiara il reddito complessivo al netto delle spese. Importante: aziende straniere che assumono contractor spagnoli potrebbero non trattenere tasse spagnole. In questi casi, il contractor gestisce i pagamenti trimestrali autonomamente. È consigliabile chiarirlo nel contratto.

• IVA (Imposta sul Valore Aggiunto): La maggior parte dei contractor deve addebitare IVA (IVA) sui propri servizi. L'aliquota standard in Spagna è 21%. Un’autónomo della fattura generalmente aggiunge il 21% di IVA ai propri costi, a meno che non sia esente o soggetto a aliquote ridotte (alcune professioni hanno aliquote del 10% o 0%). Se la tua azienda è registrata ai fini IVA in Spagna o nell’UE, puoi normalmente detrarre l’IVA come input. Le aziende non spagnole a volte incontrano la regola del “reverse charge”, che complica le cose. I contractor devono presentare trimestralmente dichiarazioni IVA per pagare l’IVA raccolto (meno l’IVA pagato sulle spese di attività).

• Contributi Sociali (Cuota mensual de autónomo): I contractor spagnoli pagano una quota mensile di previdenza (la cuota de autónomo) per coprire assistenza sanitaria, pensione, ecc. Questa quota è fissa, basata sulla base contributiva scelta e sulla fascia di reddito. Dal 2026, in Spagna sono stati introdotti capitoli di contribuzione basati sul reddito. Ad esempio, un freelancer sotto 670€ al mese potrebbe pagare circa 200€ mensili, chi guadagna oltre 6.000€ può pagare fino a 590€. Questi tassi vengono aggiornati annualmente. Il contractor deve pagare questa quota indipendentemente dai clienti e di solito imposta un addebito diretto con la Seguridad Social. Questi pagamenti sono una voce principale dei costi nelle tariffe.

• Altre tasse: Alcuni freelancer pagano IAE (imposta sulle attività commerciali) se il fatturato è elevato, ma la maggior parte degli autónomos sono esenti per limiti di reddito. Potrebbero pagare anche una tassa annua di autolavoro o licenze locali, ma variano. Le tasse principali sono IRPF e IVA.

Per l’Azienda che assume: Dal lato aziendale, assumere un contractor comporta meno obblighi rispetto a un dipendente, ma ci sono comunque doveri importanti:

• Ritenute e dichiarazioni mensili: Se la tua società è in Spagna, di norma devi trattenere il 15% IRPF sui pagamenti a professionisti indipendenti spagnoli. Pagherai al contractor l’85% della fattura (più IVA completo), e il restante 15% sarà versato all’Agenzia delle Entrate per loro conto. Poi devi presentare un modulo trimestrale (modelo 111) per pagare le ritenute e un riepilogo annuale (modelo 190). Se non ricevi fattura o il contractor non è registrato, non pagare come “fornitore” senza chiarezza. Ogni pagamento deve essere documentato. Evita di pagare un contractor “in nero” senza fattura, perché non potresti dedurre la spesa.

• Verificare i dettagli IVA: Controlla che la fattura del contractor includa il suo numero di IVA (NIF) e l’IVA corretta. Se sei un’azienda spagnola, inserirai questa fattura nei tuoi registri IVA e potrai generalmente recuperarla. Se sei un’azienda straniera, potresti non essere addebitato IVA (ad esempio, se fuori dall’UE). Verificare questi dettagli garantisce che entrambe le parti gestiscano correttamente IVA.

• Nessun pagamento di previdenza sociale per l’azienda: Non paghi contributi sociali sul salario del contractor. Non tratteniamo contributi sociali dal loro pagamento poiché questa non è una relazione di lavoro subordinato. Il contractor paga le proprie quote RETA. Assicurati che la persona sia effettivamente un contractor. Se le autorità scoprono che sono effettivamente un dipendente, potresti essere responsabile per contributi salariali e sanzioni. (Ne parleremo nel capitolo di errata classificazione.)

• Fatture del contractor in contabilità: Conserva tutte le fatture dei contractor. Le aziende spagnole devono conservarle per almeno 5 anni (e circa 6 anni per registri societari). Anche startup straniere dovrebbero mantenerle come prova di spese legittime, nel caso in cui le autorità fiscali spagnole domandino chiarimenti sui pagamenti a persone in Spagna.

In sintesi, il contractor gestisce le proprie dichiarazioni fiscali e i propri pagamenti, mentre l’azienda si occupa principalmente di trattenute sui redditi (se applicabili) e di assicurarsi che le fatture siano corrette. Questa relazione è più semplice di un rapporto di lavoro, motivo per cui le aziende preferiscono assumere contractors in Spagna. Ma questa semplicità funziona solo se i confini sono chiari; altrimenti, le responsabilità ricadrebbero sull’azienda.

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Termini e Pratiche di Pagamento per i Contractors in Spagna

Quando si tratta di pagare i contractor in Spagna, conoscere le condizioni di pagamento usuali è fondamentale. Questo aiuta a mantenere buoni rapporti di lavoro e a rimanere conformi alla legge spagnola. La Spagna, come molti paesi UE, ha regole per proteggere freelance e piccoli fornitori da pagamenti in ritardo. Ecco cosa devi sapere:

1. Termini di pagamento standard – 30 giorni (o 60 per accordo): Per default, la legge spagnola prevede che,