Impostos em Malawi

Malawi opera um sistema de imposto progressivo para indivíduos, onde as taxas de imposto de renda aumentam com rendimentos mais elevados. Os empregadores desempenham um papel crucial neste sistema ao reter o imposto de renda dos salários dos empregados e enviá-lo à Malawi Revenue Authority (MRA). Além disso, os empregadores são responsáveis por contribuir para os esquemas de segurança social em nome de seus empregados. Compreender essas obrigações é essencial para um processamento de folha de pagamento em conformidade e gestão de emprego dentro do país.

A conformidade com as leis fiscais malawianas exige que os empregadores calculem e remetam corretamente vários impostos e contribuições. Isso inclui não apenas o imposto de renda, mas também contribuições para os programas obrigatórios de segurança social destinados a fornecer benefícios como pensões. Manter registros adequados e fazer entregas pontuais são componentes-chave para cumprir esses requisitos e evitar penalidades.

Obrigações dos Empregadores com Segurança Social e Impostos sobre Folha de Pagamento

Os empregadores em Malawi são obrigados a contribuir para o National Pension Scheme (NPS). Este é um esquema de contribuição definida obrigatório. Tanto o empregador quanto o empregado devem contribuir com uma porcentagem dos ganhos brutos mensais do empregado.

Para o ano fiscal de 2025, espera-se que as taxas padrão de contribuição para o National Pension Scheme sejam:

• Contribuição do Empregador: 5% dos ganhos brutos mensais
• Contribuição do Empregado: 5% dos ganhos brutos mensais

A contribuição total de 10% dos ganhos brutos deve ser remetida pelo empregador ao administrador do fundo de pensão respectivo até o 14º dia do mês seguinte. Não há outros impostos sobre folha de pagamento significativos específicos do empregador além da contribuição para a pensão e a obrigação de reter e remeter o PAYE.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Os empregadores são responsáveis por calcular e reter o Pay As You Earn (PAYE) do imposto sobre os salários mensais ou salários de seus empregados. O sistema PAYE em Malawi baseia-se em uma escala de imposto progressiva, ou seja, níveis mais altos de renda são tributados a taxas mais elevadas. O imposto é calculado sobre a renda bruta mensal do empregado após dedução de quaisquer allowances ou contribuições aprovadas.

Para o ano fiscal de 2025, os intervalos de faixa de imposto de renda mensal e as taxas esperadas são:

Renda Mensal (MWK)	Taxa de Imposto (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Acima de 1.500.000	40

O empregador deve calcular o imposto devido para cada empregado com base na renda mensal e nas faixas e taxas de imposto aplicáveis. O valor do PAYE calculado deve ser deduzido do pagamento líquido do empregado e remetido à Malawi Revenue Authority (MRA) até o 14º dia do mês seguinte.

Deduções de Imposto e Allowances dos Empregados

Os empregados em Malawi podem ter direito a certas deduções e allowances que podem reduzir sua renda tributável, diminuindo assim sua obrigação de PAYE. A principal dedução disponível aos empregados é sua contribuição obrigatória ao National Pension Scheme.

• Contribuições ao National Pension Scheme: A contribuição obrigatória de 5% do empregado ao NPS é tipicamente dedutível da renda bruta para fins de cálculo do PAYE.

Outras allowances ou benefícios potencialmente fornecidos pelo empregador podem ser tributáveis, a menos que especificamente isentos por lei fiscal. É importante que os empregadores identifiquem corretamente os benefícios tributáveis e os incluam no cálculo da renda bruta para o PAYE.

Prazos de Conformidade Fiscal e Relatórios

Os empregadores em Malawi têm prazos específicos para remeter os impostos e contribuições retidos e para apresentar os relatórios relevantes. Cumprir esses prazos é crucial para evitar penalidades e encargos de juros.

• Remessa Mensal de PAYE e Pensão: Tanto o PAYE retido dos empregados quanto as contribuições do empregador e do empregado ao National Pension Scheme devem ser remetidos à MRA e ao administrador do fundo de pensão respectivo, respectivamente, até o 14º dia do mês seguinte ao mês de folha de pagamento.
• Declarações Anuais de PAYE: Os empregadores são obrigados a apresentar uma declaração anual sumariando os salários pagos e o PAYE retido para cada empregado durante o ano fiscal. O prazo para essa submissão anual é tipicamente até 31 de março após o fim do ano fiscal (que vai de 1º de abril a 31 de março).

Os empregadores devem manter registros precisos de folha de pagamento, incluindo detalhes dos ganhos dos empregados, deduções e imposto retido, pois esses registros estão sujeitos a auditoria pela MRA.

Considerações Fiscais Especiais para Trabalhadores e Empresas Estrangeiras

Indivíduos estrangeiros que trabalham em Malawi e empresas estrangeiras que empregam pessoal no país enfrentam considerações fiscais específicas.

• Residente Fiscal: As obrigações fiscais dos trabalhadores estrangeiros em Malawi dependem de seu status de residência fiscal. Indivíduos considerados residentes fiscais em Malawi são tributados sobre sua renda mundial, enquanto não residentes geralmente são tributados apenas sobre renda proveniente de fontes dentro de Malawi. A residência normalmente é determinada pelo número de dias passados no país (por exemplo, presença por 183 dias ou mais em um ano fiscal).
• PAYE para Trabalhadores Estrangeiros: Os empregadores de trabalhadores estrangeiros são obrigados a reter o PAYE da mesma forma que para os funcionários locais, com base nas taxas progressivas, desde que o trabalhador estrangeiro esteja recebendo renda de emprego em Malawi.
• Estabelecimento Permanente: Uma empresa estrangeira pode se tornar sujeita às obrigações fiscais corporativas em Malawi se estabelecer um estabelecimento permanente (EP) no país. Empregar pessoal e realizar atividades comerciais pode potencialmente criar um EP.
• Acordos de Dupla Tributação (DTAs): Malawi celebrou Acordos de Dupla Tributação com vários países. Esses acordos podem influenciar o tratamento fiscal de trabalhadores e empresas estrangeiras, fornecendo alívio contra a dupla tributação sobre a mesma renda. Empregadores de trabalhadores estrangeiros de países com DTA devem considerar as disposições do acordo relevante.
• Número de Identificação Fiscal (TPIN): Todos os empregados, incluindo trabalhadores estrangeiros, devem possuir um Número de Identificação do Contribuinte (TPIN) emitido pela MRA. Os empregadores são responsáveis por garantir que seus empregados tenham um TPIN para fins de folha de pagamento e declaração de impostos.