Impostos em Malawi

Malawi opera um sistema de impostos progressivo para indivíduos, onde as taxas de imposto de renda aumentam com rendimentos mais altos. Os empregadores desempenham um papel crucial nesse sistema ao reter o imposto de renda dos salários dos funcionários e enviá-lo à Malawi Revenue Authority (MRA). Além disso, os empregadores são responsáveis por contribuir para os esquemas de seguridade social em nome de seus funcionários. Compreender essas obrigações é essencial para um processamento de folha de pagamento em conformidade e gestão de emprego no país.

A conformidade com as leis fiscais de Malawi exige que os empregadores calculem e remetam corretamente vários impostos e contribuições. Isso inclui não apenas o imposto de renda, mas também contribuições para programas obrigatórios de seguridade social projetados para fornecer benefícios como pensões. Manter registros adequados e realizar declarações pontualmente são componentes essenciais para cumprir esses requisitos e evitar penalidades.

Obrigações de Segurança Social e Impostos na Folha de Pagamento do Empregador

Os empregadores em Malawi são obrigados a contribuir para o National Pension Scheme (NPS). Este é um esquema de contribuição definida obrigatório. Tanto o empregador quanto o funcionário devem contribuir com uma porcentagem dos ganhos brutos mensais do funcionário.

Para o ano fiscal de 2025, espera-se que as taxas de contribuição padrão para o National Pension Scheme sejam:

• Contribuição do Empregador: 5% dos ganhos brutos mensais
• Contribuição do Funcionário: 5% dos ganhos brutos mensais

A contribuição total de 10% dos ganhos brutos deve ser remetida pelo empregador ao administrador do fundo de pensão respectivo até o 14º dia do mês seguinte. Não há outros impostos significativos específicos para empregadores na folha de pagamento além da contribuição para a pensão e da obrigação de reter e remeter o PAYE.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Os empregadores são responsáveis por calcular e reter o Pay As You Earn (PAYE) de seus funcionários, com base nos salários ou ganhos mensais. O sistema PAYE em Malawi é baseado em uma tabela de impostos progressiva, ou seja, níveis de renda mais altos são tributados em taxas mais elevadas. O imposto é calculado sobre a renda bruta mensal do funcionário após deduzir quaisquer benefícios ou contribuições aprovados.

Para o ano fiscal de 2025, as faixas de imposto de renda mensal e as taxas esperadas são as seguintes:

Renda Mensal (MWK)	Alíquota (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Acima de 1.500.000	40

O empregador deve calcular o imposto devido para cada funcionário com base na sua renda mensal e nas faixas e taxas de imposto aplicáveis. O valor de PAYE calculado deve ser deduzido do pagamento líquido do funcionário e remetido à Malawi Revenue Authority (MRA) até o 14º dia do mês seguinte.

Deduções de Imposto e Benefícios para os Funcionários

Os funcionários em Malawi podem ser elegíveis a certas deduções e benefícios que podem reduzir sua renda tributável, diminuindo assim sua responsabilidade de PAYE. A dedução primária disponível para os funcionários é sua contribuição obrigatória para o National Pension Scheme.

• Contribuições ao National Pension Scheme: A contribuição obrigatória de 5% do funcionário ao NPS é geralmente dedutível da renda bruta para fins de cálculo do PAYE.

Outros benefícios ou vantagens fornecidos pelo empregador podem ser tributáveis, a menos que sejam especificamente isentos por lei fiscal. É importante que os empregadores identifiquem corretamente os benefícios tributáveis e os incluam no cálculo de renda bruta para o PAYE.

Prazos de Conformidade Fiscal e Relatórios

Os empregadores em Malawi têm prazos específicos para remeter os impostos e contribuições retidos e para apresentar relatórios relevantes. Cumprir esses prazos é crucial para evitar penalidades e encargos de juros.

• Remessa mensal de PAYE e Pensão: Tanto o PAYE retido dos funcionários quanto as contribuições do empregador e do funcionário ao National Pension Scheme devem ser remetidos à MRA e ao administrador do fundo de pensão respectivo, respectivamente, até o 14º dia do mês seguinte ao mês da folha de pagamento.
• Declarações anuais de PAYE: Os empregadores são obrigados a apresentar uma declaração anual resumindo as remunerações totais pagas e o PAYE retido para cada funcionário durante o ano fiscal. O prazo para essa submissão anual é normalmente até o 31 de março seguinte ao fim do ano fiscal (que vai de 1º de abril a 31 de março).

Os empregadores devem manter registros precisos de folha de pagamento, incluindo detalhes de ganhos, deduções e impostos retidos, pois esses registros estão sujeitos à auditoria pela MRA.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores e empresas estrangeiras

Pessoas físicas estrangeiras que trabalham em Malawi e empresas estrangeiras que empregam pessoal no país enfrentam considerações fiscais específicas.

• Residência Fiscal: As obrigações fiscais de trabalhadores estrangeiros em Malawi dependem de seu status de residência fiscal. Indivíduos considerados residentes fiscais em Malawi são tributados sobre sua renda mundial, enquanto não-residentes geralmente são tributados apenas sobre renda de origem dentro de Malawi. A residência é geralmente determinada pelo número de dias passados no país (por exemplo, presença por 183 dias ou mais em um ano fiscal).
• PAYE para Trabalhadores Estrangeiros: Os empregadores de trabalhadores estrangeiros devem reter o PAYE da mesma forma que para os funcionários locais, com base nas taxas de imposto progressivas, desde que o trabalhador estrangeiro esteja recebendo renda de emprego em Malawi.
• Estabelecimento Permanente: Uma empresa estrangeira pode se tornar sujeita às obrigações fiscais corporativas em Malawi se estabelecer um estabelecimento permanente (EP) no país. Empregar pessoal e conduzir atividades comerciais pode potencialmente criar um EP.
• Acordos de Dupla Tributação (DTAs): Malawi firmou Acordos de Dupla Tributação com vários países. Esses acordos podem afetar o tratamento fiscal de trabalhadores e empresas estrangeiras, oferecendo alívio contra a dupla tributação sobre a mesma renda. Os empregadores de trabalhadores estrangeiros de países com DTA devem considerar as disposições do acordo relevante.
• Número de Identificação Fiscal (TPIN): Todos os funcionários, incluindo trabalhadores estrangeiros, devem possuir um Número de Identificação do Contribuinte (TPIN) emitido pela MRA. Os empregadores são responsáveis por garantir que seus funcionários tenham um TPIN para fins de folha de pagamento e declaração de impostos.