Compreendendo a Declaração de Impostos em 2025: Navegando Sem um Documento W-2

Fazer sua declaração de Impostos a cada ano pode ser um processo complicado. Se alguma coisa der errado próximo ao prazo, pode rapidamente se tornar estressante.

Um dos problemas mais comuns na hora de fazer a declaração de impostos é a ausência de um ou dois formulários. Um formulário W-2 descreve seus rendimentos e impostos retidos. Ele também contém todas as informações que você precisa para declarar seus impostos com precisão. Se estiver faltando o formulário W-2, isso pode complicar significativamente o processo de declaração de impostos.

Então, a temporada de impostos chegou e você ainda não recebeu seu W-2. Não há necessidade de se preocupar, pois você ainda tem opções. Vamos conferir os passos para declarar seus impostos sem um W-2.

O que pode ter acontecido com o formulário W-2?

Como empregado, você deve receber seu formulário W-2 até o final de janeiro. Se você trocou de emprego durante o ano, pode esperar receber dois ou mais formulários W-2 nos primeiros dias de fevereiro. Seu empregador é legalmente responsável por enviar o W-2 pelo correio até 31 de janeiro.

Contratados independentes podem esperar receber, em vez disso, um Formulário 1099 do empregador.

No entanto, se estiver no meio de fevereiro e você ainda não recebeu nenhum formulário, aqui estão algumas etapas recomendadas para obtê-lo.

Verifique sua caixa de entrada

A solução mais fácil seria verificar suas caixas de entrada novamente, pois você pode ter esquecido o W-2. Seu empregador pode ter enviado por e-mail, embora essa não seja a opção mais segura. Em vez disso, eles podem enviá-lo por um link para o portal do funcionário, onde você pode fazer login e baixar seu W-2 de forma mais segura.

Às vezes, esses e-mails acabam sendo esquecidos na caixa de entrada cheia ou podem ter ido parar na sua pasta de spam. Verifique sua caixa de entrada várias vezes para tentar encontrá-lo. Se puder acessar o portal do funcionário, pode tentar localizar o W-2 lá.

Entre em contato com seu empregador

Se sua busca online não foi bem-sucedida e você ainda não possui seu W-2, o melhor é entrar em contato com seu empregador ou o setor de Recursos Humanos relevante. Pode ser que tenham enviado para um endereço errado, e seu W-2 tenha voltado para eles. Ou, podem ter usado uma rota alternativa para tentar entregá-lo a você.

Siga as instruções fornecidas pelo seu empregador ou pelo gerente de Recursos Humanos para obter uma cópia do W-2, que você poderá usar para fazer sua declaração de imposto.

Seu empregador foi à falência

Se você trocou de emprego, provavelmente terá mais de um W-2 para consultar ao declarar seus impostos. Infelizmente, seu empregador anterior pode ter fechado as portas nesse meio tempo. Ou, seu empregador atual pode estar impossibilitado de fornecer o W-2 necessário.

Se você não consegue entrar em contato com seu empregador para obter um W-2, ainda há outra alternativa. Alguns softwares de declaração de impostos online podem ajudá-lo a buscar e importar seu W-2 diretamente do empregador. No entanto, com a maioria dos provedores, você precisará saber o EIN do empregador para fazer isso.

Sem W-2? Veja como declarar seus impostos sem o formulário W-2

Mesmo que você não consiga obter seu W-2 do empregador, ainda há algumas opções para declarar seus impostos.

Uma das opções é solicitar uma extensão para apresentar a declaração. Para isso, envie o Formulário 4868 ao IRS online ou pelo correio. A extensão dará mais tempo para reunir todos os documentos. O prazo de entrega será prorrogado de 15 de abril para 15 de outubro.

No entanto, a extensão não concede tempo adicional para pagar o valor devido. Você ainda deve cumprir o pagamento até 15 de abril. É recomendável estimar o valor do seu imposto devido e pagar antes dessa data.

Se você tem certeza de que não conseguirá obter o W-2 de forma alguma do seu empregador, a maneira mais comum de declarar seus impostos é confiar no Formulário 4852.

Você deverá entrar em contato com o IRS para usar essa alternativa. O IRS recomenda contatar primeiro o empregador e esperar até o final de fevereiro antes de envolver a agência. Se o IRS precisar intervir por causa da falta de resposta do empregador, eles tentarão contatar o empregador por você.

O IRS geralmente solicitará seu nome, endereço, número de seguro social, informações de contato e datas de emprego. Você também deverá fornecer informações do seu empregador, incluindo nome, endereço e dados de contato.

Enquanto o IRS tenta obter seu W-2 do seu empregador, eles fornecerão o Formulário 4852 para que você declare seus impostos enquanto isso. Você também pode obter esse formulário no site do IRS.

Como fazer sua declaração usando o Formulário 4852?

Para declarar seus impostos usando o Formulário 4852, você precisará de:

1. Uma explicação detalhada de como tentou obter o formulário W-2 do seu empregador,
2. Nome e informações de contato do empregador,
3. Os salários estimados e impostos retidos que normalmente encontraria no seu W-2,
4. Uma declaração explicando como estimou os valores inseridos.

Se sua posição de trabalho, salário e outros dados relevantes não mudaram muito desde o ano passado, pode usar o W-2 do ano anterior para inserir essas informações.

Outra opção é usar seu holerite como substituto do W-2. Seu holerite, especialmente o do último mês do ano para o qual está declarando, conterá todas as informações relevantes. Você pode usar seu último contracheque para verificar seu rendimento acumulado no ano. Isso só será útil se seu salário não mudar muito ao longo do ano.

Lembre-se de que o IRS não permite enviar o Formulário 4852 eletronicamente. Você precisará imprimir os documentos relevantes e enviar o formulário pelo correio.

O que acontece depois de enviar o Formulário 4852?

Após enviar o Formulário 4852, o IRS levará um tempo para revisar as informações. Os prazos de processamento variam dependendo de vários fatores, mas o envio por meio do Formulário 4852 automaticamente concede uma extensão de seis meses na entrega da documentação.

Em média, pode levar várias semanas ou alguns meses para o IRS revisar e processar o Formulário 4852. É importante garantir que todas as informações do formulário estejam corretas antes de enviá-lo, para evitar atrasos no processamento.

Depois de enviar o Formulário 4852, você também pode solicitar uma Wage and Income Transcript ao IRS. Pode fazer isso usando a ferramenta online do IRS ou com o uso do Formulário 4506-T, enviando-o pelo correio.

Esse extrato fornece um registro de sua renda declarada e documentos fiscais. Também incluirá qualquer W-2 enviado pelo seu empregador. Você pode usar esse extrato para verificar a precisão das informações fornecidas no Formulário 4852.

E se você tiver fornecido informações incorretas no seu Formulário 4852?

Se você enviou o Formulário 4852 e recebeu seu W-2 posteriormente, deve agir imediatamente. O mesmo vale para receber seu Wage and Income Transcript e perceber que cometeu um erro ao estimar seus impostos.

Você deve retificar sua declaração de imposto o quanto antes, para evitar possíveis complicações com o IRS. Pode fazer isso por meio do Formulário 1040-X, também conhecido como Declaração Retificadora do Imposto de Renda de Pessoa Física dos EUA.

Certifique-se de incluir todas as informações relevantes na retificação. Inclua qualquer renda adicional que aparecer no W-2 recebido posteriormente. Além disso, ajuste seus cálculos de imposto conforme necessário.

Quanto mais cedo fizer a retificação, melhor. Assim, você evita penalidades e cobranças de juros que possam ser aplicadas.

FAQ:

Posso declarar meus impostos sem um W-2?

Sim, você pode. Se seu empregador não fornecer seu W-2 e você já tentou falar com ele, deve contatar o IRS. Eles irão tentar contatar o empregador e fornecerão o Formulário 4852 para você declarar.

Como faço para reportar renda sem o formulário W-2?

Você pode usar o Formulário 4852 para reportar renda sem o W-2. Essa é uma solução comum quando não se tem o W-2 disponível. Certifique-se de contatar o IRS para que eles emitam esse formulário para você.

Empregadores são multados por não enviarem W-2?

Sim, os empregadores podem ser multados por não emitir W-2. As multas variam de $60 a $310. O valor da multa depende do atraso na entrega do W-2. A multa também aumenta exponencialmente se for comprovado que a não emissão foi intencional.

Posso adicionar um W-2 após fazer a declaração?

Se você já enviou sua declaração de impostos, mas esqueceu de incluir seu W-2, o melhor é fazer uma declaração retificadora, incluindo seu W-2 o mais rápido possível.