A situação de trabalho remoto provocada pela COVID-19 impactou todas as empresas. Independentemente do tamanho, localização ou setor de atuação, todas as companhias estão se esforçando para aumentar suas receitas e manter seu comércio vivo.

As equipes administrativas dessas empresas têm elaborado rapidamente estratégias e políticas necessárias para proteger seus funcionários, clientes e stakeholders em tempos de incerteza. Essas estratégias devem, além disso, mitigar o impacto da pandemia, incluindo e principalmente o mercado instável e volátil.

Este artigo avalia como as maiores empresas respondem à agravada crise econômica que acompanha a situação pandêmica. Continue lendo para aprender sobre essas formas:

Formação de equipes de gerenciamento de crise

Um estudo conduzido por Larry Edmond, diretor gerente da empresa de análise e consultoria Gallup, enumerou as respostas relacionadas ao Coronavírus adotadas por 100 grandes organizações. Consequentemente, essas organizações são todas membros da mesa redonda dos Chief Human Resources Officers (CHRO) da referida firma. Em média, as 100 empresas do estudo empregam 80.000 trabalhadores e obtêm uma receita anual de US$ 27 bilhões.

O estudo afirmou: “A maioria das organizações criou equipes de gerenciamento de crise, grupos de trabalho ou comitês com respostas adaptadas às regiões geográficas específicas.” Esses grupos de gerenciamento de crise se reúnem regularmente para discutir como a empresa pode aliviar melhor o impacto de futuras crises e contingências.

Além disso, uma equipe de gerenciamento de crise é encarregada de formular políticas e fornecer informações aos executivos e trabalhadores da linha de frente sobre temas como conscientização, prevenção e higiene adequada.

Juntamente com estratégias de uso imediato, a equipe de gerenciamento de crise também foca nos protocolos de gestão para diversos cenários futuros. O objetivo de elaborar protocolos para uso futuro está centrado na continuidade do negócio. Em outras palavras, a equipe de gerenciamento de crise deve analisar ações atuais para melhor prever possíveis respostas a crises futuras. Mais especificamente, os protocolos e planos devem incluir:

• planos de contingência de sucessão para todos os principais executivos
• conduzir os negócios usando capacidades virtuais, de vídeo ou de áudio
• planos para restringir viagens e reduzir essas operações críticas apenas
• transferir operações críticas para regiões não afetadas
• capacitar membros da equipe em treinamentos cruzados para desempenhar funções críticas em caso de ausência inesperada ou quarentena de outro membro
• documentar funções, processos ou procedimentos críticos de negócios em caso de ausência inesperada ou quarentena de um membro da equipe
• distribuir roteiros para call centers e comunicações de agentes

Desenvolvendo uma infraestrutura para trabalho remoto

Desde o início da COVID-19, que remonta a 31 de dezembro de 2019, as redes sociais chinesas foram inundadas com buscas pelo termo “trabalho remoto”. Mais de um ano depois, o trabalho remoto, também conhecido como teletrabalho, home office ou trabalho em casa, tornou-se o “novo normal” para a maioria, se não para toda a população mundial.

Muitas empresas chinesas foram incentivadas pelas suas autoridades a migrar suas dinâmicas de trabalho para um formato remoto, substituindo o ambiente tradicional de escritório. Essa transformação pode não ser tão fácil para trabalhos que exigem que o trabalhador manufacture itens (por exemplo, uma empresa de impressão de camisas), quanto para trabalhadores que já estão acostumados ao teletrabalho.

Obviamente, muitos empregos, especialmente os da manufatura, não podem ser convertidos para trabalho remoto. Notícias da XinhuaNET relatam que apenas 33 por cento das pequenas e médias empresas chinesas (PMEs) conseguiram manter suas operações normais durante a última semana de fevereiro de 2020.

MITSloan Management Review usa a experiência chinesa como modelo do qual os gerentes podem tomar medidas para maximizar a eficácia da opção de trabalho remoto durante uma crise. Essas etapas incluem:

• Permita que seus funcionários façam teletrabalho. Migrar para o teletrabalho não apenas incentivará a continuidade dos negócios da sua empresa, mas também ajudará seus trabalhadores a adquirir experiência significativa na dinâmica de trabalho em casa. Empresas que fazem a transição imediata para o trabalho remoto terão as ferramentas, o planejamento e a infraestrutura necessários para uma rápida transição de mais operações, se necessário no futuro.
• Treine seus líderes. Uma das maiores reclamações dos funcionários sobre o trabalho remoto refere-se à falta de respeito pelo horário normal de trabalho por parte de seus líderes, gerentes, empregadores e até colegas. Enviar e-mails até meia-noite não é, de modo algum, um sinal de respeito pelos subordinados. Isso reforça a importância de regras sensatas sobre quando os líderes devem esperar que seus trabalhadores estejam disponíveis — e quando não devem.
• Treine seus funcionários. Capacitar seus funcionários ajudará a manter a continuidade do negócio não apenas por um curto período, mas a longo prazo. É fundamental identificar e investir em funcionários dispostos a fazer o trabalho pesado para atingir seus objetivos empresariais. Algumas perguntas a fazer sobre seus funcionários são: Eles têm as ferramentas para trabalhar efetivamente de casa, se necessário? Esses funcionários ajudarão a administrar meu negócio no futuro? Esses funcionários possuem potencial de crescimento elevado? ‍
• Desenvolva um cenário de desastre que incorpore o teletrabalho. Como sua empresa operará se as localizações geográficas onde ela atua forem repentinamente colocadas em lockdown? O planejamento de cenários ajudará a gerar ideias sobre como sua empresa pode desafiar os limites do trabalho remoto. Este artigo ajudará você a montar um plano de cenário que deve impulsionar seu brainstorming de ideias para retomar suas operações, mesmo que de forma limitada.

Impondo requisitos de viagem

A maioria das grandes empresas impôs restrições de viagem que limitam viagens pessoais e profissionais entre os funcionários. Algumas empresas chegaram a advertir que, se seus trabalhadores viajarem sem autorização de seus superiores, poderão ser penalizados e sofrer sanções significativas. Geralmente, essas regulamentações são consideradas “banimentos suaves”, que são apenas restrições parciais de viagem e podem ajudar a evitar viagens aéreas, transporte público e grandes encontros. Um trabalhador também deve cumprir quarentena por 14 dias após viagens a áreas de alta incidência de COVID-19.

Existem também empresas que impõem “banimentos rígidos”, sobretudo aquelas situadas em regiões mais vulneráveis ao vírus. Viagens à China, Itália, Coreia do Sul, Irã, Japão, Hong Kong e Taiwan também foram proibidas por várias das principais companhias. De fato, a maior parte das viagens intercontinentais — e, mais recentemente, as viagens em geral — foram suspensas por tempo indeterminado, a menos que sejam essenciais para missões críticas.

Análise do impacto nos negócios

Líderes seniores de grandes empresas estão realizando reuniões complementares com o objetivo de monitorar o impacto nos negócios causado pela crise pandêmica. Um desdobramento dessas reuniões é a proteção e a sustentabilidade das funções empresariais dessas organizações. Os pontos de foco dessas conferências incluem o fechamento de instalações em áreas com altas incidências de COVID-19 e a transferência de algumas disciplinas empresariais para locais menos vulneráveis ao Coronavírus.

Além disso, os Chief Human Resource Officers dessas empresas realizam as seguintes atividades:

• analisar/prever o impacto potencial da COVID-19 daqui para frente;
• monitorar cadeias de suprimentos e fornecedores para desafios potenciais;
• avaliar continuamente risco na cadeia de suprimentos e operações;
• buscar fornecedores alternativos;
• fornecer recursos adicionais para equipes ou licença remunerada;
• reduzir ou suspender bônus em níveis gerenciais superiores.

Comunicação remota

Hoje, as empresas incentivam reuniões por videoconferência e conferências por áudio por plataformas como Skype, Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Na verdade, até chamadas telefônicas são preferidas como meio de comunicação em detrimento de reuniões presenciais. Paralelamente, projetos colaborativos estão sendo realizados online por meio de softwares como Google Docs, Slack, Discord e outros canais digitais.

Comunicação frequente e significativa é fundamental para liderança corporativa eficaz. Para abordar preocupações na resposta organizacional à COVID-19, políticas, orientações e protocolos, as empresas valorizam a importância da comunicação ao reportar informações necessárias entre seus colaboradores. Muitas organizações estão emitindo guias de Perguntas Frequentes (FAQ) do Center for Disease Control and Prevention (CDC), da Organização Mundial da Saúde (OMS), da Johns Hopkins University e de governos locais para ajudar a informar seus subordinados sobre o que devem saber frente à pandemia.

Também pode ser relevante que, juntamente com conselhos de especialistas, as mensagens sejam acompanhadas de pensamentos genuínos, como lembrar os trabalhadores de obter informações de organizações confiáveis, garantir que nenhum colega tenha testado positivo para o vírus (quando aplicável), incentivar os funcionários a não entrarem em pânico ou espalhar rumores, e assegurar que a mensagem tenha uma narrativa inspiradora e estratégica. Além disso, incentivar seus funcionários a obter alimentos, água, medicamentos e outros itens essenciais para suas famílias, em caso de quarentena ou escassez, será muito apreciado.

O bem-estar das suas pessoas

Suas pessoas são seu bem mais precioso. Elas determinam o sucesso ou fracasso do seu negócio. Independentemente da sua inteligência como gestor, são seus colaboradores que, no final das contas, decidem o destino de sua empresa.

Em tempos de extrema incerteza, fazer com que seus subordinados saibam que são valorizados e apreciados na sua empresa não apenas promoverá um desempenho positivo, mas também os inspirará a serem leais à sua organização a longo prazo. Algumas formas de fazer isso em um arranjo remoto incluem:

• Prover aos seus funcionários folgas pagas e não pagas;
• Implementar um programa de recompensas para incentivar a produtividade;
• Oferecer espaço de trabalho e suprimentos tecnológicos;
• Fornecer subsídios de saúde e bem-estar aos seus funcionários.

(LEIA: Quais benefícios oferecer à sua equipe remota?)

O local de trabalho deve sempre ser uma empresa de equipe. Seus funcionários desempenham seu papel e você cuida bem deles. Os benefícios e privilégios mencionados são apenas bens materiais. Eles podem custar uma pequena quantia à sua empresa, mas o impacto que têm nos seus funcionários vai além de cultivar lealdade. Ajudam a garantir que eles saibam que sua empresa está sempre atenta ao bem-estar deles, mesmo durante uma pandemia.

Seguindo em frente

O formato de trabalho remoto trouxe uma crise que ninguém imaginava ser possível acontecer. As empresas se esforçaram para aumentar suas receitas. Empregados foram dispensados. Trabalhadores perderam moral e produtividade. Pequenas empresas foram paralisadas. Contudo, sempre vale a pena aprender quais medidas adotar para que seu negócio continue operando durante a pandemia.

Entre em contato conosco na Rivermate e converse conosco sobre como podemos ajudar!