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Planejar sua estratégia de contratação provavelmente o levou a considerar contratados independentes em algum momento. Talvez as ideias tenham sido assim: Não precisarei pagar benefícios caros (como prêmios de seguro saúde e despesas com carro). Eles cuidarão de suas próprias deduções fiscais. Posso terminar o contrato quando não precisar mais deles. Posso acessar um grande pool de talentos com a expertise que preciso. Os benefícios pareciam óbvios.

A verdade é que isso é apenas metade da história. Você talvez não precise se preocupar com a renda tributável deles e despesas empresariais, mas elas afetam sua contratação. Se estiver interessado em entender como as deduções 1099 afetam sua estratégia de contratação e o custo total do engajamento, este guia ajudará você a tomar melhores decisões fornecendo uma visão geral.

Principais pontos a destacar

• As deduções 1099 são legítimas deduções de despesas comerciais que indivíduos autônomos reivindicam para reduzir sua renda empresarial.
• As deduções afetam como você contrata porque influenciam as classificações dos trabalhadores, os preços dos contratados e o risco de conformidade.

O que são deduções 1099?

Uma dedução 1099 refere-se a despesas de negócios que indivíduos autônomos (contratados, freelancers e trabalhadores individuais) deduzem sobre renda empresarial qualificada. Esses indivíduos prestam serviços para sua empresa, mas não são um funcionário W-2 (uma pessoa na sua folha de pagamento). Em vez disso, recebem o Formulário 1099-NEC de você, que reporta a renda superior a $600 que receberam de você.

Categorias comuns dedutíveis de imposto são:

• Dedução de home office.
• Despesas com veículo.
• Seguro empresarial.
• Contribuições a planos de aposentadoria.
• Software e ferramentas profissionais.
• Despesas com educação.
• Equipamentos e depreciação

Por que isso é importante para empregadores

Empregadores não precisam acompanhar essas deduções fiscais comuns em nome dos contratados (normalmente contratam um profissional de impostos para isso), mas ao presumir que elas compensarão certas despesas durante os projetos, os contratados adaptarão suas estruturas de preços. Isso significa que tarifas brutas provavelmente refletirão deduções fiscais de autônomo, despesas não reembolsadas e contratados tentando equilibrar a renda de autônomo.

Entender essas dinâmicas com antecedência ajudará você a evitar expectativas de orçamento irreais e a explicar por que os contratados nem sempre custam menos do que funcionários em tempo integral.

Embora os contratados 1099 às vezes sejam chamados de empregados, esse termo está tecnicamente incorreto. As distinções são bastante importantes quando se trata de imposto de autônomo e outras questões de conformidade. Abordamos as razões para isso em ‘O que é um Empregado 1099? Guia Essencial para Empregadores’.

Se você estiver considerando empregar contratados globalmente, Rivermate oferece Serviços de Contractor of Record que ajudam as empresas a gerenciar requisitos de contratados sem risco de classificação incorreta.

Como as deduções 1099 influenciam a precificação de contratados

Suposições iniciais sobre contratados podem ser que eles custam menos do que um funcionário em tempo integral porque você não precisa pagar benefícios. Na verdade, às vezes essa é a justificativa principal para usar contratados. Quando esse é o ponto de partida, as empresas frequentemente se surpreendem com o quanto os contratados podem ser caros. Isso nem sempre acontece porque eles faturam muito, mas reflete as realidades de ser autônomo.

O contratado deve cobrir todas as suas despesas reais e garantir seus próprios benefícios. Eles não recebem uma contribuição do empregador para sua Seguridade Social nem um plano de saúde patrocinado pelo empregador. Também não têm impostos do Medicare retidos ou impostos de renda pessoal retidos. Além disso, fazem pagamentos de impostos estimados trimestralmente, conforme estabelecido pelo IRS. Eles devem considerar tudo isso em seus preços.

Aqui está um exemplo simples.

Se um contratado independente deseja obter um lucro líquido de $80.000 após a dedução do imposto de autônomo e pagamento de despesas, então:

• Estimam sua carga tributária total para sua declaração de imposto (25% - 35%).
• Estimam despesas dedutíveis anuais (despesas de home office, despesas com veículo, juros de hipoteca, seguro de responsabilidade empresarial, etc.).
• Consideram se receberão créditos fiscais ou isenções fiscais.
• Levam em conta quaisquer custos iniciais de negócio.
• Calculam quantas horas faturáveis podem trabalhar realisticamente.

Contratados com muitas despesas dedutíveis podem cobrar um pouco menos do que contratados com poucas deduções.

Por que você quer um contratado que estruture corretamente seus preços

Embora as negociações de preços possam inicialmente surpreendê-lo, como proprietário ou profissional de RH, você deseja um contratado que estruture corretamente seus preços. Por quê? Porque isso evita problemas com a classificação do trabalhador, refletindo uma verdadeira independência empresarial.

Vamos ver um cenário assim. Supondo que você decida contratar um empresário individual para viajar pelo país, apresentando propostas para executivos de alto nível. Ele é especialista em fontes de energia renovável para centros de dados de IA. Você concorda com uma taxa por hora e que pagará pela passagem aérea de viagem de negócios, despesas de viagem, despesas pessoais e seus suprimentos e equipamentos de escritório. Isso distribui o custo de contratar o contratado e não exige que você contrate um especialista em energia renovável em tempo integral.

Na hora dos impostos, eles percebem que não podem reduzir significativamente a renda tributável porque pagaram a maior parte de suas despesas e que a relação de trabalho não tinha independência clara — eles eram realmente um funcionário da sua empresa sem os benefícios adicionais. Esse é o tipo de estrutura que aumenta o risco de classificação incorreta do trabalhador.

Evitar isso requer uma distinção clara entre seu negócio e as atividades comerciais do contratado (incluindo suas despesas comerciais). Alcance isso, e você reduzirá significativamente os riscos.

Para engajamentos internacionais, a conformidade torna-se ainda mais complexa. Explicamos essas considerações transfronteiriças neste guia sobre como contratar contratados internacionais.

Quando considerar um Employer of Record

Há cenários em que contratar um contratado independente pode não ser a melhor solução para sua empresa, pois levará a ineficiências operacionais, má classificação do trabalhador ou outros riscos de conformidade. Esses cenários podem parecer assim:

• Carga de trabalho de longo prazo, em tempo integral, onde você controla como a pessoa trabalha e fornece os recursos para o trabalho. Risco possível: Má classificação do trabalhador.
• O trabalho é uma função central do negócio, e daria ao contratado autoridade para tomar decisões importantes. Risco possível: Má classificação do trabalhador e risco de conformidade.
• Fiscalização regulatória em jurisdições onde as classificações dos trabalhadores são rigorosas. Risco possível: Má classificação do trabalhador e peso financeiro.

Nesses casos, um modelo de contratação que inclua parceria com um Employer of Record (EOR) pode ser uma alternativa melhor do que contratar contratados. Eles atuam como a entidade legal ou empregador, lidando com folha de pagamento, impostos e questões de conformidade relacionadas ao emprego em tempo integral, enquanto você mantém o relacionamento diário de trabalho com o funcionário. O EOR cobra uma taxa mensal e se torna seu parceiro na contratação dos funcionários certos para seu negócio.

A Rivermate oferece acesso a mais de 150 países e mais de 100 especialistas ao redor do mundo, trabalhando 24/7 para fornecer serviços de EOR personalizados e humanizados. Sem assistentes digitais, sem bots. Apenas pessoas reais ajudando você com suas necessidades de contratação. Fale com um especialista da Rivermate sobre se você precisa de um empregado ou um contratado.

Conclusão

Deduções 1099 são despesas comerciais permitidas que os contratados deduzem para reduzir sua renda tributável. Essas deduções podem ser de benefício significativo ao contratado se forem tratadas corretamente. Quando você contrata um contratado, não é necessário reter impostos ou pagar despesas comerciais. Mas elas podem influenciar seu modelo de contratação de três maneiras:

• Ajudam a determinar como os contratados precificam seus serviços.
• Servem como evidência de independência financeira, evitando assim a má classificação do trabalhador.
• Aumentam os riscos de conformidade quando quem paga as despesas não está claramente definido.

Para as empresas que desejam contratar contratados, entender como as deduções 1099 impactam as taxas dos contratados ajuda você a interpretar seus valores com precisão. Também ajuda a tomar decisões sobre o pagamento de certas despesas e estruturar corretamente os contratos de contratação.

Um Employer of Record, como Rivermate, pode ajudar você a empregar trabalhadores remotos ou contratados independentes globalmente, enquanto reduz riscos de conformidade e má classificação. O contrato do contratado é elaborado por eles, recebem as faturas do contratado e garantem pagamento rápido por meio de sua plataforma. Seu papel? Gerenciar o relacionamento de trabalho diário, e se você tiver vários contratados ao redor do mundo, pode gerenciá-los todos através da plataforma Rivermate. Saiba mais sobre qualquer país onde deseja contratar com os guias de países.

FAQs: Deduições 1099

1. O que os empregados 1099 podem deduzir?

Contratados 1099 podem deduzir despesas legítimas para fins comerciais.

As deduções fiscais mais comuns são custos de home office, despesas com veículos, despesas de viagem, equipamentos, assinaturas de software, internet, contas de telefone, seguro de saúde, pagamentos de leasing e poupança para aposentadoria. Essas deduções elegíveis são permitidas pelo IRS como uma forma de diminuir a renda tributável para indivíduos autônomos.

2. Quais são os erros fiscais comuns do 1099?

Erros fiscais comuns do 1099 incluem misturar despesas pessoais e comerciais, superestimar despesas de home office, não fazer pagamentos de impostos estimados trimestrais e não aproveitar as economias fiscais oferecidas ao autônomo.

Os contratados devem reivindicar apenas a parte comercial de suas despesas e deduzir despesas de home office estritamente de acordo com as diretrizes do IRS. Reivindicações ou documentação inadequadas podem levar a auditorias e até penalidades.

3. Qual a diferença entre renda bruta e renda tributável para um contratado?

Para um contratado, a renda bruta é o valor do dinheiro recebido antes de quaisquer despesas serem deduzidas. A renda bruta representa o dinheiro recebido de todos os clientes (e reportado no formulário 1099-NEC), além de qualquer outra renda de negócios, como juros e dividendos.

As instituições financeiras usarão esse valor para calcular o potencial de ganho do seu negócio. Renda tributável é a parte da sua renda bruta que está sujeita à tributação. Você pode reduzir essa parte deduzindo os custos de administrar sua empresa, como despesas de home office, publicidade, refeições comerciais, viagens e seguros.

4. Como sei se minha despesa de negócio qualifica-se para uma dedução 1099?

A maioria das deduções 1099 é definida pelo Internal Revenue Service. A despesa deve ser incorrida como resultado direto das atividades comerciais e de geração de renda.

Exemplos de deduções são despesas de viagens de negócios, custos e manutenção de veículos comerciais, prêmios de seguro, equipamentos e suprimentos, serviços profissionais (como contadores ou advogados) e custos de mão de obra. Custos de início de negócio também são considerados deduções. Despesas pessoais como refeições, itens domésticos como móveis, cosméticos, roupas, férias de lazer, tecnologia pessoal e custos de transporte não qualificam para deduções 1099.

5. Devo pagar as despesas comerciais do meu contratado?

Idealmente, deve haver uma linha clara entre seu próprio negócio e o do contratado. Por essa razão, não é aconselhável pagar suas despesas comerciais.

Quando as empresas pagam essas despesas, prejudicam um elemento importante da classificação do contratado, que é a independência. Isso significa que eles devem ter seus próprios processos comerciais, pagar suas próprias despesas e reivindicar suas próprias deduções fiscais. Os contratados devem ajustar seus honorários por hora para acomodar o pagamento de despesas comerciais.