Formulário I-9, ou o "Employment Eligibility Verification Form," é um documento crucial utilizado nos Estados Unidos para verificar a identidade e a autorização de emprego de indivíduos contratados para trabalhar no país. Fiscalizado pelo US Citizenship and Immigration Services (USCIS), do Departamento de Segurança Interna dos EUA, é fundamental para garantir a conformidade com as leis de imigração e prevenir empregos não autorizados.
Conclusão do Formulário I-9
Empregadores são obrigados por lei federal a preencher o Formulário I-9 ao contratar novos funcionários, incluindo cidadãos dos EUA, nacionais não cidadãos, residentes permanentes legais e não cidadãos autorizados a trabalhar nos EUA. O formulário possui duas seções, sendo a Seção 1 preenchida pelo funcionário e as Seções 2 e o Suplemento B pelo empregador. Este último deve fornecer instruções detalhadas para auxiliar no processo de preenchimento.
Prazo e Requisitos de Retenção
O Formulário I-9 deve ser preenchido dentro dos três primeiros dias úteis do início do emprego do funcionário. Além disso, os empregadores devem reter o Formulário I-9 de cada funcionário atual até a data de término ou três anos após a contratação, o que ocorrer primeiro. Esses formulários estão sujeitos a inspeções por diversos órgãos governamentais para garantir a conformidade.
Consequências da Não Conformidade
A não realização correta da verificação do I-9 pode resultar em penalidades severas, incluindo multas, proibição de contratos governamentais e repercussões criminais. Os empregadores também devem evitar usar o processo do I-9 para práticas discriminatórias com base na origem nacional, cidadania ou status de imigração, o que poderia levar a questões legais.
Melhores Práticas e Manutenção de Atualizações
As melhores práticas para a verificação do I-9 envolvem treinar o pessoal de RH, realizar auditorias internas e utilizar sistemas eletrônicos para gerenciar os formulários. Manter-se atualizado sobre mudanças relacionadas à Verificação do I-9 pode ser feito monitorando o site oficial do USCIS, assinando newsletters e participando de webinars sobre conformidade de RH.
Atualizações Recentes e Erros Comuns
Atualizações recentes ao Formulário I-9 incluem a emissão de um novo formulário e alterações nos procedimentos de verificação devido à pandemia. Erros comuns na verificação do I-9 incluem atraso na conclusão do formulário e erros na revisão de documentos, o que pode resultar em não conformidade e penalidades.
Verificação do I-9 para Employer of Record (EOR)
A Verificação do I-9 para Employer of Record (EOR) envolve confirmar ou revalidar a identidade e a elegibilidade de emprego de um funcionário recém-contratado. Os EORs garantem a conformidade revisando documentos de identidade e preenchendo o formulário I-9, seguindo os processos de verificação atualizados.
Implicações para Contratação Global e Trabalho Remoto
Para empresas contratando nos EUA, a verificação do I-9 é fundamental, independentemente de sua localização base. Com o trabalho remoto, o processo de verificação pode ser complexo, mas representantes autorizados podem facilitar a conformidade ao revisar fisicamente os documentos em nome dos empregadores.