A gestão de documentos de RH refere-se ao armazenamento, organização e manuseio sistemático de diversos documentos de empregados, incluindo arquivos de funcionários, avaliações de desempenho e registros de benefícios. É fundamental para manter a conformidade regulatória e garantir acesso eficiente às informações essenciais dos empregados.
Principais Documentos de RH
Vários documentos essenciais de RH são parte integrante de qualquer negócio, independentemente do seu tamanho. Estes incluem: Manual do Empregado: Documentos que descrevem as políticas e procedimentos da empresa. Contratos de Emprego: Acordos legalmente vinculativos detalhando os termos de emprego. Avaliações de Desempenho: Resumos das competências de trabalho de um empregado. Arquivos de Licença: Registros de solicitações e aprovações de licença remunerada. Arquivos de Recrutamento: Informações relacionadas a entrevistas de emprego e processos de contratação. Registros de Folha de Pagamento: registros de presença, folhas de ponto e formulários fiscais. Arquivos de Benefícios: Detalhes sobre planos de benefícios e documentos de inscrição. Materiais de Treinamento: Recursos para programas de treinamento de empregados. Relatórios de Segurança e Acidentes: Documentação de incidentes e informações médicas.
Sistema de Gestão de Documentos de RH (HRDMS)
Um sistema de gestão de documentos de recursos humanos (HRDMS) é um software projetado para armazenar, gerenciar e acompanhar documentos de empregados de forma eficiente. Ele oferece recursos como armazenamento de documentos, assinaturas eletrônicas e automação de fluxo de trabalho.
Benefícios de um HRDMS
Economia de Tempo: O armazenamento centralizado agiliza a recuperação de documentos e melhora a eficiência de RH. Economia de Custos: Reduz despesas relacionadas à perda de documentos e buscas manuais. Segurança Aprimorada: Garante armazenamento digital seguro e controle de acesso, aprimorando a proteção de dados.