Um sistema de gestão do conhecimento (KMS) é uma ferramenta que ajuda as empresas a organizar e acessar seu conhecimento organizacional de forma eficaz. Ele centraliza o conhecimento da empresa em uma base de conhecimento, facilitando o acesso às informações para funcionários e partes externas interessadas.
Tipos de Bases de Conhecimento
Base de Conhecimento Interna: Contém informações privadas ou confidenciais acessíveis apenas aos membros da equipe da empresa. Base de Conhecimento Externa: Inclui informações acessíveis a clientes, parceiros, partes interessadas ou ao público em geral.
Funções dos Sistemas de Gestão do Conhecimento
Os sistemas de gestão do conhecimento automatizam o processo de coleta, armazenamento e compartilhamento de conhecimento em toda a organização. Eles facilitam a navegação fácil por grandes volumes de informações, oferecem capacidades de busca poderosas e permitem personalização e automação de manutenção.
Tipos de Sistemas de Gestão do Conhecimento
Sistemas de Gestão do Conhecimento de toda a empresa: Apoiam esforços de toda a organização para coletar, armazenar, distribuir e aplicar conhecimento. Geralmente incluem ferramentas de colaboração em grupo, portais, ferramentas de busca e ferramentas de classificação. Sistemas de Trabalho de Conhecimento (KWS): Apoiam a criação de novo conhecimento e sua integração na organização, muitas vezes adaptados a operações específicas, como análise financeira. Sistemas Inteligentes: Utilizam inteligência artificial para capturar e preservar conhecimento tácito complexo, sendo usados principalmente em ciência, medicina e negócios.
Ferramentas Alternativas de Gestão do Conhecimento
Diversas ferramentas e softwares, como sistemas de gestão de documentos, sistemas de gestão de conteúdo, bancos de dados, intranets e wikis, servem como soluções alternativas de gestão do conhecimento, dependendo do tamanho da empresa, orçamento e necessidades.
Vantagens de um Sistema de Gestão do Conhecimento Eficaz
Experiência do Cliente Elevada: Permite a resolução proativa de dúvidas dos clientes, levando a uma maior satisfação. Custos Reduzidos de Suporte ao Cliente: Diminui o volume de tickets de suporte, permitindo que as equipes se concentrem em questões complexas. Desempenho Melhorado da Empresa: Facilita o compartilhamento de conhecimento, colaboração e inovação entre os membros da equipe. Segurança de Dados Aprimorada: Oferece controle de permissões personalizável e aumenta a segurança dos documentos. Resolução de Problemas Simplificada: Centraliza o conhecimento organizacional, permitindo acesso rápido às informações relevantes para a resolução de problemas.