Modulo I-9, o il "Employment Eligibility Verification Form," è un documento fondamentale utilizzato negli Stati Uniti per verificare l'identità e l'autorizzazione all'impiego degli individui assunti per lavorare nel paese. Applicato dal US Citizenship and Immigration Services (USCIS) del Dipartimento della Sicurezza Interna degli Stati Uniti, è essenziale per garantire la conformità alle leggi sull'immigrazione e prevenire l'impiego non autorizzato.
Completamento del Modulo I-9
I datori di lavoro sono obbligati dalla legge federale a compilare il Modulo I-9 al momento dell'assunzione di nuovi dipendenti, inclusi cittadini statunitensi, non cittadini nazionali, residenti permanenti legali e non cittadini autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. Il modulo comprende due sezioni, con la Sezione 1 da compilare da parte del dipendente e le Sezioni 2 e Supplemento B da parte del datore di lavoro. Quest'ultimo deve fornire istruzioni dettagliate per facilitare il processo di compilazione.
Tempistiche e requisiti di conservazione
Il Modulo I-9 deve essere completato entro i primi tre giorni lavorativi dall'inizio dell'impiego del dipendente. Inoltre, i datori di lavoro devono conservare il Modulo I-9 per ogni dipendente attuale fino alla data di cessazione o tre anni dopo l'assunzione, whichever is later. Questi moduli sono soggetti a ispezioni da parte di vari enti governativi per garantire la conformità.
Conseguenze della non conformità
Il mancato rispetto della verifica I-9 può comportare sanzioni severe, tra cui multe, esclusioni da contratti governativi e ripercussioni penali. I datori di lavoro devono anche evitare di utilizzare il processo I-9 per pratiche discriminatorie basate su origine nazionale, cittadinanza o status di immigrazione, che potrebbero portare a problemi legali.
Best practices e aggiornamenti
Le migliori pratiche per la verifica I-9 includono la formazione del personale HR, l'effettuazione di audit interni e l'utilizzo di sistemi elettronici per la gestione dei moduli. Restare aggiornati sulle modifiche relative alla verifica I-9 può essere ottenuto monitorando il sito ufficiale USCIS, iscrivendosi a newsletter e partecipando a webinar sulla conformità HR.
Aggiornamenti recenti e errori comuni
Gli aggiornamenti recenti al Modulo I-9 includono l'emissione di un nuovo modulo e modifiche alle procedure di verifica a causa della pandemia. Gli errori più comuni nella verifica I-9 includono ritardi nella compilazione del modulo e errori nella revisione dei documenti, che possono portare a non conformità e sanzioni.
Verifica I-9 per Employer of Record (EOR)
La verifica I-9 per Employer of Record (EOR) consiste nel confermare o ri-validare l'identità e l'idoneità all'impiego di un nuovo dipendente. Gli EOR garantiscono la conformità revisionando i documenti di identità e compilando il modulo I-9, rispettando le procedure di verifica aggiornate.
Implicazioni per l'assunzione globale e il lavoro remoto
Per le aziende che assumono negli Stati Uniti, la verifica I-9 è fondamentale, indipendentemente dalla loro sede di base. Con il lavoro remoto, il processo di verifica può essere complesso, ma i rappresentanti autorizzati possono facilitare la conformità revisionando fisicamente i documenti per conto dei datori di lavoro.