Data Processing Agreement (DPA)
Un Data Processing Agreement (DPA) è un contratto legale tra un data controller e un data processor. Regola come vengono trattati i dati personali. Questo accordo è fondamentale per garantire la conformità alle leggi sulla protezione dei dati come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e il California Consumer Privacy Act (CCPA), insieme ad altre leggi sulla privacy a livello globale. Il DPA dettaglia la natura, lo scopo e l’ambito del trattamento dei dati. Clarifica anche le responsabilità di entrambe le parti e delinea le misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali. Nel contesto lavorativo globale odierno, in particolare all’interno di aziende e organizzazioni distribuite che si affidano a fornitori esterni per la gestione delle buste paga, benefici o strumenti HR basati su cloud, un DPA è una salvaguardia critica che garantisce che i dati sensibili siano trattati in modo legale e responsabile.
Comprendere Controller e Processors
Per capire perché i DPAs sono importanti, è essenziale distinguere tra i ruoli di data controller e data processor. Il controller determina il “perché” e il “come” del trattamento dei dati. Di solito è il datore di lavoro o l’organizzazione che raccoglie i dati dei dipendenti per buste paga, HR o scopi di conformità. Il processor, invece, è una terza parte, come un fornitore di servizi di payroll, un fornitore di software HR o una piattaforma HRIS basata su cloud, che tratta i dati per conto del controller sotto istruzioni esplicite.
Il DPA garantisce che i processor non usino o memorizzino dati personali oltre quanto autorizzato dal controller e impone che siano adottate pratiche di sicurezza adeguate.
Perché un DPA è importante per i Leader Legali e HR
Per i team legali, un Data Processing Agreement (DPA) è cruciale. Dimostra che l’organizzazione rispetta i propri obblighi di protezione dei dati. Il DPA richiede che i processor mantengano gli stessi elevati standard del controller. Definisce anche le responsabilità e le responsabilità di entrambe le parti, fungendo da strumento di mitigazione del rischio. Questo accordo funge da prova di diligenza durante audit o verifiche legali.
Non includere un DPA negli accordi di servizio o nei contratti con i fornitori può avere conseguenze gravi. Queste includono multe regolamentari, danni alla reputazione e persino la sospensione del trattamento dei dati da parte delle autorità.
I leader HR, specialmente quelli che gestiscono mobilità globale o reclutamento internazionale, condividono un dovere simile. Gestiscono grandi quantità di dati personali, come nomi, indirizzi, numeri di previdenza sociale, cartelle cliniche e identificativi fiscali. Gran parte di questi dati viene condivisa con fornitori esterni, da piattaforme di Professional Employment Organization (PEO) a fornitori di servizi sanitari. Un DPA garantisce che, quando i dati vengono condivisi, rimangano protetti e vengano usati solo per lo scopo previsto.
Nei flussi di lavoro HR come onboarding, offboarding o l’applicazione di politiche di lavoro remoto, avere un DPA con le parti terze rilevanti aiuta a garantire la conformità durante tutto il ciclo di vita del dipendente.
Cosa copre tipicamente un DPA
Un DPA ben strutturato include diversi elementi essenziali:
Inizia identificando chiaramente entrambe le parti - il controller e il processor - e i tipi di dati personali trattati. Questo potrebbe includere dati di busta paga dei dipendenti, registrazioni relative alla salute per permessi di assenza, o dati di contatto usati per comunicazioni interne.
Successivamente, definisce lo scopo del trattamento, che sia per l’esecuzione delle buste paga, analisi, report di valutazione delle performance o conformità alle leggi sul lavoro. Il DPA specificherà anche per quanto tempo i dati saranno conservati, gli obblighi riguardanti la cancellazione o restituzione dei dati e le misure di sicurezza richieste per prevenire accessi o divulgazioni non autorizzate.
Importante, il DPA dettaglia come verranno rispettati i diritti dell’interessato, come il diritto di accesso, correzione o cancellazione dei propri dati personali. Include anche protocolli per le notifiche di violazioni dei dati, diritti di audit e restrizioni sul subappalto.
In giurisdizioni dove i dati possono attraversare confini, il DPA dovrebbe anche affrontare i meccanismi di trasferimento internazionale dei dati, come Clausole Contrattuali Standard (SCCs) o Regole Aziendali Vincolanti (BCRs).
Passaggi per i Leader Legali e HR per garantire la conformità
Per integrare la protezione dei dati nella cultura di un’organizzazione, i leader legali e HR dovrebbero adottare un approccio proattivo sui DPAs. Prima di tutto, comprendere il proprio ruolo: sei un controller, un processor o entrambi? Molte aziende ricoprono entrambi i ruoli. Per esempio, possono agire come controller per i dati HR interni e come processor per i dati dei clienti per conto di altre aziende.
Dopo aver chiarito i ruoli, i leader dovrebbero verificare gli accordi esistenti, specialmente con fornitori di servizi esterni. Controllare se contengono il linguaggio corretto relativo al DPA. Se gli accordi sono obsoleti o mancano di clausole di protezione, è importante rinegoziarli o aggiungere un DPA autonomo.
Successivamente, i team legali dovrebbero redigere o aggiornare un modello di DPA che si adatti alle attività di trattamento dell’organizzazione e alle leggi pertinenti. I team HR, collaborando con il legale, devono assicurarsi che l’onboarding dei fornitori e la gestione dei dati dei dipendenti seguano questo accordo.
Anche la tecnologia è fondamentale per la conformità. L’uso di sistemi HRIS che offrono accesso basato sui ruoli, archiviazione sicura dei dati e tracciature di audit può aiutare a rispettare gli obblighi del DPA nelle operazioni quotidiane.
DPAs e il ciclo di vita del dipendente
Durante tutto il ciclo di vita del dipendente, i DPAs proteggono i diritti degli individui assicurando che qualsiasi dato personale condiviso con terze parti venga gestito in modo sicuro. Quando si assume un nuovo dipendente, ad esempio, le sue informazioni bancarie e fiscali possono essere trattate da fornitori di payroll esterni. Se un’azienda fornisce benefici sanitari, dati medici sensibili potrebbero essere trasmessi a un assicuratore.
Senza un DPA, tali trasferimenti potrebbero violare le leggi sulla privacy. Anche nelle procedure di cessazione, i DPAs garantiscono che i dati personali non vengano conservati indefinitamente o condivisi senza consenso. Per freelancer o lavoratori a contratto, il DPA assicura che i loro dati personali e di pagamento vengano trattati esclusivamente per lo scopo concordato e cancellati in modo sicuro una volta che non sono più necessari.
Conclusione
Un Data Processing Agreement (DPA) non è solo un documento di conformità; è fondamentale per la privacy dei dati, la responsabilità e la trasparenza. Man mano che le organizzazioni si affidano sempre più a fornitori esterni per HR, buste paga, IT e l’esperienza dei dipendenti, il DPA funge da salvaguardia legale ed etica.
Per i leader legali, garantisce l’allineamento con le leggi sulla privacy dei dati in evoluzione. Per i professionisti HR, protegge l’integrità e la riservatezza dei dati dei dipendenti durante tutte le fasi dell’impiego. Comprendendo, verificando e applicando i DPAs, le organizzazioni possono ridurre i rischi, aumentare la fiducia e mantenersi conformi in un mondo guidato dai dati.
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